Cách tính chi phí thực sự của thời gian đối với một nhà sáng lập

Thời gian là một trong số ít nguồn lực kinh doanh mà bạn không thể bổ sung. Tiền có thể được huy động, vay mượn hoặc thu hồi. Thời gian thì không. Đối với các nhà sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và người điều hành độc lập, việc hiểu chi phí thực sự của thời gian là một trong những cách nhanh nhất để cải thiện việc ra quyết định, bảo vệ biên lợi nhuận và tập trung vào những công việc thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Khi biết một giờ thời gian của mình đáng giá bao nhiêu, bạn có thể đưa ra lựa chọn tốt hơn về việc ủy quyền, định giá, sắp xếp lịch làm việc và công cụ sử dụng. Bạn cũng có thể nhận diện chi phí ẩn của sự xao nhãng, công việc hành chính và các quy trình kém hiệu quả. Góc nhìn đó đặc biệt quan trọng ngay từ ngày đầu, nhất là khi bạn đang thành lập công ty, nộp hồ sơ pháp lý, quản lý tuân thủ hoặc cố gắng tạo đà tăng trưởng với nguồn lực hạn chế.

Vì sao chi phí thời gian quan trọng

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ về thời gian theo cách trừu tượng. Họ biết mình bận, nhưng không phải lúc nào cũng biết sự bận rộn đó có sinh lợi hay không.

Một nhà sáng lập có thể dành cả buổi chiều để trả lời email thường lệ, cập nhật hồ sơ, theo đuổi các thủ tục nộp đơn hoặc so sánh các nhà cung cấp dịch vụ. Những việc đó có thể trông như là cần thiết, nhưng thường mang chi phí cơ hội cao hơn dự kiến. Nếu thời gian của bạn trị giá 100 đô la mỗi giờ và bạn dành ba giờ cho một việc có thể được xử lý với chi phí 50 đô la, chi phí thực không phải là 50 đô la. Nó là 350 đô la khi tính cả cơ hội bạn đã bỏ lỡ.

Tính chi phí thời gian giúp bạn:

• Quyết định việc nào nên tự làm và việc nào nên ủy quyền
• Đặt mức giá phản ánh đúng công sức và chi phí vận hành thực tế
• So sánh phần mềm, dịch vụ và nhà thầu chính xác hơn
• Giảm các gián đoạn ít giá trị và việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục
• Xây dựng lịch làm việc xoay quanh các công việc có tác động lớn

Đối với các công ty mới, tư duy này đặc biệt hữu ích. Việc thành lập, quản lý đại lý đăng ký, thời hạn tuân thủ và các hồ sơ cấp bang có thể nhanh chóng ngốn rất nhiều thời gian nếu bạn tự xử lý thủ công. Các dịch vụ như Zenind được thiết kế để đơn giản hóa những trách nhiệm lặp lại này, giúp nhà sáng lập tập trung vào tăng trưởng.

Bước 1: Xác định tổng chi phí kinh doanh thực tế hằng năm của bạn

Giá trị theo giờ của bạn không chỉ là tiền lương. Nó bao gồm toàn bộ chi phí để duy trì sự tham gia của bạn trong doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu bằng cách ước tính tổng chi phí hằng năm cho công việc của bạn. Bao gồm càng nhiều mục sau đây càng tốt, tùy trường hợp:

• Lương chủ sở hữu hoặc khoản rút vốn
• Bảo hiểm y tế và phúc lợi
• Thuế lương
• Tiền thuê văn phòng hoặc không gian làm việc chung
• Điện thoại và internet
• Phí thuê bao phần mềm
• Dịch vụ chuyên môn
• Chi phí đi lại và công tác
• Marketing và quảng cáo
• Văn phòng phẩm và thiết bị
• Bảo hiểm kinh doanh
• Chi phí nộp hồ sơ và tuân thủ

Nếu bạn là nhà sáng lập độc lập hoặc chủ doanh nghiệp ở giai đoạn đầu, một số khoản này có thể không lớn. Những khoản khác có thể đáng kể. Mục tiêu không phải là sự hoàn hảo. Mục tiêu là tạo ra một cơ sở thực tế.

Dùng công thức này:

Tổng chi phí kinh doanh hằng năm = lương hoặc khoản rút vốn + phúc lợi + chi phí cố định + chi phí định kỳ

Bước 2: Ước tính số giờ làm việc hằng năm của bạn

Tiếp theo, hãy tính xem bạn thực sự làm việc bao nhiêu giờ trong một năm.

Một cách đơn giản là:

Số giờ làm việc mỗi tuần x số tuần làm việc mỗi năm = tổng giờ làm việc hằng năm

Ví dụ, nếu bạn làm việc 45 giờ mỗi tuần và có 48 tuần làm việc mỗi năm, thì tổng giờ làm việc hằng năm là 2.160 giờ.

Hãy trung thực ở đây. Nếu lịch làm việc của bạn bao gồm buổi tối, cuối tuần hoặc các giai đoạn làm việc không đều, hãy tính chúng vào. Việc đánh giá thấp số giờ có thể làm sai lệch phép tính và khiến những công việc ít giá trị trông có vẻ rẻ hơn thực tế.

Bước 3: Tính chi phí theo giờ của bạn

Bây giờ hãy lấy tổng chi phí kinh doanh hằng năm chia cho tổng giờ làm việc hằng năm.

Chi phí theo giờ = tổng chi phí kinh doanh hằng năm / tổng giờ làm việc hằng năm

Ví dụ:

• Tổng chi phí kinh doanh hằng năm: 180.000 đô la
• Tổng giờ làm việc hằng năm: 2.000 giờ
• Chi phí theo giờ: 90 đô la

Điều đó có nghĩa là mỗi giờ thời gian của bạn thực sự khiến doanh nghiệp tốn 90 đô la, trước cả khi tính đến lợi nhuận.

Nếu doanh nghiệp của bạn còn rất sớm và bạn chưa tự trả cho mình một mức lương chính thức, hãy dùng một mức thu nhập mục tiêu cộng với chi phí vận hành. Điều này cho bạn ước tính giá trị thời gian tốt hơn nhiều so với việc dùng con số 0 làm cơ sở.

Bước 4: Tính chi phí của sự gián đoạn

Những gián đoạn nhỏ rất tốn kém vì chúng phá vỡ sự tập trung và kéo dài công việc vượt ra ngoài khoảng thời gian bị ngắt quãng.

Dùng công thức này để ước tính chi phí của một lần gián đoạn 15 phút:

Chi phí gián đoạn 15 phút = chi phí theo giờ / 4

Nếu chi phí theo giờ của bạn là 90 đô la, thì một lần gián đoạn 15 phút có chi phí 22,50 đô la.

Bây giờ hãy xem một ngày đầy gián đoạn sẽ như thế nào:

• Ba lần gián đoạn mỗi ngày: 67,50 đô la
• Năm lần gián đoạn mỗi ngày: 112,50 đô la
• Hai mươi lần gián đoạn trong một tuần: 450 đô la

Đó còn chưa tính đến thời gian cần thiết để lấy lại sự tập trung sau khi bị ngắt quãng. Với nhiều nhà sáng lập, chi phí ẩn không nằm ở bản thân sự gián đoạn. Nó nằm ở động lực bị mất sau đó.

Bước 5: So sánh các công việc dựa trên chi phí thực, không phải cảm nhận chủ quan

Khi đã biết chi phí theo giờ, bạn có thể đánh giá công việc hằng ngày một cách thông minh hơn.

Hãy tự hỏi:

• Công việc này có gắn trực tiếp với doanh thu, giữ chân khách hàng hoặc tăng trưởng chiến lược không?
• Có ai khác có thể làm việc này nhanh hơn hoặc với chi phí thấp hơn không?
• Công việc này có đòi hỏi chuyên môn và phán đoán của tôi không?
• Thời gian bỏ ra cho việc này có khả năng mang lại giá trị cao hơn so với việc thuê ngoài không?

Ví dụ:

• Trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng có thể phù hợp hơn nếu dùng mẫu trả lời, trợ lý hỗ trợ hoặc tự động hóa
• Kế toán có thể đáng để thuê ngoài khi doanh nghiệp đạt đến một mức khối lượng nhất định
• Các hồ sơ thành lập và nhiệm vụ tuân thủ hằng năm thường hợp lý hơn khi được tập trung thông qua một dịch vụ tinh gọn
• Phát triển kinh doanh, quan hệ đối tác và các quyết định về sản phẩm thường nên do nhà sáng lập trực tiếp xử lý

Một công việc không trở nên có giá trị chỉ vì nó quan trọng. Câu hỏi thật sự là liệu đó có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất của bạn hay không.

Một ví dụ thực tế cho nhà sáng lập

Giả sử bạn đang điều hành một công ty mới và chi phí theo giờ của bạn là 75 đô la.

Bạn dành:

• 2 giờ nghiên cứu yêu cầu thành lập
• 1 giờ chuẩn bị và nộp hồ sơ
• 1 giờ theo dõi thời hạn và các hạng mục cần xử lý tiếp theo
• 30 phút sửa các lỗi có thể tránh được

Tổng cộng là 4,5 giờ, tức chi phí thời gian 337,50 đô la.

Nếu một nền tảng thành lập doanh nghiệp hoặc dịch vụ thành lập công ty có thể giảm đáng kể khối lượng công việc đó, thì dịch vụ đó có thể tiết kiệm hơn nhiều so với những gì ban đầu bạn nghĩ. Logic tương tự cũng áp dụng cho tuân thủ định kỳ, quản lý tài liệu và các yêu cầu của bang. Trả tiền cho hiệu quả có thể rẻ hơn so với việc tự dùng thời gian của mình cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại.

Zenind phù hợp ở đâu

Zenind giúp nhà sáng lập giảm gánh nặng hành chính đi kèm với việc bắt đầu và vận hành doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Thay vì dành hàng giờ để tự tìm hiểu các bước thành lập, thời hạn tuân thủ và hồ sơ doanh nghiệp, bạn có thể dùng một dịch vụ được xây dựng để đơn giản hóa quy trình.

Điều đó quan trọng vì chi phí của thời gian không chỉ được đo bằng tiền. Nó còn được đo bằng sự chú ý, sự mệt mỏi vì ra quyết định và việc mất tập trung vào chiến lược. Khi các hồ sơ thường lệ và nhiệm vụ tuân thủ được tổ chức hiệu quả, nhà sáng lập sẽ có thêm dung lượng cho:

• Phát triển sản phẩm
• Bán hàng và marketing
• Quan hệ khách hàng
• Tuyển dụng và vận hành
• Chuẩn bị gọi vốn
• Lập kế hoạch dài hạn

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, sự hỗ trợ phù hợp không phải là thứ xa xỉ. Đó là cách thực tế để bảo vệ nguồn lực hạn chế nhất của doanh nghiệp.

Dùng phép tính để ra quyết định tốt hơn

Sau khi có con số theo giờ, hãy đưa nó vào thực tế.

1. Quyết định việc nào nên thuê ngoài

Nếu một công việc khiến bạn tốn 100 đô la mỗi giờ và một nhà cung cấp dịch vụ có thể hoàn thành nó với chi phí thấp hơn trong khi vẫn giữ chất lượng, thì thuê ngoài có thể là lựa chọn tốt hơn.

2. Đặt giới hạn cho các gián đoạn

Gom email theo đợt, tắt các thông báo không cần thiết và bảo vệ các khung giờ làm việc sâu. Nếu sự gián đoạn là đắt đỏ, hãy đối xử với nó như vậy.

3. Xây dựng lịch làm việc hằng tuần tốt hơn

Dành những giờ có năng lượng cao nhất cho công việc có giá trị cao nhất. Đặt các nhiệm vụ hành chính vào các khung giờ có giá trị thấp hơn.

4. Cải thiện định giá và gói dịch vụ

Nếu doanh nghiệp dịch vụ của bạn có công việc tùy biến, chi phí thời gian của bạn nên ảnh hưởng đến cách bạn định giá dự án và xác định phạm vi công việc.

5. Chọn công cụ cẩn thận hơn

Một công cụ phần mềm giúp tiết kiệm hai giờ mỗi tuần có thể đáng giá hơn rất nhiều so với phí thuê bao nếu thời gian của bạn đắt.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Coi thời gian của mình là miễn phí

Các nhà sáng lập thường định giá thấp lao động của chính mình vì họ tập trung vào dòng tiền ra, chứ không phải dòng thời gian ra. Điều đó có thể dẫn đến quyết định tồi và kiệt sức không cần thiết.

Bỏ qua công việc không thể tính phí

Ngay cả khi bạn không tính phí theo giờ, doanh nghiệp vẫn tiêu tốn thời gian cho hành chính, vận hành và điều phối. Những giờ đó vẫn có giá trị.

Quên chi phí cơ hội

Chi phí thực của một công việc bao gồm cả những gì bạn có thể đã làm thay vào đó.

Dùng một mức giá theo giờ không thực tế

Nếu ước tính của bạn quá thấp, bạn sẽ đánh giá quá cao những việc ít tác động và đánh giá quá thấp việc ủy quyền.

Không xem lại con số

Chi phí theo giờ của bạn nên thay đổi khi doanh nghiệp phát triển, mức thu nhập của bạn thay đổi và trách nhiệm của bạn tiến hóa.

Một quy trình rà soát hằng tháng đơn giản

Hãy xem lại chi phí thời gian của bạn ít nhất mỗi quý một lần. Nếu bạn đang ở giai đoạn phát triển nhanh, rà soát hằng tháng còn tốt hơn.

Hãy tự hỏi:

• Những công việc nào tiêu tốn nhiều thời gian nhất?
• Những công việc nào mang lại lợi tức cao nhất?
• Công việc nào có thể được tự động hóa hoặc ủy quyền?
• Những gánh nặng hành chính nào lặp đi lặp lại và làm gián đoạn công việc chiến lược?
• Có dịch vụ, hệ thống hoặc quy trình nào có thể trả lại thời gian cho tôi không?

Nếu câu trả lời liên tục nghiêng về việc cần hỗ trợ bên ngoài, đó là dấu hiệu cho thấy bạn nên đơn giản hóa quy trình làm việc.

Kết luận

Thời gian của bạn có chi phí thực, ngay cả khi không có hóa đơn nào gắn với nó. Một khi tính được chi phí đó, các đánh đổi sẽ rõ ràng hơn. Bạn có thể ủy quyền tự tin hơn, bảo vệ sự tập trung và xây dựng doanh nghiệp dựa trên công việc có giá trị cao thay vì sự gián đoạn liên tục.

Đối với các nhà sáng lập, đặc biệt là những người đang bắt đầu hoặc mở rộng một công ty, sự thay đổi đó rất mạnh mẽ. Mỗi giờ tiết kiệm được từ công việc hành chính lặp lại đều có thể được chuyển hướng sang tăng trưởng. Với hệ thống và sự hỗ trợ phù hợp, bao gồm các dịch vụ thành lập và tuân thủ tinh gọn từ Zenind, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp và ít thời gian hơn để xử lý những ma sát có thể tránh được.