10 mô hình kinh doanh phụ có thể giúp tối ưu khấu trừ thuế

Bắt đầu một công việc kinh doanh phụ không chỉ giúp tạo thêm thu nhập. Khi bạn vận hành một doanh nghiệp hợp pháp, bạn cũng có thể tiếp cận các khoản khấu trừ thuế mà người làm công ăn lương W-2 không có. Điều quan trọng là chọn một mô hình kinh doanh phù hợp với kỹ năng của bạn, lưu giữ hồ sơ rõ ràng và tách bạch tài chính cá nhân với tài chính doanh nghiệp ngay từ đầu.

Hướng dẫn này giới thiệu 10 mô hình kinh doanh phụ thường đi kèm nhiều cơ hội khấu trừ, các khoản chi phí mà chủ doanh nghiệp thường được khấu trừ và những thói quen tuân thủ giúp mùa thuế trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn đang cân nhắc thành lập LLC, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng doanh nghiệp vững chắc với một thiết lập rõ ràng và có tổ chức.

Vì sao kinh doanh phụ có thể tạo lợi thế về thuế

Một công việc kinh doanh phụ không tự động làm giảm thuế. Các khoản khấu trừ chỉ áp dụng cho những chi phí thông thường và cần thiết gắn với hoạt động kinh doanh. Tuy vậy, một mô hình được tổ chức đúng cách có thể mở ra cơ hội khấu trừ cho:

• Chi phí khởi nghiệp
• Chi phí văn phòng hoặc không gian làm việc
• Thiết bị và phần mềm
• Marketing và quảng cáo
• Dịch vụ chuyên môn
• Chi phí đi lại phục vụ công việc
• Vật tư và vận chuyển
• Phí bảo hiểm và giấy phép

Hoạt động của bạn càng thể hiện rõ là một doanh nghiệp thực sự, bạn càng dễ chứng minh các khoản khấu trừ nếu có câu hỏi phát sinh.

1. Dịch vụ freelance

Freelance là một trong những mô hình kinh doanh phụ linh hoạt nhất vì bạn có thể bắt đầu bằng chính những kỹ năng sẵn có. Nhà văn, nhà thiết kế, lập trình viên, chuyên viên marketing, trợ lý ảo và tư vấn viên thường có chi phí khởi nghiệp tương đối thấp và nhiều khoản chi có thể khấu trừ.

Các khoản khấu trừ phổ biến có thể gồm:

• Laptop, màn hình và các thiết bị khác
• Phần mềm thiết kế hoặc phần mềm tăng năng suất
• Chi phí Internet và điện thoại di động dùng cho công việc
• Chi phí văn phòng tại nhà, nếu bạn đủ điều kiện
• Các gói đăng ký phục vụ công việc
• Đào tạo chuyên môn và chứng chỉ nghề nghiệp

Công việc freelance đặc biệt hấp dẫn cho kế hoạch thuế vì chính những công cụ giúp bạn tạo ra thu nhập cũng thường là chi phí doanh nghiệp được khấu trừ.

2. Thương mại điện tử và bán lẻ trực tuyến

Bán sản phẩm vật lý trực tuyến có thể tạo ra rất nhiều khoản khấu trừ, đặc biệt khi bạn phải quản lý tồn kho và vận chuyển. Dù bạn bán qua website riêng hay trên một nền tảng trung gian, bạn có thể khấu trừ các khoản chi liên quan đến tìm nguồn hàng, lưu kho, tiếp thị và giao hàng.

Các khoản có thể khấu trừ bao gồm:

• Chi phí mua hàng tồn kho
• Vật liệu đóng gói và vận chuyển
• Phí hoàn tất đơn hàng và kho bãi
• Phí lưu trữ website và nền tảng thương mại điện tử
• Chụp ảnh sản phẩm và quảng cáo
• Phí xử lý thanh toán
• Bảo hiểm doanh nghiệp

Chủ shop thương mại điện tử cũng được lợi từ việc ghi sổ chi tiết vì tồn kho, giá vốn hàng bán và hồ sơ vận chuyển cần được theo dõi cẩn thận.

3. Sáng tạo nội dung và sản xuất truyền thông

Blog, podcast, YouTube, video ngắn và bản tin email đều có thể trở thành doanh nghiệp hợp pháp nếu được vận hành nhất quán và có mục tiêu lợi nhuận. Những mô hình này thường có sự kết hợp mạnh giữa chi phí sáng tạo và chi phí kỹ thuật.

Các khoản khấu trừ tiềm năng có thể gồm:

• Máy ảnh, micro, đèn và thiết bị chỉnh sửa
• Phần mềm biên tập và dịch vụ media stock
• Chi phí website và lưu trữ web
• Các chiến dịch quảng bá
• Studio hoặc văn phòng tại nhà
• Chi phí đi lại cho buổi quay, phỏng vấn hoặc sự kiện
• Phí thuê ngoài cho chỉnh sửa, thiết kế hoặc tạo thumbnail

Doanh nghiệp nội dung có thể mở rộng nhanh, vì vậy rất phù hợp với những chủ sở hữu muốn vừa xây dựng thương hiệu vừa tối ưu hiệu quả thuế.

4. Gia sư trực tuyến hoặc coaching

Dịch vụ gia sư và coaching có thể vận hành bán thời gian nhưng vẫn đủ điều kiện cho các khoản khấu trừ doanh nghiệp. Đây là mô hình rất phù hợp với giáo viên, chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể, chuyên viên thể hình và bất kỳ ai có chuyên môn có thể thương mại hóa.

Các khoản khấu trừ thường gặp gồm:

• Phần mềm lên lịch và họp video
• Chi phí marketing và tìm kiếm khách hàng
• Tài liệu giáo dục và phiếu bài tập
• Chứng chỉ và đào tạo liên tục
• Chi phí website
• Chi phí văn phòng tại nhà
• Chi phí đi lại cho buổi học trực tiếp hoặc workshop

Nếu bạn làm việc từ một không gian riêng biệt, việc lưu hồ sơ gọn gàng sẽ giúp bạn dễ phân biệt giữa phần sử dụng cho công việc và phần cá nhân.

5. Tư vấn

Tư vấn là một mô hình kinh doanh chi phí đầu vào thấp khác với tiềm năng khấu trừ tốt. Nếu khách hàng trả tiền cho chuyên môn của bạn trong vận hành, tài chính, marketing, tuân thủ, nhân sự, CNTT hoặc chiến lược, bạn có thể khấu trừ nhiều chi phí gắn với việc cung cấp chuyên môn đó.

Các khoản khấu trừ phổ biến gồm:

• Phần mềm và công cụ số
• Nền tảng quản lý khách hàng
• Phí hội viên chuyên môn
• Chi phí ăn uống công tác trong các trường hợp đủ điều kiện
• Chi phí đi lại cho cuộc gặp khách hàng hoặc sự kiện ngành
• Chi phí marketing và networking
• Phí pháp lý, kế toán và khai thuế

Doanh nghiệp tư vấn thường hưởng lợi từ một cấu trúc đơn giản nhưng chính thức: tài khoản ngân hàng riêng, doanh thu được ghi nhận rõ ràng và hóa đơn minh bạch.

6. Nhiếp ảnh hoặc quay video

Dịch vụ hình ảnh có thể bắt đầu nhỏ và phát triển thành một doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn. Nhiếp ảnh và quay video thường liên quan cả chi phí thiết bị lẫn chi phí theo từng dự án, tạo ra nhiều nhóm khấu trừ khác nhau.

Các khoản có thể khấu trừ gồm:

• Máy ảnh, ống kính, drone và thiết bị chiếu sáng
• Thẻ nhớ, ổ cứng và công cụ lưu trữ
• Phần mềm chỉnh sửa
• Tiền thuê studio hoặc chi phí văn phòng tại nhà
• Đạo cụ, phông nền và vật liệu dàn dựng
• Chi phí đi lại đến buổi chụp với khách hàng
• Chi phí quảng cáo và website portfolio

Vì thiết bị có thể rất đắt, việc theo dõi chi phí cẩn thận là rất quan trọng. Hãy giữ hóa đơn, ghi nhận mục đích sử dụng cho công việc và tách biệt dự án cá nhân với công việc cho khách hàng.

7. Sản phẩm thủ công hoặc đồ handmade

Nếu bạn làm nến, trang sức, tranh, quần áo, sản phẩm chăm sóc da hoặc đồ trang trí nhà cửa, một doanh nghiệp handmade có thể tạo ra các khoản khấu trừ đáng kể. Những mô hình này thường có chi phí sản phẩm khá rõ ràng, nhưng cũng có thể phát sinh chi phí đóng gói, thương hiệu và vận chuyển.

Các khoản khấu trừ tiềm năng gồm:

• Nguyên vật liệu và vật tư
• Dụng cụ và thiết bị bàn làm việc
• Bao bì và nhãn mác
• Chi phí vận chuyển và hoàn tất đơn hàng
• Phí gian hàng hội chợ thủ công
• Chi phí website và cửa hàng trực tuyến
• Marketing và chụp ảnh sản phẩm

Doanh nghiệp handmade có thể sinh lời hơn khi chủ sở hữu xem nó như một hoạt động kinh doanh thực thụ, chứ không chỉ là sở thích.

8. Dịch vụ sự kiện

Lập kế hoạch sự kiện, phục vụ ăn uống, trang trí và các dịch vụ di động có thể tạo ra nhiều khoản khấu trừ vì mỗi hợp đồng khách hàng có thể cần vật tư, di chuyển, nhân công và điều phối với nhà cung cấp.

Các khoản có thể khấu trừ gồm:

• Phần mềm dành cho khách hàng và công cụ lên lịch
• Chi phí thực phẩm, đồ uống và vật tư
• Chi phí vận chuyển và giao hàng
• Chi phí khảo sát địa điểm và đi lại
• Tài liệu marketing và bộ mẫu
• Thanh toán cho nhân công hoặc nhà thầu phụ
• Bảo hiểm doanh nghiệp và phí cấp phép

Những doanh nghiệp này thường được lợi từ việc lưu hồ sơ theo từng dự án vì chi phí có thể khác nhau rất lớn giữa các sự kiện.

9. Dịch vụ dành cho thú cưng

Trông giữ thú cưng, dắt chó đi dạo, chải lông và huấn luyện là các mô hình kinh doanh phụ thiết thực, có nhu cầu ổn định ở nhiều thị trường. Chúng cũng có thể tạo ra một nhóm chi phí doanh nghiệp được khấu trừ khá hữu ích.

Các khoản khấu trừ thường gặp có thể gồm:

• Dây dắt, chuồng, dụng cụ chải lông và đồ vệ sinh
• Phần mềm lên lịch
• Marketing và quảng cáo địa phương
• Chi phí di chuyển bằng xe cho các lượt ghé khách hàng
• Bảo hiểm và bảo chứng, nếu cần
• Chi phí đào tạo hoặc chứng chỉ
• Điện thoại công việc hoặc phí ứng dụng

Dịch vụ thú cưng thường vận hành tại nhà, vì vậy cần hiểu rõ khoản nào đủ điều kiện là chi phí sử dụng cho doanh nghiệp.

10. Giao hàng hoặc vận tải địa phương

Các mô hình giao hàng, chuyển phát và vận tải có thể phát sinh nhiều chi phí liên quan đến số km di chuyển và phương tiện. Điều đó tạo ra cơ hội khấu trừ, nhưng cũng đòi hỏi ghi chép kỷ luật.

Bạn có thể khấu trừ:

• Số km phục vụ công việc hoặc chi phí xe theo phương pháp chi phí thực tế, tùy cách tính bạn sử dụng
• Nhiên liệu, bảo dưỡng và sửa chữa
• Phí đỗ xe và phí qua trạm thu phí
• Giá đỡ điện thoại và công cụ dẫn đường
• Túi, hộp hoặc thiết bị giao hàng
• Bảo hiểm doanh nghiệp
• Phí nền tảng hoặc phí điều phối

Nếu bạn dùng xe cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, việc ghi nhật ký quãng đường là bắt buộc.

Các khoản chi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp phụ có thể khấu trừ

Mặc dù việc khấu trừ phụ thuộc vào hoạt động và tình hình thuế của bạn, nhiều mô hình kinh doanh phụ có chung một nhóm chi phí cốt lõi.

Chi phí văn phòng và không gian làm việc

Nếu bạn đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà hoặc thuê không gian riêng cho công việc, bạn có thể khấu trừ một phần chi phí nhà ở, tiện ích hoặc tiền thuê gắn với mục đích kinh doanh.

Thiết bị và công nghệ

Máy tính, máy ảnh, máy in, máy tính bảng, phần mềm đăng ký và các công cụ khác dùng cho công việc thường có thể được khấu trừ, hoặc khấu trừ ngay hoặc khấu trừ dần theo thời gian tùy loại tài sản.

Marketing và quảng bá

Quảng cáo thường là một khoản chi doanh nghiệp thông thường. Điều đó có thể bao gồm phát triển website, quảng cáo tìm kiếm, quảng cáo mạng xã hội, tờ rơi, danh thiếp và chụp ảnh quảng bá.

Dịch vụ chuyên môn

Luật sư, kế toán, bookkeeper và dịch vụ đại diện đăng ký có thể đều là chi phí doanh nghiệp khi được sử dụng cho công ty của bạn.

Đi lại và số km di chuyển

Nếu việc di chuyển là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, bạn có thể khấu trừ các chi phí vận chuyển, lưu trú, đỗ xe và các chi phí liên quan đủ điều kiện.

Thành lập LLC và tổ chức thuế

Thành lập LLC không tự tạo ra khoản khấu trừ thuế, nhưng nó có thể giúp bạn vận hành công việc kinh doanh phụ một cách có tổ chức và chuyên nghiệp hơn. Một pháp nhân riêng có thể giúp bạn mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, theo dõi chi phí kinh doanh và xây dựng hồ sơ rõ ràng hơn.

Sự tách bạch đó rất quan trọng vì các khoản khấu trừ thuế chỉ mạnh khi có hồ sơ chứng minh phía sau. Zenind giúp các doanh nhân thiết lập doanh nghiệp tại Mỹ với cấu trúc ngay từ đầu, từ đó việc ghi sổ và tuân thủ có thể dễ dàng hơn khi doanh nghiệp phát triển.

Cách bảo vệ các khoản khấu trừ của bạn

Một công việc kinh doanh phụ chỉ có ích vào mùa thuế nếu bạn có thể chứng minh các con số. Thói quen tốt quan trọng hơn việc ước đoán.

Tách tài chính doanh nghiệp và cá nhân

Hãy dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp và, nếu có thể, một thẻ riêng cho doanh nghiệp.

Giữ hóa đơn và chứng từ

Lưu hóa đơn dưới dạng số thường là đủ, miễn là hồ sơ đầy đủ và có thể truy xuất dễ dàng.

Theo dõi số km và việc sử dụng văn phòng tại nhà

Nếu bạn khai chi phí xe hoặc văn phòng tại nhà, bạn cần một phương pháp rõ ràng để đo lường mức sử dụng cho công việc.

Làm việc với chuyên gia thuế

Một CPA hoặc enrolled agent có thể giúp bạn áp dụng các khoản khấu trừ đúng cách và tránh khai những chi phí không đủ điều kiện.

Khi nào một công việc kinh doanh phụ là đáng giá

Một công việc kinh doanh phụ tốt không chỉ nên tạo ra khấu trừ. Nó cũng nên là thứ bạn có thể duy trì, phát triển và vận hành một cách kỷ luật. Những lựa chọn tốt nhất thường có ba đặc điểm:

• Chi phí khởi nghiệp thấp
• Dễ theo dõi chi phí
• Có tiềm năng tạo doanh thu thực tế

Nếu công việc kinh doanh phụ của bạn được tổ chức tốt, lợi thế thuế sẽ trở thành kết quả phụ của một doanh nghiệp khỏe mạnh, chứ không phải là lý do duy nhất để bắt đầu.

Lời kết

Công việc kinh doanh phụ tốt nhất cho mục tiêu khấu trừ thuế là công việc phù hợp với kỹ năng, lịch trình và khả năng lưu giữ hồ sơ chính xác của bạn. Freelance, thương mại điện tử, sáng tạo nội dung, tư vấn và các mô hình dựa trên dịch vụ khác đều có thể mang lại cơ hội khấu trừ hợp pháp khi được vận hành đúng cách.

Nếu bạn muốn xây dựng doanh nghiệp đó trên nền tảng vững chắc hơn, việc thành lập LLC có thể giúp bạn giữ mọi thứ có tổ chức ngay từ đầu. Zenind giúp bạn ra mắt và quản lý doanh nghiệp tại Mỹ dễ dàng hơn, để bạn có thể tập trung vào tăng trưởng, tuân thủ và kế hoạch thuế dài hạn.

Câu hỏi thường gặp

Một công việc kinh doanh phụ có thực sự giúp giảm thuế không?

Có. Nếu doanh nghiệp là có thật, đang hoạt động và được ghi chép đầy đủ, bạn có thể khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết.

Tôi có cần LLC để được khấu trừ không?

Không. Việc khấu trừ phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp và khoản chi, chứ không chỉ dựa vào việc bạn đã thành lập LLC hay chưa. Tuy nhiên, LLC có thể giúp bạn tổ chức và tách bạch tài chính tốt hơn.

Tôi nên giữ những hồ sơ nào?

Hãy giữ hóa đơn, chứng từ, nhật ký số km, sao kê ngân hàng, hợp đồng và ghi chú cho thấy mục đích kinh doanh của từng khoản chi.

Tôi có nên bắt đầu một công việc kinh doanh phụ chỉ vì khấu trừ thuế không?

Không. Khấu trừ thuế nên là lợi ích thứ yếu. Một doanh nghiệp vẫn cần có mục đích rõ ràng, hoạt động thực tế và khả năng tạo doanh thu khả thi.