Doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ có cần thu thuế bán hàng tại Mỹ không? Hướng dẫn thực tế cho nhà sáng lập quốc tế

Bán hàng vào thị trường Hoa Kỳ có thể mở ra cơ hội tăng trưởng lớn cho các nhà sáng lập quốc tế, nhưng cũng kéo theo một trong những phần gây bối rối nhất của hoạt động thương mại tại Mỹ: thuế bán hàng.

Nhiều doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ cho rằng thuế bán hàng tại Mỹ chỉ áp dụng cho các công ty có văn phòng, kho hàng hoặc nhân viên tại Mỹ. Trên thực tế, đó chỉ là một phần của câu chuyện. Một doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thu thuế bán hàng tại Mỹ ngay cả khi không có hiện diện vật lý, tùy thuộc vào nơi doanh nghiệp bán hàng, doanh số đạt được và cách thức hoàn tất đơn hàng.

Đối với các nhà sáng lập đang mở rộng sang thị trường Mỹ, câu hỏi quan trọng không chỉ là doanh nghiệp có phải là doanh nghiệp nước ngoài hay không. Câu hỏi thực sự là doanh nghiệp đã tạo ra mối liên kết, hay nexus, với một hay nhiều tiểu bang hay chưa.

Bài viết này giải thích khi nào doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ cần thu thuế bán hàng tại Mỹ, nexus hoạt động như thế nào, những loại giao dịch nào dễ phát sinh nghĩa vụ nhất, và nhà sáng lập quốc tế nên làm gì để tuân thủ.

Thuế bán hàng tại Mỹ là gì

Thuế bán hàng tại Mỹ là một loại thuế ở cấp tiểu bang, thường được thu từ người mua tại thời điểm bán hàng và do người bán nộp cho cơ quan thuế có thẩm quyền.

Khác với hệ thống VAT được sử dụng ở nhiều quốc gia, Hoa Kỳ không có một loại thuế bán hàng áp dụng trên toàn quốc. Thay vào đó, mỗi tiểu bang tự đặt ra quy định của mình. Một số tiểu bang còn cho phép áp dụng thuế địa phương ở cấp quận, thành phố hoặc khu vực đặc biệt, điều đó có nghĩa là mức thuế cuối cùng có thể khác nhau tùy theo địa điểm của khách hàng.

Cấu trúc này tạo ra sự phức tạp cho các doanh nghiệp quốc tế vì việc tuân thủ không thể áp dụng một công thức chung. Một công ty có thể phải đăng ký ở tiểu bang này nhưng không phải ở tiểu bang khác. Công ty đó có thể phải thu thuế cho một nhóm sản phẩm nhưng không cho nhóm khác. Công ty có thể phải tính thuế cho hàng hóa hữu hình nhưng không phải cho một số dịch vụ kỹ thuật số nhất định.

Quy tắc cốt lõi: nexus quyết định trách nhiệm

Một doanh nghiệp nước ngoài không tự động có nghĩa vụ thu thuế bán hàng tại Mỹ chỉ vì có khách hàng ở Mỹ. Điều quan trọng là nexus.

Nexus là mối liên hệ giữa doanh nghiệp và một tiểu bang, từ đó cho phép tiểu bang đó yêu cầu thu thuế.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nexus tại một tiểu bang, tiểu bang đó có thể yêu cầu bạn:

• Đăng ký giấy phép thuế bán hàng
• Thu đúng loại thuế từ khách hàng ở tiểu bang đó
• Nộp tờ khai thuế bán hàng định kỳ
• Chuyển nộp thuế đúng hạn
• Lưu giữ hồ sơ hỗ trợ cho các tờ khai của bạn

Đối với doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ, nexus vẫn có thể phát sinh ngay cả khi công ty được thành lập ở nước ngoài và được điều hành hoàn toàn bên ngoài Hoa Kỳ.

Các loại nexus mà doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ nên biết

Nexus vật lý

Nexus vật lý thường tồn tại khi một doanh nghiệp có sự hiện diện hữu hình tại một tiểu bang. Sự hiện diện đó có thể bao gồm:

• Hàng tồn kho được lưu trữ trong kho hàng tại Mỹ
• Nhân viên hoặc nhà thầu làm việc tại tiểu bang đó
• Văn phòng, showroom hoặc địa điểm hoàn tất đơn hàng
• Tham dự hội chợ thương mại hoặc sự kiện theo cách tạo ra hoạt động kinh doanh thường xuyên tại tiểu bang đó

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các người bán e-commerce sử dụng bên thứ ba cung cấp dịch vụ logistics hoặc các chương trình hoàn tất đơn hàng của marketplace. Nếu hàng tồn kho được lưu tại một tiểu bang, tiểu bang đó có thể xem doanh nghiệp là có nexus tại đó.

Nexus kinh tế

Nexus kinh tế dựa trên hoạt động bán hàng thay vì sự hiện diện vật lý.

Sau phán quyết của Tòa án Tối cao trong vụ South Dakota v. Wayfair, nhiều tiểu bang bắt đầu yêu cầu người bán ngoài tiểu bang thu thuế bán hàng khi vượt qua ngưỡng doanh số tại tiểu bang đó.

Các ngưỡng này khác nhau, nhưng thường phụ thuộc vào:

• Doanh thu bán hàng hằng năm vào tiểu bang
• Số lượng giao dịch được gửi vào tiểu bang

Một doanh nghiệp có thể vượt ngưỡng nexus kinh tế ngay cả khi không có nhân viên, không có văn phòng và không có tài khoản ngân hàng tại Mỹ. Đối với người bán quốc tế, đây thường là nguồn phát sinh nghĩa vụ thuế bán hàng gây bất ngờ nhất.

Nexus từ marketplace và quy tắc của bên vận hành sàn

Nếu bạn bán hàng qua các marketplace như Amazon, Etsy, Walmart Marketplace hoặc các nền tảng tương tự, marketplace có thể thu và nộp thuế bán hàng cho một số giao dịch nhất định.

Điều đó không phải lúc nào cũng loại bỏ trách nhiệm của bạn.

Bạn vẫn có thể cần:

• Đăng ký tại một số tiểu bang nhất định
• Theo dõi giao dịch nào đã được marketplace xử lý
• Báo cáo chính xác các giao dịch được miễn thuế
• Nộp tờ khai ngay cả khi phần lớn thuế được nền tảng thu hộ

Cách xử lý cụ thể phụ thuộc vào tiểu bang và thỏa thuận với marketplace.

Khi nào doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ có thể cần thu thuế bán hàng tại Mỹ

Một doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ có thể cần thu thuế bán hàng nếu doanh nghiệp đó:

• Bán sản phẩm hữu hình cho khách hàng tại Mỹ và đáp ứng ngưỡng nexus của một tiểu bang
• Lưu trữ hàng tồn kho tại Hoa Kỳ
• Sử dụng trung tâm hoàn tất đơn hàng tạo ra nexus vật lý
• Bán hàng hóa kỹ thuật số hoặc phần mềm chịu thuế tại các tiểu bang áp thuế đối với các mặt hàng đó
• Có nhân viên làm việc từ xa, nhà thầu hoặc đại diện tại Hoa Kỳ
• Bán hàng qua các kênh tạo ra nghĩa vụ nộp tờ khai theo từng tiểu bang

Sai lầm phổ biến là cho rằng chỉ vì doanh nghiệp là doanh nghiệp nước ngoài nên sẽ nằm ngoài hệ thống. Các tiểu bang ở Mỹ thường quan tâm ít hơn đến nơi thành lập doanh nghiệp và quan tâm nhiều hơn đến việc doanh nghiệp có đủ hoạt động trong tiểu bang để tạo ra nexus hay không.

Những loại giao dịch nào dễ phát sinh nghĩa vụ thuế nhất

Sản phẩm hữu hình

Hàng hóa hữu hình là nhóm chịu thuế bán hàng quen thuộc nhất. Nếu bạn bán quần áo, thiết bị điện tử, đồ gia dụng, phụ kiện, thực phẩm bổ sung hoặc các sản phẩm tương tự vào thị trường Mỹ, thuế bán hàng có thể trở thành vấn đề khá nhanh.

Sản phẩm kỹ thuật số

Một số tiểu bang đánh thuế nội dung tải xuống kỹ thuật số, phần mềm dạng thuê bao, quyền truy cập phát trực tuyến và các sản phẩm được cung cấp điện tử khác. Một số tiểu bang khác thì không. Điều đó có nghĩa là một công ty SaaS nước ngoài có thể có nghĩa vụ tại tiểu bang này nhưng không có nghĩa vụ tại tiểu bang khác.

Phần mềm và SaaS

Phần mềm dưới dạng dịch vụ là một trong những nhóm bị hiểu nhầm nhiều nhất. Tùy theo tiểu bang, SaaS có thể chịu thuế, được miễn thuế, chịu thuế một phần hoặc được xử lý theo quy định riêng.

Dịch vụ

Nhiều dịch vụ không bị đánh thuế ở nhiều tiểu bang, nhưng không phải mọi dịch vụ đều được đối xử như nhau. Tư vấn, lắp đặt, bảo trì và các gói dịch vụ kết hợp có thể tạo ra những vấn đề riêng theo từng tiểu bang.

Vì sao điều này quan trọng với nhà sáng lập quốc tế

Doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ thường thâm nhập thị trường Mỹ rất nhanh vì nhu cầu lớn và tệp khách hàng rộng. Nhưng tuân thủ thuế bán hàng có thể trở thành một rủi ro vận hành ẩn.

Nếu doanh nghiệp không thu thuế bán hàng khi đáng lẽ phải thu, hậu quả có thể bao gồm:

• Thuế truy thu
• Phạt và tiền lãi
• Nghĩa vụ đăng ký và nộp tờ khai có thể áp dụng hồi tố
• Vấn đề tài khoản với marketplace hoặc đơn vị xử lý thanh toán
• Gánh nặng hành chính làm giảm tập trung vào tăng trưởng

Vấn đề thuế bán hàng không chỉ là chuyện kế toán. Với nhà sáng lập quốc tế, nó có thể ảnh hưởng đến dòng tiền, chiến lược định giá, trải nghiệm khách hàng và tốc độ mở rộng.

Những tình huống phổ biến khiến người bán quốc tế bất ngờ

Tình huống 1: Hàng tồn kho trong trung tâm hoàn tất đơn hàng tại Mỹ

Một nhà sáng lập ở ngoài Hoa Kỳ gửi hàng đến một nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng bên thứ ba, rồi phát hiện hàng tồn kho đang được lưu tại nhiều tiểu bang.

Việc lưu trữ đó có thể tạo ra nexus vật lý tại các tiểu bang đó, ngay cả khi nhà sáng lập chưa từng đến Mỹ.

Tình huống 2: Tăng trưởng nhanh tại một tiểu bang lớn

Một doanh nghiệp bắt đầu nhỏ, rồi nhanh chóng tăng doanh số tại một tiểu bang. Khi vượt qua ngưỡng nexus kinh tế của tiểu bang đó, doanh nghiệp có thể phải đăng ký và bắt đầu thu thuế bán hàng.

Tình huống 3: Doanh số qua marketplace không phải là toàn bộ câu chuyện

Một người bán cho rằng marketplace sẽ xử lý tất cả. Trên thực tế, nền tảng có thể chỉ thu thuế cho một số giao dịch hoặc một số tiểu bang nhất định, trong khi người bán vẫn có nghĩa vụ nộp tờ khai ở nơi khác.

Tình huống 4: Dịch vụ kỹ thuật số tiếp cận các tiểu bang chịu thuế

Một công ty SaaS ở nước ngoài bán gói thuê bao cho khách hàng trên khắp nước Mỹ. Một số tiểu bang có thể đánh thuế các gói thuê bao này, trong khi các tiểu bang khác thì không.

Cách xác định liệu bạn có cần đăng ký hay không

Nếu bạn là doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ, cách an toàn nhất là xem xét hoạt động của mình theo từng tiểu bang.

Hãy tự hỏi các câu sau:

• Bạn có vận chuyển sản phẩm chịu thuế vào Hoa Kỳ không?
• Bạn có lưu trữ hàng tồn kho trong kho hoặc trung tâm hoàn tất đơn hàng tại Mỹ không?
• Bạn có bán đủ doanh số vào bất kỳ tiểu bang nào để vượt ngưỡng của tiểu bang đó không?
• Bạn có bán sản phẩm kỹ thuật số, phần mềm hoặc gói thuê bao không?
• Bạn có sử dụng nền tảng marketplace có thể tạo ra yêu cầu riêng theo từng tiểu bang không?
• Bạn có bất kỳ nhân viên, nhà thầu hoặc đại diện kinh doanh nào tại Mỹ không?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào là có, bạn có thể cần xem xét kỹ hơn về nghĩa vụ thuế bán hàng.

Tuân thủ thường sẽ trông như thế nào

Khi nexus đã phát sinh, việc tuân thủ thường bao gồm một chuỗi bước:

1. Xác nhận những tiểu bang nào đã phát sinh nghĩa vụ
2. Đăng ký giấy phép thuế bán hàng ở từng tiểu bang cần thiết
3. Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có chịu thuế tại đó hay không
4. Cấu hình checkout, hóa đơn hoặc thiết lập marketplace của bạn
5. Thu đúng mức thuế dựa trên vị trí của khách hàng
6. Nộp tờ khai theo lịch bắt buộc
7. Chuyển nộp thuế và lưu giữ hồ sơ

Ngay cả sau khi đăng ký, việc tuân thủ cũng không kết thúc. Quy định thuế bán hàng, ngưỡng doanh số và lịch nộp tờ khai có thể thay đổi, vì vậy việc theo dõi liên tục là rất quan trọng.

Zenind hỗ trợ nhà sáng lập quốc tế thâm nhập thị trường Mỹ như thế nào

Zenind là nhà cung cấp dịch vụ thành lập công ty tại Mỹ, hỗ trợ các nhà sáng lập thiết lập hiện diện kinh doanh tại Hoa Kỳ với sự rõ ràng và tốc độ.

Đối với các doanh nhân quốc tế, bước thành lập thường là điểm khởi đầu của hành trình mở rộng. Một pháp nhân Mỹ được thành lập đúng cách có thể giúp việc mở tài khoản, xây dựng hạ tầng vận hành và chuẩn bị cho các nghĩa vụ tuân thủ phát sinh từ hoạt động bán hàng tại Mỹ trở nên dễ dàng hơn.

Mặc dù thuế bán hàng là một lĩnh vực tuân thủ riêng, cấu trúc thành lập công ty phù hợp là nền tảng quan trọng. Zenind giúp các nhà sáng lập quốc tế khởi động doanh nghiệp Mỹ đúng cách để họ có thể tập trung vào tăng trưởng với một cấu trúc rõ ràng hơn.

Các thực hành tốt để luôn đi trước nghĩa vụ thuế bán hàng

• Theo dõi doanh số theo từng tiểu bang ngay từ đầu
• Kiểm tra lại vị trí lưu kho thường xuyên
• Xác minh sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có chịu thuế ở từng tiểu bang hay không
• Đánh giá lại nghĩa vụ sau khi mở thêm kênh bán hàng mới
• Theo dõi chặt chẽ các sắp xếp với marketplace và fulfillment
• Lưu giữ hồ sơ đăng ký, tờ khai và tài liệu miễn thuế
• Rà soát lại thiết lập mỗi khi mở rộng sang tiểu bang hoặc dòng sản phẩm mới

Càng xây dựng sớm quy trình tuân thủ, bạn càng dễ tránh được những bất ngờ tốn kém về sau.

Kết luận

Có, doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ có thể cần thu thuế bán hàng tại Mỹ.

Yếu tố quyết định thường là nexus, chứ không phải quốc tịch. Một doanh nghiệp nước ngoài có thể phát sinh nghĩa vụ thuế thông qua doanh số, lưu trữ hàng tồn kho, mô hình hoàn tất đơn hàng, nhân viên, hoạt động trên marketplace hoặc các sản phẩm kỹ thuật số chịu thuế.

Đối với các nhà sáng lập quốc tế, cách tiếp cận thực tế nhất là xem thuế bán hàng tại Mỹ như một phần của kế hoạch mở rộng, chứ không phải việc làm sau cùng. Hiểu sớm mức độ rủi ro ở cấp tiểu bang có thể giúp bạn định giá chính xác hơn, tránh phạt và mở rộng với sự tự tin.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp tại Mỹ như một phần của chiến lược mở rộng, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng pháp lý cho bước tiếp theo đó.