Cách nhà sáng lập có thể tránh những sai lầm về nhân sự làm chậm tăng trưởng

Nhân sự thường bị xem như một chức năng hậu trường, chỉ thực sự quan trọng sau khi công ty đã lớn hơn. Trên thực tế, cách nhà sáng lập xử lý tuyển dụng, giao tiếp, hồ sơ và kỳ vọng của nhân viên có thể định hình mọi thứ, từ tinh thần đội ngũ đến rủi ro tuân thủ.

Với các startup và doanh nghiệp nhỏ, sai lầm về nhân sự hiếm khi bùng phát ngay từ đầu. Chúng thường bắt đầu từ việc bỏ qua các bước cần thiết, hứa hẹn mơ hồ, chậm hoàn tất giấy tờ hoặc giao tiếp thiếu nhất quán. Theo thời gian, những thói quen đó có thể tạo ra sự nhầm lẫn, làm giảm niềm tin và khiến doanh nghiệp đối mặt với các vấn đề tốn kém.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty từ đầu, đặc biệt là sau khi thành lập một pháp nhân kinh doanh mới, đây là thời điểm phù hợp để xem nhân sự giống như cách bạn nhìn nhận hồ sơ thuế, tài liệu quản trị và hạn tuân thủ: là một phần của nền tảng, chứ không phải việc để sau.

Vì sao nhân sự quan trọng ngay từ sớm

Một nhóm nhỏ đôi khi có thể vận hành bằng giao tiếp không chính thức. Nhưng một đội ngũ đang phát triển thì không thể. Khi bạn bắt đầu tuyển nhân viên, cộng tác viên, quản lý hoặc thực tập sinh, doanh nghiệp cần có hệ thống rõ ràng cho kỳ vọng, lương thưởng, hiệu suất, bảo mật và báo cáo.

Thực hành nhân sự tốt giúp bạn:

• Thiết lập kỳ vọng nhất quán trong toàn đội
• Giảm hiểu lầm về lương thưởng và thăng tiến
• Giữ cho các quyết định tuyển dụng và thăng chức được tổ chức và ghi chép đầy đủ
• Hỗ trợ tuân thủ các quy định về lao động và việc làm
• Xây dựng văn hóa lành mạnh hơn khi doanh nghiệp phát triển

Với nhà sáng lập, kỷ luật nhân sự không phải là quan liêu vì chính nó. Đó là cách tạo ra cấu trúc để doanh nghiệp có thể mở rộng mà không mất kiểm soát.

10 sai lầm về nhân sự âm thầm gây hại cho doanh nghiệp

1. Xem nhân sự là việc phụ

Một trong những cách nhanh nhất tạo ra ma sát là cho rằng nhân sự chỉ trở nên liên quan khi công ty đã có “nhân viên thực sự”. Đến lúc đó, những thói quen quan trọng có thể đã bị định hình sai.

Nhà sáng lập nên nghĩ về các chính sách nhân sự cơ bản cùng lúc với việc thiết lập cấu trúc doanh nghiệp, hệ thống thuế và hồ sơ nội bộ. Chỉ cần một sổ tay đơn giản, danh sách kiểm tra tuyển dụng và quy trình hội nhập cũng có thể ngăn rất nhiều nhầm lẫn về sau.

2. Đưa ra cam kết bằng lời nói nhưng không ghi chép

Nói với nhân viên rằng họ sẽ được tăng lương, đổi chức danh, nhận thưởng hoặc thăng chức mà không xác nhận chi tiết có thể dẫn đến thất vọng và tranh chấp.

Nếu đang thảo luận về lương thưởng hoặc thăng tiến, hãy ghi lại quyết định một cách cẩn thận. Tính nhất quán rất quan trọng. Nhà sáng lập có thể muốn khích lệ, nhưng những lời hứa mơ hồ có thể bị hiểu thành cam kết.

3. Bỏ qua quy trình hội nhập

Một nhân viên mới không nên phải tự đoán công việc bao gồm những gì, báo cáo cho ai hoặc tiêu chí đánh giá thành công là gì. Nếu không có hội nhập, ngay cả một nhân viên giỏi cũng có thể mất nhiều tuần để sửa những sai sót đáng lẽ có thể tránh được.

Một quy trình hội nhập cơ bản nên bao gồm:

• Trách nhiệm công việc
• Lịch làm việc và kỳ vọng về chấm công
• Lịch trả lương và thông tin phúc lợi
• Yêu cầu về bảo mật
• Công cụ, hệ thống và quyền truy cập
• Cơ cấu báo cáo và chuẩn giao tiếp

4. Bỏ qua vấn đề hiệu suất cho đến khi nó trở nên nghiêm trọng

Nhiều nhà sáng lập né tránh các cuộc trao đổi khó vì muốn giữ tinh thần đội ngũ tích cực hoặc chưa sẵn sàng quản lý nhân viên một cách chính thức. Kết quả thường là tinh thần giảm sút và hiệu suất đi xuống.

Nếu một thành viên trong nhóm làm việc kém hiệu quả, hãy xử lý sớm và ghi lại cuộc trao đổi. Tập trung vào kỳ vọng cụ thể, mức cải thiện có thể đo lường và ngày theo dõi tiếp theo. Phản hồi rõ ràng hữu ích hơn việc chỉ trích quá muộn.

5. Áp dụng quy tắc không nhất quán

Tính nhất quán là một trong những phần quan trọng nhất của quản trị nhân sự tốt. Nếu một nhân viên được phép làm việc từ xa, trễ hạn hoặc bỏ qua quy trình trong khi người khác thì không, sự bất mãn sẽ nhanh chóng hình thành.

Ngay cả khi có ngoại lệ hợp lý, chúng cũng nên được cân nhắc cẩn thận và ghi chép lại. Việc đối xử không nhất quán sẽ làm mất niềm tin và cũng có thể tạo ra rủi ro pháp lý tùy theo tình huống.

6. Không lên kế hoạch cho bảo mật thông tin

Startup thường xử lý thông tin nhạy cảm trước khi có kiểm soát chính thức. Điều đó có thể bao gồm dữ liệu khách hàng, kế hoạch sản phẩm, thông tin tài chính, hợp đồng với nhà cung cấp và hồ sơ nhân viên.

Nhà sáng lập nên xác định sớm ai được truy cập vào đâu, cách lưu trữ thông tin bảo mật và điều gì xảy ra khi ai đó rời công ty. Thỏa thuận bảo mật có thể phù hợp trong một số trường hợp, nhưng vấn đề lớn hơn là phải có quy trình thực tế để bảo vệ thông tin.

7. Không có cấu trúc trong quyết định tuyển dụng

Tuyển dụng hoàn toàn dựa vào cảm tính đôi khi có thể hiệu quả, nhưng khi đội ngũ bắt đầu lớn lên, nó trở thành một rủi ro. Tuyển dụng thiếu cấu trúc thường dẫn đến phỏng vấn không nhất quán, tiêu chí không rõ ràng và những lần tuyển sai tốn kém.

Cách tiếp cận tốt hơn là tạo một quy trình tuyển dụng có thể lặp lại:

• Xác định rõ vai trò
• Liệt kê kỹ năng và kinh nghiệm cần có
• Dùng cùng bộ câu hỏi phỏng vấn cốt lõi cho từng ứng viên
• Ghi lại tiêu chí đánh giá
• Đồng bộ quyết định cuối cùng với nhu cầu kinh doanh, không chỉ sở thích cá nhân

8. Nói về văn hóa quá nhiều thay vì xây dựng nó

Văn hóa không phải là một khẩu hiệu trên website. Nó là những gì mọi người trải nghiệm mỗi ngày qua cách đưa ra quyết định, cách phản hồi và cách đối xử với nhau.

Nếu nhà sáng lập nói rằng công ty coi trọng minh bạch, trách nhiệm giải trình hoặc sự linh hoạt, thì những giá trị đó phải thể hiện trong quy trình thực tế. Nhân viên sẽ nhanh chóng nhận ra khi văn hóa công ty được nói khác với cách công ty hành động.

9. Né tránh các câu hỏi tuân thủ khó

Luật lao động và tuân thủ nhân sự có thể khiến người ta thấy e ngại, đặc biệt với các nhà sáng lập lần đầu. Nhưng bỏ qua vấn đề không làm chúng biến mất.

Tùy theo doanh nghiệp, bạn có thể cần xem xét:

• Phân loại người lao động
• Quy định về tiền lương và giờ làm
• Yêu cầu nghỉ phép có lương
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên
• Chính sách nơi làm việc
• Quy trình chống quấy rối
• Hồ sơ chấm dứt hợp đồng

Đây là một lĩnh vực mà chuẩn bị từ sớm có thể giúp tiết kiệm rất nhiều rắc rối. Tốt hơn hết là xây dựng đúng cấu trúc ngay từ đầu thay vì phải xử lý một vấn đề có thể tránh được sau này.

10. Chờ quá lâu mới tìm trợ giúp

Nhà sáng lập thường cố tự lo mọi thứ cho đến khi họ quá tải. Khi đó, đội ngũ có thể đã phải đối mặt với những vấn đề lặp lại và khó sửa hơn.

Bạn không cần một bộ phận nhân sự lớn ngay từ ngày đầu. Nhưng bạn cần một kế hoạch. Điều đó có thể là sử dụng chuyên gia tư vấn nhân sự, cố vấn pháp lý, nhà cung cấp dịch vụ payroll hoặc một quy trình nội bộ có cấu trúc. Điều quan trọng là ngừng ứng biến khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng.

Một khung nhân sự tốt hơn cho nhà sáng lập

Nhân sự mạnh không nhất thiết phải phức tạp. Nó chỉ cần có chủ đích.

Bắt đầu với cấu trúc công ty rõ ràng

Nếu bạn đã thành lập pháp nhân kinh doanh, hãy đảm bảo hồ sơ nội bộ và trách nhiệm được tổ chức gọn gàng. Một nền tảng doanh nghiệp rõ ràng giúp việc quản lý tuyển dụng, lương thưởng, phê duyệt và quản trị dễ dàng hơn.

Đó là một lý do khiến nhiều nhà sáng lập tách riêng việc thành lập pháp nhân với hoạt động hằng ngày. Doanh nghiệp nên có cấu trúc chính thức trước khi con người bắt đầu gia nhập đội ngũ.

Tạo các tài liệu thiết yếu

Tối thiểu, hầu hết doanh nghiệp sẽ được lợi từ:

• Sổ tay nhân viên hoặc cẩm nang chính sách
• Mẫu thư mời làm việc
• Thỏa thuận bảo mật khi phù hợp
• Ghi chú hoặc mẫu đánh giá hiệu suất
• Danh sách kiểm tra hội nhập
• Quy trình chấm dứt và bàn giao khi rời công ty

Những tài liệu này không cần hoàn hảo ngay từ ngày đầu, nhưng chúng nên tồn tại và được cập nhật thường xuyên.

Chuẩn hóa giao tiếp

Nhà sáng lập không nên là nguồn thông tin duy nhất. Các thành viên trong đội cần biết tìm chính sách ở đâu, hỏi ai khi có thắc mắc và điều gì sẽ xảy ra khi vấn đề phát sinh.

Giao tiếp được ghi chép giúp giảm nhầm lẫn và giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn.

Lưu giữ hồ sơ

Hồ sơ chính xác là yếu tố thiết yếu cho cả quản lý lẫn tuân thủ. Hãy lưu lại hồ sơ về quyết định tuyển dụng, trao đổi hiệu suất, xác nhận chính sách và thay đổi lương thưởng.

Khi có vấn đề phát sinh, tài liệu sẽ giúp bạn ra quyết định dựa trên sự thật thay vì trí nhớ.

Cách nền tảng thành lập doanh nghiệp theo phong cách Zenind hỗ trợ nhân sự tốt hơn

Nhân sự không bắt đầu từ nhân viên đầu tiên. Nó bắt đầu từ khi doanh nghiệp được tổ chức một cách bài bản.

Những nhà sáng lập coi trọng việc thành lập công ty thường có xu hướng xây dựng hệ thống nội bộ kỷ luật hơn. Khi pháp nhân, cơ cấu sở hữu và các nguyên tắc tuân thủ cơ bản được xử lý đúng cách, việc thiết lập payroll, tuyển dụng và chính sách lao động theo cách có kiểm soát sẽ dễ dàng hơn.

Tư duy đó rất quan trọng. Một doanh nghiệp có hồ sơ thành lập rõ ràng, thói quen tuân thủ và tài liệu được tổ chức tốt sẽ ở vị thế tốt hơn để tăng trưởng có trách nhiệm. Với các công ty mới, điều này tạo ra một lộ trình rõ ràng hơn từ lúc thành lập startup đến nhân viên đầu tiên rồi đến mở rộng dài hạn.

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần làm lại hệ thống nhân sự

Nếu bạn chưa chắc đội ngũ của mình có cần thêm cấu trúc hay không, hãy chú ý các dấu hiệu cảnh báo sau:

• Nhân viên liên tục hỏi đi hỏi lại cùng một chính sách
• Thư mời làm việc được đưa ra khác nhau giữa các ứng viên
• Các vấn đề hiệu suất được thảo luận thiếu nhất quán
• Mọi người không rõ ai báo cáo cho ai
• Tài liệu quan trọng bị thiếu hoặc lỗi thời
• Quyết định lương thưởng được đưa ra tùy hứng
• Quản lý và nhà sáng lập xử lý các vấn đề tương tự theo cách khác nhau

Nếu nhiều dấu hiệu trong số này đúng với tình hình của bạn, doanh nghiệp không cần thêm ứng biến. Doanh nghiệp cần một hệ thống nhân sự cơ bản.

Kết luận

Những sai lầm về nhân sự phổ biến nhất thường không xuất phát từ ý đồ xấu. Chúng xảy ra khi các nhà sáng lập làm việc nhanh, tập trung vào tăng trưởng nhưng trì hoãn các hệ thống giúp tăng trưởng bền vững.

Nếu bạn muốn một đội ngũ làm việc tốt, đồng bộ và phát triển cùng doanh nghiệp, hãy bắt đầu bằng cách làm cho nhân sự trở nên đơn giản, rõ ràng và nhất quán. Thiết lập cấu trúc từ sớm, ghi lại các quyết định quan trọng và xem quản trị con người là một phần của việc xây dựng công ty, chứ không tách rời nó.

Đối với nhà sáng lập, kỷ luật đó quan trọng không kém việc thành lập chính doanh nghiệp.