6 mẹo quản lý tiền mà mọi nhà sáng lập tự doanh nên áp dụng

Tự doanh mang lại cho bạn sự tự do, nhưng cũng đồng nghĩa với việc bạn phải tự chịu trách nhiệm cho mọi quyết định tài chính. Không có bộ phận payroll để khấu trừ thuế cho bạn, không có quản lý để phê duyệt ngân sách, và cũng không có mạng lưới an toàn sẵn có khi doanh thu chậm lại. Nếu muốn doanh nghiệp của mình duy trì sức khỏe tài chính, bạn cần một hệ thống quản lý tiền đơn giản, hoạt động tốt cả trong những tháng thuận lợi lẫn những tháng khó khăn.

Điều đó đặc biệt đúng nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp mới, thành lập LLC, hoặc ra mắt một corporation thông qua dịch vụ như Zenind. Khi cấu trúc doanh nghiệp rõ ràng, việc tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp, theo dõi lợi nhuận, và đưa ra các quyết định dài hạn tốt hơn sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Dưới đây là sáu mẹo quản lý tiền thực tế dành cho các nhà sáng lập tự doanh muốn có sự ổn định hơn, sẵn sàng hơn về thuế, và một nền tảng vững chắc hơn cho tăng trưởng.

1. Tách riêng tài chính doanh nghiệp và cá nhân

Nguyên tắc đầu tiên của quản lý tiền khi tự doanh rất đơn giản: đừng trộn lẫn tiền doanh nghiệp với tiền cá nhân. Hãy mở một tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng càng sớm càng tốt. Nếu doanh nghiệp của bạn cần, hãy mở thêm một tài khoản tiết kiệm riêng.

Việc tách biệt nguồn tiền giúp bạn theo nhiều cách:

• Bạn có thể thấy chính xác doanh nghiệp kiếm được và chi tiêu bao nhiêu.
• Sổ sách kế toán sẽ gọn gàng hơn và tốn ít thời gian hơn.
• Chuẩn bị thuế dễ hơn vì hồ sơ được sắp xếp rõ ràng.
• Bạn giảm nguy cơ vô tình dùng tiền doanh nghiệp cho chi phí cá nhân.

Một tài khoản riêng cũng giúp doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, nhà cung cấp và bên cho vay. Nếu bạn đã thành lập một pháp nhân như LLC hoặc corporation, sự tách biệt này hỗ trợ kỷ luật tài chính mà chủ sở hữu nên duy trì ngay từ ngày đầu.

2. Lập ngân sách dựa trên thực tế, không phải hy vọng

Ngân sách không phải là sự hạn chế. Nó là một công cụ ra quyết định. Nếu không có ngân sách, bạn rất dễ chi tiêu dựa trên kỳ vọng lạc quan thay vì dòng tiền thực tế.

Hãy bắt đầu từ những chi phí thiết yếu hằng tháng của doanh nghiệp:

• Phần mềm và gói đăng ký
• Marketing và quảng cáo
• Internet, điện thoại và thiết bị
• Nhà thầu hoặc freelancer
• Bảo hiểm và phí chuyên môn
• Chi phí ngân hàng và xử lý thanh toán

Sau đó, hãy cộng thêm chi phí sinh hoạt cá nhân nếu thu nhập doanh nghiệp của bạn có thể trang trải. Hãy trung thực về số tiền thực sự bạn cần để chi trả mỗi tháng. Nếu doanh thu thay đổi, hãy xây dựng ngân sách dựa trên những tháng doanh thu thấp nhất mà vẫn có thể xảy ra, chứ không phải những tháng tốt nhất.

Một cách tiếp cận hữu ích là chia chi tiêu thành ba nhóm:

• Chi phí cố định: các khoản gần như không thay đổi
• Chi phí biến đổi: các khoản thay đổi theo doanh số hoặc khối lượng công việc
• Lợi nhuận và dự trữ: phần tiền nên để lại trong doanh nghiệp hoặc tiết kiệm

Nếu bạn xem ngân sách như một tài liệu sống và rà soát nó hằng tháng, bạn sẽ đưa ra quyết định tốt hơn về tuyển dụng, marketing và mở rộng.

3. Trích tiền thuế trước khi chi bất cứ khoản nào

Một trong những sai lầm tốn kém nhất của người tự doanh là tiêu hết doanh thu trước rồi mới nghĩ đến thuế. Không giống như nhân viên truyền thống, các nhà sáng lập tự doanh thường phải tự quản lý các khoản thuế tạm tính của mình.

Một giải pháp đơn giản là chuyển một phần trăm nhất định của mỗi khoản thanh toán vào một tài khoản tiết kiệm thuế ngay khi doanh thu phát sinh. Mức phần trăm phù hợp phụ thuộc vào tình hình của bạn, nhưng thói quen này quan trọng hơn con số chính xác. Quỹ dự trữ thuế giúp bạn không phải cuống lên khi đến hạn nộp thuế hàng quý.

Những thói quen thuế tốt bao gồm:

• Tiết kiệm ngay một phần trăm của mỗi khoản thanh toán từ khách hàng
• Theo dõi các khoản chi phí doanh nghiệp được khấu trừ trong suốt năm
• Rà soát thuế tạm tính theo lịch đều đặn
• Làm việc với chuyên gia thuế nếu thu nhập của bạn đang tăng hoặc thay đổi nhanh

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động qua nhiều bang, làm việc với nhà thầu, hoặc có nhiều nguồn doanh thu, việc lập kế hoạch thuế càng trở nên quan trọng hơn. Hồ sơ chính xác ngay từ bây giờ có thể giúp bạn tránh những bất ngờ tốn kém sau này.

4. Tự trả cho mình theo một lịch cố định

Nhiều nhà sáng lập mắc sai lầm khi coi mọi đồng tiền trong tài khoản doanh nghiệp đều là thu nhập có thể tiêu. Tư duy đó dẫn đến tài chính cá nhân thiếu ổn định và khiến bạn khó biết doanh nghiệp có thực sự sinh lời hay không.

Thay vào đó, hãy đặt một lịch chi trả cho chủ sở hữu đều đặn. Có thể là hằng tuần, hai tuần một lần, hoặc hằng tháng, tùy theo dòng tiền của bạn. Mục tiêu là tạo sự ổn định cho bản thân và ngăn doanh nghiệp trở thành ví tiền cá nhân không chính thức.

Khi quyết định mức chi trả cho bản thân, hãy cân nhắc:

• Chi phí sinh hoạt cá nhân tối thiểu của bạn
• Doanh thu bình quân hằng tháng của doanh nghiệp
• Tính mùa vụ lên xuống
• Nghĩa vụ thuế và mục tiêu dự trữ
• Các khoản đầu tư tăng trưởng mà doanh nghiệp vẫn cần

Một cấu trúc chi trả nhất quán cũng giúp bạn đánh giá doanh nghiệp rõ ràng hơn. Nếu công ty không thể hỗ trợ một khoản rút vốn ổn định cho chủ sở hữu, đó là thông tin rất hữu ích. Điều đó có thể có nghĩa là bạn cần tăng giá, cắt giảm chi phí, hoặc cải thiện thu nợ.

5. Xây dựng quỹ khẩn cấp và các khoản dự trữ riêng biệt

Mỗi nhà sáng lập tự doanh đều cần một khoản đệm tài chính. Doanh thu có thể giảm vì điều kiện thị trường, khách hàng hủy hợp đồng, vấn đề sức khỏe, thanh toán chậm, hoặc các chi phí pháp lý và vận hành bất ngờ.

Quỹ khẩn cấp của bạn nên được thiết kế để bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn sự ổn định cá nhân. Tối thiểu, hãy hướng đến việc trang trải vài tháng chi phí cốt lõi. Điều đó bao gồm tiền thuê nhà, bảng lương nếu có, bảo hiểm, phần mềm, nghĩa vụ nợ, và chi phí sinh hoạt cơ bản.

Bạn cũng nên tạo các ngăn dự trữ riêng cho từng mục đích khác nhau:

• Dự trữ vận hành: cho gián đoạn ngắn hạn của doanh nghiệp
• Dự trữ thuế: cho các khoản thuế tạm tính và kê khai
• Dự trữ thiết bị: để thay thế công cụ, thiết bị hoặc phần mềm
• Dự trữ cơ hội: để nhanh chóng nắm bắt cơ hội tăng trưởng

Không phải khoản dự trữ nào cũng cần lớn ngay từ đầu. Điều quan trọng là bắt đầu. Ngay cả một khoản chuyển đều đặn nhỏ vào tiết kiệm cũng tốt hơn việc chờ đến khi có tiền dư, vì tiền dư thường biến mất vào các khoản chi hằng ngày.

6. Lên kế hoạch nghỉ hưu từ sớm

Lập kế hoạch nghỉ hưu rất dễ bị trì hoãn khi bạn đang tập trung giữ cho doanh nghiệp tồn tại. Nhưng bạn bắt đầu càng sớm, bạn càng tạo ra nhiều linh hoạt cho bản thân về sau.

Các nhà sáng lập tự doanh có thể tiếp cận những lựa chọn hưu trí phù hợp với thu nhập độc lập, chẳng hạn như:

• Traditional IRA và Roth IRA
• SEP IRA
• Solo 401(k)

Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào mức thu nhập, cấu trúc doanh nghiệp và mục tiêu thuế của bạn. Ngay cả khi ban đầu bạn không thể đóng góp nhiều, bắt đầu một thói quen tiết kiệm hưu trí ngay bây giờ vẫn tốt hơn là chờ một thời điểm hoàn hảo mà có thể sẽ không bao giờ đến.

Hãy xem khoản tiết kiệm hưu trí như một phần trong chiến lược đãi ngộ của bạn, chứ không phải một khoản tùy chọn. Nếu bạn xây dựng nó vào hệ thống tài chính của mình ngay từ đầu, việc duy trì đều đặn sẽ dễ hơn rất nhiều.

Một quy trình quản lý tiền hằng tháng đơn giản

Nếu bạn muốn những mẹo này thực sự hiệu quả, hãy đưa chúng vào một quy trình hằng tháng có thể lặp lại:

1. Rà soát toàn bộ thu nhập và chi phí.
2. Chuyển tiền dự trữ thuế vào tài khoản riêng.
3. Tự trả cho mình theo lịch đã đặt.
4. Bổ sung quỹ khẩn cấp và các khoản dự trữ.
5. Kiểm tra xem chi tiêu có khớp với ngân sách không.
6. Cập nhật dự báo cho 30 đến 90 ngày tiếp theo.

Loại rà soát này không cần mất nhiều thời gian. Mục tiêu là sự nhất quán. Một lần kiểm tra ngắn hằng tháng hiệu quả hơn nhiều so với việc cố sửa các vấn đề tài chính sau khi chúng đã trở nên quá lớn.

Kết luận

Tự doanh tạo ra cơ hội, nhưng cũng đòi hỏi tính kỷ luật. Những nhà sáng lập có thể duy trì doanh nghiệp lâu dài thường làm tốt cùng những nguyên tắc tài chính cơ bản: tách biệt tài khoản, lập ngân sách cẩn thận, để dành tiền thuế, chi trả cho bản thân đều đặn, xây dựng dự trữ và lập kế hoạch nghỉ hưu.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp hoặc củng cố một doanh nghiệp hiện có, các thói quen tài chính gọn gàng nên là một phần trong nền tảng của bạn ngay từ đầu. Với cấu trúc phù hợp, bạn có thể dành ít thời gian hơn để lo lắng về dòng tiền và nhiều thời gian hơn để xây dựng một công ty bền vững.