Khấu trừ văn phòng tại nhà cho chủ doanh nghiệp tự doanh: Những khoản bạn có thể khai khi làm việc tại nhà

Làm việc tại nhà có thể giúp giảm chi phí vận hành, tăng sự linh hoạt và giúp việc khởi nghiệp cũng như quản lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Với nhiều nhà sáng lập, freelancer và chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân, văn phòng tại nhà không chỉ tiện lợi mà còn là một phần của mô hình kinh doanh.

Sự linh hoạt đó cũng đặt ra một câu hỏi về thuế: bạn thực sự có thể khấu trừ những khoản chi phí nào khi làm việc tại nhà?

Câu trả lời phụ thuộc vào việc bạn có đủ điều kiện hưởng khấu trừ văn phòng tại nhà theo quy định của IRS hay không, cách bạn sử dụng không gian đó, và việc bạn chọn phương pháp giản lược hay phương pháp thông thường. Với chủ doanh nghiệp tự doanh, hiểu rõ các quy tắc này có thể giúp bạn tránh bỏ lỡ khoản khấu trừ và tránh những sai sót tốn kém.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn thuế. Trước khi nộp hồ sơ, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế có đủ năng lực.

Ai Có Thể Yêu Cầu Khấu Trừ Văn Phòng Tại Nhà?

Nhìn chung, khấu trừ văn phòng tại nhà dành cho người nộp thuế tự doanh sử dụng một phần ngôi nhà của mình cho hoạt động kinh doanh. Điều này bao gồm nhiều đối tượng như:

• Chủ doanh nghiệp tư nhân
• Nhà thầu độc lập
• Freelancer
• Chủ sở hữu LLC một thành viên bị đánh thuế như doanh nghiệp tư nhân
• Thành viên hợp danh đủ điều kiện theo quy định về partnership
• Chủ doanh nghiệp nhỏ làm việc từ nhà

Một giới hạn quan trọng: hầu hết nhân viên nhận W-2 hiện không thể yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà theo luật liên bang hiện hành. IRS cũng yêu cầu không gian đó phải được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho mục đích kinh doanh.

Điều đó có nghĩa là khu vực đó phải được dành riêng cho công việc và không được dùng như phòng sinh hoạt chung của gia đình, phòng khách dành cho khách, hoặc không gian sử dụng hỗn hợp. Một chiếc bàn làm việc đặt ở góc phòng ngủ thường sẽ không đủ điều kiện, trừ khi khu vực đó chỉ dùng cho kinh doanh.

Thế Nào Là Một Văn Phòng Tại Nhà Đủ Điều Kiện?

Một văn phòng tại nhà đủ điều kiện không nhất thiết phải là cả một căn phòng. Đó có thể là một khu vực được xác định rõ trong một phòng, miễn là khu vực đó được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho hoạt động kinh doanh.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Một phòng ngủ phụ được chuyển thành không gian làm việc
• Một văn phòng chuyên dụng trong căn hộ hoặc nhà ở
• Một studio, xưởng làm việc, hoặc công trình riêng biệt dùng cho kinh doanh
• Một không gian tại nhà nơi diễn ra công việc với khách hàng, công việc hành chính, kế toán, hoặc xử lý đơn hàng

Với một số doanh nghiệp, văn phòng tại nhà cũng có thể đủ điều kiện nếu được dùng để gặp khách hàng, lưu trữ hàng tồn kho, hoặc xử lý các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Các yếu tố thực tế rất quan trọng, vì vậy cần xem xét kỹ yêu cầu của IRS trước khi yêu cầu khấu trừ.

Những Chi Phí Bạn Có Thể Được Khấu Trừ

Nếu đủ điều kiện, bạn có thể khấu trừ một phần chi phí để duy trì ngôi nhà. Các chi phí này thường được chia thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp là những khoản chỉ áp dụng cho khu vực kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Sơn lại phòng làm việc
• Sửa chữa chỉ thực hiện trong khu vực văn phòng
• Lắp đặt kệ hoặc thiết bị cố định chỉ dùng cho không gian kinh doanh

Những khoản này thường dễ phân bổ hơn vì chúng liên quan rõ ràng đến văn phòng tại nhà.

Chi phí gián tiếp

Chi phí gián tiếp là các chi phí sinh hoạt của cả ngôi nhà. Bạn thường có thể khấu trừ một tỷ lệ phần trăm chi phí kinh doanh tương ứng.

Ví dụ gồm:

• Tiền thuê nhà
• Lãi suất thế chấp, nếu bạn sở hữu nhà
• Thuế bất động sản, theo các quy tắc thuế thông thường
• Hóa đơn tiện ích
• Tiền điện
• Sưởi ấm và làm mát
• Bảo hiểm chủ nhà
• Dịch vụ internet, nếu khoản chi này cần thiết cho việc kinh doanh
• Bảo trì và sửa chữa chung

Chi phí kinh doanh riêng biệt

Một số chi phí không phải là chi phí văn phòng tại nhà, nhưng vẫn là khoản khấu trừ kinh doanh thông thường.

Ví dụ gồm:

• Vật dụng văn phòng
• Gói đăng ký phần mềm
• Dịch vụ điện thoại doanh nghiệp
• Thiết bị
• Dịch vụ chuyên môn
• Chi phí marketing
• Bảo hiểm kinh doanh

Những khoản này thường được khấu trừ riêng, tách biệt với khấu trừ văn phòng tại nhà.

Phương Pháp Giản Lược So Với Phương Pháp Thông Thường

IRS cung cấp hai cách tính khấu trừ văn phòng tại nhà: phương pháp giản lược và phương pháp thông thường.

Phương pháp giản lược

Phương pháp giản lược được thiết kế để giảm bớt việc lưu trữ hồ sơ.

Theo phương pháp này, khoản khấu trừ dựa trên mức cố định trên mỗi foot vuông của không gian đủ điều kiện, tối đa theo diện tích giới hạn. Mức của IRS là 5 USD cho mỗi foot vuông, với giới hạn tối đa 300 foot vuông.

Điều đó có nghĩa là khoản khấu trừ tối đa theo phương pháp giản lược là 1.500 USD mỗi năm.

Phương pháp này có thể hấp dẫn nếu bạn muốn tính nhanh và không muốn theo dõi chi tiết việc phân bổ chi phí sinh hoạt. Phương pháp này cũng tránh việc phải tính khấu hao.

Phương pháp thông thường

Phương pháp thông thường sử dụng chi phí thực tế và yêu cầu bạn phân bổ chi phí sinh hoạt giữa mục đích cá nhân và kinh doanh.

Phương pháp này có thể cho khoản khấu trừ lớn hơn nếu:

• Văn phòng tại nhà của bạn lớn hơn
• Chi phí nhà ở của bạn cao
• Tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh đáng kể
• Bạn có nhiều chi phí nhà ở đủ điều kiện

Đổi lại, bạn phải lưu trữ hồ sơ nhiều hơn và cần tài liệu hóa cẩn thận hơn.

Cách Tính Khoản Khấu Trừ

Phương pháp tính phù hợp phụ thuộc vào doanh nghiệp và ngôi nhà của bạn.

Bước 1: Đo diện tích không gian kinh doanh

Xác định diện tích của khu vực được sử dụng độc quyền cho hoạt động kinh doanh. Nếu bạn dùng phương pháp giản lược, IRS thường giới hạn khoản khấu trừ ở diện tích nhỏ hơn giữa diện tích thực tế và 300 foot vuông.

Bước 2: Xác định tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh

Với phương pháp thông thường, nhiều người nộp thuế tính tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh bằng cách lấy diện tích văn phòng chia cho tổng diện tích ngôi nhà.

Ví dụ, nếu văn phòng của bạn rộng 200 foot vuông và ngôi nhà của bạn rộng 2.000 foot vuông, tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh là 10%.

Bước 3: Áp dụng tỷ lệ đó cho chi phí gián tiếp

Theo phương pháp thông thường, sau đó bạn áp dụng tỷ lệ đó cho các chi phí sinh hoạt đủ điều kiện như tiền thuê nhà, tiện ích và một số chi phí sửa chữa nhất định.

Bước 4: Tách riêng chi phí trực tiếp

Nếu một khoản chi chỉ phục vụ cho khu vực văn phòng, khoản đó có thể được khấu trừ toàn bộ hoặc phần lớn, tùy theo thực tế.

Ví dụ

Giả sử ngôi nhà của bạn rộng 2.000 foot vuông và văn phòng riêng của bạn rộng 200 foot vuông. Tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh của bạn là 10%.

Nếu tổng chi phí sinh hoạt đủ điều kiện hằng năm của bạn là:

• Tiền thuê nhà: 18.000 USD
• Tiện ích: 2.400 USD
• Internet: 1.200 USD
• Bảo hiểm nhà ở: 1.000 USD

Khoản khấu trừ kinh doanh từ các chi phí gián tiếp sẽ được tính dựa trên 10% của các khoản đủ điều kiện đó, với điều kiện chi phí được khấu trừ và được quy cho việc sử dụng nhà để kinh doanh một cách phù hợp.

Đó là lý do việc lưu trữ hồ sơ rất quan trọng. Một hệ thống phân bổ tốt sẽ giúp bạn chứng minh các con số nếu IRS có yêu cầu.

Những Khoản Bạn Thường Không Thể Khấu Trừ

Không phải mọi chi phí liên quan đến nhà ở đều tự động được khấu trừ.

Nhìn chung, đừng cho rằng bạn có thể yêu cầu:

• Chi phí sinh hoạt cá nhân
• Chi phí cho các phòng được dùng một phần cho mục đích cá nhân
• Chi phí không cần thiết và không bình thường đối với doanh nghiệp
• Toàn bộ hóa đơn sinh hoạt mà không phân bổ cho phần kinh doanh
• Chi phí văn phòng tại nhà của nhân viên đối với công việc W-2, trừ khi có ngoại lệ cụ thể theo luật

Ngoài ra, nếu bạn dùng phương pháp giản lược, bạn sẽ không được khấu hao phần văn phòng. Sự đánh đổi này là một phần lý do khiến một số người nộp thuế thích phương pháp thông thường hơn.

Lưu Trữ Hồ Sơ Là Rất Quan Trọng

Một khoản khấu trừ vững chắc phụ thuộc vào hồ sơ rõ ràng. Hãy giữ tài liệu cho:

• Diện tích văn phòng và ngôi nhà
• Ảnh hoặc sơ đồ mặt bằng của không gian làm việc
• Hóa đơn tiện ích và các biên lai sinh hoạt khác
• Hóa đơn internet và điện thoại
• Hồ sơ sửa chữa và bảo trì
• Ngày sử dụng cho hoạt động kinh doanh nếu văn phòng không được dùng cả năm
• Ghi chú chứng minh việc sử dụng thường xuyên và độc quyền cho kinh doanh

Hồ sơ tốt sẽ giúp bạn dễ bảo vệ khoản khấu trừ và chọn phương pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Những Sai Lầm Phổ Biến Cần Tránh

Nhiều khoản khấu trừ văn phòng tại nhà bị mất hoặc bị xem xét lại vì những lỗi có thể tránh được.

Hãy lưu ý các sai lầm sau:

• Sử dụng không gian chung không dành độc quyền cho kinh doanh
• Khấu trừ chi phí cá nhân như chi phí kinh doanh
• Quên phân bổ đúng chi phí sinh hoạt
• Yêu cầu khấu trừ chi phí của nhân viên khi bạn không đủ điều kiện
• Chọn phương pháp giản lược mà không so sánh với phương pháp thông thường
• Không lưu giữ biên lai và hồ sơ đo diện tích

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp và dự định làm việc từ nhà, việc thiết lập sổ sách kế toán rõ ràng ngay từ đầu là rất quan trọng. Điều đó giúp mùa khai thuế đơn giản hơn và giữ cho hồ sơ doanh nghiệp được ngăn nắp.

Khi Doanh Nghiệp Tại Nhà Trở Thành Nhiều Hơn Một Việc Làm Thêm

Nhiều nhà sáng lập bắt đầu từ một văn phòng tại nhà rồi sau đó chuyển sang mô hình chính thức hơn như LLC hoặc corporation. Sự chuyển đổi đó có thể nâng cao uy tín, đơn giản hóa hoạt động và hỗ trợ tăng trưởng.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp từ văn phòng tại nhà, Zenind có thể giúp bạn thành lập và quản lý pháp nhân doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với các dịch vụ được thiết kế cho những doanh nhân muốn một cách bắt đầu và tuân thủ nghĩa vụ một cách đơn giản.

Câu Hỏi Thường Gặp

Tôi có thể khấu trừ toàn bộ tiền thuê nhà hoặc tiền thế chấp không?

Thường là không. Bạn thường chỉ có thể khấu trừ phần liên quan đến việc sử dụng nhà cho kinh doanh, trừ khi có một chi phí trực tiếp chỉ áp dụng cho khu vực văn phòng.

Tôi có thể khấu trừ internet nếu làm việc tại nhà không?

Có thể, nhưng thường chỉ được khấu trừ phần dành cho kinh doanh. Nếu kết nối internet được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, bạn thường cần một cách phân bổ hợp lý.

Tôi có thể yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà nếu làm việc từ ghế sofa hoặc bàn bếp không?

Thường là không. IRS nhìn chung yêu cầu không gian đó phải được sử dụng độc quyền và thường xuyên cho kinh doanh.

Phương pháp giản lược có luôn tốt hơn không?

Không nhất thiết. Phương pháp này dễ hơn, nhưng phương pháp thông thường có thể cho khoản khấu trừ lớn hơn nếu chi phí liên quan đến văn phòng tại nhà của bạn đáng kể.

Tôi có cần LLC để yêu cầu khoản khấu trừ này không?

Không. Khoản khấu trừ phụ thuộc vào tình trạng thuế và việc sử dụng doanh nghiệp đủ điều kiện, chứ không phụ thuộc vào việc bạn đã thành lập LLC hay chưa. Tuy nhiên, nhiều chủ sở hữu tự doanh vẫn chọn thành lập LLC hoặc corporation vì lý do vận hành và pháp lý.

Kết Luận

Khấu trừ văn phòng tại nhà có thể là một lợi ích thuế giá trị đối với chủ doanh nghiệp tự doanh, nhưng chỉ áp dụng khi không gian và hồ sơ đáp ứng các yêu cầu của IRS. Các quy tắc quan trọng nhất khá đơn giản: sử dụng không gian thường xuyên và độc quyền cho kinh doanh, theo dõi chi phí cẩn thận, và chọn phương pháp tính phù hợp nhất với tình huống của bạn.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp từ nhà, việc giữ cho hồ sơ thành lập pháp nhân, sổ sách kế toán và tài liệu thuế được tổ chức ngay từ đầu có thể giúp tiết kiệm thời gian về sau và giảm lỗi khi nộp hồ sơ.