eCommerce-myyntiveron noudattaminen: käytännön opas etämyyjille

Verkkokaupan pyörittäminen on helpompaa kuin koskaan, mutta myyntiveron noudattaminen ei ole.
Myyntivero kerätään ostajalta useimmissa osavaltioissa, pidetään myyjän hallussa erillään varoista ja tilitetään osavaltiokohtaisen ilmoitus- ja maksuaikataulun mukaisesti. eCommerce-yrityksille haaste ei ole itse vero, vaan sen ymmärtäminen, missä veroa on kerättävä, mitä on perittävä ja milloin rekisteröityminen on pakollista.

Yhdysvaltain korkeimman oikeuden vuonna 2018 antaman Wayfair-ratkaisun jälkeen monet osavaltiot voivat velvoittaa etämyyjät keräämään myyntiveroa myös ilman fyysistä läsnäoloa. Tämä muutos teki myyntiveron noudattamisesta keskeisen operatiivisen kysymyksen eCommerce-yrityksille, markkinapaikoille ja usean kanavan myyjille.

Tässä oppaassa selitetään, miten eCommerce-myyntivero toimii, miten nexus määritetään, mitkä myynnit ovat veronalaisia ja mitä vaiheita tarvitaan noudattamisen varmistamiseksi yrityksen kasvaessa.

Mikä myyntivero on

Myyntivero on yleensä määränpääperusteinen kulutusvero. Käytännössä vero kuuluu asiakkaalle, mutta myyjä vastaa sen keräämisestä ja tilittämisestä, kun liiketoimi on määränpääosavaltiossa veronalainen.

Verkkokauppiaille tämä tarkoittaa, että noudattaminen ei riipu vain siitä, missä yrityksesi sijaitsee. Voit olla verovelvollinen myös osavaltioissa, joissa sinulla ei ole toimistoa, varastoa tai työntekijöitä, jos myyntitoimintasi laukaisee taloudellisen nexus-yhteyden.

Taloudellinen nexus Wayfairin jälkeen

Ennen Wayfair-ratkaisua monet osavaltiot saattoivat vaatia myyntiveron keräämistä vain, jos myyjällä oli osavaltiossa fyysinen läsnäolo. Wayfair muutti tämän. Nykyisin osavaltiot voivat asettaa keräysvelvoitteen etämyyjille, jotka ylittävät taloudelliset raja-arvot, vaikka toiminta olisi täysin verkossa.

Vaikka yksityiskohdat vaihtelevat osavaltioittain, useimmat taloudellisen nexus-yhteyden säännöt perustuvat yhteen tai molempiin seuraavista:

• Euromääräisiin myyntirajoihin
• Transaktiomäärän rajoihin

Jotkin osavaltiot käyttävät ehtoa myynti TAI transaktiot. Toiset käyttävät myynti JA transaktiot. Muutamat osavaltiot käyttävät vain bruttomyyntiä. Koska säännöt vaihtelevat, myyjien kannattaa tarkistaa jokainen osavaltio erikseen sen sijaan, että olettaisivat yhden valtakunnallisen standardin.

Käytännön johtopäätös: kun verkkokauppasi alkaa myydä useisiin osavaltioihin, tarvitset toistettavan prosessin myynnin seuraamiseen määränpään mukaan, ei vain kokonaisliikevaihdon perusteella.

Mitkä eCommerce-myyynnit ovat veronalaisia?

Kaikki myynnit eivät ole verotuksellisesti samanlaisia. Se, onko myyntivero kerättävä, riippuu usein kolmesta tekijästä:

• Onko sinulla nexus kyseisessä osavaltiossa
• Onko tuote tai palvelu siellä veronalainen
• Sovelletaanko vapautusta

Yleisiä veronalaisia kategorioita voivat olla:

• Aineellinen irtain omaisuus
• Jotkin digitaaliset tuotteet
• Tietyt ohjelmistot ja SaaS-tuotteet joissakin osavaltioissa
• Toimitus- tai käsittelykulut joillakin alueilla, riippuen siitä, miten maksu on rakennettu

Yleisiä verottomia tai muuten eri tavoin käsiteltäviä eriä voivat olla:

• Jotkin palvelut
• Ruoka tai elintarvikkeet tietyissä osavaltioissa
• Vaatetus tai välttämättömyystarvikkeet osavaltioissa, joissa on erityissääntöjä
• Vapautetut jälleenmyyntitapahtumat
• Ostoja, jotka tekevät kelpoiset voittoa tavoittelemattomat tai julkiset ostajat

Tärkeä pointti on, että "veronalainen" ei ole yleispätevä käsite. Sama tuote voi olla veronalainen yhdessä osavaltiossa ja vapautettu toisessa. Kasvavalle eCommerce-yritykselle tuotekohtaisten verotettavuusmatriisien ylläpito ratkaisee usein eron siistin noudattamisen ja vältettävissä olevien virheiden välillä.

Suorat myyjät vs. markkinapaikkamyyjät

Monet eCommerce-yritykset myyvät usean kanavan kautta. Oma verkkokauppa, Amazon-myymälä, Walmart Marketplace -tili, Etsy-kauppa tai vastaava alusta voivat kaikki luoda erilaisia noudattamisvastuita.

Suorat etämyyjät

Jos myyt oman verkkosivustosi tai sovelluksesi kautta, sinun vastuullasi on yleensä määrittää, missä osavaltioissa sinulla on nexus, rekisteröityä niissä, periä oikea vero, antaa ilmoitukset ja tilittää maksut.

Markkinapaikkamyyjät

Jos myyt marketplace facilitator -alustan kautta, markkinapaikka voi kerätä ja tilittää myyntiveron puolestasi sen alustan kautta käsitellyistä liiketoimista. Tämä voi keventää taakkaasi, mutta ei poista sitä.

Sinun on silti varmistettava:

• Täyttääkö alusta marketplace facilitator -määritelmän kunkin osavaltion lain mukaan
• Kerääkö välittäjä veron kaikista veronalaisista myynneistä
• Luovatko markkinapaikan ulkopuolella tehdyt myynnit omia ilmoitusvelvoitteitasi
• Lasketaanko markkinapaikkamyynnit mukaan taloudellisen nexus-yhteyden raja-arvoihin kyseisessä osavaltiossa

Älä koskaan oleta, että alusta hoitaa kaiken. Jotkin alustat keräävät veroa vain tietyissä osavaltioissa tai vain tietyt ehdot täyttävistä transaktioista.

Miten määrität, missä olet myyntiverovelvollinen

Luotettava myyntiveroprosessi alkaa osavaltioittaisella tarkastelulla. Perusprosessi on suoraviivainen:

1. Määritä, missä sinulla on fyysinen nexus
2. Seuraa myyntiä kuhunkin osavaltioon
3. Vertaa myyntiä osavaltion taloudellisen nexus-yhteyden raja-arvoihin
4. Varmista, ovatko tuotteesi veronalaisia kyseisessä osavaltiossa
5. Rekisteröidy ennen kuin alat kerätä veroa siellä, missä se on pakollista
6. Määritä kassasi, laskutuksen ja kirjanpidon työkalut oikein
7. Anna ilmoitukset ja tilitä ajallaan

Fyysinen nexus voi syntyä esimerkiksi seuraavista:

• Toimisto
• Varasto tai säilytystila
• Varasto fulfillment centerissä
• Työntekijät tai sopimusyrittäjät osavaltiossa
• Muu osavaltiossa tapahtuva liiketoiminta, joka luo veroyhteyden

Taloudellinen nexus syntyy yleensä siitä, että myynti tai bruttotulo tiettyyn osavaltioon ylittää sen raja-arvon. Osavaltiosta riippuen laskenta voi sisältää:

• Vain vähittäismyynnin
• Bruttomyynnin
• Veronalaiset ja verottomat myynnit
• Markkinapaikkamyynnit
• Transaktiomäärät

Koska raja-arvojen määritelmät vaihtelevat, tarkka raportointidata on tärkeää. Tarvitset määränpään mukaan jaotellut myyntiraportit, et pelkästään kokonaisliikevaihdon.

Rekisteröinti, kerääminen, ilmoittaminen ja tilittäminen

Kun nexus syntyy, noudattaminen sisältää yleensä neljä erillistä vaihetta.

1. Rekisteröidy

Ennen kuin alat kerätä veroa, rekisteröidy myyntiverolupaa varten asianomaisessa osavaltiossa. Joissakin osavaltioissa vaaditaan erilliset rekisteröinnit myyntiverolle, käyttöverolle tai muille liiketoimintaveroille.

2. Kerää

Määritä kassajärjestelmäsi niin, että se perii oikean verokannan ostajan sijainnin ja tuotteen verotettavuuden perusteella. Monissa osavaltioissa verokanta voi sisältää osavaltion, piirikunnan, kaupungin tai erityisalueen veroja.

3. Anna ilmoitus

Useimmat osavaltiot edellyttävät säännöllisiä myyntiveroilmoituksia, vaikka verollinen myyntisi olisi kyseisellä jaksolla vähäistä. Ilmoitustiheys voi olla kuukausittainen, neljännesvuosittainen tai vuosittainen osavaltiosta ja ilmoitushistoriastasi riippuen.

4. Tilitä

Kerätty vero on tilitettävä ajallaan ja täysimääräisesti. Koska raha on kerätty asiakkailta, sitä tulisi käsitellä luottovaroina, ei käyttöpääomana.

Yleiset eCommerce-myyntiveron virheet

Monet verkkokauppiaat tekevät samoja vältettävissä olevia virheitä.

• Rekisteröitymisen viivyttäminen liian pitkään rajan ylittämisen jälkeen
• Olettaminen, että marketplace hoitaa kaikki verovelvoitteet
• Origin-pohjaisen logiikan käyttäminen määränpääperusteisessa verojärjestelmässä
• Vapautettujen myyntien ja jälleenmyyntitodistusten seurannan laiminlyönti
• Veron periminen verottomista tuotteista
• Paikallisten verokantojen tai erityisalueverojen unohtaminen
• Ilmoitusten myöhästyminen, koska kyseisellä jaksolla ei ollut veroa maksettavana
• Unohtaminen, että fulfillment centeriin sijoitettu varasto voi luoda fyysisen nexus-yhteyden
• Verotuksen asetusten päivittämättä jättäminen, kun siirryt uusiin osavaltioihin tai lisäät uusia tuotteita

Nämä virheet kasaantuvat usein. Yksi pieni määritysvirhe yhdessä osavaltiossa voi muuttua ilmoitusvelaksi useissa osavaltioissa.

Parhaat käytännöt noudattamiseen

Parhaat myyntiveroprosessit rakennetaan osaksi päivittäistä toimintaa.

• Tarkista nexus kuukausittain tai neljännesvuosittain, ei vain kerran vuodessa
• Seuraa myyntiä määränpääosavaltion mukaan, ei vain laskutusosoitteen perusteella
• Ylläpidä tuotekohtaiset verotettavuustiedot
• Pidä vapautustodistukset järjestyksessä ja helposti saatavilla
• Täsmäytä markkinapaikkaraportit kirjanpitojärjestelmäsi kanssa
• Seuraa muutoksia osavaltioiden raja-arvoissa ja verosäännöissä
• Palaa noudattamiseen liittyviin käytäntöihin lanseerauksen, varastointimuutosten tai uusien myyntikanavien jälkeen
• Dokumentoi, kuka vastaa rekisteröinnistä, ilmoittamisesta ja verosoftan hallinnasta

Jos yrityksesi kasvaa nopeasti, myyntivero kannattaa huomioida osana kasvusuunnitelmaa. Oikean prosessin rakentaminen ajoissa on paljon helpompaa kuin noudattamisaukkojen korjaaminen myöhemmin.

Milloin kannattaa pyytää ammattilaisten apua

Ulkopuolista tukea kannattaa harkita, jos:

• Myyt useisiin osavaltioihin
• Et ole varma, missä nexus on syntynyt
• Käytät fulfillment center -palveluita tai kolmansien osapuolten logistiikkatoimijoita
• Myyt sekä fyysisiä, digitaalisia että palvelupohjaisia tuotteita
• Marketplace- ja suoramyyntisi ovat sekoittuneet
• Olet jo ylittänyt raja-arvot ja sinun täytyy korjata puuttuvat ilmoitukset

Myyntiverosäännöt ovat teknisiä ja osavaltiokohtaisia. Käytännöllinen noudattamisprosessi vaatii yleensä hyvää kirjanpitoa, oikeaa ohjelmistoa ja tarvittaessa ammattilaisen ohjausta.

Miten Zenind liittyy tähän

Zenind auttaa perustajia rakentamaan oikean oikeudellisen pohjan yhdysvaltalaiselle yritykselle. Jos olet käynnistämässä tai kasvattamassa eCommerce-yritystä, oikean yhtiörakenteen, perustamisasiakirjojen ja jatkuvan noudattamisen järjestäminen varhaisessa vaiheessa voi helpottaa koko liiketoiminnan hallintaa.

Verkkokauppiaille tällä perustalla on merkitystä. Selkeä yrityksen perustaminen ja järjestelmälliset noudattamiskäytännöt helpottavat rekisteröitymistä tarvittaviin paikkoihin, liiketoiminnan ja henkilökohtaisten varojen erottamista sekä valmistautumista moniosavaltioiseen kasvuun.

Usein kysytyt kysymykset

Vaaditaanko myyntiverorekisteröinti kaikissa osavaltioissa?

Ei. Mutta monet osavaltiot vaativat etämyyjiltä rekisteröitymistä, kun heidän myyntinsä ylittää kyseisen osavaltion taloudellisen nexus-yhteyden raja-arvon tai kun fyysinen nexus syntyy.

Lasketaanko markkinapaikkamyynti mukaan nexus-laskentaan?

Joskus. Jotkin osavaltiot laskevat markkinapaikkamyynnit mukaan raja-arvoon, kun taas toiset sulkevat ne pois tai käsittelevät niitä eri tavalla. Tarkista osavaltion säännöt ennen kuin oletat, että markkinapaikka hoitaa kaiken.

Täytyykö minun kerätä myyntiveroa, jos myyn vain omasta verkkokaupastani?

Mahdollisesti. Jos myyntisi osavaltioon ylittävät kyseisen osavaltion raja-arvon, sinun on ehkä rekisteröidyttävä ja alettava kerätä veroa, vaikka sinulla ei olisi fyysistä läsnäoloa siellä.

Entä jos myyn digitaalisia tuotteita tai ohjelmistoja?

Verotettavuus riippuu osavaltiosta ja tuotteesta. Jotkin osavaltiot verottavat tiettyjä digitaalisia tuotteita tai ohjelmistotilauksia, kun taas toiset eivät.

Onko myyntivero sama asia kuin käyttötvero?

Ne liittyvät toisiinsa, mutta eivät ole samoja. Myyntiveron kerää myyjä yleensä myyntihetkellä. Käyttövero on tyypillisesti ostajan maksettava, jos myyntiveroa ei ole peritty.

Loppupäätelmät

eCommerce-myyntiveron noudattaminen ei ole vapaaehtoista, mutta se on hallittavissa oikealla järjestelmällä. Ymmärrä, missä yritykselläsi on nexus, tiedä mitkä tuotteet ovat veronalaisia, varmista, kerääkö marketplace veron puolestasi, ja rakenna toistettava prosessi rekisteröintiä, keräämistä, ilmoittamista ja tilittämistä varten.

Ne myyjät, jotka pysyvät vaatimusten mukaisina, eivät yleensä ole niitä, joilla on yksinkertaisin liiketoiminta. He ovat niitä, joilla on selkein prosessi.