Дотримання податку з продажів в eCommerce: Практичний посібник для віддалених продавців

Керувати онлайн-магазином сьогодні простіше, ніж будь-коли, але дотримання вимог щодо податку з продажів - ні.
Податок з продажів у більшості штатів збирається з покупця, зберігається продавцем як кошти, що утримуються в довірчому порядку, і перераховується відповідно до графіка подання звітності в кожному штаті. Для eCommerce-бізнесів проблема полягає не в самому податку, а в тому, щоб знати, де ви зобов'язані його збирати, яку суму нараховувати та коли потрібно реєструватися.

Після рішення Верховного суду США у справі Wayfair 2018 року багато штатів можуть вимагати від віддалених продавців збирати податок з продажів навіть без фізичної присутності. Це зробило дотримання вимог щодо податку з продажів ключовим операційним питанням для компаній у сфері eCommerce, marketplace та багатоканальних продавців.

У цьому посібнику пояснюється, як працює податок з продажів в eCommerce, як визначити nexus, що робить продаж оподатковуваним і які кроки допоможуть залишатися в правовому полі в міру зростання вашого бізнесу.

Що таке податок з продажів

Податок з продажів зазвичай є податком на споживання, що справляється за місцем призначення. Простими словами, податок сплачує покупець, але продавець відповідає за його збирання та перерахування, якщо транзакція є оподатковуваною в штаті призначення.

Для продавців у eCommerce це означає, що дотримання вимог залежить не лише від того, де розташований ваш бізнес. Ви можете бути зобов'язані сплачувати податок у штатах, де у вас немає офісу, складу або працівників, якщо ваш обсяг продажів створює економічний nexus.

Економічний nexus після Wayfair

До рішення Wayfair багато штатів могли вимагати збір податку з продажів лише тоді, коли продавець мав фізичну присутність у штаті. Рішення Wayfair це змінило. Сьогодні штати можуть покладати обов'язок зі збору податку на віддалених продавців, які досягають економічних порогів, навіть якщо вони працюють повністю онлайн.

Хоча деталі відрізняються залежно від штату, більшість правил економічного nexus базуються на одному або обох із таких критеріїв:

• Порогове значення продажів у доларах
• Порогове значення за кількістю транзакцій

У деяких штатах використовується продажі АБО кількість транзакцій. В інших - продажі І кількість транзакцій. Деякі штати застосовують лише валовий обсяг продажів. Оскільки правила різняться, продавцям слід перевіряти кожен штат окремо, а не припускати існування єдиного загальнонаціонального стандарту.

Практичний висновок: щойно ваш онлайн-магазин починає продавати в кількох штатах, вам потрібен повторюваний процес відстеження продажів за місцем призначення, а не лише загального доходу.

Які продажі в eCommerce оподатковуються?

Не кожен продаж оподатковується однаково. Те, чи потрібно стягувати податок з продажів, часто залежить від трьох чинників:

• Чи маєте ви nexus у штаті
• Чи є товар або послуга оподатковуваними в цьому штаті
• Чи застосовується звільнення від оподаткування

До поширених оподатковуваних категорій можуть належати:

• Матеріальні особисті речі
• Деякі цифрові продукти
• Певне програмне забезпечення та SaaS-продукти в окремих штатах
• Доставка або обробка замовлення в деяких юрисдикціях, залежно від того, як структуровано платіж

До поширених неоподатковуваних або тих, що обробляються інакше, можуть належати:

• Деякі послуги
• Продукти харчування або бакалія в окремих штатах
• Одяг або товари першої необхідності в штатах із особливими правилами
• Звільнені операції перепродажу
• Покупки кваліфікованими неприбутковими організаціями або державними покупцями

Важливий момент: поняття «оподатковуваний» не є універсальним. Один і той самий продукт може оподатковуватися в одному штаті й бути звільненим в іншому. Для зростаючого eCommerce-бізнесу матриці оподаткування продуктів часто стають різницею між чистим дотриманням вимог і уникненими помилками.

Віддалені продавці vs продавці на marketplace

Багато eCommerce-бізнесів продають через кілька каналів. Магазин, що продає безпосередньо споживачу, магазин на Amazon, обліковий запис на Walmart Marketplace, магазин на Etsy або подібна платформа можуть створювати різні обов'язки щодо дотримання вимог.

Віддалені продавці, що продають безпосередньо споживачу

Якщо ви продаєте через власний вебсайт або застосунок, зазвичай саме ви відповідаєте за визначення штатів, де у вас виникає nexus, реєстрацію в цих штатах, збір правильного податку, подання звітності та перерахування коштів.

Продавці на marketplace

Якщо ви продаєте через marketplace facilitator, платформа може збирати та перераховувати податок з продажів від вашого імені для транзакцій, проведених через її майданчик. Це може зменшити ваше навантаження, але не усуває його повністю.

Вам усе одно потрібно перевірити:

• Чи кваліфікується платформа як marketplace facilitator за законами кожного штату
• Чи збирає facilitator податок для всіх оподатковуваних продажів
• Чи створюють продажі поза marketplace ваші власні зобов'язання щодо подання звітності
• Чи враховуються продажі через marketplace у вашому порозі економічного nexus у цьому штаті

Ніколи не припускайте, що платформа бере на себе все. Деякі платформи збирають податок лише в окремих штатах або лише для транзакцій, що відповідають певним умовам.

Як визначити, де ви винні податок з продажів

Надійний процес роботи з податком з продажів починається з аналізу по кожному штату. Базовий алгоритм простий:

1. Визначте, де у вас є фізичний nexus
2. Відстежуйте продажі в кожен штат
3. Порівняйте ці продажі з порогом економічного nexus у штаті
4. Перевірте, чи є ваші товари оподатковуваними в цьому штаті
5. Зареєструйтеся до початку збору податку там, де це потрібно
6. Налаштуйте коректно checkout, виставлення рахунків і бухгалтерські інструменти
7. Подайте звітність і перераховуйте кошти вчасно

Фізичний nexus може виникати через:

• Офіс
• Склад або місце зберігання
• Запаси на складі фулфілмент-центру
• Працівників або підрядників у штаті
• Іншу діяльність у штаті, яка створює податковий зв'язок

Економічний nexus зазвичай виникає тоді, коли обсяг продажів, що підлягають оподаткуванню або валовий дохід у штаті, перевищує поріг. Залежно від штату, розрахунок може включати:

• Лише роздрібні продажі
• Валові продажі
• Оподатковувані та неоподатковувані продажі
• Продажі через marketplace
• Кількість транзакцій

Оскільки визначення порогів відрізняються, точність звітних даних має вирішальне значення. Вам потрібні звіти про продажі за місцем призначення, а не лише загальні показники доходу.

Реєстрація, збір, подання звітності та перерахування коштів

Коли nexus виникає, дотримання вимог зазвичай включає чотири окремі кроки.

1. Зареєструйтеся

Перед початком збору податку зареєструйтеся для отримання дозволу на податок з продажів у відповідному штаті. Деякі штати вимагають окремої реєстрації для податку з продажів, use tax або пов'язаних бізнес-податків.

2. Збирайте податок

Налаштуйте систему оформлення замовлення так, щоб вона нараховувала правильну ставку залежно від місця покупця та оподатковуваності товару. У багатьох штатах ставка може включати податки штату, округу, міста або спеціальних округів.

3. Подайте звітність

Більшість штатів вимагають періодичне подання декларацій з податку з продажів, навіть якщо у певний період у вас було небагато оподатковуваних продажів. Періодичність подання може бути щомісячною, щоквартальною або щорічною залежно від штату та вашої історії подання.

4. Перераховуйте кошти

Зібраний податок слід перераховувати вчасно та в повному обсязі. Оскільки ці кошти збираються з клієнтів, їх слід вважати довірчими коштами, а не обіговим капіталом.

Поширені помилки у податку з продажів для eCommerce

Багато онлайн-продавців стикаються з одними й тими самими помилками, яких можна уникнути.

• Занадто пізня реєстрація після досягнення порогу
• Припущення, що marketplace вирішує всі податкові зобов'язання
• Використання логіки origin-based для податкової системи destination-based
• Невідстеження неоподатковуваних продажів і сертифікатів перепродажу
• Нарахування податку на неоподатковувані товари
• Пропуск місцевих ставок податку або спеціальних district taxes
• Несвоєчасне подання декларацій, бо за період не було податку до сплати
• Забуття про те, що інвентар, розміщений на складі фулфілмент-центру, може створити фізичний nexus
• Невідновлення налаштувань податку після виходу в нові штати або додавання нових продуктів

Ці помилки часто накопичуються. Невелика проблема з налаштуваннями в одному штаті може перерости в backlog подання звітності в кількох юрисдикціях.

Найкращі практики дотримання вимог

Найкращі системи роботи з податком з продажів вбудовані в щоденні операції.

• Перевіряйте nexus щомісяця або щокварталу, а не раз на рік
• Відстежуйте продажі за штатом призначення, а не лише за адресою виставлення рахунку
• Ведіть облік податкового статусу продуктів
• Тримайте сертифікати звільнення від оподаткування впорядкованими та доступними
• Звіряйте звіти marketplace з вашою бухгалтерською системою
• Відстежуйте зміни порогів і податкових правил у штатах
• Переглядайте дотримання вимог після запусків, змін у складській логістиці або появи нових каналів продажів
• Документуйте, хто відповідає за реєстрацію, подання звітності та адміністрування податкового ПЗ

Якщо ваш бізнес швидко зростає, податок з продажів має бути частиною плану розширення. Набагато простіше налаштувати правильний процес на початку, ніж виправляти прогалину в дотриманні вимог пізніше.

Коли звертатися по професійну допомогу

Варто розглянути зовнішню підтримку, якщо:

• Ви продаєте у кілька штатів
• Ви не впевнені, де виник nexus
• Ви використовуєте фулфілмент-центри або сторонніх логістичних провайдерів
• Ви продаєте змішані фізичні, цифрові та сервісні продукти
• Ваші продажі через marketplace і прямі канали перемішані
• Ви вже перевищили пороги і вам потрібно надолужити подання звітності

Правила податку з продажів є технічними та залежать від штату. Практичний процес дотримання вимог зазвичай потребує поєднання якісного обліку, правильного програмного забезпечення та професійної підтримки там, де це потрібно.

Як Zenind вписується в цю картину

Zenind допомагає засновникам створити правильну юридичну основу для бізнесу в США. Якщо ви запускаєте або масштабуєте eCommerce-компанію, раннє впорядкування структури юридичної особи, установчих документів і поточного дотримання вимог може спростити подальше управління операціями.

Для онлайн-продавців така основа має значення. Чітке оформлення бізнесу та впорядковані процеси комплаєнсу полегшують реєстрацію там, де це потрібно, розмежування бізнес-активності та особистих фінансів, а також підготовку до зростання в кількох штатах.

Часті запитання

Чи кожен штат вимагає реєстрацію для податку з продажів?

Ні. Але багато штатів вимагають, щоб віддалені продавці зареєструвалися після досягнення порогу економічного nexus або встановлення фізичного nexus у цьому штаті.

Чи враховуються продажі через marketplace у nexus?

Іноді. Деякі штати враховують продажі через marketplace при визначенні порогу, тоді як інші виключають їх або обробляють інакше. Перевіряйте правила штату, перш ніж припускати, що marketplace бере все на себе.

Чи потрібно мені збирати податок з продажів, якщо я продаю лише через власний вебсайт?

Можливо. Якщо ваші продажі в певний штат перевищують його поріг, вам може знадобитися зареєструватися та почати збір податку навіть без фізичної присутності там.

Що, якщо я продаю цифрові продукти або програмне забезпечення?

Оподатковуваність залежить від штату та продукту. Деякі штати оподатковують окремі цифрові товари або підписки на програмне забезпечення, а інші - ні.

Чи податок з продажів є тим самим, що й use tax?

Вони пов'язані, але не ідентичні. Податок з продажів зазвичай збирає продавець під час продажу. Use tax зазвичай сплачує покупець, коли податок з продажів не був стягнутий.

Підсумок

dотримання вимог щодо податку з продажів в eCommerce не є опцією, але це цілком керовано за наявності правильної системи. Зрозумійте, де у вашого бізнесу виникає nexus, знайте, які товари оподатковуються, перевіряйте, чи збирає marketplace податок від вашого імені, і побудуйте повторюваний процес реєстрації, збирання, подання звітності та перерахування коштів.

Продавці, які дотримуються вимог, зазвичай не мають найпростіших бізнесів. Вони мають найчіткіший процес.