5 λόγοι για να ακυρώσετε μια σύσκεψη πριν ξεκινήσει

Οι συσκέψεις είναι μία από τις πιο δαπανηρές συνήθειες στις επιχειρήσεις. Καταναλώνουν χρόνο, διακόπτουν την εστιασμένη εργασία και συχνά δημιουργούν την ψευδαίσθηση προόδου χωρίς να παράγουν απόφαση. Αυτό δεν σημαίνει ότι οι συσκέψεις είναι κακές. Σημαίνει ότι οι συσκέψεις πρέπει να αντιμετωπίζονται ως εργαλείο, όχι ως η προεπιλεγμένη αντίδραση.

Για ιδρυτές και επιχειρησιακούς υπεύθυνους, ειδικά στα πρώτα στάδια δημιουργίας μιας επιχείρησης, κάθε ώρα μετράει. Μπορεί να διαχειρίζεστε ταυτόχρονα τη σύσταση νομικής οντότητας, υποβολές συμμόρφωσης, ρύθμιση τραπεζικών υπηρεσιών, προσλήψεις, πωλήσεις και εξυπηρέτηση πελατών. Σε αυτό το περιβάλλον, μια σύσκεψη πρέπει να πραγματοποιείται μόνο όταν βελτιώνει σαφώς την αυστηρότητα, την ευθυγράμμιση ή την εκτέλεση.

Αν μια σύσκεψη δεν το κάνει αυτό, ακυρώστε την.

Πότε αξίζει να γίνει μια σύσκεψη

Μια σύσκεψη δικαιολογείται όταν οι άνθρωποι χρειάζεται να λύσουν μαζί ένα πρόβλημα, να λάβουν μια ουσιαστική απόφαση ή να ευθυγραμμιστούν σε μια πορεία που επηρεάζει πολλούς ενδιαφερόμενους. Λειτουργεί καλύτερα όταν οι συμμετέχοντες έρχονται προετοιμασμένοι, η διαδικασία λήψης απόφασης είναι σαφής και η συζήτηση παράγει ένα αποτέλεσμα που θα ήταν δύσκολο να επιτευχθεί ασύγχρονα.

Αν λείπουν αυτές οι προϋποθέσεις, η καλύτερη επιλογή συχνά δεν είναι μια πιο σύντομη σύσκεψη. Είναι να μη γίνει καθόλου σύσκεψη.

1. Η σύσκεψη γίνεται μόνο για συλλογή πληροφοριών

Αν ο πραγματικός στόχος είναι απλώς να συγκεντρώσει ένα άτομο ενημερώσεις, μια ζωντανή σύσκεψη είναι συνήθως λάθος μορφή. Η συλλογή κατάστασης μπορεί συχνά να γίνει μέσω γραπτής ενημέρωσης, υπολογιστικού φύλλου, πίνακα ελέγχου ή σύντομου ασύγχρονου ελέγχου.

Μια επαναλαμβανόμενη σύσκεψη κατάστασης μπορεί να φαίνεται αποδοτική στον διοργανωτή, αλλά συχνά είναι αναποτελεσματική για όλους τους άλλους. Κάθε συμμετέχων χάνει χρόνο περιμένοντας τη σειρά του να μιλήσει, ενώ οι πραγματικές πληροφορίες θα μπορούσαν συνήθως να κοινοποιηθούν πιο γρήγορα γραπτώς.

Χρησιμοποιήστε σύσκεψη μόνο αν η συζήτηση απαιτεί αλληλεπίδραση, σύγκριση απόψεων ή άμεσες αποφάσεις.

2. Ο υπεύθυνος λήψης απόφασης δεν είναι σαφής

Μια σύσκεψη δεν μπορεί να δημιουργήσει εξουσία που δεν υπάρχει ήδη.

Αν η ομάδα δεν γνωρίζει ποιος κατέχει την απόφαση, η συζήτηση συνήθως κάνει κύκλους χωρίς να καταλήγει πουθενά. Οι άνθρωποι εκφράζουν απόψεις, αλλά κανείς δεν έχει την εντολή να επιλέξει. Αυτό οδηγεί σε απογοήτευση, αναποφασιστικότητα και επόμενες συσκέψεις.

Πριν προγραμματίσετε τη σύσκεψη, απαντήστε σε αυτές τις ερωτήσεις:

• Ποιος λαμβάνει την τελική απόφαση;
• Ποιος συμβουλεύει;
• Ποιος χρειάζεται να εγκρίνει;
• Τι συμβαίνει αν η ομάδα διαφωνεί;

Αν αυτές οι απαντήσεις δεν είναι σαφείς, το πρόβλημα δεν είναι η πρόσκληση στο ημερολόγιο. Το πρόβλημα είναι η διακυβέρνηση.

3. Ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα μπορεί να κάνει καλύτερα τη δουλειά

Ορισμένα προβλήματα μοιάζουν συνεργατικά, αλλά στην πραγματικότητα είναι εργασία ανάλυσης.

Αν μια εργασία περιλαμβάνει έρευνα, χαρτογράφηση, σύνταξη, σύγκριση ή σύνθεση, είναι συχνά πιο αποδοτικό ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα εργασίας να κάνει την πρώτη προσέγγιση. Στη συνέχεια, αυτό το άτομο μπορεί να φέρει μια σύσταση σε μια ευρύτερη ομάδα μόνο αν η ευθυγράμμιση είναι πραγματικά απαραίτητη.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για την επιχειρησιακή εργασία σε μια αναπτυσσόμενη εταιρεία. Για παράδειγμα, ένας ιδρυτής μπορεί να μη χρειάζεται σύσκεψη με όλη την ομάδα για να καθορίσει το επόμενο βήμα σε ένα έγγραφο σύστασης, μια απαίτηση συμμόρφωσης ή μια επιλογή προμηθευτή. Ένας εστιασμένος υπεύθυνος μπορεί να συγκεντρώσει τα δεδομένα, να προετοιμάσει μια σύσταση και να κλιμακώσει μόνο τα ανεπίλυτα ερωτήματα.

Μια σύσκεψη πρέπει να βελτιώνει την εργασία, όχι να αντικαθιστά την ίδια την εργασία.

4. Η ατζέντα χρησιμοποιείται ως υποκατάστατο της προετοιμασίας

Η ατζέντα δεν είναι προετοιμασία. Είναι μόνο ένας χάρτης του τι σχεδιάζουν να συζητήσουν οι άνθρωποι.

Αν οι συμμετέχοντες έρχονται χωρίς πλαίσιο, σχετικά δεδομένα ή κοινή κατανόηση του ζητήματος, η σύσκεψη γίνεται συζήτηση για τα βασικά αντί για απόφαση σχετικά με την κατεύθυνση. Αυτό σπαταλά χρόνο και συνήθως παράγει αδύναμα αποτελέσματα.

Ένα καλύτερο πρότυπο είναι να ρωτήσετε αν το πρόβλημα έχει ήδη πλαισιωθεί αρκετά καθαρά ώστε η σύσκεψη να είναι παραγωγική. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι οι άνθρωποι πρέπει να γνωρίζουν:

• ποια απόφαση λαμβάνεται
• ποιες επιλογές υπάρχουν στο τραπέζι
• ποια στοιχεία υποστηρίζουν αυτές τις επιλογές
• ποιοι συμβιβασμοί έχουν τη μεγαλύτερη σημασία

Αν η απάντηση είναι όχι, κάντε πρώτα την προετοιμασία και προγραμματίστε τη σύσκεψη αργότερα.

5. Το πραγματικό ζήτημα δεν είναι η διαδικασία, αλλά η ιδιοκτησία ευθύνης

Μερικές φορές οι ομάδες προσπαθούν να λύσουν ένα πρόβλημα ηγεσίας με μια σύσκεψη.

Αν η εργασία έχει σταματήσει επειδή κανείς δεν είναι υπόλογος, κανείς δεν συντονίζει ή κανείς δεν είναι έτοιμος να αναλάβει ευθύνη, μια ακόμη σύσκεψη συνήθως επιδεινώνει το πρόβλημα. Περισσότεροι άνθρωποι στην αίθουσα δεν παράγουν ιδιοκτησία ευθύνης. Μπορούν μάλιστα να την αποδυναμώσουν.

Όταν η εκτέλεση αποτυγχάνει, θέστε μια πιο άμεση ερώτηση: ποιος είναι υπόλογος για να προχωρήσει αυτό; Αν η απάντηση είναι ασαφής, διορθώστε πρώτα το πρόβλημα ιδιοκτησίας ευθύνης. Αυτό μπορεί να σημαίνει ανάθεση επικεφαλής, αλλαγή της δομής της ομάδας ή αναθεώρηση αρμοδιοτήτων.

Μια σύσκεψη δεν μπορεί να αντικαταστήσει την ηγεσία.

Ένα απλό τεστ πριν προγραμματίσετε

Πριν στείλετε την πρόσκληση, περάστε τη σύσκεψη από αυτό το φίλτρο:

1. Υπάρχει απόφαση, όχι απλώς συζήτηση;
2. Είναι σαφής ο υπεύθυνος λήψης απόφασης;
3. Έχει ήδη γίνει η ανάλυση;
4. Θα αρκούσε η γραπτή επικοινωνία;
5. Θα παράγει η σύσκεψη αποτέλεσμα που αλλάζει την ενέργεια;

Αν δεν μπορείτε να απαντήσετε ναι στις περισσότερες από αυτές τις ερωτήσεις, ακυρώστε τη σύσκεψη και επιλέξτε καλύτερη μορφή.

Καλύτερες εναλλακτικές αντί για σύσκεψη

Δεν χρειάζεται κάθε πρόβλημα ζωντανή συζήτηση. Ανάλογα με την κατάσταση, μία από αυτές τις επιλογές μπορεί να είναι καλύτερη:

• γραπτή ενημέρωση για κοινοποίηση κατάστασης
• υπόμνημα ή σύντομη αναφορά για λήψη απόφασης
• σύντομη κλήση μόνο με τα άτομα που μπορούν να προχωρήσουν το ζήτημα
• συνεδρία εργασίας για εστιασμένη επίλυση προβλημάτων
• άμεση απόφαση από τον υπεύθυνο
• κλιμάκωση στην ηγεσία όταν λείπει η λογοδοσία

Αυτές οι εναλλακτικές είναι συχνά ταχύτερες, σαφέστερες και ευκολότερες στην τεκμηρίωση από μια ευρεία σύσκεψη.

Τι σημαίνει αυτό για ιδρυτές και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις

Οι εταιρείες αρχικού σταδίου λειτουργούν με ταχύτητα, σαφήνεια και πειθαρχημένη εκτέλεση. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν δημιουργείτε μια νομική οντότητα, θεσπίζετε ρουτίνες συμμόρφωσης ή συντονίζεστε με συμβούλους και παρόχους υπηρεσιών.

Σε αυτές τις καταστάσεις, μια ισχυρή λειτουργική συνήθεια είναι να διατηρείτε τις ζωντανές συσκέψεις περιορισμένες και σκόπιμες. Χρησιμοποιήστε τις όταν χρειάζεστε ευθυγράμμιση ή κρίση. Παραλείψτε τις όταν η εργασία μπορεί να ολοκληρωθεί μέσω λίστας ελέγχου, γραπτής ενημέρωσης ή άμεσης απόφασης.

Αυτή η προσέγγιση εξοικονομεί χρόνο, μειώνει τη σύγχυση και βοηθά την επιχείρηση να προχωρά με λιγότερες τριβές.

Τελική σκέψη

Ο στόχος δεν είναι να εξαλειφθούν πλήρως οι συσκέψεις. Ο στόχος είναι οι συσκέψεις να γίνονται με πρόθεση.

Αν μια σύσκεψη βελτιώνει τη σαφήνεια, τη λήψη αποφάσεων ή την εκτέλεση, πραγματοποιήστε την. Αν όχι, ακυρώστε την και χρησιμοποιήστε τον χρόνο της ομάδας σε εργασία που πραγματικά προωθεί την επιχείρηση.