5 Dahilan para Kanselahin ang Isang Pulong Bago Pa Ito Magsimula

Ang mga pulong ay isa sa pinakamahal na gawi sa negosyo. Kumakain ang mga ito ng oras, nakakaabala sa pokus na trabaho, at madalas ay lumilikha ng ilusyon ng pag-usad nang hindi naman nagreresulta sa desisyon. Hindi ibig sabihin nito na masama ang mga pulong. Ang ibig sabihin nito ay dapat ituring ang mga pulong bilang isang kasangkapan, hindi bilang default na tugon.

Para sa mga founder at operator, lalo na sa maagang yugto ng pagbuo ng negosyo, mahalaga ang bawat oras. Maaaring sabay-sabay mong pinamamahalaan ang entity formation, compliance filings, bank account setup, hiring, sales, at customer delivery. Sa ganitong kapaligiran, dapat lamang magkaroon ng pulong kung malinaw nitong pinapabuti ang rigor, alignment, o execution.

Kung hindi nito ginagawa iyon, kanselahin ito.

Kailan nararapat magkaroon ng pulong

Nararapat ang isang pulong kapag kailangang lutasin ng mga tao ang isang problema nang magkakasama, gumawa ng mahalagang desisyon, o magkaisa sa isang direksyong makaaapekto sa maraming stakeholder. Pinakamabisa ito kapag handa ang mga kalahok, malinaw ang proseso ng desisyon, at ang usapan ay nagbubunga ng resulta na mahirap makuha nang asynchronous.

Kapag wala ang mga kondisyong iyon, ang pinakamainam na pagpili ay kadalasan hindi isang mas maikling pulong. Ito ay walang pulong.

1. Ang pulong ay para lang mangolekta ng impormasyon

Kung ang tunay na layunin ay para lamang mangalap ng updates ang isang tao, kadalasan ay mali ang live meeting bilang format. Ang status collection ay kadalasang mas mahusay na gawin sa pamamagitan ng written update, spreadsheet, dashboard, o maikling asynchronous check-in.

Maaaring pakiramdam ng organizer na episyente ang isang paulit-ulit na status meeting, ngunit madalas itong hindi episyente para sa iba. Bawat kalahok ay nawawalan ng oras habang hinihintay ang kani-kanilang pagkakataong magsalita, at ang impormasyong kailangan ay mas mabilis sanang naibahagi sa nakasulat na paraan.

Gumamit ng pulong lamang kung ang usapan ay nangangailangan ng interaksyon, paghahambing ng pananaw, o agarang mga desisyon.

2. Hindi malinaw kung sino ang gumagawa ng desisyon

Hindi kayang lumikha ng awtoridad ng isang pulong kung wala naman ito sa simula pa lang.

Kung hindi alam ng grupo kung sino ang may-ari ng desisyon, karaniwang paikot-ikot lang ang usapan nang walang napupuntahan. Nagbibigay ng opinyon ang mga tao, ngunit walang may mandato na pumili. Nagdudulot ito ng pagkabigo, pag-aalinlangan, at mga susunod pang pulong.

Bago magtakda ng pulong, sagutin ang mga tanong na ito:

• Sino ang may pinal na desisyon?
• Sino ang nagbibigay ng payo?
• Sino ang kailangang mag-apruba?
• Ano ang mangyayari kung hindi magkasundo ang grupo?

Kung hindi malinaw ang mga sagot na ito, ang problema ay hindi ang imbitasyon sa kalendaryo. Ang problema ay ang governance.

3. Kayang gawin ng isang tao o maliit na team ang trabaho nang mas mahusay

Ang ilang problema ay mukhang collaborative ngunit sa totoo ay analysis work.

Kung ang isang gawain ay nangangailangan ng research, mapping, drafting, comparison, o synthesis, madalas mas episyente kung isang tao o maliit na working group ang gumawa ng unang pass. Pagkatapos ay maaari silang magdala ng rekomendasyon sa mas malawak na grupo kung talagang kailangan ng alignment.

Lalo itong totoo sa operational work sa lumalaking kumpanya. Halimbawa, maaaring hindi kailangan ng founder ng buong-team meeting para tukuyin ang susunod na hakbang sa isang formation document, compliance requirement, o vendor selection. Maaaring magsaliksik muna ang isang nakatutok na owner, maghanda ng rekomendasyon, at itaas lamang ang mga hindi pa nareresolbang tanong.

Ang pulong ay dapat magpaayos ng trabaho, hindi pumalit sa mismong trabaho.

4. Ginagamit ang agenda bilang pamalit sa paghahanda

Ang agenda ay hindi paghahanda. Isa lamang itong gabay sa mga planong pag-uusapan.

Kung darating ang mga kalahok na walang context, mahahalagang data, o iisang pag-unawa sa isyu, magiging debate ang pulong tungkol sa mga batayan sa halip na desisyon tungkol sa direksyon. Sayang ang oras at kadalasan ay humahantong sa mahinang resulta.

Mas magandang pamantayan ang tanungin kung ang problema ay na-frame na nang malinaw para maging produktibo ang pulong. Sa praktika, ibig sabihin nito ay dapat alam ng mga tao:

• anong desisyon ang ginagawa
• anong mga opsyon ang nasa mesa
• anong ebidensya ang sumusuporta sa mga opsyong iyon
• anong mga tradeoff ang pinakamahalaga

Kung hindi, gawin muna ang paghahanda at saka magtakda ng pulong sa ibang pagkakataon.

5. Ang tunay na isyu ay hindi proseso, kundi ownership

Minsan sinusubukan ng mga team na lutasin ang problema sa liderato gamit ang isang pulong.

Kung natitigil ang trabaho dahil walang accountable, walang nagko-coordinate, o walang handang kumuha ng responsibilidad, kadalasan ay lalo lamang pinapalala ng isa pang pulong ang problema. Ang mas maraming tao sa silid ay hindi nagdudulot ng ownership. Maaari pa nga nitong bawasan ito.

Kapag pumapalya ang execution, magtanong nang mas direkta: sino ang accountable sa pagpapausad nito? Kung hindi malinaw ang sagot, ayusin muna ang ownership problem. Maaaring mangahulugan ito ng pagtatalaga ng lead, pagbabago ng istruktura ng team, o pagrebisa ng mga responsibilidad.

Hindi mapapalitan ng pulong ang liderato.

Isang simpleng pagsusuri bago mag-iskedyul

Bago ipadala ang imbitasyon, gamitin ang filter na ito sa pulong:

1. May desisyon ba, hindi lang usapan?
2. Malinaw ba kung sino ang gumagawa ng desisyon?
3. Nagawa na ba ang pagsusuri?
4. Sapat na ba ang nakasulat na komunikasyon?
5. Magbubunga ba ang pulong ng resultang magbabago ng aksyon?

Kung hindi mo masagot ng oo ang karamihan dito, kanselahin ang pulong at pumili ng mas angkop na format.

Mas magagandang alternatibo sa pulong

Hindi lahat ng problema ay nangangailangan ng live discussion. Depende sa sitwasyon, maaaring mas mainam ang isa sa mga ito:

• written update para sa status sharing
• memo o brief para sa decision-making
• maikling call kasama lamang ang mga taong makaaapekto sa usapin
• working session para sa nakatutok na problem solving
• direktang desisyon mula sa may-ari
• escalation sa leadership kapag kulang ang accountability

Madalas na mas mabilis, mas malinaw, at mas madaling i-document ang mga alternatibong ito kaysa sa isang malawak na pulong.

Ano ang ibig sabihin nito para sa mga founder at lumalaking negosyo

Ang mga early-stage company ay umaasa sa bilis, kalinawan, at disiplinadong execution. Lalo itong mahalaga kapag nagtatayo ka ng legal entity, nagse-set up ng compliance routines, o nakikipag-ugnayan sa mga advisor at service provider.

Sa mga sitwasyong iyon, magandang operating habit ang panatilihing makitid at may layunin ang mga live meeting. Gamitin ang mga ito kapag kailangan mo ng alignment o judgment. Laktawan ang mga ito kapag ang trabaho ay magagawa sa pamamagitan ng checklist, written update, o direktang desisyon.

Nakakatipid ito ng oras, binabawasan ang kalituhan, at tumutulong sa negosyo na umusad nang mas kaunti ang hadlang.

Pangwakas na kaisipan

Ang layunin ay hindi tuluyang alisin ang mga pulong. Ang layunin ay gawing sinadya ang mga ito.

Kung ang isang pulong ay nagpapabuti ng kalinawan, paggawa ng desisyon, o execution, ituloy ito. Kung hindi, kanselahin ito at gamitin ang oras ng team sa trabahong tunay na nagpapasulong sa negosyo.