Başlamadan Önce Bir Toplantıyı İptal Etmek İçin 5 Neden

Toplantılar, iş dünyasındaki en pahalı alışkanlıklardan biridir. Zaman tüketir, odaklanmış işi böler ve çoğu zaman karar üretmeden ilerleme varmış gibi bir izlenim yaratır. Bu, toplantıların kötü olduğu anlamına gelmez. Bu, toplantıların varsayılan bir yanıt değil, bir araç olarak görülmesi gerektiği anlamına gelir.

Kurucular ve operasyon yöneticileri için, özellikle bir iş kurmanın erken aşamalarında, her saat önemlidir. Aynı anda şirket kuruluşu, uyum bildirimleri, banka hesabı açma, işe alım, satış ve müşteri teslimiyle uğraşıyor olabilirsiniz. Böyle bir ortamda, bir toplantı yalnızca açıklık, uyum veya uygulamayı gerçekten iyileştiriyorsa yapılmalıdır.

Bir toplantı bunu yapmıyorsa, iptal edin.

Bir toplantının ne zaman değerli olduğu

İnsanların bir problemi birlikte çözmesi, anlamlı bir karar vermesi veya birden fazla paydaşı etkileyen bir yol üzerinde hizalanması gerektiğinde toplantı yapılması uygundur. Katılımcılar hazırlıklı geldiğinde, karar süreci net olduğunda ve konuşma eşzamanlı olmayan yöntemlerle ulaşılması zor bir sonuç ürettiğinde en iyi şekilde çalışır.

Bu koşullar eksikse, çoğu zaman en iyi seçenek daha kısa bir toplantı değildir. Hiç toplantı yapmamaktır.

1. Toplantı yalnızca bilgi toplamak içindir

Gerçek amaç yalnızca bir kişinin güncellemeleri toplamasıysa, canlı toplantı genellikle doğru format değildir. Durum toplama işi çoğu zaman yazılı bir güncelleme, elektronik tablo, gösterge paneli veya kısa bir eşzamanlı olmayan kontrol ile yapılabilir.

Tekrarlayan bir durum toplantısı organizatöre verimli görünebilir, ancak çoğu zaman diğer herkes için verimsizdir. Her katılımcı, konuşma sırası kendisine gelene kadar zaman kaybeder ve asıl bilgi genellikle yazılı olarak çok daha hızlı paylaşılabilir.

Yalnızca tartışmanın etkileşim, bakış açılarını karşılaştırma veya anında karar gerektirmesi halinde toplantı yapın.

2. Karar verici kişi net değildir

Bir toplantı, var olmayan bir otoriteyi yaratamaz.

Grup kimin karar vereceğini bilmiyorsa, konuşma genellikle bir sonuca varmadan dolaşıp durur. İnsanlar fikirlerini söyler, ancak kimsenin seçim yapma yetkisi yoktur. Bu da hayal kırıklığına, kararsızlığa ve takip toplantılarına yol açar.

Toplantıyı planlamadan önce şu soruları yanıtlayın:

• Nihai kararı kim verir?
• Kim danışmanlık yapar?
• Kim onay vermelidir?
• Grup anlaşmazlığa düşerse ne olur?

Bu yanıtlar net değilse, sorun takvim davetiyesi değildir. Sorun yönetişimdir.

3. İşi bir kişi veya küçük bir ekip daha iyi yapabilir

Bazı sorunlar işbirliği gerektiriyor gibi görünür ama aslında analiz işidir.

Bir görev araştırma, haritalama, taslak hazırlama, karşılaştırma veya sentez içeriyorsa, ilk aşamayı çoğu zaman bir kişi veya küçük bir çalışma grubu daha verimli şekilde yapar. O kişi daha sonra geniş bir gruba yalnızca gerçekten uyum gerekiyorsa bir öneri sunabilir.

Bu özellikle büyüyen bir şirkette operasyonel işler için geçerlidir. Örneğin, bir kurucunun kuruluş belgesi, uyum gerekliliği veya tedarikçi seçimi konusunda sonraki adımı belirlemek için tüm ekip toplantısına ihtiyacı olmayabilir. Odaklanmış bir sorumlu, bilgileri toplayabilir, bir öneri hazırlayabilir ve yalnızca çözülememiş soruları yukarı taşıyabilir.

Bir toplantı, işin kendisinin yerine geçmemeli; işi netleştirmelidir.

4. Gündem, hazırlığın yerine kullanılıyordur

Gündem, hazırlık değildir. Sadece insanların neyi tartışmayı planladığının bir haritasıdır.

Katılımcılar bağlam, ilgili veriler veya konuya dair ortak bir anlayış olmadan gelirlerse, toplantı yön hakkında bir karar vermek yerine temel konular üzerine bir tartışmaya dönüşür. Bu zaman kaybıdır ve genellikle zayıf sonuçlar üretir.

Daha iyi bir standart, sorunun toplantıyı verimli kılacak kadar net tanımlanıp tanımlanmadığını sormaktır. Pratikte bu, insanların şunları bilmesi gerektiği anlamına gelir:

• hangi kararın verileceği
• hangi seçeneklerin masada olduğu
• hangi kanıtların bu seçenekleri desteklediği
• hangi ödünleşimlerin en önemli olduğu

Cevap hayır ise, önce hazırlığı yapın ve toplantıyı daha sonra planlayın.

5. Asıl sorun süreç değil, sahiplenmedir

Bazen ekipler bir liderlik problemini toplantıyla çözmeye çalışır.

İşler kimse sorumlu olmadığı, kimse koordine etmediği veya kimse sorumluluk almaya hazır olmadığı için aksıyorsa, bir toplantı genellikle sorunu daha da kötüleştirir. Odadaki kişi sayısını artırmak sahiplik yaratmaz. Hatta bunu sulandırabilir.

Uygulama başarısız olduğunda daha doğrudan bir soru sorun: bunu ilerletmekten kim sorumlu? Yanıt net değilse, önce sahiplik sorununu çözün. Bu, bir lider atamak, ekip yapısını değiştirmek veya sorumlulukları yeniden tanımlamak anlamına gelebilir.

Bir toplantı, liderliğin yerini alamaz.

Planlamadan önce basit bir test

Davet göndermeden önce toplantıyı şu filtreyle değerlendirin:

1. Sadece bir tartışma değil, bir karar var mı?
2. Karar verici kişi net mi?
3. Analiz zaten yapıldı mı?
4. Yazılı iletişim yeterli olur mu?
5. Toplantı, aksiyonu değiştiren bir sonuç üretecek mi?

Bu soruların çoğuna evet diyemiyorsanız, toplantıyı iptal edin ve daha iyi bir format seçin.

Toplantıya daha iyi alternatifler

Her sorun canlı bir tartışma gerektirmez. Duruma bağlı olarak şu seçeneklerden biri daha iyi olabilir:

• durum paylaşımı için yazılı bir güncelleme
• karar verme için bir memo veya kısa brif
• yalnızca konuyu ilerletebilecek kişilerle kısa bir görüşme
• odaklı problem çözme için bir çalışma oturumu
• sorumlu kişinin doğrudan karar vermesi
• sahiplik eksikse liderliğe eskalasyon

Bu alternatifler çoğu zaman geniş katılımlı bir toplantıdan daha hızlı, daha net ve daha kolay belgelenebilir olur.

Bu, kurucular ve büyüyen işletmeler için ne anlama gelir?

Erken aşama şirketler hız, açıklık ve disiplinli uygulama ile çalışır. Bu, özellikle bir tüzel kişilik kurarken, uyum rutinleri oluştururken veya danışmanlar ve hizmet sağlayıcılarla koordinasyon sağlarken önemlidir.

Bu durumlarda güçlü bir işletme alışkanlığı, canlı toplantıları dar ve amaç odaklı tutmaktır. Uyum veya yargı gerektiğinde kullanın. İş, bir kontrol listesi, yazılı güncelleme veya doğrudan bir kararla tamamlanabiliyorsa toplantıyı atlayın.

Bu yaklaşım zaman kazandırır, kafa karışıklığını azaltır ve işletmenin daha az sürtünmeyle ilerlemesine yardımcı olur.

Son düşünce

Amaç toplantıları tamamen ortadan kaldırmak değildir. Amaç toplantıları bilinçli hale getirmektir.

Bir toplantı açıklığı, karar vermeyi veya uygulamayı iyileştiriyorsa, yapın. İyileştirmiyorsa, iptal edin ve ekibin zamanını işletmeyi gerçekten ileri taşıyan işe ayırın.