3 lý do thuê bạn bè và người thân có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn

Thuê một người mà bạn đã quen biết từ trước có thể mang lại cảm giác như đó là quyết định dễ dàng nhất trên đời. Một người bạn hiểu nhịp làm việc của bạn. Một người họ hàng đã tin vào ý tưởng của bạn. Niềm tin đã có sẵn, việc giao tiếp có vẻ đơn giản, và mong muốn giúp đỡ người thân quen đôi khi trở nên đặc biệt mạnh mẽ khi doanh nghiệp vẫn còn ở giai đoạn đầu.

Nhưng ý định tốt không phải lúc nào cũng tạo ra kết quả kinh doanh tốt. Trong một startup hoặc doanh nghiệp nhỏ, mỗi vị trí đều cần kỳ vọng rõ ràng, từng đồng tiền đều quan trọng, và mọi mối quan hệ đều bị thử thách dưới áp lực. Khi các mối quan hệ cá nhân và trách nhiệm nghề nghiệp bị trộn lẫn mà không có cấu trúc, kết quả có thể là sự mơ hồ, xung đột và những sai sót hoàn toàn có thể tránh được.

Điều đó không có nghĩa là bạn bè và người thân không bao giờ có thể là một phần của công ty. Nó có nghĩa là quyết định này nên được đưa ra cẩn trọng, với cùng tiêu chuẩn bạn sẽ áp dụng cho bất kỳ ai khác. Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp và xây dựng đội ngũ, cách thông minh nhất là tạo ra các chính sách vững chắc, mô tả vai trò bằng văn bản và một cấu trúc công ty chính thức ngay từ đầu. Nền tảng đó giúp các quyết định giữ được tính chuyên nghiệp, ngay cả khi những người liên quan đều rất thân thiết với bạn.

1. Ranh giới trở nên khó thực thi

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, ranh giới đều quan trọng. Mô tả công việc, lịch làm việc, tuyến báo cáo và tiêu chuẩn hiệu suất đều có lý do tồn tại: chúng giữ cho tổ chức vận hành theo cùng một hướng. Khi một người bạn hoặc người thân gia nhập đội ngũ, những ranh giới đó có thể trở nên khó duy trì hơn.

Một mối quan hệ cá nhân thường đi kèm với những giả định không áp dụng trong môi trường làm việc. Một người có thể kỳ vọng linh hoạt hơn về hạn chót, quy định đi muộn dễ dãi hơn, hoặc có tiếng nói lớn hơn trong các quyết định so với đúng vai trò của họ. Ngay cả khi không ai nói ra, chính mối quan hệ đó có thể tạo ra kỳ vọng được đối xử đặc biệt.

Điều đó có thể tạo ra hiệu ứng lan tỏa trong toàn công ty. Những nhân viên khác có thể nhận thấy rằng một người được tự do hơn mọi người, và cảm nhận đó có thể làm giảm tinh thần làm việc. Các thành viên trong nhóm cũng có thể ngừng xem trọng quy định nếu họ tin rằng ngoại lệ sẽ luôn được dành cho một người thân hoặc bạn thân.

Vấn đề không chỉ là sự công bằng. Nó còn là tính nhất quán. Một doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn không đồng đều sẽ khó quản lý hơn và dễ gây hiểu nhầm hơn. Khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên đều được lợi khi ban lãnh đạo rõ ràng và có thể dự đoán trước.

Nếu bạn vẫn quyết định thuê một người thân thiết, hãy ghi nhận thỏa thuận bằng văn bản. Xác định rõ vai trò, mức lương, giờ làm, cơ cấu báo cáo và kỳ vọng về hiệu suất. Một cuộc trò chuyện là chưa đủ. Chính sách bằng văn bản tạo ra một khuôn khổ chuyên nghiệp mà cảm xúc cá nhân ít có khả năng phá vỡ hơn.

2. Trách nhiệm giải trình có thể bị làm mờ

Trách nhiệm giải trình là một trong những phần khó nhất khi điều hành doanh nghiệp, và nó còn khó hơn nữa khi người bỏ lỡ một hạn chót cũng chính là người bạn gặp trong bữa tối chủ nhật.

Khi một nhân viên đồng thời là bạn hoặc người thân, người quản lý có thể ngần ngại đưa ra phản hồi thẳng thắn. Họ có thể làm nhẹ lời phê bình, trì hoãn một cuộc trao đổi khó khăn, hoặc bỏ qua một vấn đề nhỏ cho đến khi nó trở thành sự cố nghiêm trọng. Ở chiều ngược lại, nhân viên có thể cảm thấy áp lực phải đáp ứng tiêu chuẩn ít hơn vì họ cho rằng mối quan hệ sẽ bảo vệ họ khỏi hậu quả thực sự.

Điều đó tạo ra một vòng lặp nguy hiểm. Những sai sót nhỏ bị bỏ qua, thời hạn bị trễ, chất lượng giảm sút, và doanh nghiệp phải gánh chi phí. Theo thời gian, công ty có thể bắt đầu phải chịu gánh nặng từ một mối quan hệ vốn chưa bao giờ được thiết kế để chịu đựng xung đột trong công việc.

Trách nhiệm giải trình càng quan trọng hơn trong một doanh nghiệp đang phát triển vì chỉ một mắt xích yếu cũng có thể ảnh hưởng đến niềm tin của khách hàng, dòng tiền và hiệu suất đội ngũ. Nếu một nhiệm vụ quan trọng được xử lý kém, hậu quả sẽ không dừng ở phạm vi riêng tư. Chúng xuất hiện dưới dạng dự án bị trì hoãn, cơ hội bị bỏ lỡ và uy tín bị tổn hại.

Cách phòng ngừa tốt nhất là đối xử với mọi nhân viên như nhau. Phản hồi nên trực tiếp, kỳ vọng nên đo lường được, và quy trình đánh giá hiệu suất nên tuân theo một cách nhất quán. Nếu ai đó không đáp ứng được yêu cầu của vị trí, mối quan hệ cá nhân không nên che chắn họ khỏi quyết định tiếp theo.

Điều đó có thể gây khó chịu, nhưng sự khó chịu là một phần của vai trò lãnh đạo. Doanh nghiệp không thể thay thế các tiêu chuẩn chuyên nghiệp bằng lòng trung thành cá nhân.

3. Xung đột nhanh chóng trở thành chuyện cá nhân

Xung đột nơi làm việc vốn đã khó xử lý ngay cả trong điều kiện thuận lợi nhất. Khi người kia là bạn hoặc người thân, mọi chuyện trở nên phức tạp rất nhanh.

Một bất đồng về lịch làm việc, lương, việc vắng mặt hoặc việc ra quyết định có thể dễ dàng lan ra ngoài văn phòng. Điều lẽ ra chỉ là một cuộc thảo luận kinh doanh lại trở thành một cuộc trao đổi cảm xúc. Thay vì tập trung vào vấn đề, cả hai bên có thể bắt đầu bảo vệ chính mối quan hệ đó.

Sự chuyển hướng đó có thể khiến việc giải quyết trở nên khó khăn hơn nhiều. Vấn đề ban đầu có thể không còn là vấn đề chính nữa. Mấu chốt thực sự trở thành niềm tin, sự tôn trọng và việc liệu mối quan hệ cá nhân có đang bị đe dọa bởi cách sắp xếp công việc hay không.

Điều này đặc biệt rủi ro trong một doanh nghiệp nhỏ, nơi chủ doanh nghiệp thường phải đảm nhận nhiều vai trò và tương tác chặt chẽ với một nhóm người ít ỏi mỗi ngày. Có thể không có bộ phận nhân sự, không có quy trình hòa giải chính thức, và không có sự tách biệt giữa cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân. Chỉ một hiểu lầm cũng có thể kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng.

Xung đột cá nhân cũng có thể hạn chế việc ra quyết định. Chủ doanh nghiệp có thể trì hoãn một thay đổi nhân sự cần thiết vì họ không muốn xảy ra căng thẳng trong gia đình. Họ có thể giữ lại một nhân sự làm việc kém quá lâu vì sợ làm tổn thương một tình bạn. Những lựa chọn đó bảo vệ cảm xúc trong ngắn hạn nhưng có thể làm tổn hại công ty trong dài hạn.

Mối quan hệ càng gắn chặt với doanh nghiệp, thì việc tạo ra một cấu trúc bên ngoài càng quan trọng. Thỏa thuận bằng văn bản, các chỉ số khách quan và những buổi kiểm tra định kỳ giúp giữ cho quyết định dựa trên факт thay vì cảm xúc.

Khi nào việc thuê bạn bè hoặc người thân có thể hiệu quả

Thuê một người thân thiết với bạn không phải lúc nào cũng là sai lầm. Trong một số trường hợp, điều đó có thể diễn ra tốt đẹp.

Khả năng thành công cao hơn khi người đó có kinh nghiệm thực sự, hiểu vai trò và chấp nhận rằng mối quan hệ công việc sẽ được đặt lên hàng đầu trong giờ làm. Điều đó cũng hữu ích khi công ty đã có sẵn các quy trình chính thức và chủ doanh nghiệp sẵn sàng thực thi chúng mà không thiên vị.

Những ứng viên phù hợp cho các vị trí này thường có một vài đặc điểm chung:

• Họ tôn trọng ranh giới và không mong đợi được đối xử đặc biệt.
• Họ hiểu rằng phản hồi là một phần của công việc.
• Họ có thể tách thời gian gia đình khỏi thời gian làm việc.
• Họ sẵn sàng được đánh giá theo cùng tiêu chuẩn như mọi người khác.

Nếu những điều kiện đó không có, rủi ro sẽ tăng rất nhanh.

Cách bảo vệ doanh nghiệp nếu bạn thuê người thân thiết

Nếu bạn quyết định tiến hành, hãy giảm rủi ro trước ngày làm việc đầu tiên.

Hãy bắt đầu bằng một quy trình tuyển dụng chính thức. Phỏng vấn người đó, so sánh năng lực và ghi lại lý do tuyển dụng. Đừng bỏ qua các bước chỉ vì bạn đã quen họ.

Tiếp theo, hãy tạo một hợp đồng lao động hoặc thư mời làm việc rõ ràng. Nêu cụ thể mức lương, trách nhiệm, cơ cấu báo cáo và kỳ vọng về chuyên cần, hành vi và hiệu suất. Nếu vị trí đó liên quan đến tài chính, dữ liệu khách hàng hoặc quyết định sở hữu, hãy xác định rõ các giới hạn đó.

Sau đó, xây dựng một hệ thống giao tiếp giúp loại bỏ sự mơ hồ. Sử dụng các buổi họp một-một định kỳ, danh sách công việc bằng văn bản và các mốc đánh giá hiệu suất. Nếu có vấn đề phát sinh, hãy xử lý sớm và giữ cuộc trao đổi bám vào hiệu suất công việc, không phải lịch sử gia đình.

Việc tách biệt quyết định sở hữu và quyết định tuyển dụng cũng rất hữu ích. Nếu doanh nghiệp của bạn là LLC hoặc corporation, hãy đảm bảo operating agreement, bylaws và các chính sách nội bộ hỗ trợ cách công ty thực sự vận hành. Một doanh nghiệp có cấu trúc tốt sẽ dễ quản lý hơn vì vai trò và thẩm quyền đã được xác định từ trước.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì pháp nhân doanh nghiệp bằng những tài liệu và công cụ hỗ trợ một thiết lập chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu. Loại cấu trúc đó đặc biệt hữu ích khi bạn dự định làm việc với những người bạn quen biết cá nhân, vì nó củng cố ranh giới giữa quyền sở hữu, quản lý và quan hệ lao động.

Kết luận

Thuê bạn bè và người thân có thể có vẻ tiện lợi, nhưng sự tiện lợi không đồng nghĩa với một quyết định kinh doanh đúng đắn. Những rủi ro lớn nhất thường không xuất hiện ngay từ đầu. Chúng lộ ra sau đó dưới dạng ranh giới mờ nhạt, trách nhiệm giải trình yếu hơn và những xung đột khó giải quyết hơn vì mối quan hệ mang tính cá nhân.

Nếu bạn muốn doanh nghiệp phát triển, hãy xem mỗi lần tuyển dụng trước hết là một quyết định kinh doanh. Xây dựng chính sách rõ ràng, ghi nhận kỳ vọng bằng văn bản và tạo ra một cấu trúc hỗ trợ cho việc ra quyết định công bằng. Cách tiếp cận đó bảo vệ công ty, mối quan hệ làm việc và những người phụ thuộc vào cả hai.

Disclaimer: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Để được tư vấn về tình huống cụ thể của bạn, hãy tham khảo một chuyên gia được cấp phép.