6 συμβουλές διαχείρισης χρημάτων που πρέπει να ακολουθεί κάθε αυτοαπασχολούμενος ιδρυτής

Η αυτοαπασχόληση σας δίνει ελευθερία, αλλά σας αναθέτει επίσης την ευθύνη για κάθε οικονομική απόφαση. Δεν υπάρχει τμήμα μισθοδοσίας για να παρακρατεί τους φόρους σας, κανένας προϊστάμενος για να εγκρίνει έναν προϋπολογισμό και κανένα ενσωματωμένο δίχτυ ασφαλείας όταν τα έσοδα μειώνονται. Αν θέλετε η επιχείρησή σας να παραμένει υγιής, χρειάζεστε ένα απλό σύστημα διαχείρισης χρημάτων που να λειτουργεί τόσο σε καλούς όσο και σε δύσκολους μήνες.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, ιδρύετε μια LLC ή λανσάρετε μια εταιρεία μέσω μιας υπηρεσίας όπως η Zenind. Όταν η επιχειρηματική σας δομή είναι ξεκάθαρη, γίνεται ευκολότερο να διαχωρίζετε τα προσωπικά από τα επιχειρηματικά οικονομικά, να παρακολουθείτε την κερδοφορία και να παίρνετε καλύτερες μακροπρόθεσμες αποφάσεις.

Παρακάτω θα βρείτε έξι πρακτικές συμβουλές διαχείρισης χρημάτων για αυτοαπασχολούμενους ιδρυτές που θέλουν περισσότερη σταθερότητα, καλύτερη ετοιμότητα για τους φόρους και μια ισχυρότερη βάση για ανάπτυξη.

1. Διαχωρίστε τα επιχειρηματικά από τα προσωπικά οικονομικά

Ο πρώτος κανόνας στη διαχείριση χρημάτων για αυτοαπασχολούμενους είναι απλός: μην αναμειγνύετε τα επιχειρηματικά με τα προσωπικά χρήματα. Ανοίξτε το συντομότερο δυνατό έναν ξεχωριστό επιχειρηματικό λογαριασμό όψεως. Αν η επιχείρησή σας το χρειάζεται, προσθέστε και έναν ξεχωριστό λογαριασμό ταμιευτηρίου.

Ο διαχωρισμός των κεφαλαίων σάς βοηθά με πολλούς τρόπους:

• Μπορείτε να βλέπετε ακριβώς πόσα κερδίζει και ξοδεύει η επιχείρησή σας.
• Η τήρηση βιβλίων γίνεται πιο καθαρή και λιγότερο χρονοβόρα.
• Η προετοιμασία για τη φορολογική δήλωση γίνεται ευκολότερη, επειδή τα αρχεία είναι οργανωμένα.
• Μειώνετε τον κίνδυνο να χρησιμοποιείτε επιχειρηματικά χρήματα για προσωπικά έξοδα χωρίς να το αντιληφθείτε.

Ένας ξεχωριστός λογαριασμός κάνει επίσης την επιχείρησή σας να φαίνεται πιο επαγγελματική προς πελάτες, προμηθευτές και δανειστές. Αν έχετε ιδρύσει μια νομική οντότητα, όπως LLC ή corporation, αυτός ο διαχωρισμός στηρίζει την οικονομική πειθαρχία που πρέπει να τηρούν οι ιδιοκτήτες από την πρώτη μέρα.

2. Φτιάξτε έναν προϋπολογισμό με βάση την πραγματικότητα, όχι την ελπίδα

Ο προϋπολογισμός δεν είναι περιορισμός. Είναι εργαλείο λήψης αποφάσεων. Χωρίς έναν τέτοιο, είναι εύκολο να ξοδεύετε με βάση αισιόδοξες προσδοκίες αντί για την πραγματική ροή μετρητών.

Ξεκινήστε με τις μηνιαίες βασικές ανάγκες της επιχείρησής σας:

• Λογισμικό και συνδρομές
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Internet, τηλέφωνο και εξοπλισμός
• Συνεργάτες ή ελεύθερους επαγγελματίες
• Ασφάλιση και επαγγελματικές αμοιβές
• Τραπεζικά έξοδα και χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών

Στη συνέχεια, προσθέστε τα προσωπικά σας έξοδα διαβίωσης, εφόσον το εισόδημα της επιχείρησης τα καλύπτει. Να είστε ειλικρινείς σχετικά με το τι πραγματικά χρειάζεται να καλύπτετε κάθε μήνα. Αν το επιχειρηματικό σας εισόδημα παρουσιάζει διακυμάνσεις, διαμορφώστε τον προϋπολογισμό σας με βάση τους χαμηλότερους ρεαλιστικούς μήνες εσόδων και όχι τους καλύτερους.

Μια χρήσιμη προσέγγιση είναι να χωρίσετε τις δαπάνες σε τρεις κατηγορίες:

• Σταθερά κόστη: έξοδα που παραμένουν σχετικά σταθερά
• Μεταβλητά κόστη: έξοδα που αλλάζουν ανάλογα με τις πωλήσεις ή τον φόρτο εργασίας
• Κέρδος και αποθεματικά: χρήματα που πρέπει να παραμένουν στην επιχείρηση ή να αποταμιεύονται

Αν αντιμετωπίζετε τον προϋπολογισμό ως ζωντανό έγγραφο και τον επανεξετάζετε κάθε μήνα, θα παίρνετε καλύτερες αποφάσεις σχετικά με προσλήψεις, μάρκετινγκ και επέκταση.

3. Βάλτε στην άκρη τους φόρους πριν ξοδέψετε οτιδήποτε

Ένα από τα πιο ακριβά λάθη που κάνουν οι αυτοαπασχολούμενοι είναι ότι ξοδεύουν πρώτα τα επιχειρηματικά έσοδα και σκέφτονται μετά τους φόρους. Σε αντίθεση με τους παραδοσιακούς εργαζόμενους, οι αυτοαπασχολούμενοι ιδρυτές είναι συχνά υπεύθυνοι για τη διαχείριση των δικών τους εκτιμώμενων φορολογικών πληρωμών.

Μια απλή λύση είναι να μεταφέρετε ένα ποσοστό από κάθε πληρωμή σε ξεχωριστό λογαριασμό αποταμίευσης φόρων τη στιγμή που εισπράττετε τα έσοδα. Το κατάλληλο ποσοστό εξαρτάται από την περίπτωσή σας, αλλά η συνήθεια έχει μεγαλύτερη σημασία από τον ακριβή αριθμό. Ένα φορολογικό αποθεματικό σάς αποτρέπει από το να τρέχετε πανικόβλητοι όταν έρχονται οι τριμηνιαίες πληρωμές.

Καλές φορολογικές συνήθειες περιλαμβάνουν:

• Αποταμίευση ποσοστού από κάθε πληρωμή πελάτη αμέσως
• Παρακολούθηση εκπιπτόμενων επιχειρηματικών εξόδων καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους
• Τακτική επανεξέταση των εκτιμώμενων φόρων
• Συνεργασία με φοροτεχνικό αν το εισόδημά σας αυξάνεται ή αλλάζει γρήγορα

Αν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται σε περισσότερες από μία πολιτείες, συνεργάζεται με contractors ή διαχειρίζεται πολλαπλές ροές εσόδων, ο φορολογικός σχεδιασμός γίνεται ακόμη πιο σημαντικός. Τα ακριβή αρχεία σήμερα μπορούν να αποτρέψουν ακριβές εκπλήξεις αργότερα.

4. Πληρώνετε τον εαυτό σας με πρόγραμμα

Πολλοί ιδρυτές κάνουν το λάθος να αντιμετωπίζουν κάθε δολάριο στον επιχειρηματικό λογαριασμό ως διαθέσιμο εισόδημα. Αυτή η νοοτροπία οδηγεί σε ασυνέπεια στα προσωπικά οικονομικά και μπορεί να δυσκολέψει την εκτίμηση του αν η επιχείρηση είναι πραγματικά κερδοφόρα.

Αντί γι’ αυτό, καθορίστε ένα τακτικό πρόγραμμα πληρωμών προς τον ιδιοκτήτη. Αυτό μπορεί να είναι εβδομαδιαίο, δεκαπενθήμερο ή μηνιαίο, ανάλογα με τη ροή μετρητών σας. Στόχος είναι να δημιουργήσετε προβλεψιμότητα για τον εαυτό σας και να μην αφήνετε την επιχείρηση να λειτουργεί ως ανεπίσημο προσωπικό πορτοφόλι.

Όταν αποφασίζετε πόσο να πληρώνετε τον εαυτό σας, λάβετε υπόψη:

• Τα βασικά προσωπικά σας έξοδα διαβίωσης
• Τον μέσο μηνιαίο τζίρο της επιχείρησης
• Τις εποχικές αυξομειώσεις
• Τις φορολογικές υποχρεώσεις και τους στόχους αποθεματικών
• Τις επενδύσεις ανάπτυξης που εξακολουθεί να χρειάζεται η επιχείρηση

Μια σταθερή δομή πληρωμών σάς βοηθά επίσης να αξιολογείτε πιο καθαρά την επιχείρηση. Αν η εταιρεία δεν μπορεί να στηρίξει μια σταθερή αμοιβή προς τον ιδιοκτήτη, αυτό είναι χρήσιμη πληροφορία. Μπορεί να σημαίνει ότι πρέπει να αυξήσετε τις τιμές, να μειώσετε τα έξοδα ή να βελτιώσετε τις εισπράξεις.

5. Δημιουργήστε ένα ταμείο έκτακτης ανάγκης και ξεχωριστά αποθεματικά

Κάθε αυτοαπασχολούμενος ιδρυτής χρειάζεται ένα οικονομικό απόθεμα ασφαλείας. Τα έσοδα μπορεί να επιβραδυνθούν λόγω συνθηκών της αγοράς, ακυρώσεων πελατών, ζητημάτων υγείας, καθυστερημένων πληρωμών ή απρόβλεπτων νομικών και λειτουργικών εξόδων.

Το ταμείο έκτακτης ανάγκης σας πρέπει να είναι σχεδιασμένο ώστε να προστατεύει τόσο την επιχείρηση όσο και την προσωπική σας σταθερότητα. Τουλάχιστον, στοχεύστε να καλύπτετε αρκετούς μήνες βασικών εξόδων. Αυτό περιλαμβάνει ενοίκιο, μισθοδοσία αν υπάρχει, ασφάλιση, λογισμικό, υποχρεώσεις χρέους και βασικά έξοδα διαβίωσης.

Βοηθά επίσης να δημιουργήσετε ξεχωριστά αποθεματικά για διαφορετικές ανάγκες:

• Λειτουργικό αποθεματικό: για βραχυπρόθεσμες διακοπές στη λειτουργία της επιχείρησης
• Φορολογικό αποθεματικό: για εκτιμώμενους φόρους και υποβολές
• Αποθεματικό εξοπλισμού: για την αντικατάσταση εργαλείων, συσκευών ή λογισμικού
• Αποθεματικό ευκαιριών: για να αξιοποιείτε γρήγορα μια ευκαιρία ανάπτυξης

Δεν χρειάζεται κάθε αποθεματικό να είναι μεγάλο στην αρχή. Το σημαντικό είναι να ξεκινήσετε. Ακόμη και μια μικρή, σταθερή μεταφορά σε αποταμίευση είναι καλύτερη από το να περιμένετε να έχετε περίσσευμα, επειδή το περίσσευμα συχνά εξαφανίζεται στα καθημερινά έξοδα.

6. Προγραμματίστε νωρίς τη συνταξιοδότηση

Ο προγραμματισμός για τη συνταξιοδότηση είναι εύκολο να αναβάλλεται όταν είστε συγκεντρωμένοι στο να κρατήσετε ζωντανή μια επιχείρηση. Όμως όσο νωρίτερα ξεκινήσετε, τόσο μεγαλύτερη ευελιξία δημιουργείτε για το μέλλον.

Οι αυτοαπασχολούμενοι ιδρυτές μπορεί να έχουν πρόσβαση σε επιλογές συνταξιοδότησης που λειτουργούν καλά για ανεξάρτητο εισόδημα, όπως:

• Παραδοσιακοί και Roth IRAs
• SEP IRAs
• Solo 401(k) plans

Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το επίπεδο εισοδήματός σας, τη δομή της επιχείρησης και τους φορολογικούς σας στόχους. Ακόμη και αν δεν μπορείτε να συνεισφέρετε πολλά στην αρχή, το να ξεκινήσετε μια συνήθεια συνταξιοδοτικής αποταμίευσης τώρα είναι καλύτερο από το να περιμένετε μια τέλεια στιγμή που ίσως να μην έρθει ποτέ.

Σκεφτείτε τις αποταμιεύσεις για τη συνταξιοδότηση ως μέρος της αμοιβής σας, όχι ως προαιρετική επιπλέον παροχή. Αν τις εντάξετε στο οικονομικό σας σύστημα από την αρχή, γίνεται πολύ ευκολότερο να παραμένετε συνεπείς.

Ένα απλό μηνιαίο πρόγραμμα διαχείρισης χρημάτων

Αν θέλετε αυτές οι συμβουλές να λειτουργήσουν πραγματικά, βάλτε τες σε μια επαναλαμβανόμενη μηνιαία διαδικασία:

1. Ελέγξτε όλα τα έσοδα και τα έξοδα.
2. Μεταφέρετε τα χρήματα για τους φόρους σε ξεχωριστό λογαριασμό.
3. Πληρώστε τον εαυτό σας σύμφωνα με το πρόγραμμα.
4. Αναπληρώστε τα ταμεία έκτακτης ανάγκης και τα αποθεματικά.
5. Ελέγξτε αν οι δαπάνες συμβαδίζουν με τον προϋπολογισμό.
6. Ενημερώστε τις προβλέψεις σας για τις επόμενες 30 έως 90 ημέρες.

Αυτός ο τύπος αναθεώρησης δεν χρειάζεται να διαρκεί πολύ. Ο στόχος είναι η συνέπεια. Ένας σύντομος μηνιαίος έλεγχος είναι πολύ πιο αποτελεσματικός από το να προσπαθείτε να διορθώσετε οικονομικά προβλήματα αφού αυτά έχουν ήδη μεγαλώσει.

Τελικές σκέψεις

Η αυτοαπασχόληση δημιουργεί ευκαιρίες, αλλά απαιτεί και πειθαρχία. Οι ιδρυτές που παραμένουν για καιρό στην αγορά συνήθως κάνουν καλά τα ίδια βασικά οικονομικά πράγματα: διαχωρίζουν τους λογαριασμούς, κάνουν προσεκτικό προϋπολογισμό, βάζουν χρήματα στην άκρη για φόρους, πληρώνουν τον εαυτό τους με συνέπεια, δημιουργούν αποθεματικά και σχεδιάζουν τη συνταξιοδότηση.

Αν ιδρύετε μια επιχείρηση ή ενισχύετε μια υπάρχουσα, οι καθαρές οικονομικές συνήθειες πρέπει να αποτελούν μέρος της βάσης σας από την αρχή. Με τη σωστή δομή, μπορείτε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στο άγχος για τις ταμειακές ροές και περισσότερο χρόνο στο χτίσιμο μιας ανθεκτικής εταιρείας.