Cách tận dụng tối đa các sự kiện kết nối kinh doanh

Các sự kiện kết nối kinh doanh có thể tạo ra động lực thực sự cho một công ty non trẻ, nhưng chỉ khi bạn tiếp cận chúng với một kế hoạch rõ ràng. Một không gian đầy các nhà sáng lập, người điều hành, cố vấn và đối tác tiềm năng có thể mang lại những lời giới thiệu giá trị, phản hồi thị trường hữu ích và các ý tưởng thực tiễn để phát triển. Thách thức không nằm ở việc tìm cơ hội. Thách thức là chọn đúng cơ hội, theo dõi tốt và biến các cuộc trò chuyện thành kết quả đo lường được.

Đối với một doanh nghiệp mới, đặc biệt là doanh nghiệp vẫn đang xử lý các bước cơ bản như thành lập công ty, tuân thủ quy định và vận hành ban đầu, việc kết nối có thể vừa thú vị vừa gây xao nhãng. Cách hiệu quả nhất là xem mỗi sự kiện như một chiến dịch nhỏ: xác định mục tiêu, chuẩn bị thông điệp, thu thập thông tin một cách có chủ đích và theo dõi nhanh chóng.

Vì sao các sự kiện kết nối vẫn quan trọng

Ngay cả trong một thế giới ưu tiên kỹ thuật số, các sự kiện kết nối trực tiếp và trực tuyến vẫn là một trong những cách nhanh nhất để xây dựng niềm tin. Một cuộc trò chuyện ngắn thường tiết lộ nhiều hơn hàng loạt email qua lại. Bạn có thể tìm hiểu những vấn đề mà người khác đang cố gắng giải quyết, những xu hướng nào đang định hình ngành của bạn và những mối liên hệ nào đáng để phát triển thành quan hệ sâu hơn.

Các sự kiện kết nối đặc biệt hữu ích cho việc:

• Tìm kiếm khách hàng hoặc người mua tiềm năng
• Gặp gỡ đối tác giới thiệu và cộng tác chiến lược
• Học hỏi từ những nhà sáng lập đã giải quyết các vấn đề tương tự
• Kiểm tra ý tưởng trước khi đầu tư lớn vào sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Tăng độ hiện diện cho một doanh nghiệp mới thành lập

Giá trị của sự kiện phụ thuộc nhiều hơn vào mục đích tham dự chứ không chỉ là việc có mặt. Có mặt thì dễ. Có mặt với chiến lược mới tạo ra kết quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể trước khi tham dự

Đừng bước vào một sự kiện kết nối với hy vọng rằng điều gì đó hữu ích sẽ tự xảy ra. Hãy chọn một mục tiêu chính và, nếu cần, thêm một mục tiêu phụ. Giữ mọi thứ đơn giản.

Những mục tiêu tốt có thể là:

• Gặp ba đối tác giới thiệu tiềm năng
• Sắp xếp hai cuộc gọi theo dõi với khách hàng tiềm năng
• Tìm hiểu cách các chủ doanh nghiệp khác đang giải quyết một vấn đề vận hành cụ thể
• Giới thiệu doanh nghiệp mới của bạn với mười liên hệ phù hợp
• Kiểm tra xem một ý tưởng dịch vụ mới có tạo được tiếng vang trên thị trường hay không

Mục tiêu rõ ràng giúp bạn quyết định nên dành thời gian ở đâu, nên hỏi gì và cuộc trò chuyện nào đáng để theo dõi tiếp. Nếu mọi cơ hội đều có vẻ quan trọng như nhau, thì thật ra không cơ hội nào thật sự nổi bật.

Bước 2: Biết mình sẽ nói gì trong 30 giây

Sự kiện kết nối không phải là nơi để trình bày một bài bán hàng dài. Hãy chuẩn bị một phần giới thiệu ngắn gọn, tự nhiên, giải thích bạn là ai, doanh nghiệp của bạn làm gì và bạn phục vụ ai.

Một phần giới thiệu mạnh thường bao gồm:

• Tên của bạn và tên công ty
• Loại khách hàng hoặc người mua mà bạn phục vụ
• Vấn đề bạn giải quyết
• Một lý do đơn giản để người nghe muốn tiếp tục trò chuyện

Ví dụ:

“Tôi giúp các doanh nghiệp nhỏ sắp xếp tốt hơn các nhu cầu liên quan đến thành lập và tuân thủ ban đầu, để họ có thể tập trung vào tăng trưởng. Tôi đặc biệt muốn kết nối với các nhà sáng lập và cố vấn làm việc với các công ty mới.”

Hãy giữ cách nói chuyện tự nhiên. Mục tiêu không phải là gây ấn tượng với tất cả mọi người. Mục tiêu là giúp đúng người dễ dàng hiểu vị trí của bạn.

Bước 3: Tìm hiểu về sự kiện và người tham dự

Một chút chuẩn bị sẽ cải thiện mọi cuộc trò chuyện. Trước sự kiện, hãy tìm hiểu càng nhiều càng tốt về:

• Đơn vị tổ chức
• Hình thức sự kiện
• Danh sách diễn giả hoặc hồ sơ người tham dự
• Các ngành nghề có khả năng xuất hiện nhiều nhất
• Những chủ đề hoặc đề tài lặp lại nếu có

Điều này cho bạn bối cảnh để đặt câu hỏi tốt hơn. Nó cũng giúp bạn tránh lãng phí thời gian với những người hoàn toàn nằm ngoài thị trường mục tiêu của mình. Nếu sự kiện quá rộng, hãy xác định hai hoặc ba kiểu người bạn muốn gặp nhất và tập trung vào họ.

Bước 4: Đến với câu hỏi, không chỉ với danh thiếp

Kết nối hiệu quả được xây dựng trên sự tò mò. Người ta sẽ nhớ người đặt một câu hỏi hữu ích hơn là người phát ra nhiều danh thiếp nhất.

Bạn có thể thử các câu hỏi như:

• Hiện tại anh/chị đang làm việc với loại khách hàng nào?
• Thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp của anh/chị đang gặp trong quý này là gì?
• Anh/chị đang tìm kiếm giới thiệu hoặc hợp tác theo cách nào?
• Điều gì sẽ hữu ích nhất cho đội ngũ của anh/chị lúc này?
• Điều gì đưa anh/chị đến sự kiện này?

Những câu hỏi này mở ra cơ hội cho một cuộc trò chuyện có ý nghĩa. Chúng cũng giúp bạn xác định xem giữa công việc của bạn và của họ có điểm giao nhau nào không.

Bước 5: Ghi chú ngay lập tức

Kết nối mà không ghi chú sẽ biến thành phỏng đoán về sau. Càng sớm càng tốt, hãy lưu lại những chi tiết quan trọng:

• Tên người đó
• Công ty và vai trò của họ
• Vấn đề họ nhắc đến
• Bất kỳ chi tiết cá nhân hoặc kinh doanh nào bạn muốn tham chiếu sau này
• Bước tiếp theo, nếu có

Nếu bạn gặp nhiều người, hãy tạo một hệ thống đơn giản để phân loại liên hệ. Ví dụ:

• Khách hàng tiềm năng nóng
• Đối tác giới thiệu tiềm năng
• Đồng nghiệp trong ngành
• Theo dõi sau này
• Hữu ích nhưng mức ưu tiên thấp

Điều này giúp bạn theo dõi sau sự kiện nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Bước 6: Tập trung vào chất lượng, không phải số lượng

Rất dễ nhầm lẫn giữa việc bận rộn và việc hiệu quả. Trò chuyện với hai mươi người không tự động tốt hơn năm cuộc trò chuyện chất lượng.

Một thước đo tốt hơn là liệu mỗi cuộc trò chuyện có giúp tiến gần hơn đến một mục tiêu hay không. Hãy tự hỏi:

• Người này có phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu của tôi không?
• Chúng tôi có xác định được lý do để giữ liên lạc không?
• Có bước tiếp theo rõ ràng không?
• Một tin nhắn theo dõi có mang lại giá trị không?

Nếu câu trả lời là không, hãy chuyển sang người khác. Mục tiêu là xây dựng một mạng lưới hữu ích, không phải một danh sách liên hệ quá lớn.

Bước 7: Theo dõi nhanh chóng và cụ thể

Khâu theo dõi là nơi phần lớn giá trị của việc kết nối được tạo ra hoặc bị mất đi. Hãy cố gắng phản hồi trong vòng một đến ba ngày khi cuộc trò chuyện vẫn còn mới.

Một tin nhắn theo dõi hữu ích nên bao gồm:

• Nhắc lại nơi bạn đã gặp nhau
• Một chi tiết từ cuộc trò chuyện
• Một lý do rõ ràng để tiếp tục mối quan hệ
• Một bước tiếp theo cụ thể

Ví dụ:

“Rất vui được gặp anh/chị tại sự kiện tối qua. Tôi rất trân trọng góc nhìn của anh/chị về cách các doanh nghiệp mới quản lý những công việc tuân thủ ban đầu. Nếu thấy hữu ích, tôi rất sẵn lòng tiếp tục trao đổi và cùng so sánh những gì chúng ta đang quan sát trên thị trường.”

Hãy giữ tin nhắn ngắn gọn. Làm cho người kia dễ phản hồi.

Bước 8: Biến các liên hệ thành một hệ thống

Việc kết nối sẽ có giá trị hơn nhiều khi nó trở thành một quy trình có thể lặp lại. Thay vì coi mỗi sự kiện là một trải nghiệm tách biệt, hãy xây dựng một quy trình theo dõi đơn giản.

Hệ thống của bạn có thể bao gồm:

• Danh sách liên hệ có gắn thẻ hoặc phân loại
• Nhắc nhở trên lịch để theo dõi
• CRM hoặc bảng tính để ghi nhận cuộc trò chuyện
• Trường ghi chú cho tiềm năng giới thiệu hoặc ý tưởng hợp tác
• Rà soát hàng tháng để xem liên hệ nào cần tiếp cận lại

Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhà sáng lập đang phải xử lý cùng lúc các công việc thành lập, hạn tuân thủ, bán hàng và vận hành. Một hệ thống đơn giản sẽ giúp các mối quan hệ không bị bỏ sót.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả những người có kinh nghiệm cũng mắc các lỗi kết nối có thể tránh được. Hãy chú ý những điểm sau:

• Tham dự mà không có mục tiêu
• Nói quá nhiều về bản thân quá sớm
• Đưa ra lời chào hàng trước khi hiểu nhu cầu của người khác
• Thu thập liên hệ nhưng không ghi chú
• Chờ quá lâu mới theo dõi
• Tham dự những sự kiện không phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Cách khắc phục rất đơn giản: hãy chọn lọc, tò mò và nhất quán.

Cách chọn đúng sự kiện

Không phải sự kiện nào cũng đáng để bạn dành thời gian. Những cơ hội kết nối tốt nhất là những sự kiện phù hợp với giai đoạn hiện tại và mục tiêu tăng trưởng của doanh nghiệp bạn.

Hãy chọn những sự kiện có khả năng tạo ra:

• Các cuộc trò chuyện liên quan đến khách hàng
• Những lời giới thiệu ấm áp đến các đối tác hữu ích
• Góc nhìn về thị trường hoặc ngành của bạn
• Cơ hội tiếp cận những người có ảnh hưởng đến người mua của bạn

Nếu doanh nghiệp của bạn còn rất sớm, việc ưu tiên chất lượng hơn số lượng lại càng quan trọng hơn. Một căn phòng được chọn lọc tốt với mười mối liên hệ mạnh có thể hiệu quả hơn một sự kiện lớn với toàn những tương tác ngẫu nhiên.

Kết nối cho chủ doanh nghiệp mới

Các nhà sáng lập thường tham gia kết nối trong khi vẫn phải xử lý việc thành lập, đăng ký kinh doanh và nhiều chi tiết hành chính khác khi ra mắt công ty. Đó là lý do vì sao một chiến lược kết nối có kỷ luật lại hữu ích. Nó giúp bạn dành thời gian hạn chế cho những cuộc trò chuyện có khả năng hỗ trợ tăng trưởng cao nhất.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp mới, việc kết nối có thể giúp bạn:

• Hiểu khách hàng thực sự cần gì
• Tìm nhà cung cấp dịch vụ và cố vấn đáng tin cậy
• Xây dựng uy tín ban đầu trên thị trường
• Xác định cơ hội địa phương và theo ngành
• Tập trung vào đúng ưu tiên

Điều quan trọng là biến kết nối thành một công cụ tăng trưởng, không phải một sự xao nhãng.

Kết luận

Các sự kiện kết nối kinh doanh hiệu quả nhất khi bạn xem chúng như một cơ hội có cấu trúc, không phải một nghĩa vụ xã giao. Hãy đặt mục tiêu, chuẩn bị phần giới thiệu ngắn gọn, đặt câu hỏi có suy nghĩ, ghi chú và theo dõi nhanh chóng. Theo thời gian, cách tiếp cận đó sẽ biến những cuộc trò chuyện thông thường thành các mối quan hệ hỗ trợ giới thiệu, hợp tác và tăng trưởng dài hạn.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, sự kỷ luật này rất quan trọng. Bạn càng có chủ đích về nơi mình dành thời gian, khả năng các nỗ lực kết nối của bạn càng hỗ trợ được tiến bộ kinh doanh thực tế.