8 cách thực tế để cải thiện tỷ lệ phản hồi email

Email vẫn hiệu quả vì nó tiếp cận người dùng ở nơi họ đã dành thời gian: hộp thư đến. Vấn đề không nằm ở kênh này. Vấn đề nằm ở sự chú ý. Nếu một email khó mở, khó đọc lướt hoặc khó tạo niềm tin, người đọc sẽ nhanh chóng bỏ qua.

Với các doanh nghiệp nhỏ, điều đó rất quan trọng. Dù bạn đang giới thiệu một dịch vụ mới, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, theo dõi sau buổi tư vấn hay quảng bá một ưu đãi thành lập công ty mới, mỗi phản hồi đều cho thấy thông điệp của bạn đủ liên quan để thu hút sự chú ý. Tỷ lệ phản hồi tốt hơn thường đến từ một loạt cải tiến nhỏ thay vì một thay đổi lớn duy nhất.

Tin tốt là tỷ lệ phản hồi email thường có thể cải thiện khá dễ dàng. Bạn không cần nội dung quá hào nhoáng, công cụ đắt tiền hay các chiến thuật gây áp lực. Bạn cần sự rõ ràng, tính phù hợp, danh sách được chăm sóc tốt và một thông điệp tôn trọng thời gian của người đọc.

1. Bắt đầu từ sự cho phép và kỳ vọng

Cách tốt nhất để cải thiện tỷ lệ phản hồi là gửi email cho những người thực sự muốn nhận chúng. Tiếp thị dựa trên sự cho phép không chỉ là vấn đề tuân thủ. Đó còn là vấn đề hiệu quả.

Nếu ai đó đã đăng ký danh sách của bạn, tải một tài nguyên, đặt lịch gọi hay yêu cầu cập nhật, họ đã thể hiện sự quan tâm. Điều đó khiến các email trong tương lai có nhiều khả năng được mở và được trả lời hơn. Ngược lại, các danh sách lạnh hoặc nhắm mục tiêu kém thường tạo ra mức độ tương tác thấp và nhiều khiếu nại spam hơn.

Hãy thiết lập kỳ vọng ngay từ đầu. Hãy cho mọi người biết họ sẽ nhận được gì, tần suất nhận email như thế nào và vì sao những email đó sẽ hữu ích với họ. Khi người đăng ký hiểu rõ điều cần mong đợi, họ sẽ ít có xu hướng phớt lờ thông điệp của bạn về sau.

Một email xác nhận đơn giản cũng có thể giúp ích. Hãy dùng nó để củng cố giá trị của danh sách, giải thích loại nội dung bạn gửi và khuyến khích người đọc đưa địa chỉ của bạn vào danh sách an toàn nếu phù hợp.

2. Viết tiêu đề xoay quanh giá trị, không phải nhãn mơ hồ

Tiêu đề email không phải là tiêu đề dành cho bạn. Nó là một điểm quyết định đối với người đọc. Trong một hộp thư đến đông đúc, những tiêu đề mơ hồ rất dễ bị bỏ qua.

Một tiêu đề hữu ích thường làm một trong ba việc sau:

• Hứa hẹn một lợi ích rõ ràng
• Khơi gợi sự tò mò hữu ích
• Làm cho email có cảm giác kịp thời và phù hợp

Hãy so sánh các ví dụ sau:

• Monthly Update
• 3 ways to cut response time this week
• What to fix before your next campaign

Ví dụ thứ hai và thứ ba cho người đọc biết vì sao email này quan trọng. Chúng tạo ra lý do để mở email mà không nghe quá phóng đại.

Giữ ngôn ngữ cụ thể. Khi có thể, hãy nhắc đến chủ đề, kết quả hoặc đối tượng. Nếu email nói về việc cải thiện quy trình theo dõi khách hàng tiềm năng, hãy nói rõ điều đó. Nếu email nói về việc hướng dẫn khách hàng mới, cũng nên làm rõ.

3. Đặt ý quan trọng nhất lên đầu

Nhiều người đọc chỉ nhìn thấy vài từ đầu tiên của tiêu đề trong phần xem trước trên điện thoại hoặc khung xem trước của hộp thư. Điều đó có nghĩa là phần mở đầu của tiêu đề có trọng lượng lớn hơn phần cuối.

Hãy đưa phần quan trọng nhất lên trước. Nếu email nói về một ưu đãi có thời hạn, hãy mở đầu bằng ưu đãi đó. Nếu email là một danh sách kiểm tra, hãy bắt đầu bằng con số hoặc kết quả. Nếu email liên quan đến một hạn chót, hãy đặt hạn chót gần đầu câu.

Nguyên tắc này cũng áp dụng cho câu mở đầu của email. Đừng giấu ý chính trong một đoạn giới thiệu dài. Hãy nói nhanh và thẳng vào nội dung email.

Ví dụ, nếu bạn đang giúp một chủ doanh nghiệp mới chuẩn bị ra mắt, bạn có thể mở bằng danh sách kiểm tra họ cần thay vì một đoạn chào mừng chung chung. Cách đó khiến email hữu ích ngay lập tức và dễ nhận được phản hồi hơn.

4. Giảm nguy cơ kích hoạt bộ lọc spam

Bạn không thể kiểm soát mọi nhà cung cấp hộp thư, nhưng bạn có thể tránh những vấn đề phổ biến nhất làm giảm khả năng gửi đến inbox.

Hãy chú ý đến:

• Dấu câu quá mức
• Tiêu đề viết HOA toàn bộ
• Các lời hứa gây hiểu lầm
• Dùng quá nhiều ngôn ngữ bán hàng
• Liên kết hỏng hoặc định dạng đáng ngờ

Một email trông ồn ào hoặc cẩu thả có thể bị lọc trước khi bất kỳ ai kịp đọc. Cách an toàn nhất là viết chuyên nghiệp, gọn gàng và nhất quán.

Bạn cũng cần chú ý đến uy tín người gửi. Gửi đến các địa chỉ lỗi, bỏ qua phản hồi trả lại và tích lũy khiếu nại có thể làm giảm khả năng gửi ở các lần sau. Đó là lý do việc làm sạch danh sách thường xuyên quan trọng không kém gì việc viết nội dung.

Nếu bạn đang gửi từ một tên miền mới, hãy xây dựng niềm tin từ từ. Sử dụng thương hiệu nhất quán, tên người gửi dễ nhận biết và địa chỉ trả lời được theo dõi. Một hộp thư thực sự và một kênh phản hồi thực sự đều quan trọng.

5. Giữ nội dung ngắn, rõ và dễ đọc lướt

Ngay cả những người đọc quan tâm cũng thường đọc lướt nhanh. Những khối văn bản dài sẽ khiến việc đó khó hơn.

Một nội dung email hiệu quả thường có ba phần:

• Mở đầu trực tiếp, giải thích vì sao người đọc nhận được email này
• Phần giữa tập trung vào giá trị cốt lõi hoặc yêu cầu chính
• Một bước tiếp theo rõ ràng

Hãy dùng các đoạn văn ngắn. Trong nhiều trường hợp, mỗi đoạn chỉ cần hai đến bốn câu là đủ. Chia nhỏ văn bản dày bằng gạch đầu dòng hoặc danh sách đánh số khi thông điệp có nhiều ý.

Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích khi email nhằm tạo ra phản hồi. Người đọc không nên phải tìm kiếm ý chính của thông điệp. Nếu bạn muốn họ đặt lịch gọi, trả lời một câu hỏi hoặc nhấp vào liên kết, hãy làm cho hành động đó thật rõ ràng.

Cấu trúc càng đơn giản, người đọc càng dễ hành động.

6. Thiết kế cho di động và khung xem trước

Một phần lớn email được mở trên điện thoại. Điều đó có nghĩa là định dạng của bạn phải hoạt động tốt trên màn hình nhỏ trước tiên.

Tránh thiết kế nặng phần đầu khiến nội dung bị đẩy xuống dưới. Một banner quá lớn, hình ảnh quá khổ hoặc phần đầu trang mang tính trang trí có thể lãng phí không gian quý giá nhất. Hãy đặt nội dung hữu ích ở phía trên.

Hãy đảm bảo rằng:

• Màn hình đầu tiên chứa thông điệp cốt lõi
• Liên kết dễ chạm
• Cỡ chữ dễ đọc trên di động
• Hình ảnh không lấn át phần văn bản

Khung xem trước cũng rất quan trọng. Nhiều người quyết định có tiếp tục đọc hay không dựa trên vài dòng đầu họ nhìn thấy. Nếu những dòng đó mơ hồ hoặc quá nặng tính thương hiệu, email sẽ mất đà.

Hãy xem phần đầu email như một vị trí rất giá trị. Dùng nó cho sự liên quan, không phải cho trang trí.

7. Phù hợp định dạng và hình ảnh với thông điệp

Thiết kế email tốt là thiết kế hỗ trợ thông điệp. Nó không nên cạnh tranh với thông điệp.

Hãy chọn màu sắc, hình ảnh và định dạng phù hợp với giọng điệu của email. Nếu nội dung mang tính giáo dục, hãy giữ thiết kế đơn giản và dễ đọc. Nếu là email khuyến mãi, hãy dùng nhấn mạnh thị giác một cách tiết chế để lời kêu gọi hành động nổi bật.

Tránh các phối màu khó đọc. Chữ sáng trên nền sáng, điểm nhấn quá chói và định dạng không nhất quán có thể khiến email trông thiếu chuyên nghiệp.

Hình ảnh cũng nên có mục đích rõ ràng. Chỉ dùng hình ảnh khi chúng làm rõ thông điệp hoặc củng cố thương hiệu. Nếu hình ảnh không tạo thêm giá trị, tốt hơn là bỏ đi.

Mục tiêu không phải là gây ấn tượng bằng mẹo thiết kế. Mục tiêu là làm cho thông điệp dễ tin và dễ hiểu.

8. Duy trì danh sách liên tục

Một danh sách khỏe mạnh sẽ hoạt động tốt hơn một danh sách lớn nhưng bị bỏ bê.

Theo thời gian, một số địa chỉ sẽ bị trả lại, trở nên không hoạt động hoặc ngừng phản hồi. Nếu bạn cứ gửi email đến cùng một danh sách chất lượng thấp, hiệu quả có thể giảm ngay cả khi chất lượng nội dung của bạn không đổi.

Hãy biến việc duy trì danh sách thành một phần trong quy trình của bạn:

• Xóa các email bị trả lại cứng
• Loại bỏ các địa chỉ không hợp lệ hoặc không hoạt động
• Tôn trọng yêu cầu hủy đăng ký ngay lập tức
• Phân khúc liên hệ theo sở thích hoặc hành vi khi có thể

Phân khúc có thể cải thiện tỷ lệ phản hồi vì nó giúp bạn gửi những thông điệp phù hợp hơn. Một người vừa hỏi về việc khởi nghiệp không cần cùng một email với người đã ra mắt và đang tìm kiếm hỗ trợ vận hành.

Khi thông điệp phù hợp với đối tượng, khả năng nhận được phản hồi sẽ cao hơn.

Danh sách kiểm tra thực tế cho email

Trước khi gửi email tiếp theo, hãy kiểm tra những điểm cơ bản sau:

• Đối tượng đã được xác định rõ chưa?
• Tiêu đề có hứa hẹn một lợi ích thực sự không?
• Ý chính có rõ ngay trong câu đầu tiên không?
• Email có đủ ngắn để đọc lướt nhanh không?
• Định dạng có hoạt động tốt trên di động không?
• Có một bước tiếp theo thật rõ ràng không?
• Danh sách và thông tin người gửi có sạch và cập nhật không?

Nếu bạn có thể trả lời “có” cho hầu hết các câu hỏi đó, thông điệp của bạn đã tốt hơn nhiều email khác vốn không bao giờ được đọc.

Kết luận

Cải thiện tỷ lệ phản hồi email không phải là tìm cách đánh lừa người khác mở thư. Đó là kiếm được sự chú ý bằng tính phù hợp, sự rõ ràng và tính nhất quán.

Khi bạn tôn trọng hộp thư đến, người đọc sẽ để ý. Khi tiêu đề của bạn cụ thể, nội dung súc tích và danh sách được duy trì tốt, tỷ lệ phản hồi thường sẽ cải thiện theo thời gian.

Với chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang xây dựng một điều gì đó mới, email vẫn có thể là một trong những cách hiệu quả nhất để bắt đầu cuộc trò chuyện và đưa khách hàng tiềm năng tiến xa hơn. Chìa khóa là làm cho mỗi email dễ mở hơn, dễ đọc hơn và dễ trả lời hơn.