Tuân thủ thuế bán hàng trong eCommerce: Hướng dẫn thực tế cho người bán từ xa

Vận hành một cửa hàng trực tuyến ngày nay dễ hơn bao giờ hết, nhưng tuân thủ thuế bán hàng thì không.
Thuế bán hàng thường được thu từ người mua tại đa số các bang, được người bán giữ hộ và nộp theo lịch kê khai riêng của từng bang. Đối với doanh nghiệp eCommerce, thách thức không nằm ở bản thân loại thuế này; điều quan trọng là biết bạn phải thu thuế ở đâu, phải tính thuế như thế nào và khi nào phải đăng ký.

Kể từ phán quyết Wayfair của Tòa án Tối cao Hoa Kỳ năm 2018, nhiều bang có thể yêu cầu người bán từ xa thu thuế bán hàng ngay cả khi không hiện diện vật lý. Sự thay đổi đó đã biến tuân thủ thuế bán hàng thành một vấn đề vận hành cốt lõi đối với các công ty eCommerce, người bán trên nền tảng trung gian và người bán đa kênh.

Hướng dẫn này giải thích cách thuế bán hàng trong eCommerce hoạt động, cách xác định nexus, điều gì làm cho một giao dịch chịu thuế và các bước để duy trì tuân thủ khi doanh nghiệp phát triển.

Thuế bán hàng là gì

Thuế bán hàng nhìn chung là một loại thuế tiêu dùng dựa trên điểm đến. Nói đơn giản, khách hàng là người phải chịu thuế, nhưng người bán có trách nhiệm thu và nộp thuế khi giao dịch đó chịu thuế tại bang nơi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao đến.

Đối với người bán eCommerce, điều đó có nghĩa là việc tuân thủ không chỉ phụ thuộc vào nơi doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở. Bạn có thể phải nộp thuế ở những bang nơi bạn không có văn phòng, kho hàng hoặc nhân viên, nếu hoạt động bán hàng của bạn tạo ra economic nexus.

Economic nexus sau Wayfair

Trước Wayfair, nhiều bang chỉ có thể yêu cầu thu thuế bán hàng khi người bán có hiện diện vật lý trong bang đó. Phán quyết Wayfair đã thay đổi điều này. Ngày nay, các bang có thể áp đặt nghĩa vụ thu hộ thuế lên người bán từ xa đáp ứng các ngưỡng kinh tế, ngay cả khi họ hoạt động hoàn toàn trực tuyến.

Mặc dù chi tiết khác nhau giữa các bang, phần lớn quy tắc economic nexus dựa trên một hoặc cả hai yếu tố sau:

• Ngưỡng doanh thu tính bằng tiền
• Ngưỡng số lượng giao dịch

Một số bang áp dụng doanh thu HOẶC số giao dịch. Một số bang khác áp dụng doanh thu VÀ số giao dịch. Vài bang chỉ dựa trên tổng doanh thu. Vì quy tắc khác nhau, người bán nên xem xét từng bang riêng lẻ thay vì cho rằng có một chuẩn chung trên toàn quốc.

Một kết luận thực tiễn: khi cửa hàng trực tuyến của bạn bắt đầu bán hàng vào nhiều bang, bạn cần một quy trình lặp lại để theo dõi doanh số theo điểm đến, chứ không chỉ doanh thu tổng.

Những giao dịch eCommerce nào chịu thuế?

Không phải mọi giao dịch đều bị đánh thuế giống nhau. Việc bạn có phải thu thuế bán hàng hay không thường phụ thuộc vào ba yếu tố:

• Bạn có nexus tại bang đó hay không
• Sản phẩm hoặc dịch vụ đó có chịu thuế tại bang đó hay không
• Có áp dụng miễn trừ nào hay không

Các nhóm thường chịu thuế có thể bao gồm:

• Tài sản hữu hình cá nhân
• Một số sản phẩm kỹ thuật số
• Một số phần mềm và sản phẩm SaaS ở một số bang
• Phí vận chuyển hoặc xử lý tại một số khu vực pháp lý, tùy theo cách khoản phí được cấu trúc

Các mặt hàng thường không chịu thuế hoặc được xử lý theo cách khác có thể bao gồm:

• Một số dịch vụ
• Thực phẩm hoặc hàng tạp hóa ở một số bang
• Quần áo hoặc hàng thiết yếu ở những bang có quy định đặc biệt
• Giao dịch mua bán lại được miễn thuế
• Giao dịch do tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện hoặc cơ quan chính phủ thực hiện

Điều quan trọng là "chịu thuế" không mang tính phổ quát. Một sản phẩm có thể chịu thuế ở bang này nhưng được miễn ở bang khác. Đối với doanh nghiệp eCommerce đang phát triển, bảng phân loại tính thuế theo sản phẩm thường là yếu tố quyết định giữa tuân thủ rõ ràng và những sai sót có thể tránh được.

Người bán từ xa và người bán trên nền tảng trung gian

Nhiều doanh nghiệp eCommerce bán hàng qua nhiều kênh. Cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng, gian hàng Amazon, tài khoản Walmart Marketplace, cửa hàng Etsy hoặc nền tảng tương tự có thể tạo ra các trách nhiệm tuân thủ khác nhau.

Người bán trực tiếp đến người tiêu dùng

Nếu bạn bán qua website hoặc ứng dụng của riêng mình, thông thường bạn chịu trách nhiệm xác định nơi mình có nexus, đăng ký tại các bang đó, thu đúng thuế, nộp tờ khai và chuyển tiền thuế.

Người bán trên nền tảng trung gian

Nếu bạn bán qua một marketplace facilitator, nền tảng đó có thể thay bạn thu và nộp thuế bán hàng đối với các giao dịch được xử lý trên nền tảng của họ. Điều đó có thể giảm gánh nặng cho bạn, nhưng không làm nó biến mất.

Bạn vẫn cần xác nhận:

• Nền tảng đó có đủ điều kiện là marketplace facilitator theo luật của từng bang hay không
• Nền tảng có thu thuế cho toàn bộ các giao dịch chịu thuế hay không
• Các giao dịch ngoài marketplace có tạo nghĩa vụ kê khai riêng của bạn hay không
• Doanh số từ marketplace có được tính vào ngưỡng economic nexus của bạn tại bang đó hay không

Đừng bao giờ cho rằng nền tảng sẽ xử lý mọi thứ. Một số nền tảng chỉ thu thuế ở một số bang nhất định hoặc chỉ cho các giao dịch đáp ứng điều kiện cụ thể.

Cách xác định nơi bạn phải nộp thuế bán hàng

Một quy trình thuế bán hàng đáng tin cậy bắt đầu bằng việc rà soát theo từng bang. Quy trình cơ bản khá rõ ràng:

1. Xác định nơi bạn có physical nexus
2. Theo dõi doanh số vào từng bang
3. So sánh doanh số đó với ngưỡng economic nexus của bang
4. Xác nhận sản phẩm của bạn có chịu thuế tại bang đó hay không
5. Đăng ký trước khi bắt đầu thu thuế ở nơi bắt buộc
6. Cấu hình đúng công cụ checkout, xuất hóa đơn và kế toán
7. Nộp tờ khai và chuyển tiền đúng hạn

Physical nexus có thể phát sinh từ:

• Văn phòng
• Kho hàng hoặc cơ sở lưu trữ
• Hàng tồn kho tại trung tâm hoàn tất đơn hàng
• Nhân viên hoặc nhà thầu tại bang đó
• Các hoạt động kinh doanh khác trong bang tạo ra kết nối thuế

Economic nexus thường phát sinh khi doanh số chịu thuế hoặc tổng doanh thu vào một bang vượt quá ngưỡng của bang đó. Tùy bang, cách tính có thể bao gồm:

• Chỉ doanh số bán lẻ
• Tổng doanh thu
• Doanh số chịu thuế và không chịu thuế
• Doanh số từ marketplace
• Số lượng giao dịch

Vì định nghĩa ngưỡng khác nhau, dữ liệu báo cáo chính xác là rất quan trọng. Bạn cần báo cáo doanh số theo điểm đến, chứ không chỉ các con số doanh thu tổng.

Đăng ký, thu, kê khai và nộp tiền thuế

Một khi nexus được kích hoạt, việc tuân thủ thường bao gồm bốn bước riêng biệt.

1. Đăng ký

Trước khi thu thuế, hãy đăng ký xin giấy phép thuế bán hàng tại bang liên quan. Một số bang yêu cầu đăng ký riêng cho sales tax, use tax hoặc các loại thuế kinh doanh liên quan.

2. Thu thuế

Cấu hình hệ thống checkout để tính đúng mức thuế dựa trên vị trí người mua và tính chất chịu thuế của sản phẩm. Ở nhiều bang, mức thuế có thể bao gồm thuế bang, quận, thành phố hoặc khu vực đặc biệt.

3. Kê khai

Phần lớn các bang yêu cầu nộp tờ khai thuế bán hàng định kỳ, ngay cả khi doanh số chịu thuế của bạn thấp trong một kỳ nhất định. Tần suất kê khai có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, tùy theo bang và lịch sử kê khai của bạn.

4. Nộp tiền

Thuế đã thu phải được nộp đúng hạn và đầy đủ. Vì khoản tiền này được thu từ khách hàng, nên cần được xem như tiền ký thác, không phải vốn lưu động.

Những sai lầm phổ biến về thuế bán hàng trong eCommerce

Nhiều người bán trực tuyến mắc phải những lỗi tương tự có thể tránh được.

• Chờ quá lâu mới đăng ký sau khi vượt ngưỡng
• Cho rằng marketplace xử lý toàn bộ nghĩa vụ thuế
• Dùng logic dựa trên nơi xuất hàng cho một hệ thống thuế dựa trên điểm đến
• Không theo dõi doanh số miễn thuế và chứng chỉ bán lại
• Tính thuế cho các mặt hàng không chịu thuế
• Bỏ sót thuế địa phương hoặc thuế khu vực đặc biệt
• Nộp tờ khai muộn vì kỳ đó không phát sinh thuế phải nộp
• Quên rằng hàng tồn kho lưu tại trung tâm hoàn tất đơn hàng có thể tạo ra physical nexus
• Không cập nhật thiết lập thuế sau khi vào bang mới hoặc bổ sung sản phẩm mới

Những sai lầm này thường cộng dồn. Một lỗi thiết lập nhỏ ở một bang có thể nhanh chóng biến thành tồn đọng kê khai ở nhiều khu vực pháp lý.

Thực hành tốt nhất để tuân thủ

Các chương trình thuế bán hàng hiệu quả nhất được tích hợp vào vận hành hằng ngày.

• Rà soát nexus hàng tháng hoặc hàng quý, không chỉ một lần mỗi năm
• Theo dõi doanh số theo bang điểm đến, không chỉ theo địa chỉ thanh toán
• Lưu hồ sơ tính thuế của sản phẩm
• Sắp xếp và lưu trữ chứng chỉ miễn trừ một cách có hệ thống
• Đối soát báo cáo marketplace với hệ thống kế toán của bạn
• Theo dõi thay đổi về ngưỡng và quy định thuế của các bang
• Rà soát lại tuân thủ sau khi ra mắt sản phẩm, thay đổi kho vận hoặc mở thêm kênh bán hàng
• Ghi rõ ai chịu trách nhiệm đăng ký, kê khai và quản lý phần mềm thuế

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tăng trưởng nhanh, thuế bán hàng nên là một phần trong kế hoạch mở rộng. Thiết lập đúng quy trình sớm sẽ dễ hơn nhiều so với việc sửa một lỗ hổng tuân thủ sau này.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Bạn nên cân nhắc hỗ trợ bên ngoài nếu:

• Bạn đang bán hàng vào nhiều bang
• Bạn không chắc nexus đã phát sinh ở đâu
• Bạn sử dụng trung tâm hoàn tất đơn hàng hoặc nhà cung cấp logistics bên thứ ba
• Bạn bán kết hợp sản phẩm vật lý, kỹ thuật số và dịch vụ
• Doanh số marketplace và doanh số kênh trực tiếp bị trộn lẫn
• Bạn đã vượt ngưỡng và cần xử lý các tờ khai còn tồn đọng

Quy tắc thuế bán hàng mang tính kỹ thuật và phụ thuộc vào từng bang. Một quy trình tuân thủ thực tế thường đòi hỏi sự kết hợp giữa hồ sơ tốt, phần mềm phù hợp và hướng dẫn chuyên môn khi cần.

Zenind phù hợp như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập xây dựng nền tảng pháp lý phù hợp cho doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Nếu bạn đang khởi chạy hoặc mở rộng một công ty eCommerce, việc tổ chức sớm cấu trúc pháp nhân, hồ sơ thành lập và quy trình tuân thủ liên tục có thể giúp các hoạt động còn lại dễ quản lý hơn.

Đối với người bán trực tuyến, nền tảng đó rất quan trọng. Cấu trúc doanh nghiệp rõ ràng và quy trình tuân thủ được tổ chức tốt giúp bạn dễ đăng ký ở nơi cần thiết, tách biệt hoạt động kinh doanh với tài chính cá nhân và chuẩn bị cho tăng trưởng đa bang.

Câu hỏi thường gặp

Có phải mọi bang đều yêu cầu đăng ký thuế bán hàng không?

Không. Nhưng nhiều bang yêu cầu người bán từ xa đăng ký khi họ vượt ngưỡng economic nexus của bang đó hoặc khi thiết lập physical nexus tại đó.

Doanh số từ marketplace có được tính vào nexus không?

Có thể có. Một số bang tính doanh số marketplace vào ngưỡng, trong khi các bang khác loại trừ hoặc xử lý khác đi. Hãy xem quy định của từng bang trước khi cho rằng marketplace sẽ xử lý toàn bộ.

Tôi có cần thu thuế bán hàng nếu chỉ bán từ website của mình không?

Có thể. Nếu doanh số vào một bang vượt quá ngưỡng của bang đó, bạn có thể cần đăng ký và thu thuế ngay cả khi không có hiện diện vật lý tại đó.

Nếu tôi bán sản phẩm kỹ thuật số hoặc phần mềm thì sao?

Việc chịu thuế phụ thuộc vào bang và loại sản phẩm. Một số bang đánh thuế một số hàng kỹ thuật số hoặc gói phần mềm, trong khi các bang khác thì không.

Thuế bán hàng có giống thuế sử dụng không?

Chúng có liên quan nhưng không giống nhau. Thuế bán hàng thường do người bán thu tại thời điểm bán. Thuế sử dụng thường do người mua nộp khi thuế bán hàng không được thu.

Kết luận

tuân thủ thuế bán hàng trong eCommerce không phải là tùy chọn, nhưng có thể quản lý được nếu có hệ thống phù hợp. Hãy hiểu doanh nghiệp của bạn có nexus ở đâu, biết sản phẩm nào chịu thuế, xác nhận liệu marketplace có đang thu thay bạn hay không, và xây dựng quy trình lặp lại cho việc đăng ký, thu, kê khai và nộp tiền.

Những người bán tuân thủ tốt thường không phải là những người có mô hình kinh doanh đơn giản nhất. Họ là những người có quy trình rõ ràng nhất.