8 käytännöllistä tapaa parantaa sähköpostivastausprosenttia

Sähköposti toimii edelleen, koska se tavoittaa ihmiset siellä, missä he jo viettävät aikaansa: heidän postilaatikossaan. Ongelma ei ole kanavassa itsessään. Ongelma on huomiossa. Jos viesti on vaikea avata, vaikea silmäillä tai vaikea luottaa, lukijat siirtyvät nopeasti eteenpäin.

Pienille yrityksille tällä on merkitystä. Olipa kyse uuden palvelun lanseerauksesta, liidien hoivaamisesta, yhteydenotosta konsultaation jälkeen tai uuden yrityksen perustamistarjouksen markkinoinnista, jokainen vastaus on merkki siitä, että viestisi oli riittävän relevantti ansaitakseen huomion. Parempi vastausprosentti syntyy yleensä useista pienistä parannuksista, ei yhdestä suuresta muutoksesta.

Hyvä uutinen on, että sähköpostivastausprosenttia on usein mahdollista parantaa selvästi. Et tarvitse näyttävää copya, kalliita työkaluja tai aggressiivisia taktiikoita. Tarvitset selkeyttä, relevanssia, hyvää listanhallintaa ja viestin, joka kunnioittaa lukijan aikaa.

1. Aloita luvalla ja odotuksilla

Paras tapa parantaa vastausprosenttia on lähettää sähköposteja ihmisille, jotka todella haluavat niitä. Suostumukseen perustuva markkinointi ei ole vain vaatimustenmukaisuuskysymys. Se on myös suorituskykykysymys.

Jos joku liittyi listallesi, latasi materiaalin, varasi ajan tai pyysi päivityksiä, hän on jo osoittanut kiinnostusta. Tällöin tulevat sähköpostit avataan ja niihin vastataan todennäköisemmin. Toisaalta kylmät tai huonosti kohdennetut listat tuottavat yleensä heikkoa sitoutumista ja enemmän roskapostivalituksia.

Aseta odotukset ajoissa. Kerro ihmisille, mitä he saavat, kuinka usein he saavat viestejä ja miksi viestit ovat heille hyödyllisiä. Kun tilaajat tietävät, mitä odottaa, he jättävät viestisi epätodennäköisemmin huomiotta myöhemmin.

Myös yksinkertainen vahvistussähköposti voi auttaa. Käytä sitä vahvistamaan listan arvoa, kuvaamaan, millaista sisältöä lähetät, ja kannustamaan lukijaa lisäämään osoitteesi sallittujen listalle, jos se on tarkoituksenmukaista.

2. Kirjoita aihekenttä arvon, ei epämääräisten otsikoiden ympärille

Aihekenttä ei ole sinua varten kirjoitettu otsikko. Se on lukijan päätöksentekohetki. Täyteen ahdetussa postilaatikossa epämääräiset aiheet on helppo ohittaa.

Hyödyllinen aihekenttä tekee yleensä yhden kolmesta asiasta:

• Lupaa selkeän hyödyn
• Herättää hyödyllistä uteliaisuutta
• Saa sähköpostin tuntumaan ajankohtaiselta ja relevantilta

Vertaa näitä esimerkkejä:

• Monthly Update
• 3 ways to cut response time this week
• What to fix before your next campaign

Toinen ja kolmas esimerkki kertovat lukijalle, miksi sähköposti on tärkeä. Ne luovat syyn avata viesti ilman liioittelua.

Pidä kieli täsmällisenä. Mainitse mahdollisuuksien mukaan aihe, lopputulos tai kohderyhmä. Jos sähköposti koskee liidien jatkotoimia, sano se suoraan. Jos se koskee uusien asiakkaiden perehdytystä, tee sekin selväksi.

3. Sijoita tärkein ajatus ensimmäiseksi

Monet lukijat näkevät vain aihekentän ensimmäiset sanat puhelimen esikatselussa tai postilaatikon preview-näkymässä. Siksi aiheen alulla on enemmän painoarvoa kuin lopulla.

Nosta tärkein asia heti alkuun. Jos sähköposti koskee määräaikaista tarjousta, aloita tarjouksella. Jos kyse on tarkistuslistasta, aloita numerolla tai tuloksella. Jos viesti liittyy takarajaan, sijoita se lähelle alkua.

Sama sääntö koskee myös sähköpostin ensimmäistä virkettä. Älä hautaa pääpointtia pitkään johdantoon. Kerro nopeasti ja selkeästi, mistä viestissä on kyse.

Jos esimerkiksi autat uutta yrittäjää valmistautumaan lanseeraukseen, voit avata viestin sillä tarkistuslistalla, jota hän tarvitsee, etkä yleisellä tervetuloparagraafilla. Se tekee viestistä heti hyödyllisen ja kasvattaa todennäköisyyttä saada vastaus.

4. Vähennä roskapostisuodattimien laukeamisen riskiä

Et voi kontrolloida jokaista sähköpostipalvelua, mutta voit välttää yleisimmät ongelmat, jotka heikentävät toimitettavuutta.

Kiinnitä huomiota seuraaviin:

• Liiallinen välimerkkien käyttö
• KAIKILLA ISOILLA KIRJAIMILLA kirjoitetut aiheet
• Harhaanjohtavat väitteet
• Myyntikielen liiallinen käyttö
• Rikkinäiset linkit tai epäilyttävä muotoilu

Viesti, joka näyttää sotkuiselta tai huolimattomalta, voidaan suodattaa pois ennen kuin kukaan ehtii lukea sitä. Turvallisin tapa on kirjoittaa ammattimaisesti, siististi ja johdonmukaisesti.

Kiinnitä huomiota myös lähettäjän maineeseen. Huonoihin osoitteisiin lähettäminen, palautusten sivuuttaminen ja valitusten kertyminen voivat heikentää tulevaa toimitettavuutta. Siksi listan säännöllinen ylläpito on yhtä tärkeää kuin copywriting.

Jos lähetät viestejä uudesta domainista, rakenna luottamusta hitaasti. Käytä yhtenäistä brändiä, tunnistettavaa lähettäjän nimeä ja vastausosoitetta, jota seurataan aktiivisesti. Oikea postilaatikko ja oikea vastauspolku ovat molemmat tärkeitä.

5. Pidä viestin runko lyhyenä, selkeänä ja helposti silmäiltävänä

Myös kiinnostuneet lukijat silmäilevät nopeasti. Pitkät tekstiseinät vaikeuttavat sitä.

Vahva sähköpostin runko koostuu yleensä kolmesta osasta:

• Suora aloitus, joka selittää, miksi lukija saa viestin
• Kapea keskeinen osio, jossa on viestin ydin tai pyyntö
• Selkeä seuraava askel

Käytä lyhyitä kappaleita. Monissa tapauksissa kaksi tai neljä lausetta kappaletta kohden riittää. Pilko tiivis teksti luetteloiksi tai numeroiduiksi listoiksi, kun viestissä on useita kohtia.

Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen silloin, kun sähköpostin tarkoitus on saada vastaus. Lukijan ei pitäisi joutua etsimään viestin pointtia. Jos haluat hänen varaavan ajan, vastaavan kysymykseen tai klikkaavan linkkiä, tee toiminnasta ilmeinen.

Mitä yksinkertaisempi rakenne, sitä helpompaa lukijan on toimia.

6. Suunnittele mobiilia ja esikatselunäkymiä varten

Suuri osa sähköposteista avataan puhelimella. Siksi muotoilun on toimittava ensin pienellä näytöllä.

Vältä raskasta yläpainotteista rakennetta, joka työntää viestin alas. Suuri banneri, liian iso kuva tai koristeellinen otsikko voivat tuhlata arvokkainta tilaa. Sijoita hyödyllinen sisältö ylös.

Varmista, että:

• Ensimmäinen näkymä sisältää ydinviestin
• Linkkejä on helppo napauttaa
• Fonttikoko on luettava mobiilissa
• Kuvat eivät hallitse tekstiä

Myös preview-näkymät ovat tärkeitä. Monet päättävät jatkavatko lukemista niiden ensimmäisten rivien perusteella, jotka he näkevät. Jos nuo rivit ovat epäselviä tai liian brändättyjä, viesti menettää vauhtinsa.

Ajattele sähköpostin yläosaa arvokkaana tilana. Käytä sitä relevanssiin, älä koristeluun.

7. Sovita muotoilu ja visuaalisuus viestin sisältöön

Hyvä sähköpostisuunnittelu tukee viestiä. Sen ei pitäisi kilpailla sen kanssa.

Valitse värit, kuvat ja muotoilu, jotka sopivat sähköpostin sävyyn. Jos viesti on opettavainen, pidä muotoilu yksinkertaisena ja helppolukuisena. Jos viesti on myynnillinen, käytä visuaalista korostusta säästeliäästi, jotta toimintakehotus erottuu.

Vältä väriyhdistelmiä, joita on vaikea lukea. Vaalea teksti vaalealla taustalla, liian kirkkaat korostukset ja epäjohdonmukainen muotoilu voivat tehdä sähköpostista epäammattimaisen.

Myös kuvien tulee olla tarkoituksenmukaisia. Käytä kuvia vain, jos ne selkeyttävät viestiä tai vahvistavat brändiä. Jos kuva ei tuo lisäarvoa, se kannattaa jättää pois.

Tavoite ei ole tehdä vaikutusta lukijaan design-tempuilla. Tavoite on tehdä viestistä helppo ymmärtää ja helppo luottaa.

8. Ylläpidä listaa jatkuvasti

Hyvin hoidettu lista toimii paremmin kuin suurempi, laiminlyöty lista.

Ajan myötä osa osoitteista pomppaa takaisin, muuttuu passiiviseksi tai lakkaa vastaamasta. Jos lähetät jatkuvasti samalle heikkolaatuiselle listalle, suorituskyky voi heiketä, vaikka viestien laatu pysyisi samana.

Tee listan ylläpidosta osa prosessia:

• Poista kovat palautukset
• Estä virheelliset tai passiiviset osoitteet
• Noudata peruutuspyyntöjä välittömästi
• Segmentoi kontaktit kiinnostuksen tai käyttäytymisen mukaan aina kun mahdollista

Segmentointi voi parantaa vastausprosenttia, koska sen avulla voit lähettää relevantimpia viestejä. Henkilö, joka on juuri kysynyt yrityksen perustamisesta, ei tarvitse samaa sähköpostia kuin henkilö, joka on jo lanseerannut liiketoimintansa ja etsii operatiivista tukea.

Kun viesti sopii yleisölle, vastauksia tulee todennäköisemmin.

Käytännöllinen sähköpostin vastausprosentin tarkistuslista

Ennen seuraavan sähköpostin lähettämistä tarkista nämä perusasiat:

• Onko kohderyhmä määritelty selkeästi?
• Lupaaako aihekenttä todellisen hyödyn?
• Onko pääpointti ilmeinen ensimmäisessä virkkeessä?
• Onko sähköposti riittävän lyhyt, jotta sen voi silmäillä nopeasti?
• Toimiiko muotoilu hyvin mobiilissa?
• Onko yksi selkeä seuraava askel?
• Ovatko lista- ja lähettäjätiedot siistit ja ajan tasalla?

Jos voit vastata useimpiin näistä kyllä, viestisi on jo paremmassa kunnossa kuin moni sähköposti, jota ei koskaan lueta.

Lopuksi

Sähköpostivastausprosentin parantaminen ei tarkoita ihmisten huijaamista avaamaan viestejä. Kyse on huomion ansaitsemisesta relevanssilla, selkeydellä ja johdonmukaisuudella.

Kun kunnioitat postilaatikkoa, lukijat huomaavat sen. Kun aihekenttäsi on täsmällinen, tekstisi ytimekäs ja listasi hyvin hoidettu, vastaukset yleensä paranevat ajan myötä.

Liiketoiminnan omistajille, erityisesti niille, jotka rakentavat jotain uutta, sähköposti voi yhä olla yksi tehokkaimmista tavoista aloittaa keskusteluja ja edistää potentiaalisia asiakkaita eteenpäin. Tärkeintä on tehdä jokaisesta sähköpostista helpompi avata, helpompi lukea ja helpompi vastata.