Съответствие със sales tax в eCommerce: Практическо ръководство за remote sellers

Управлението на онлайн магазин е по-лесно от всякога, но спазването на изискванията за sales tax не е.
Sales tax се събира от купувача в повечето щати, държи се в доверително управление от продавача и се внася по график на подаване, различен за всеки щат. За eCommerce бизнесите предизвикателството не е самият данък, а това да знаете къде сте длъжни да събирате данък, какво трябва да начислявате и кога трябва да се регистрирате.

От решението на Върховния съд на САЩ по делото Wayfair през 2018 г. много щати могат да изискват от remote sellers да събират sales tax дори без физическо присъствие. Тази промяна превърна съответствието със sales tax в основен оперативен въпрос за eCommerce компании, marketplace продавачи и multichannel sellers.

Това ръководство обяснява как работи sales tax в eCommerce, как да определите nexus, какво прави една продажба облагаема и какви стъпки да следвате, за да останете в съответствие с изискванията, докато бизнесът ви расте.

Какво представлява sales tax

Sales tax по принцип е данък върху потреблението, основан на дестинацията. Казано просто, клиентът дължи данъка, но продавачът е отговорен да го събере и внесе, когато транзакцията е облагаема в щата на дестинацията.

За eCommerce продавачите това означава, че съответствието не зависи само от това къде се намира бизнесът ви. Може да дължите данък в щати, в които нямате офис, склад или служители, ако продажбената ви активност задейства economic nexus.

Economic nexus след Wayfair

Преди Wayfair много щати можеха да изискват събиране на sales tax само когато продавачът имаше физическо присъствие в щата. Решението по Wayfair промени това. Днес щатите могат да налагат задължения за събиране на remote sellers, които достигат икономически прагове, дори ако работят изцяло онлайн.

Въпреки че подробностите се различават по щати, повечето правила за economic nexus се основават на едно или и двете от следните:

• прагове за продажби по стойност
• прагове по брой транзакции

Някои щати използват продажби ИЛИ транзакции. Други използват продажби И транзакции. Няколко щата използват само брутни продажби. Тъй като правилата се различават, продавачите трябва да преглеждат всеки щат поотделно, вместо да приемат единен национален стандарт.

Практически извод: щом онлайн магазинът ви започне да продава в няколко щата, ви трябва повторяем процес за проследяване на продажбите по дестинация, а не само на общите приходи.

Кои eCommerce продажби са облагаеми?

Не всяка продажба се облага по един и същи начин. Дали трябва да събирате sales tax често зависи от три фактора:

• дали имате nexus в щата
• дали продуктът или услугата са облагаеми там
• дали се прилага освобождаване

Често облагаеми категории могат да включват:

• материални лични вещи
• някои цифрови продукти
• определен софтуер и SaaS продукти в някои щати
• доставка или обработка в някои юрисдикции, в зависимост от това как е структурирана таксата

Често необлагаеми или третирани по различен начин могат да бъдат:

• някои услуги
• храна или хранителни стоки в определени щати
• дрехи или основни стоки в щати със специални правила
• освободени препродажби
• покупки от квалифицирани nonprofit или government купувачи

Важно е да се разбере, че „облагаемо“ не е универсално понятие. Един продукт може да е облагаем в един щат и освободен в друг. За растящ eCommerce бизнес матриците за данъчна приложимост на продуктите често са разликата между чисто съответствие и избегнати грешки.

Remote sellers срещу marketplace sellers

Много eCommerce бизнеси продават през повече от един канал. Direct-to-consumer магазин, Amazon storefront, Walmart Marketplace акаунт, Etsy shop или подобна платформа могат да създават различни задължения за съответствие.

Direct-to-consumer remote sellers

Ако продавате през собствен уебсайт или приложение, обикновено вие носите отговорност да определите в кои щати имате nexus, да се регистрирате там, където е необходимо, да събирате правилния данък, да подавате декларации и да внасяте сумите.

Marketplace sellers

Ако продавате чрез marketplace facilitator, платформата може да събира и внася sales tax от ваше име за транзакциите, обработени през нея. Това може да намали натоварването ви, но не го премахва.

Все пак трябва да потвърдите:

• дали платформата се квалифицира като marketplace facilitator според закона на всеки щат
• дали facilitator-ът събира за всички облагаеми продажби
• дали продажбите извън marketplace-а все още създават ваши собствени задължения за подаване
• дали marketplace продажбите се включват в прага за economic nexus в съответния щат

Никога не приемайте, че една платформа поема всичко. Някои платформи събират данък само в определени щати или само за транзакции, които отговарят на конкретни условия.

Как да определите къде дължите sales tax

Надеждният процес за sales tax започва с преглед по щати. Основният работен поток е ясен:

1. Определете къде имате physical nexus
2. Проследявайте продажбите по щати
3. Сравнете тези продажби с прага за economic nexus на съответния щат
4. Потвърдете дали продуктите ви са облагаеми в този щат
5. Регистрирайте се, преди да започнете да събирате данък там, където е необходимо
6. Настройте правилно checkout, фактуриране и счетоводните си инструменти
7. Подавате декларации и внасяйте сумите навреме

Physical nexus може да възникне от:

• офис
• склад или място за съхранение
• инвентар във fulfillment center
• служители или contractors в щата
• друга дейност в щата, която създава данъчна връзка

Economic nexus обикновено възниква, когато продавате достатъчно по стойност или брутни приходи в даден щат и надхвърлите прага му. В зависимост от щата изчислението може да включва:

• само retail sales
• gross sales
• облагаеми и необлагаеми продажби
• marketplace sales
• брой транзакции

Тъй като дефинициите на праговете се различават, точните данни са от значение. Нужни са ви отчети за продажби по дестинация, а не само общи суми на приходите.

Регистрация, събиране, подаване и внасяне

След като nexus е задействан, съответствието обикновено включва четири отделни стъпки.

1. Регистрирайте се

Преди да събирате данък, регистрирайте се за sales tax permit в съответния щат. Някои щати изискват отделни регистрации за sales tax, use tax или свързани business taxes.

2. Събирайте

Настройте checkout системата си така, че да начислява правилната ставка според местоположението на купувача и облагаемостта на продукта. В много щати ставките могат да включват state, county, city или special district taxes.

3. Подавате

Повечето щати изискват периодични sales tax декларации, дори ако облагаемите ви продажби са ниски за даден период. Честотата на подаване може да е месечна, тримесечна или годишна, в зависимост от щата и историята на подаване.

4. Внасяйте

Събраният данък трябва да се внася навреме и изцяло. Тъй като парите се събират от клиентите, те трябва да се третират като trust fund money, а не като оборотен капитал.

Чести грешки при eCommerce sales tax

Много онлайн продавачи попадат в едни и същи избегаеми проблеми.

• чакат твърде дълго да се регистрират след преминаване на праг
• приемат, че marketplace поема всички данъчни задължения
• използват origin-based логика при destination-based данъчна система
• не проследяват освободените продажби и resale certificates
• начисляват данък върху необлагаеми продукти
• пропускат local tax rates или special district taxes
• подават декларации със закъснение, защото за периода не е дължим данък
• забравят, че инвентар, съхраняван във fulfillment center, може да създаде physical nexus
• не актуализират данъчните настройки след навлизане в нови щати или добавяне на нови продукти

Тези грешки често се натрупват. Малък проблем с настройките в един щат може да се превърне в изоставане в подаванията в няколко юрисдикции.

Добри практики за съответствие

Най-добрите sales tax програми са част от ежедневните операции.

• Преглеждайте nexus месечно или тримесечно, а не веднъж годишно
• Проследявайте продажбите по щат на дестинация, а не само по billing address
• Поддържайте записи за данъчната приложимост на продуктите
• Организирайте и съхранявайте exemption certificates
• Сверявайте marketplace отчетите със счетоводната система
• Следете промените в щатските прагове и данъчни правила
• Преглеждайте съответствието след нови лансирания, промени в склада или нови канали за продажби
• Документирайте кой отговаря за регистрацията, подаването и администрацията на данъчния софтуер

Ако бизнесът ви расте бързо, sales tax трябва да е част от плана за разрастване. Много по-лесно е да изградите правилния процес отрано, отколкото да поправяте пропуск в съответствието по-късно.

Кога да потърсите професионална помощ

Помислете за външна подкрепа, ако:

• продавате в няколко щата
• не сте сигурни къде е задействан nexus
• използвате fulfillment centers или third-party logistics providers
• продавате комбинация от физически, цифрови и service-based продукти
• marketplace и direct-channel продажбите ви са смесени
• вече сте преминали прагове и трябва да наваксате с подаванията

Правилата за sales tax са технически и специфични за всеки щат. Практичен процес за съответствие обикновено изисква комбинация от добри записи, правилния софтуер и професионални насоки, когато са необходими.

Как Zenind се вписва в картината

Zenind помага на основателите да изградят правилната правна основа за бизнес в САЩ. Ако стартирате или разраствате eCommerce компания, подредената структура на дружеството, учредителните документи и текущото съответствие могат да улеснят управлението на останалите ви операции.

За онлайн продавачите тази основа е важна. Чистото бизнес учредяване и организираните работни процеси за съответствие улесняват регистрацията там, където е необходимо, отделянето на бизнес дейността от личните финанси и подготовката за растеж в няколко щата.

Често задавани въпроси

Изисква ли всеки щат регистрация за sales tax?

Не. Но много щати изискват от remote sellers да се регистрират, след като надхвърлят economic nexus прага на съответния щат или установят physical nexus там.

Marketplace продажбите броят ли се към nexus?

Понякога. Някои щати включват marketplace продажбите в прага, докато други ги изключват или ги третират по различен начин. Прегледайте правилата на щата, преди да приемете, че платформата поема всичко.

Трябва ли да събирам sales tax, ако продавам само от уебсайта си?

Възможно е. Ако продажбите ви в даден щат надхвърлят прага му, може да се наложи да се регистрирате и да събирате данък дори без физическо присъствие там.

А ако продавам цифрови продукти или софтуер?

Облагаемостта зависи от щата и продукта. Някои щати облагат определени цифрови стоки или абонаменти за софтуер, а други не.

Sales tax същото ли е като use tax?

Свързани са, но не са идентични. Sales tax обикновено се събира от продавача в момента на продажбата. Use tax обикновено се дължи от купувача, когато sales tax не е бил събран.

Заключителни мисли

eCommerce sales tax съответствието не е по избор, но е управляемо с правилната система. Разберете къде бизнесът ви има nexus, знайте кои продукти са облагаеми, потвърдете дали marketplace събира от ваше име и изградете повторяем процес за регистрация, събиране, подаване и внасяне.

Продавачите, които спазват изискванията, обикновено не са тези с най-простите бизнеси. Те са тези с най-ясния процес.