Басталмай тұрып кездесуді тоқтатудың 5 себебі

Кездесулер - бизнестегі ең қымбат әдеттердің бірі. Олар уақытты жұтады, зейінді жұмысты бөледі және көбіне шешім шығармай-ақ, ілгерілеу бар деген әсер қалдырады. Бұл кездесулер жаман деген сөз емес. Бұл кездесулерді әдепкі жауап емес, құрал ретінде қарастыру керек дегенді білдіреді.

Негізін қалаушылар мен операциялық басшылар үшін, әсіресе бизнес құрудың бастапқы кезеңінде, әр сағат маңызды. Сіз бір мезгілде заңды тұлға құруды, сәйкестік есептерін, банктік есепшот ашуды, жалдауды, сатуды және клиентке қызмет көрсетуді басқаруыңыз мүмкін. Мұндай жағдайда кездесу тек айқындықты, үйлесімділікті немесе орындауды жақсартса ғана өтуі керек.

Егер ол мұны жасамаса, оны тоқтатыңыз.

Кездесу қашан қажет

Кездесу адамдарға мәселені бірге шешу, маңызды шешім қабылдау немесе бірнеше мүдделі тарапқа әсер ететін бағыт бойынша келісу керек болғанда орынды. Қатысушылар алдын ала дайындалып келсе, шешім қабылдау процесі түсінікті болса және әңгіме асинхронды түрде жету қиын болатын нәтижеге әкелсе, ол ең тиімді жұмыс істейді.

Егер бұл шарттар жоқ болса, ең жақсы шешім көбіне кездесуді қысқарту емес. Мүлде кездеспеу.

1. Кездесудің жалғыз мақсаты - ақпарат жинау

Егер негізгі мақсат тек бір адамның жаңартуларды жинауы болса, тікелей кездесу әдетте дұрыс формат емес. Күй-жай туралы ақпаратты жазбаша жаңарту, кесте, бақылау тақтасы немесе қысқа асинхронды тексеріс арқылы беруге болады.

Қайталанатын статус-кездесу ұйымдастырушыға тиімді көрінуі мүмкін, бірақ көбіне қалғандардың бәрі үшін тиімсіз. Әр қатысушы өз кезегін күтуге уақыт жоғалтады, ал нақты ақпаратты әдетте жазбаша әлдеқайда тез жеткізуге болады.

Кездесуді тек талқылау өзара әрекетті, көзқарастарды салыстыруды немесе жедел шешім қабылдауды қажет еткенде ғана қолданыңыз.

2. Шешім қабылдаушы нақты емес

Кездесу жоқ билікті пайда қылмайды.

Егер топ шешімге кім жауапты екенін білмесе, әңгіме әдетте нәтижесіз айналып жүре береді. Адамдар пікір айтады, бірақ таңдауға уәкілеті бар ешкім болмайды. Бұл наразылыққа, шешімсіздікке және кейінгі кездесулерге әкеледі.

Кездесуді жоспарламас бұрын, мына сұрақтарға жауап беріңіз:

• Соңғы шешімді кім қабылдайды?
• Кім кеңес береді?
• Кім бекітеді?
• Егер топ келіспесе, не болады?

Егер бұл жауаптар анық болмаса, мәселе күнтізбедегі шақыруда емес. Мәселе - басқаруда.

3. Жұмысты бір адам немесе шағын топ жақсырақ істей алады

Кейбір мәселелер бірлескен жұмыс сияқты көрінеді, бірақ шын мәнінде талдау жұмысы болып табылады.

Егер тапсырма зерттеуді, құрылымдауды, жобалауды, салыстыруды немесе қорытынды жасауды қажет етсе, алғашқы нұсқаны бір адам немесе шағын жұмыс тобы орындағаны тиімдірек болады. Сол адам кейінірек кеңірек топқа тек шынайы үйлесім қажет болған жағдайда ғана ұсыныс әкеле алады.

Бұл әсіресе өсіп келе жатқан компаниядағы операциялық жұмыс үшін дұрыс. Мысалы, негізін қалаушыға құжат дайындау, сәйкестік талабы немесе жеткізуші таңдау бойынша келесі қадамды анықтау үшін бүкіл командамен кездесу қажет болмауы мүмкін. Нақты бір жауапты адам деректерді жинап, ұсыныс дайындап, тек шешілмеген сұрақтарды жоғарыға жеткізе алады.

Кездесу жұмыстың өзін алмастырмай, оны нақтылауы керек.

4. Күн тәртібі дайындықтың орнына қолданылып жатыр

Күн тәртібі - дайындық емес. Ол тек нені талқылау жоспарланғанының картасы ғана.

Қатысушылар контекстсіз, тиісті деректерсіз немесе мәселенің ортақ түсінігінсіз келсе, кездесу бағыт туралы шешімнің орнына негізгі нәрселер жайлы дауға айналады. Бұл уақытты босқа кетіреді және әдетте әлсіз нәтиже береді.

Жақсырақ өлшем - мәселе кездесуді өнімді өткізу үшін жеткілікті түрде алдын ала нақтыланды ма, соны тексеру. Іс жүзінде бұл адамдар мына нәрселерді білуі керек дегенді білдіреді:

• қандай шешім қабылданады
• қандай нұсқалар қаралады
• қандай дәлелдер сол нұсқаларды қолдайды
• қандай айырмашылықтар ең маңызды

Егер жауап жоқ болса, алдымен дайындықты аяқтап, кейінірек кездесу тағайындаңыз.

5. Нақты мәселе үдерісте емес, жауапкершілікте

Кейде командалар басшылық мәселесін кездесумен шешуге тырысады.

Егер жұмыс тоқтап тұрса, өйткені ешкім жауап бермейді, ешкім үйлестірмейді немесе ешкім жауапкершілік алуға дайын емес болса, тағы бір кездесу көбіне мәселені ушықтырады. Бөлмедегі адамдар санының көбеюі жауапкершілік тудырмайды. Керісінше, оны әлсіретуі мүмкін.

Орындау сәтсіз болса, тікелей сұрақ қойыңыз: мұны алға жылжытуға кім жауапты? Егер жауап анық болмаса, алдымен жауапкершілік мәселесін шешіңіз. Бұл жетекші тағайындауды, команда құрылымын өзгертуді немесе міндеттерді қайта бөлуді білдіруі мүмкін.

Кездесу басшылықтың орнын баса алмайды.

Кездесу тағайындар алдында қарапайым тексеріс

Шақыру жібермес бұрын, кездесуді мына сүзгіден өткізіңіз:

1. Бұл жай әңгіме емес, шешім ме?
2. Шешім қабылдаушы анық па?
3. Талдау алдын ала жасалды ма?
4. Жазбаша байланыс жеткілікті бола ма?
5. Кездесу әрекетті өзгертетін нәтиже бере ме?

Егер осы сұрақтардың көбіне иә деп жауап бере алмасаңыз, кездесуді тоқтатып, тиімдірек формат таңдаңыз.

Кездесудің жақсы баламалары

Әр мәселе үшін тікелей талқылау қажет емес. Жағдайға қарай төмендегі нұсқалардың бірі жақсырақ болуы мүмкін:

• күй-жайды бөлісуге арналған жазбаша жаңарту
• шешім қабылдауға арналған мемо немесе қысқаша анықтама
• мәселені алға жылжыта алатын адамдармен қысқа қоңырау
• нақты мәселені шешуге арналған жұмыс сессиясы
• жауапты адамның тікелей шешімі
• жауапкершілік жетіспегенде басшылыққа көтеру

Бұл баламалар көбіне кең ауқымды кездесуден тезірек, анықырақ және құжаттауға жеңілірек болады.

Бұл негізін қалаушылар мен өсіп келе жатқан бизнестер үшін нені білдіреді

Бастапқы кезеңдегі компаниялар жылдамдыққа, айқындыққа және тәртіпті орындауға сүйенеді. Бұл әсіресе заңды тұлға құрып жатқанда, сәйкестік үдерістерін орнатқанда немесе кеңесшілер мен қызмет көрсетушілермен үйлестіргенде маңызды.

Осындай жағдайларда жақсы жұмыс дағдысы - тікелей кездесулерді тар әрі мақсатты ұстау. Оларды үйлесім немесе пайым керек болғанда қолданыңыз. Ал жұмыс чек-парақ, жазбаша жаңарту немесе тікелей шешім арқылы орындала алса, кездесуді өткізіп жіберіңіз.

Бұл тәсіл уақытты үнемдейді, шатасуды азайтады және бизнестің аз кедергімен алға жылжуына көмектеседі.

Қорытынды ой

Мақсат - кездесулерді мүлде жою емес. Мақсат - кездесулерді саналы ету.

Егер кездесу айқындықты, шешім қабылдауды немесе орындауды жақсартса, оны өткізіңіз. Егер жақсартпаса, оны тоқтатып, команданың уақытын бизнесті алға жылжытатын жұмысқа жұмсаңыз.