9 cách thực tế để hỗ trợ nhân viên lo âu với vai trò lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ

Xây dựng doanh nghiệp không chỉ là xử lý giấy tờ thành lập, mục tiêu bán hàng và vận hành. Đó còn là tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người có thể làm việc tốt nhất mà không phải gánh thêm căng thẳng không cần thiết. Lo âu là điều phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại, và nó có thể biểu hiện theo nhiều cách: trễ hạn, thờ ơ dần, tăng số ngày nghỉ, giảm tự tin hoặc thường xuyên lo lắng về hiệu suất và sự an toàn công việc.

Với các nhà sáng lập và lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ, trách nhiệm không phải là trở thành nhà trị liệu. Trách nhiệm là lãnh đạo với sự rõ ràng, nhất quán và tôn trọng để nhân viên cảm thấy đủ an toàn để tập trung và đủ được hỗ trợ để đóng góp. Môi trường như vậy giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân sự, sự tin cậy và hiệu suất dài hạn.

Dưới đây là chín cách thực tế để cho nhân viên đang lo âu thấy rằng bạn quan tâm.

1. Giao tiếp sớm, rõ ràng và thường xuyên

Sự không chắc chắn nuôi dưỡng lo âu. Khi nhân viên không biết chuyện gì đang xảy ra, họ thường tự điền vào chỗ trống bằng những giả định tồi tệ nhất. Vì vậy, giao tiếp nhất quán là một trong những công cụ lãnh đạo hiệu quả nhất.

Hãy chia sẻ những gì bạn biết ngay khi bạn biết. Nếu một quyết định vẫn đang chờ xử lý, hãy nói rõ. Nếu thời gian thay đổi, hãy giải thích lý do. Nếu thứ tự ưu tiên thay đổi, hãy liên hệ sự thay đổi đó với mục tiêu kinh doanh để mọi người hiểu bức tranh lớn hơn.

Giao tiếp tốt cần đủ cụ thể để giảm nhầm lẫn và đủ thường xuyên để ngăn tin đồn. Họp nhóm định kỳ, cập nhật ngắn bằng văn bản và các buổi trao đổi một kèm một giúp nhân viên nắm thông tin mà không cảm thấy quá tải.

2. Làm cho kỳ vọng đơn giản và đo lường được

Kỳ vọng mơ hồ tạo ra áp lực. Những nhân viên vốn đã lo âu có thể phải tốn thêm năng lượng để đoán thành công trông như thế nào. Lãnh đạo có thể giảm bớt căng thẳng đó bằng cách xác định ưu tiên, thời hạn và tiêu chuẩn chất lượng bằng ngôn ngữ rõ ràng.

Hãy tập trung vào những điều cốt lõi:

• Cần hoàn thành việc gì
• Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
• Khi nào đến hạn
• Kết quả hoàn chỉnh cần bao gồm những gì
• Hỏi ai nếu có thay đổi

Khi kỳ vọng rõ ràng, nhân viên sẽ ít phải lo lắng về những quy tắc ngầm và có thể tập trung hơn vào công việc.

3. Huấn luyện quản lý lắng nghe trước khi sửa vấn đề

Phản xạ đầu tiên của một quản lý thường là giải quyết vấn đề. Điều đó có thể hữu ích, nhưng nhân viên lo âu thường cần cảm thấy được lắng nghe trước khi họ sẵn sàng nhận giải pháp.

Hãy dạy các quản lý đặt những câu hỏi mở như:

• Điều gì đang làm tình huống này khó hơn lúc này?
• Điều gì sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn?
• Có điều gì đang cản trở bạn hoàn thành công việc này không?

Sau đó để họ lắng nghe mà không vội chỉnh sửa, bảo vệ hay làm nhẹ vấn đề. Một cuộc trò chuyện bình tĩnh có thể nhanh chóng làm giảm căng thẳng, đặc biệt khi nhân viên cảm thấy họ có thể nói thật mà không bị phán xét.

4. Bảo vệ khối lượng công việc khỏi tình trạng quá tải kéo dài

Một trong những tác nhân lớn nhất gây lo âu tại nơi làm việc là cảm giác luôn có quá nhiều việc và không bao giờ đủ thời gian để làm xong. Nếu tình trạng đó kéo dài, ngay cả những người làm việc tốt cũng sẽ kiệt sức.

Hãy rà soát khối lượng công việc thường xuyên. Tìm dấu hiệu cho thấy một người đang gánh quá nhiều hoặc một vai trò đã vượt quá giới hạn hợp lý. Nếu cần, hãy phân lại nhiệm vụ, gia hạn thời hạn, giảm bớt công việc ít giá trị hoặc bổ sung hỗ trợ tạm thời.

Một số lãnh đạo lo rằng chậm lại sẽ làm giảm năng suất. Trên thực tế, tình trạng quá tải không được kiểm soát thường gây hại cho năng suất nhiều hơn. Khối lượng công việc bền vững tạo ra chất lượng tốt hơn so với đầu ra trong trạng thái hoảng loạn.

5. Trao cho nhân viên nhiều quyền kiểm soát hơn khi có thể

Con người cảm thấy bình tĩnh hơn khi họ có một phần quyền quyết định cách làm việc. Những mức độ kiểm soát nhỏ cũng có thể giảm căng thẳng đáng kể.

Ví dụ gồm có:

• Giờ bắt đầu và kết thúc linh hoạt
• Làm việc từ xa hoặc kết hợp khi có thể
• Có thể đổi nhiệm vụ hoặc điều chỉnh thứ tự thực hiện
• Quyền chủ động về cách hoàn thành công việc được giao
• Lựa chọn hình thức họp khi không cần thảo luận trực tiếp

Bạn có thể không thể cung cấp sự linh hoạt hoàn toàn cho mọi vai trò, nhưng ngay cả những điều chỉnh nhỏ cũng có thể thể hiện sự tôn trọng và giảm áp lực.

6. Bình thường hóa các cuộc trò chuyện về sức khỏe tinh thần mà không ép buộc

Nhân viên không bao giờ nên bị áp lực phải chia sẻ chi tiết cá nhân. Đồng thời, lãnh đạo nên thể hiện rõ rằng sức khỏe tinh thần là một vấn đề công việc hợp lệ.

Bạn có thể bình thường hóa chủ đề này bằng những câu như:

• Không sao nếu bạn yêu cầu hỗ trợ sớm.
• Nếu có điều gì đang ảnh hưởng đến công việc của bạn, hãy cho chúng tôi biết.
• Chúng tôi muốn giải quyết một vấn đề nhỏ ngay bây giờ hơn là một vấn đề lớn sau này.

Cách nói như vậy khiến việc hỗ trợ trở nên thực tế thay vì mang tính hình thức. Nó cũng giúp giảm kỳ thị, vốn thường khiến nhân viên im lặng cho đến khi căng thẳng trở nên quá sức chịu đựng.

7. Ghi nhận nỗ lực, không chỉ kết quả

Một nhân viên lo âu có thể nghi ngờ giá trị của bản thân ngay cả khi họ đang làm tốt. Sự ghi nhận có thể chống lại vòng xoáy đó nếu nó cụ thể và chân thành.

Thay vì một lời cảm ơn chung chung, hãy chỉ ra hành vi tạo ra giá trị:

• Bạn đã xử lý vấn đề của khách hàng đó nhanh chóng và bình tĩnh.
• Ghi chú của bạn đã giúp dự án dễ dàng hơn cho mọi người.
• Bạn đã chủ động trước khi đến hạn bị trễ.

Sự ghi nhận không nên biến thành lời khen rỗng. Khi nó gắn với hành vi cụ thể, nó củng cố sự tự tin và giúp mọi người hiểu rõ điều họ đang làm tốt.

8. Cung cấp sự hỗ trợ có thể dự đoán trong thời kỳ thay đổi

Thay đổi thường không thể tránh khỏi trong một công ty đang phát triển. Hệ thống mới, nhân sự mới, nhu cầu biến động và trách nhiệm thay đổi là một phần của kinh doanh. Vấn đề không nằm ở bản thân sự thay đổi. Vấn đề là thay đổi không được quản lý tốt.

Khi có điều quan trọng đang thay đổi, hãy đưa cho nhân viên một lộ trình đơn giản:

• Điều gì đang thay đổi
• Vì sao lại thay đổi
• Khi nào sẽ diễn ra
• Ai sẽ bị ảnh hưởng
• Sự hỗ trợ sẽ đến từ đâu

Sự có thể đoán trước rất quan trọng. Ngay cả khi tin tức khó nghe, nhân viên thường thích nghi tốt hơn khi họ biết điều gì sắp xảy ra và quá trình chuyển đổi sẽ được xử lý như thế nào.

9. Tự mình làm gương về sự bình tĩnh

Nhân viên luôn đọc được sắc thái cảm xúc do lãnh đạo tạo ra. Nếu quản lý hoảng hốt, phản ứng bộc phát hoặc thiếu nhất quán, sự lo âu đó sẽ lan rộng. Nếu lãnh đạo giữ bình tĩnh, giải thích quyết định rõ ràng và phản hồi có suy xét dưới áp lực, cả đội sẽ có nhiều khả năng làm theo.

Hãy làm gương cho sự bình tĩnh bằng cách:

• Dừng lại trước khi phản hồi các cập nhật gây căng thẳng
• Thừa nhận khi bạn chưa có câu trả lời
• Thực hiện đúng cam kết
• Tránh thay đổi gấp vào phút chót không cần thiết
• Giữ thái độ tôn trọng, ngay cả khi quyết định khó khăn

Kỷ luật cảm xúc của người lãnh đạo không xóa bỏ hoàn toàn lo âu của nhân viên, nhưng nó tạo cho họ một điểm tựa vững vàng hơn.

Xây dựng một văn hóa lành mạnh bắt đầu từ sớm

Với một doanh nghiệp mới, văn hóa không phải là bài tập xây dựng thương hiệu. Đó là tổng hợp của những quyết định hằng ngày về cách con người được đối xử, cách thông tin được chia sẻ và cách căng thẳng được quản lý. Nếu bạn muốn xây dựng một công ty mạnh, việc hỗ trợ nhân viên phải là một phần của nền tảng.

Điều đó quan trọng dù bạn đang tuyển nhân viên đầu tiên hay đang mở rộng một doanh nghiệp đã hoạt động. Con người làm việc tốt nhất khi họ cảm thấy được thông tin đầy đủ, được tôn trọng và có thể yêu cầu giúp đỡ mà không sợ hãi.

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới tại Mỹ hoặc đang phát triển một doanh nghiệp đã có sẵn, việc xây dựng văn hóa nơi làm việc một cách thận trọng có thể giúp bạn giữ chân nhân tài và giảm những xung đột có thể tránh được. Lãnh đạo rõ ràng, giao tiếp ổn định và sự linh hoạt thực tế không phải là điều phụ thêm. Chúng là một phần của tăng trưởng bền vững.

Điểm mấu chốt

Nhân viên lo âu không cần sự hoàn hảo từ người lãnh đạo. Họ cần sự rõ ràng, nhất quán và sự quan tâm chân thành. Những hành động nhỏ tạo ra khác biệt thực sự: giải thích thay đổi sớm, lắng nghe cẩn thận, giảm tải công việc và tạo không gian để nhân viên làm việc với phẩm giá.

Khi lãnh đạo hỗ trợ con người tốt, cả doanh nghiệp sẽ trở nên mạnh hơn. Các nhóm giao tiếp tốt hơn, niềm tin tăng lên và nhân viên có nhiều khả năng gắn bó hơn trong những giai đoạn bất định. Đó là lãnh đạo tốt và cũng là kinh doanh tốt.