Συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων στο eCommerce: Ένας πρακτικός οδηγός για remote sellers

Η λειτουργία ενός online store είναι πιο εύκολη από ποτέ, αλλά η συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων όχι.
Ο φόρος πωλήσεων συνήθως εισπράττεται από τον αγοραστή στις περισσότερες πολιτείες, διακρατείται σε θεματοφυλακή από τον πωλητή και αποδίδεται σύμφωνα με πρόγραμμα υποβολής δηλώσεων ανά πολιτεία. Για τις επιχειρήσεις eCommerce, η πρόκληση δεν είναι ο ίδιος ο φόρος, αλλά το να γνωρίζουν πού υποχρεούνται να τον εισπράττουν, τι πρέπει να χρεώνουν και πότε πρέπει να εγγράφονται.

Από την απόφαση Wayfair του Ανωτάτου Δικαστηρίου των Η.Π.Α. το 2018, πολλές πολιτείες μπορούν να απαιτούν από remote sellers να εισπράττουν φόρο πωλήσεων ακόμη και χωρίς φυσική παρουσία. Αυτή η αλλαγή κατέστησε τη συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων βασικό λειτουργικό ζήτημα για εταιρείες eCommerce, marketplaces και πολυκαναλικούς πωλητές.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργεί ο φόρος πωλήσεων στο eCommerce, πώς να προσδιορίσετε το nexus, τι καθιστά μια πώληση φορολογητέα και ποια βήματα χρειάζονται για να παραμένετε συμμορφωμένοι καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται.

Τι είναι ο φόρος πωλήσεων

Ο φόρος πωλήσεων είναι γενικά ένας φόρος κατανάλωσης με βάση τον προορισμό. Με απλά λόγια, ο πελάτης οφείλει τον φόρο, αλλά ο πωλητής είναι υπεύθυνος να τον εισπράττει και να τον αποδίδει όταν η συναλλαγή είναι φορολογητέα στην πολιτεία προορισμού.

Για τους πωλητές eCommerce, αυτό σημαίνει ότι η συμμόρφωση δεν εξαρτάται μόνο από το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας. Μπορεί να οφείλετε φόρο σε πολιτείες όπου δεν έχετε γραφείο, αποθήκη ή εργαζομένους, εάν η εμπορική σας δραστηριότητα ενεργοποιεί οικονομικό nexus.

Οικονομικό nexus μετά το Wayfair

Πριν από το Wayfair, πολλές πολιτείες μπορούσαν να απαιτούν είσπραξη φόρου πωλήσεων μόνο όταν ένας πωλητής είχε φυσική παρουσία στην πολιτεία. Η απόφαση Wayfair το άλλαξε αυτό. Σήμερα, οι πολιτείες μπορούν να επιβάλλουν υποχρεώσεις είσπραξης σε remote sellers που πληρούν οικονομικά όρια, ακόμη και αν δραστηριοποιούνται αποκλειστικά online.

Παρότι οι λεπτομέρειες διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία, οι περισσότεροι κανόνες οικονομικού nexus βασίζονται σε ένα ή και στα δύο από τα παρακάτω:

• Όρια πωλήσεων βάσει ποσού
• Όρια βάσει αριθμού συναλλαγών

Ορισμένες πολιτείες χρησιμοποιούν πωλήσεις Ή συναλλαγές. Άλλες χρησιμοποιούν πωλήσεις ΚΑΙ συναλλαγές. Μερικές πολιτείες χρησιμοποιούν μόνο ακαθάριστες πωλήσεις. Επειδή οι κανόνες διαφέρουν, οι πωλητές θα πρέπει να εξετάζουν κάθε πολιτεία ξεχωριστά και όχι να υποθέτουν ένα ενιαίο εθνικό πρότυπο.

Ένα πρακτικό συμπέρασμα: όταν το online store σας αρχίζει να πουλά σε πολλές πολιτείες, χρειάζεστε μια επαναλήψιμη διαδικασία για την παρακολούθηση των πωλήσεων ανά προορισμό, όχι μόνο των συνολικών εσόδων.

Ποιες πωλήσεις eCommerce είναι φορολογητέες;

Δεν φορολογούνται όλες οι πωλήσεις με τον ίδιο τρόπο. Το αν πρέπει να εισπράττετε φόρο πωλήσεων συχνά εξαρτάται από τρεις παράγοντες:

• Αν έχετε nexus στην πολιτεία
• Αν το προϊόν ή η υπηρεσία είναι φορολογητέα εκεί
• Αν ισχύει κάποια απαλλαγή

Συνήθεις φορολογητέες κατηγορίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ενσώματα προσωπικά αγαθά
• Ορισμένα ψηφιακά προϊόντα
• Συγκεκριμένο λογισμικό και SaaS σε ορισμένες πολιτείες
• Μεταφορικά ή χρεώσεις χειρισμού σε ορισμένες δικαιοδοσίες, ανάλογα με τον τρόπο διαμόρφωσης της χρέωσης

Συνήθη μη φορολογητέα ή διαφορετικά αντιμετωπιζόμενα είδη μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ορισμένες υπηρεσίες
• Τρόφιμα ή είδη παντοπωλείου σε ορισμένες πολιτείες
• Ρούχα ή είδη πρώτης ανάγκης σε πολιτείες με ειδικούς κανόνες
• Απαλλασσόμενες συναλλαγές μεταπώλησης
• Αγορές από επιλέξιμους μη κερδοσκοπικούς ή κυβερνητικούς αγοραστές

Το βασικό σημείο είναι ότι το «φορολογητέο» δεν είναι παντού το ίδιο. Ένα προϊόν μπορεί να είναι φορολογητέο σε μία πολιτεία και απαλλασσόμενο σε άλλη. Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση eCommerce, οι πίνακες φορολογησιμότητας προϊόντων συχνά κάνουν τη διαφορά ανάμεσα σε καθαρή συμμόρφωση και σε αποφεύξιμα λάθη.

Remote sellers έναντι marketplace sellers

Πολλές επιχειρήσεις eCommerce πωλούν μέσω περισσότερων από ενός καναλιών. Ένα direct-to-consumer store, ένας Amazon storefront, ένας λογαριασμός στο Walmart Marketplace, ένα Etsy shop ή παρόμοια πλατφόρμα μπορεί να δημιουργεί διαφορετικές υποχρεώσεις συμμόρφωσης.

Direct-to-consumer remote sellers

Αν πουλάτε μέσω του δικού σας website ή app, συνήθως είστε υπεύθυνοι να προσδιορίζετε πού έχετε nexus, να εγγράφεστε σε αυτές τις πολιτείες, να εισπράττετε τον σωστό φόρο, να υποβάλλετε δηλώσεις και να αποδίδετε τις πληρωμές.

Marketplace sellers

Αν πουλάτε μέσω μιας πλατφόρμας marketplace facilitator, η πλατφόρμα μπορεί να εισπράττει και να αποδίδει τον φόρο πωλήσεων για λογαριασμό σας για συναλλαγές που πραγματοποιούνται μέσω της πλατφόρμας της. Αυτό μπορεί να μειώσει το βάρος σας, αλλά δεν το εξαλείφει.

Πρέπει ακόμη να επιβεβαιώσετε:

• Αν η πλατφόρμα πληροί τον ορισμό του marketplace facilitator σύμφωνα με τον νόμο κάθε πολιτείας
• Αν η πλατφόρμα εισπράττει φόρο για όλες τις φορολογητέες πωλήσεις
• Αν οι πωλήσεις εκτός marketplace εξακολουθούν να δημιουργούν δικές σας υποχρεώσεις υποβολής δηλώσεων
• Αν οι πωλήσεις μέσω marketplace υπολογίζονται στο οικονομικό σας threshold σε εκείνη την πολιτεία

Ποτέ μην υποθέτετε ότι μια πλατφόρμα αναλαμβάνει τα πάντα. Ορισμένες πλατφόρμες εισπράττουν φόρο μόνο σε ορισμένες πολιτείες ή μόνο για συναλλαγές που πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις.

Πώς να προσδιορίσετε πού οφείλετε φόρο πωλήσεων

Μια αξιόπιστη διαδικασία φόρου πωλήσεων ξεκινά με μια εξέταση πολιτείας προς πολιτεία. Η βασική ροή εργασίας είναι απλή:

1. Προσδιορίστε πού έχετε φυσικό nexus
2. Παρακολουθήστε τις πωλήσεις σε κάθε πολιτεία
3. Συγκρίνετε αυτές τις πωλήσεις με το οικονομικό όριο nexus της πολιτείας
4. Επιβεβαιώστε αν τα προϊόντα σας είναι φορολογητέα σε αυτήν την πολιτεία
5. Εγγραφείτε πριν αρχίσετε να εισπράττετε φόρο όπου απαιτείται
6. Διαμορφώστε σωστά το checkout, την τιμολόγηση και τα λογιστικά σας εργαλεία
7. Υποβάλετε δηλώσεις και αποδώστε εμπρόθεσμα

Φυσικό nexus μπορεί να προκύψει από:

• Γραφείο
• Αποθήκη ή χώρο αποθήκευσης
• Απόθεμα σε κέντρο fulfillment
• Εργαζομένους ή συνεργάτες στην πολιτεία
• Άλλη επιχειρηματική δραστηριότητα εντός της πολιτείας που δημιουργεί φορολογική σύνδεση

Το οικονομικό nexus συνήθως προκύπτει όταν οι πωλήσεις φορολογητέων ή ακαθάριστων εσόδων σε μια πολιτεία υπερβούν το όριό της. Ανάλογα με την πολιτεία, ο υπολογισμός μπορεί να περιλαμβάνει:

• Μόνο λιανικές πωλήσεις
• Ακαθάριστες πωλήσεις
• Φορολογητέες και απαλλασσόμενες πωλήσεις
• Πωλήσεις μέσω marketplace
• Αριθμούς συναλλαγών

Επειδή οι ορισμοί των ορίων διαφέρουν, τα ακριβή δεδομένα αναφορών έχουν σημασία. Χρειάζεστε αναφορές πωλήσεων βάσει προορισμού, όχι μόνο συγκεντρωτικά έσοδα.

Εγγραφή, είσπραξη, υποβολή και απόδοση

Μόλις ενεργοποιηθεί το nexus, η συμμόρφωση συνήθως περιλαμβάνει τέσσερα ξεχωριστά βήματα.

1. Εγγραφή

Πριν εισπράξετε φόρο, εγγραφείτε για άδεια φόρου πωλήσεων στην αντίστοιχη πολιτεία. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν ξεχωριστές εγγραφές για φόρο πωλήσεων, φόρο χρήσης ή συναφείς επιχειρηματικούς φόρους.

2. Είσπραξη

Ρυθμίστε το checkout σύστημά σας ώστε να χρεώνει τον σωστό συντελεστή με βάση την τοποθεσία του αγοραστή και τη φορολογησιμότητα του προϊόντος. Για πολλές πολιτείες, οι συντελεστές μπορεί να περιλαμβάνουν κρατικούς, κομητειακούς, δημοτικούς ή ειδικών περιοχών φόρους.

3. Υποβολή

Οι περισσότερες πολιτείες απαιτούν περιοδικές δηλώσεις φόρου πωλήσεων, ακόμη και αν οι φορολογητέες πωλήσεις σας είναι χαμηλές για μια δεδομένη περίοδο. Η συχνότητα υποβολής μπορεί να είναι μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια, ανάλογα με την πολιτεία και το ιστορικό υποβολών σας.

4. Απόδοση

Ο φόρος που εισπράττεται πρέπει να αποδίδεται έγκαιρα και πλήρως. Επειδή τα χρήματα εισπράττονται από πελάτες, θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως χρήματα θεματοφυλακής και όχι ως κεφάλαιο κίνησης.

Συνηθισμένα λάθη στον φόρο πωλήσεων eCommerce

Πολλοί online sellers αντιμετωπίζουν τα ίδια αποφεύξιμα προβλήματα.

• Καθυστερούν να εγγραφούν μετά την υπέρβαση ενός threshold
• Υποθέτουν ότι μια marketplace πλατφόρμα καλύπτει όλες τις φορολογικές υποχρεώσεις
• Χρησιμοποιούν λογική origin-based σε ένα σύστημα φόρου με βάση τον προορισμό
• Δεν παρακολουθούν απαλλασσόμενες πωλήσεις και πιστοποιητικά μεταπώλησης
• Χρεώνουν φόρο σε μη φορολογητέα είδη
• Παραλείπουν τοπικούς συντελεστές φόρου ή ειδικούς district φόρους
• Υποβάλλουν δηλώσεις καθυστερημένα επειδή δεν οφειλόταν φόρος για την περίοδο
• Ξεχνούν ότι το απόθεμα που αποθηκεύεται σε κέντρο fulfillment μπορεί να δημιουργήσει φυσικό nexus
• Δεν ενημερώνουν τις ρυθμίσεις φόρου όταν εισέρχονται σε νέες πολιτείες ή προσθέτουν νέα προϊόντα

Αυτά τα λάθη συχνά συσσωρεύονται. Ένα μικρό πρόβλημα ρύθμισης σε μία πολιτεία μπορεί να εξελιχθεί σε καθυστέρηση δηλώσεων σε πολλές δικαιοδοσίες.

Καλές πρακτικές για συμμόρφωση

Τα καλύτερα προγράμματα φόρου πωλήσεων ενσωματώνονται στις καθημερινές λειτουργίες.

• Ελέγχετε το nexus μηνιαία ή τριμηνιαία, όχι μία φορά τον χρόνο
• Παρακολουθείτε τις πωλήσεις ανά πολιτεία προορισμού, όχι μόνο ανά διεύθυνση χρέωσης
• Διατηρείτε αρχεία φορολογησιμότητας προϊόντων
• Φυλάσσετε τα πιστοποιητικά απαλλαγής οργανωμένα και εύκολα προσβάσιμα
• Συμφωνείτε τις αναφορές marketplace με το λογιστικό σας σύστημα
• Παρακολουθείτε αλλαγές στα thresholds και στους φορολογικούς κανόνες κάθε πολιτείας
• Επανεξετάζετε τη συμμόρφωση μετά από λανσαρίσματα, αλλαγές σε αποθήκες ή νέους κανάλια πωλήσεων
• Καταγράφετε ποιος είναι υπεύθυνος για την εγγραφή, την υποβολή δηλώσεων και τη διαχείριση του tax software

Αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται γρήγορα, ο φόρος πωλήσεων πρέπει να αποτελεί μέρος του πλάνου επέκτασής σας. Είναι πολύ ευκολότερο να στηθεί σωστά η διαδικασία από την αρχή παρά να διορθωθεί ένα κενό συμμόρφωσης αργότερα.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Θα πρέπει να εξετάσετε εξωτερική υποστήριξη αν:

• Πουλάτε σε πολλές πολιτείες
• Δεν είστε βέβαιοι πού έχει ενεργοποιηθεί το nexus
• Χρησιμοποιείτε κέντρα fulfillment ή τρίτους παρόχους logistics
• Πουλάτε συνδυασμό φυσικών, ψηφιακών και service-based προϊόντων
• Οι πωλήσεις σας μέσω marketplace και direct channel είναι αναμεμειγμένες
• Έχετε ήδη υπερβεί thresholds και χρειάζεστε να καλύψετε καθυστερημένες δηλώσεις

Οι κανόνες φόρου πωλήσεων είναι τεχνικοί και εξαρτώνται από την πολιτεία. Μια πρακτική διαδικασία συμμόρφωσης συνήθως απαιτεί συνδυασμό καλών αρχείων, του σωστού λογισμικού και επαγγελματικής καθοδήγησης όπου χρειάζεται.

Πώς εντάσσεται το Zenind στο πλαίσιο

Το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να χτίσουν τη σωστή νομική βάση για μια επιχείρηση στις Η.Π.Α. Αν ξεκινάτε ή επεκτείνετε μια εταιρεία eCommerce, η έγκαιρη οργάνωση της δομής της οντότητας, των εγγράφων σύστασης και της συνεχιζόμενης συμμόρφωσης μπορεί να κάνει πιο εύκολη τη διαχείριση των υπόλοιπων λειτουργιών σας.

Για τους online sellers, αυτή η βάση έχει σημασία. Η καθαρή σύσταση της επιχείρησης και οι οργανωμένες ροές συμμόρφωσης διευκολύνουν την εγγραφή όπου χρειάζεται, τον διαχωρισμό της επιχειρηματικής δραστηριότητας από τα προσωπικά οικονομικά και την προετοιμασία για πολυπολιτειακή ανάπτυξη.

Συχνές ερωτήσεις

Κάθε πολιτεία απαιτεί εγγραφή για φόρο πωλήσεων;

Όχι. Όμως πολλές πολιτείες απαιτούν από remote sellers να εγγράφονται μόλις υπερβούν το οικονομικό threshold nexus της συγκεκριμένης πολιτείας ή αποκτήσουν φυσικό nexus εκεί.

Υπολογίζονται οι πωλήσεις μέσω marketplace στο nexus;

Μερικές φορές. Ορισμένες πολιτείες υπολογίζουν τις πωλήσεις marketplace στο threshold, ενώ άλλες τις εξαιρούν ή τις αντιμετωπίζουν διαφορετικά. Εξετάστε τους κανόνες της πολιτείας πριν υποθέσετε ότι η πλατφόρμα τα αναλαμβάνει όλα.

Πρέπει να εισπράττω φόρο πωλήσεων αν πουλάω μόνο από το website μου;

Πιθανώς. Αν οι πωλήσεις σας σε μια πολιτεία υπερβούν το threshold της, μπορεί να χρειαστεί να εγγραφείτε και να εισπράττετε φόρο ακόμη και αν δεν έχετε φυσική παρουσία εκεί.

Τι γίνεται αν πουλάω ψηφιακά προϊόντα ή λογισμικό;

Η φορολογησιμότητα εξαρτάται από την πολιτεία και το προϊόν. Ορισμένες πολιτείες φορολογούν συγκεκριμένα ψηφιακά αγαθά ή συνδρομές λογισμικού, ενώ άλλες όχι.

Είναι ο φόρος πωλήσεων το ίδιο με τον φόρο χρήσης;

Σχετίζονται, αλλά δεν είναι ταυτόσημοι. Ο φόρος πωλήσεων συνήθως εισπράττεται από τον πωλητή κατά την πώληση. Ο φόρος χρήσης οφείλεται συνήθως από τον αγοραστή όταν δεν εισπράχθηκε φόρος πωλήσεων.

Τελικές σκέψεις

aΗ συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων στο eCommerce δεν είναι προαιρετική, αλλά είναι διαχειρίσιμη με το σωστό σύστημα. Κατανοήστε πού η επιχείρησή σας έχει nexus, ξέρετε ποια προϊόντα είναι φορολογητέα, επιβεβαιώστε αν ένα marketplace εισπράττει για λογαριασμό σας και δημιουργήστε μια επαναλήψιμη διαδικασία για εγγραφή, είσπραξη, υποβολή και απόδοση.

Οι πωλητές που παραμένουν συμμορφωμένοι συνήθως δεν είναι εκείνοι με τις απλούστερες επιχειρήσεις. Είναι εκείνοι με τη σαφέστερη διαδικασία.