Cara Pengasas Boleh Mengelakkan Kesilapan HR yang Melambatkan Pertumbuhan

Sumber manusia sering dianggap sebagai fungsi belakang tabir yang hanya penting selepas syarikat menjadi lebih besar. Sebenarnya, cara pengasas mengurus pengambilan pekerja, komunikasi, dokumentasi, dan jangkaan pekerja boleh membentuk segala-galanya daripada semangat pasukan hingga risiko pematuhan.

Bagi syarikat permulaan dan perniagaan kecil, kesilapan HR jarang berlaku secara dramatik pada awalnya. Ia bermula sebagai langkah yang dilepaskan, janji yang kabur, kertas kerja yang lewat, atau komunikasi yang tidak konsisten. Lama-kelamaan, tabiat itu boleh mewujudkan kekeliruan, menurunkan kepercayaan, dan mendedahkan perniagaan kepada masalah yang mahal.

Jika anda sedang membina syarikat dari awal, terutamanya selepas membentuk entiti perniagaan baharu, inilah masa yang sesuai untuk memikirkan HR dengan cara yang sama seperti anda memikirkan rekod cukai, dokumen tadbir urus, dan tarikh akhir pematuhan: sebagai sebahagian daripada asas, bukan sebagai perkara sampingan.

Mengapa HR penting sejak awal

Pasukan kecil kadangkala boleh bertahan dengan komunikasi tidak formal. Pasukan yang sedang berkembang tidak boleh. Sebaik sahaja anda mula mengambil pekerja, kontraktor, pengurus, atau pelatih, perniagaan memerlukan sistem yang jelas untuk jangkaan, gaji, prestasi, kerahsiaan, dan pelaporan.

Amalan HR yang baik membantu anda:

• Menetapkan jangkaan yang konsisten di seluruh pasukan
• Mengurangkan salah faham tentang pampasan dan kenaikan pangkat
• Menjadikan keputusan pengambilan dan kenaikan pangkat lebih teratur dan didokumentasikan
• Menyokong pematuhan terhadap peraturan buruh dan pekerjaan
• Membina budaya yang lebih sihat ketika perniagaan berkembang

Bagi pengasas, disiplin HR bukan tentang birokrasi semata-mata. Ia tentang mewujudkan struktur supaya perniagaan boleh berkembang tanpa kehilangan kawalan.

10 kesilapan HR yang diam-diam menjejaskan perniagaan

1. Menganggap HR sebagai perkara sampingan

Salah satu cara paling cepat untuk mewujudkan geseran ialah dengan menganggap HR hanya relevan selepas syarikat mempunyai pekerja “sebenar”. Pada ketika itu, tabiat penting mungkin sudah terbentuk secara salah.

Pengasas harus memikirkan dasar HR asas pada masa yang sama mereka menetapkan struktur perniagaan, persediaan cukai, dan rekod dalaman. Walaupun buku panduan ringkas, senarai semak pengambilan, dan proses onboarding asas boleh mengelakkan banyak kekeliruan kemudian hari.

2. Membuat janji lisan tanpa dokumentasi

Memberitahu pekerja bahawa mereka akan mendapat kenaikan gaji, pertukaran jawatan, bonus, atau kenaikan pangkat tanpa mengesahkan butirannya boleh membawa kepada kekecewaan dan pertikaian.

Jika pampasan atau kemajuan sedang dibincangkan, dokumentasikan keputusan dengan teliti. Konsistensi itu penting. Seorang pengasas mungkin berniat untuk memberi galakan, tetapi janji yang kabur boleh ditafsirkan sebagai komitmen.

3. Melangkau proses onboarding

Pekerja baharu tidak sepatutnya perlu meneka apa yang termasuk dalam pekerjaan, kepada siapa mereka melapor, atau bagaimana kejayaan diukur. Tanpa onboarding, walaupun pekerja yang kuat boleh menghabiskan berminggu-minggu membetulkan kesilapan yang boleh dielakkan.

Proses onboarding asas harus merangkumi:

• Tanggungjawab kerja
• Jadual kerja dan jangkaan kehadiran
• Jadual bayaran dan maklumat faedah
• Keperluan kerahsiaan
• Alat, sistem, dan kebenaran akses
• Struktur pelaporan dan norma komunikasi

4. Mengabaikan masalah prestasi sehingga ia menjadi serius

Ramai pengasas mengelakkan perbualan sukar kerana mahu mengekalkan semangat pasukan atau belum bersedia mengurus pekerja secara formal. Hasilnya selalunya semangat yang lebih rendah dan prestasi yang merosot.

Jika seorang ahli pasukan berprestasi rendah, tangani perkara itu lebih awal dan dokumentasikan perbualan tersebut. Fokus pada jangkaan yang khusus, penambahbaikan yang boleh diukur, dan tarikh susulan. Maklum balas yang jelas lebih berguna daripada kritikan yang lewat.

5. Menggunakan peraturan secara tidak konsisten

Konsistensi ialah salah satu bahagian terpenting dalam HR yang baik. Jika seorang pekerja dibenarkan bekerja dari jauh, terlepas tarikh akhir, atau melangkaui prosedur sementara yang lain tidak, rasa tidak puas hati akan cepat terbina.

Walaupun pengecualian itu munasabah, ia harus dibuat dengan sengaja dan didokumentasikan. Layanan yang tidak konsisten mewujudkan isu kepercayaan dan juga boleh mewujudkan risiko undang-undang bergantung pada situasi.

6. Gagal merancang kerahsiaan

Syarikat permulaan sering mengendalikan maklumat sensitif sebelum mereka mempunyai kawalan formal. Ini boleh merangkumi data pelanggan, pelan produk, maklumat kewangan, perjanjian vendor, dan rekod pekerja.

Pengasas harus memutuskan sejak awal siapa yang boleh mengakses apa, bagaimana maklumat sulit disimpan, dan apa yang berlaku apabila seseorang meninggalkan syarikat. Perjanjian kerahsiaan mungkin sesuai dalam sesetengah keadaan, tetapi isu yang lebih besar ialah mempunyai proses praktikal untuk melindungi maklumat.

7. Membiarkan keputusan pengambilan dibuat tanpa struktur

Mengambil pekerja berdasarkan intuisi semata-mata kadangkala boleh berjaya, tetapi ia menjadi liabiliti apabila pasukan mula berkembang. Pengambilan yang tidak berstruktur sering membawa kepada temu duga yang tidak konsisten, kelayakan yang tidak jelas, dan salah ambil yang mahal.

Pendekatan yang lebih baik ialah mewujudkan proses pengambilan yang boleh diulang:

• Tetapkan peranan dengan jelas
• Senaraikan kemahiran dan pengalaman yang diperlukan
• Gunakan soalan temu duga teras yang sama untuk setiap calon
• Dokumentasikan kriteria penilaian
• Selaraskan keputusan akhir dengan keperluan perniagaan, bukan sekadar keutamaan peribadi

8. Terlalu menjanjikan budaya syarikat tanpa membinanya

Budaya bukan slogan di laman web. Ia ialah apa yang dialami orang setiap hari dalam cara keputusan dibuat, cara maklum balas diberi, dan cara orang dilayan.

Jika seorang pengasas mengatakan syarikat menghargai ketelusan, akauntabiliti, atau fleksibiliti, nilai-nilai itu harus kelihatan dalam proses sebenar. Pekerja cepat menyedari apabila budaya yang dinyatakan syarikat tidak sepadan dengan tindakan.

9. Mengelakkan soalan pematuhan yang sukar

Undang-undang pekerjaan dan pematuhan HR boleh terasa menakutkan, terutamanya bagi pengasas kali pertama. Tetapi mengabaikan isu tersebut tidak akan membuatkannya hilang.

Bergantung pada perniagaan, anda mungkin perlu memikirkan:

• Pengelasan pekerja
• Peraturan gaji dan waktu kerja
• Keperluan cuti bergaji
• Penyimpanan rekod pekerja
• Dasar tempat kerja
• Prosedur anti-gangguan
• Dokumentasi penamatan

Ini ialah satu bidang di mana sedikit perancangan boleh menjimatkan banyak masalah. Lebih baik membina struktur yang betul pada awal daripada membersihkan masalah yang boleh dielakkan kemudian.

10. Terlalu lama menunggu untuk mendapatkan bantuan

Pengasas sering cuba mengurus semuanya sendiri sehingga mereka terbeban. Pada ketika itu, pasukan mungkin sudah berdepan masalah berulang yang lebih sukar untuk diperbaiki.

Anda tidak memerlukan jabatan HR yang besar pada hari pertama. Tetapi anda memerlukan rancangan. Itu mungkin bermaksud menggunakan perunding HR, penasihat undang-undang, penyedia gaji, atau proses dalaman yang berstruktur. Yang penting ialah berhenti membuat keputusan secara spontan apabila perniagaan mula berkembang.

Rangka kerja HR yang lebih baik untuk pengasas

HR yang kukuh tidak semestinya rumit. Ia hanya perlu disengajakan.

Mulakan dengan struktur syarikat yang jelas

Jika anda telah membentuk entiti perniagaan, pastikan rekod dalaman dan tanggungjawab anda tersusun. Asas korporat yang kemas memudahkan pengurusan pengambilan, pampasan, kelulusan, dan tadbir urus.

Ini antara sebab ramai pengasas memisahkan pembentukan entiti daripada operasi harian. Perniagaan harus mempunyai struktur formal sebelum orang mula menyertai pasukan.

Wujudkan dokumen penting

Sekurang-kurangnya, kebanyakan perniagaan mendapat manfaat daripada:

• Buku panduan pekerja atau panduan dasar
• Templat surat tawaran
• Perjanjian kerahsiaan apabila sesuai
• Nota atau templat penilaian prestasi
• Senarai semak onboarding
• Prosedur penamatan dan offboarding

Dokumen ini tidak perlu sempurna pada hari pertama, tetapi ia harus wujud dan dikemas kini.

Seragamkan komunikasi

Pengasas tidak sepatutnya menjadi satu-satunya sumber maklumat. Ahli pasukan perlu tahu di mana untuk mencari dasar, cara untuk bertanya, dan apa yang diharapkan apabila isu timbul.

Komunikasi yang didokumentasikan mengurangkan kekeliruan dan membantu pekerja baharu menyesuaikan diri dengan lebih cepat.

Simpan rekod

Rekod yang tepat adalah penting untuk pengurusan dan pematuhan. Kekalkan rekod keputusan pengambilan, perbualan prestasi, pengakuan dasar, dan perubahan pampasan.

Apabila isu timbul, dokumentasi membantu anda membuat keputusan berdasarkan fakta, bukan ingatan.

Bagaimana pembentukan perniagaan ala Zenind menyokong HR yang lebih baik

HR tidak bermula dengan pekerja pertama. Ia bermula apabila perniagaan itu sendiri tersusun.

Pengasas yang serius tentang pembentukan syarikat lebih cenderung membina sistem dalaman yang berdisiplin. Apabila entiti, struktur pemilikan, dan asas pematuhan diurus dengan betul, ia menjadi lebih mudah untuk menambah gaji, pengambilan, dan dasar pekerjaan secara terkawal.

Pemikiran itu penting. Perniagaan dengan rekod pembentukan yang jelas, tabiat pematuhan, dan dokumen yang teratur berada pada kedudukan yang lebih baik untuk berkembang secara bertanggungjawab. Bagi syarikat baharu, ini mewujudkan laluan yang lebih kemas daripada pembentukan syarikat kepada pengambilan pertama hingga pengembangan jangka panjang.

Tanda perniagaan anda memerlukan reset HR

Jika anda tidak pasti sama ada pasukan anda memerlukan lebih banyak struktur, cari tanda amaran ini:

• Pekerja bertanya soalan dasar yang sama berulang kali
• Tawaran dibuat secara berbeza dari seorang calon ke calon yang lain
• Kebimbangan prestasi dibincangkan secara tidak konsisten
• Orang tidak jelas tentang saluran pelaporan
• Dokumen penting tiada atau sudah lapuk
• Keputusan pampasan dibuat secara ad hoc
• Pengurus dan pengasas menangani isu yang serupa dengan cara yang berbeza

Jika beberapa perkara ini kedengaran biasa, perniagaan anda tidak memerlukan lebih banyak improvisasi. Ia memerlukan sistem HR asas.

Penutup

Kesilapan HR yang paling biasa biasanya bukan hasil niat yang buruk. Ia berlaku apabila pengasas yang bergerak pantas menumpukan pada pertumbuhan tetapi menangguhkan sistem yang menjadikan pertumbuhan itu mampan.

Jika anda mahukan pasukan yang berprestasi baik, kekal sehaluan, dan berkembang bersama perniagaan anda, mulakan dengan menjadikan HR ringkas, jelas, dan konsisten. Wujudkan struktur lebih awal, dokumentasikan keputusan penting, dan anggap pengurusan manusia sebagai sebahagian daripada pembinaan syarikat, bukan sesuatu yang terpisah daripadanya.

Bagi pengasas, disiplin itu sama pentingnya dengan membentuk perniagaan itu sendiri.