5 Lý do nên hủy một cuộc họp trước khi bắt đầu

Các cuộc họp là một trong những thói quen tốn kém nhất trong kinh doanh. Chúng tiêu tốn thời gian, làm gián đoạn công việc tập trung, và thường tạo ra cảm giác tiến triển mà không dẫn đến một quyết định nào. Điều đó không có nghĩa là họp là xấu. Nó có nghĩa là cuộc họp nên được xem như một công cụ, không phải là phản xạ mặc định.

Đối với nhà sáng lập và người vận hành, đặc biệt là trong giai đoạn đầu xây dựng doanh nghiệp, mỗi giờ đều rất quan trọng. Bạn có thể đang cùng lúc xử lý việc thành lập pháp nhân, hồ sơ tuân thủ, thiết lập ngân hàng, tuyển dụng, bán hàng và giao hàng cho khách hàng. Trong bối cảnh đó, một cuộc họp chỉ nên diễn ra khi nó thực sự cải thiện tính chặt chẽ, sự thống nhất hoặc khả năng thực thi.

Nếu một cuộc họp không làm được điều đó, hãy hủy nó.

Khi nào một cuộc họp thực sự đáng để tổ chức

Một cuộc họp là hợp lý khi mọi người cần cùng nhau giải quyết một vấn đề, đưa ra một quyết định quan trọng, hoặc thống nhất về một hướng đi ảnh hưởng đến nhiều bên liên quan. Cuộc họp hiệu quả nhất khi người tham dự đã chuẩn bị sẵn, quy trình ra quyết định rõ ràng, và cuộc trao đổi tạo ra một kết quả khó đạt được chỉ bằng làm việc không đồng bộ.

Nếu những điều kiện đó không có, lựa chọn tốt nhất thường không phải là một cuộc họp ngắn hơn. Đó là không họp.

1. Cuộc họp chỉ để thu thập thông tin

Nếu mục tiêu thực sự chỉ là để một người cập nhật tình hình, thì họp trực tiếp thường là định dạng sai.

Việc thu thập trạng thái thường có thể xử lý bằng báo cáo viết, bảng tính, bảng điều khiển, hoặc một lần kiểm tra ngắn không đồng bộ.

Một cuộc họp cập nhật định kỳ có thể trông có vẻ hiệu quả với người tổ chức, nhưng thường lại kém hiệu quả với tất cả những người còn lại. Mỗi người tham gia mất thời gian chờ đến lượt mình phát biểu, trong khi thông tin thực tế thường có thể được chia sẻ nhanh hơn bằng văn bản.

Chỉ nên họp khi cuộc thảo luận cần tương tác, so sánh góc nhìn, hoặc ra quyết định ngay.

2. Người ra quyết định chưa rõ ràng

Một cuộc họp không thể tạo ra thẩm quyền vốn dĩ chưa tồn tại.

Nếu cả nhóm không biết ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho quyết định, cuộc trao đổi thường sẽ đi vòng quanh mà không đi đến đâu. Mọi người đưa ra ý kiến, nhưng không ai có quyền đưa ra lựa chọn cuối cùng. Điều đó dẫn đến bực bội, do dự và các cuộc họp tiếp theo.

Trước khi lên lịch họp, hãy trả lời những câu hỏi này:

• Ai là người đưa ra quyết định cuối cùng?
• Ai là người tư vấn?
• Ai cần phê duyệt?
• Điều gì xảy ra nếu nhóm không đồng ý?

Nếu những câu trả lời đó chưa rõ, vấn đề không nằm ở lời mời họp. Vấn đề nằm ở cơ chế quản trị.

3. Một người hoặc một nhóm nhỏ có thể làm việc tốt hơn

Một số vấn đề nhìn có vẻ cần cộng tác, nhưng thực ra là công việc phân tích.

Nếu nhiệm vụ liên quan đến nghiên cứu, lập bản đồ, soạn thảo, so sánh hoặc tổng hợp, thì thường sẽ hiệu quả hơn nếu một người hoặc một nhóm nhỏ xử lý bước đầu tiên. Sau đó, người đó chỉ cần đưa ra đề xuất cho nhóm lớn hơn nếu thực sự cần sự thống nhất.

Điều này đặc biệt đúng với công việc vận hành trong một công ty đang phát triển. Ví dụ, một nhà sáng lập có thể không cần một cuộc họp toàn đội chỉ để xác định bước tiếp theo cho một tài liệu thành lập, một yêu cầu tuân thủ, hoặc việc lựa chọn nhà cung cấp. Một người phụ trách tập trung có thể thu thập thông tin, chuẩn bị đề xuất, và chỉ chuyển tiếp những câu hỏi chưa được giải quyết.

Cuộc họp nên hoàn thiện công việc, chứ không thay thế công việc.

4. Agenda đang được dùng như một cách thay cho sự chuẩn bị

Agenda không phải là sự chuẩn bị. Nó chỉ là bản đồ của những gì mọi người dự định thảo luận.

Nếu người tham dự đến mà không có bối cảnh, dữ liệu liên quan, hoặc sự hiểu biết chung về vấn đề, cuộc họp sẽ biến thành tranh luận về những điều cơ bản thay vì quyết định về hướng đi. Điều đó làm lãng phí thời gian và thường tạo ra kết quả yếu.

Một tiêu chuẩn tốt hơn là tự hỏi liệu vấn đề đã được định hình đủ rõ để cuộc họp có thể diễn ra hiệu quả hay chưa. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là mọi người nên biết:

• quyết định nào đang được đưa ra
• những phương án nào đang được cân nhắc
• bằng chứng nào hỗ trợ cho các phương án đó
• những đánh đổi nào là quan trọng nhất

Nếu câu trả lời là không, hãy chuẩn bị trước rồi mới lên lịch họp sau.

5. Vấn đề thật sự không phải quy trình, mà là trách nhiệm

Đôi khi các nhóm cố gắng giải quyết một vấn đề lãnh đạo bằng cách họp.

Nếu công việc bị đình trệ vì không ai chịu trách nhiệm, không ai điều phối, hoặc không ai sẵn sàng nhận trách nhiệm, thì thêm một cuộc họp thường chỉ làm vấn đề tệ hơn. Nhiều người hơn trong phòng không tạo ra quyền sở hữu công việc. Thậm chí nó có thể làm quyền sở hữu bị loãng đi.

Khi việc thực thi không hiệu quả, hãy hỏi một câu trực diện hơn: ai chịu trách nhiệm đưa việc này tiến lên? Nếu câu trả lời chưa rõ, hãy giải quyết vấn đề trách nhiệm trước. Điều đó có thể đồng nghĩa với việc chỉ định người dẫn dắt, thay đổi cơ cấu nhóm, hoặc điều chỉnh lại vai trò.

Một cuộc họp không thể thay thế vai trò lãnh đạo.

Một bài kiểm tra đơn giản trước khi lên lịch

Trước khi gửi lời mời, hãy chạy cuộc họp qua bộ lọc này:

1. Có một quyết định cần đưa ra, chứ không chỉ là một cuộc thảo luận?
2. Người ra quyết định đã rõ ràng?
3. Phân tích đã được thực hiện xong?
4. Trao đổi bằng văn bản có đủ không?
5. Cuộc họp có tạo ra một kết quả làm thay đổi hành động không?

Nếu bạn không thể trả lời có cho phần lớn các câu hỏi đó, hãy hủy cuộc họp và chọn một định dạng tốt hơn.

Các lựa chọn tốt hơn so với một cuộc họp

Không phải vấn đề nào cũng cần thảo luận trực tiếp. Tùy tình huống, một trong các lựa chọn sau có thể phù hợp hơn:

• một bản cập nhật viết để chia sẻ tình trạng
• một memo hoặc bản tóm tắt để ra quyết định
• một cuộc gọi ngắn chỉ với những người có thể đẩy vấn đề tiến lên
• một buổi làm việc tập trung để giải quyết vấn đề
• một quyết định trực tiếp từ người phụ trách
• một bước leo thang lên lãnh đạo khi thiếu trách nhiệm

Những lựa chọn này thường nhanh hơn, rõ ràng hơn và dễ lưu lại hơn so với một cuộc họp rộng.

Điều này có ý nghĩa gì với nhà sáng lập và doanh nghiệp đang tăng trưởng

Các công ty giai đoạn đầu vận hành bằng tốc độ, sự rõ ràng và kỷ luật thực thi. Điều đó đặc biệt quan trọng khi bạn đang thành lập pháp nhân, thiết lập quy trình tuân thủ, hoặc phối hợp với cố vấn và nhà cung cấp dịch vụ.

Trong những tình huống đó, một thói quen vận hành tốt là giữ các cuộc họp trực tiếp ở phạm vi hẹp và có mục đích rõ ràng. Chỉ dùng họp khi bạn cần sự thống nhất hoặc phán đoán. Bỏ qua họp khi công việc có thể hoàn thành bằng checklist, cập nhật bằng văn bản, hoặc một quyết định trực tiếp.

Cách tiếp cận này giúp tiết kiệm thời gian, giảm nhầm lẫn và giúp doanh nghiệp tiến lên với ít ma sát hơn.

Kết luận

Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn các cuộc họp. Mục tiêu là làm cho các cuộc họp trở nên có chủ đích.

Nếu một cuộc họp cải thiện sự rõ ràng, việc ra quyết định hoặc khả năng thực thi, hãy tổ chức nó. Nếu không, hãy hủy và dành thời gian của cả nhóm cho những công việc thực sự đưa doanh nghiệp tiến lên.