Πώς οι ιδρυτές μπορούν να αποφύγουν τα λάθη HR που επιβραδύνουν την ανάπτυξη

Οι ανθρώπινοι πόροι αντιμετωπίζονται συχνά ως μια λειτουργία back-office που αποκτά σημασία μόνο αφού η εταιρεία μεγαλώσει. Στην πραγματικότητα, ο τρόπος με τον οποίο οι ιδρυτές διαχειρίζονται τις προσλήψεις, την επικοινωνία, την τεκμηρίωση και τις προσδοκίες των εργαζομένων μπορεί να επηρεάσει τα πάντα, από το ηθικό της ομάδας έως τον κίνδυνο συμμόρφωσης.

Για startups και μικρές επιχειρήσεις, τα λάθη HR σπάνια είναι δραματικά στην αρχή. Ξεκινούν ως παραλειπόμενα βήματα, αόριστες υποσχέσεις, καθυστερημένα έγγραφα ή ασυνεπής επικοινωνία. Με τον καιρό, αυτές οι συνήθειες μπορούν να δημιουργήσουν σύγχυση, να μειώσουν την εμπιστοσύνη και να εκθέσουν την επιχείρηση σε δαπανηρά προβλήματα.

Αν χτίζετε μια εταιρεία από το μηδέν, ειδικά μετά τη σύσταση μιας νέας επιχειρηματικής οντότητας, αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή να σκεφτείτε το HR όπως σκέφτεστε τα φορολογικά αρχεία, τα έγγραφα διακυβέρνησης και τις προθεσμίες συμμόρφωσης: ως μέρος των θεμελίων, όχι ως εκ των υστέρων σκέψη.

Γιατί το HR έχει σημασία από νωρίς

Μια μικρή ομάδα μπορεί μερικές φορές να λειτουργήσει με άτυπη επικοινωνία. Μια ομάδα που μεγαλώνει δεν μπορεί. Μόλις αρχίσετε να προσλαμβάνετε εργαζομένους, συνεργάτες, διευθυντές ή ασκούμενους, η επιχείρηση χρειάζεται σαφή συστήματα για τις προσδοκίες, την αμοιβή, την απόδοση, την εμπιστευτικότητα και την αναφορά.

Οι καλές πρακτικές HR σας βοηθούν να:

• Θέτετε συνεπείς προσδοκίες σε όλη την ομάδα
• Μειώνετε τις παρεξηγήσεις σχετικά με την αμοιβή και την εξέλιξη
• Διατηρείτε οργανωμένες και τεκμηριωμένες τις αποφάσεις πρόσληψης και προαγωγής
• Υποστηρίζετε τη συμμόρφωση με τους κανόνες εργασίας και απασχόλησης
• Χτίζετε μια πιο υγιή κουλτούρα καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει

Για τους ιδρυτές, η πειθαρχία στο HR δεν έχει να κάνει με τη γραφειοκρατία για τη γραφειοκρατία. Έχει να κάνει με τη δημιουργία δομής, ώστε η επιχείρηση να μπορεί να κλιμακωθεί χωρίς να χάνει τον έλεγχο.

10 λάθη HR που βλάπτουν σιωπηλά μια επιχείρηση

1. Αντιμετώπιση του HR ως δευτερεύον ζήτημα

Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους να δημιουργήσετε τριβές είναι να υποθέσετε ότι το HR γίνεται σημαντικό μόνο αφού η εταιρεία αποκτήσει «πραγματικούς» εργαζομένους. Μέχρι τότε, μπορεί να έχουν ήδη εδραιωθεί λανθασμένες συνήθειες.

Οι ιδρυτές πρέπει να σκέφτονται τις βασικές πολιτικές HR την ίδια στιγμή που καθορίζουν τη δομή της επιχείρησης, τη φορολογική ρύθμιση και τα εσωτερικά αρχεία τους. Ακόμη και ένα απλό εγχειρίδιο, μια λίστα ελέγχου προσλήψεων και μια διαδικασία ένταξης μπορούν να προλάβουν μεγάλη σύγχυση αργότερα.

2. Προφορικές υποσχέσεις χωρίς τεκμηρίωση

Το να λέτε σε έναν εργαζόμενο ότι θα λάβει αύξηση, αλλαγή τίτλου, μπόνους ή προαγωγή χωρίς να επιβεβαιώσετε τις λεπτομέρειες μπορεί να οδηγήσει σε απογοήτευση και διαφωνίες.

Αν συζητείται η αμοιβή ή η εξέλιξη, τεκμηριώστε προσεκτικά την απόφαση. Η συνέπεια έχει σημασία. Ένας ιδρυτής μπορεί να θέλει να ενθαρρύνει, αλλά οι αόριστες υποσχέσεις μπορεί να εκληφθούν ως δεσμεύσεις.

3. Παράλειψη της διαδικασίας ένταξης

Ένας νέος εργαζόμενος δεν πρέπει να μαντεύει τι περιλαμβάνει η θέση, σε ποιον αναφέρεται ή πώς μετριέται η επιτυχία. Χωρίς ένταξη, ακόμη και ένας δυνατός εργαζόμενος μπορεί να περάσει εβδομάδες διορθώνοντας αποφεύξιμα λάθη.

Μια βασική διαδικασία ένταξης θα πρέπει να καλύπτει:

• Αρμοδιότητες θέσης
• Ωράριο εργασίας και προσδοκίες παρουσίας
• Πρόγραμμα πληρωμών και πληροφορίες παροχών
• Απαιτήσεις εμπιστευτικότητας
• Εργαλεία, συστήματα και δικαιώματα πρόσβασης
• Δομή αναφοράς και κανόνες επικοινωνίας

4. Αγνόηση προβλημάτων απόδοσης μέχρι να γίνουν σοβαρά

Πολλοί ιδρυτές αποφεύγουν τις δύσκολες συζητήσεις επειδή θέλουν να διατηρήσουν υψηλό το ηθικό ή δεν αισθάνονται έτοιμοι να διοικήσουν εργαζομένους επίσημα. Το αποτέλεσμα είναι συχνά χειρότερο ηθικό και πτωτική απόδοση.

Αν ένα μέλος της ομάδας υποαποδίδει, αντιμετωπίστε το νωρίς και τεκμηριώστε τη συζήτηση. Εστιάστε σε συγκεκριμένες προσδοκίες, μετρήσιμες βελτιώσεις και ημερομηνίες παρακολούθησης. Η σαφής ανατροφοδότηση είναι πιο χρήσιμη από την καθυστερημένη κριτική.

5. Εφαρμογή κανόνων με ασυνέπεια

Η συνέπεια είναι ένα από τα σημαντικότερα στοιχεία του καλού HR. Αν σε έναν εργαζόμενο επιτρέπεται να εργάζεται εξ αποστάσεως, να χάνει προθεσμίες ή να παρακάμπτει διαδικασίες ενώ σε άλλον όχι, η δυσαρέσκεια αυξάνεται γρήγορα.

Ακόμη και όταν οι εξαιρέσεις είναι λογικές, πρέπει να είναι συνειδητές και τεκμηριωμένες. Η ασυνεπής μεταχείριση δημιουργεί ζητήματα εμπιστοσύνης και μπορεί επίσης να δημιουργήσει νομικό κίνδυνο, ανάλογα με την περίπτωση.

6. Παράλειψη σχεδιασμού για την εμπιστευτικότητα

Τα startups συχνά διαχειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες πριν αποκτήσουν επίσημους ελέγχους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει δεδομένα πελατών, σχέδια προϊόντων, οικονομικά στοιχεία, συμφωνίες με προμηθευτές και αρχεία εργαζομένων.

Οι ιδρυτές θα πρέπει να αποφασίσουν από νωρίς ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε τι, πώς αποθηκεύονται οι εμπιστευτικές πληροφορίες και τι συμβαίνει όταν κάποιος αποχωρεί από την εταιρεία. Οι συμφωνίες εμπιστευτικότητας μπορεί να είναι κατάλληλες σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά το μεγαλύτερο ζήτημα είναι να υπάρχει μια πρακτική διαδικασία προστασίας των πληροφοριών.

7. Μη δομημένες αποφάσεις πρόσληψης

Η πρόσληψη μόνο με βάση το ένστικτο μπορεί να λειτουργήσει περιστασιακά, αλλά γίνεται βάρος όταν η ομάδα αρχίζει να μεγαλώνει. Η αδόμητη πρόσληψη συχνά οδηγεί σε ασυνεπείς συνεντεύξεις, ασαφή κριτήρια και ακριβές λανθασμένες προσλήψεις.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι η δημιουργία μιας επαναλαμβανόμενης διαδικασίας πρόσληψης:

• Ορίστε με σαφήνεια τον ρόλο
• Καταγράψτε τις απαιτούμενες δεξιότητες και εμπειρία
• Χρησιμοποιήστε τις ίδιες βασικές ερωτήσεις συνέντευξης για κάθε υποψήφιο
• Τεκμηριώστε τα κριτήρια αξιολόγησης
• Ευθυγραμμίστε τις τελικές αποφάσεις με τις ανάγκες της επιχείρησης, όχι μόνο με την προσωπική προτίμηση

8. Υπερπροβολή της κουλτούρας αντί για τη δημιουργία της

Η κουλτούρα δεν είναι ένα σύνθημα σε έναν ιστότοπο. Είναι αυτό που βιώνουν οι άνθρωποι καθημερινά στον τρόπο λήψης αποφάσεων, στον τρόπο που δίνεται η ανατροφοδότηση και στον τρόπο που αντιμετωπίζονται.

Αν ένας ιδρυτής λέει ότι η εταιρεία εκτιμά τη διαφάνεια, τη λογοδοσία ή την ευελιξία, αυτές οι αξίες πρέπει να φαίνονται στην πράξη. Οι εργαζόμενοι παρατηρούν γρήγορα όταν η δηλωμένη κουλτούρα μιας εταιρείας δεν ταιριάζει με τις ενέργειές της.

9. Αποφυγή δύσκολων ερωτημάτων συμμόρφωσης

Το εργατικό δίκαιο και η συμμόρφωση HR μπορεί να φαίνονται αποθαρρυντικά, ειδικά για ιδρυτές που ξεκινούν για πρώτη φορά. Αλλά η αγνόηση των ζητημάτων δεν τα εξαφανίζει.

Ανάλογα με την επιχείρηση, ίσως χρειαστεί να εξετάσετε:

• Την ταξινόμηση εργαζομένων και συνεργατών
• Κανόνες μισθών και ωραρίου
• Απαιτήσεις αδειών με αποδοχές
• Τήρηση αρχείων εργαζομένων
• Πολιτικές στον χώρο εργασίας
• Διαδικασίες κατά της παρενόχλησης
• Τεκμηρίωση απολύσεων

Εδώ, λίγος προγραμματισμός μπορεί να γλιτώσει πολλά προβλήματα. Είναι προτιμότερο να χτίσετε τη σωστή δομή από νωρίς παρά να διορθώσετε αργότερα ένα προβλέψιμο πρόβλημα.

10. Αναβολή της αναζήτησης βοήθειας

Οι ιδρυτές συχνά προσπαθούν να τα διαχειριστούν όλα μόνοι τους μέχρι να εξαντληθούν. Μέχρι τότε, η ομάδα μπορεί ήδη να αντιμετωπίζει επαναλαμβανόμενα ζητήματα που είναι πιο δύσκολο να επιλυθούν.

Δεν χρειάζεστε μεγάλο τμήμα HR από την πρώτη μέρα. Αλλά χρειάζεστε ένα σχέδιο. Αυτό μπορεί να σημαίνει χρήση συμβούλου HR, νομικού συμβούλου, παρόχου μισθοδοσίας ή μιας δομημένης εσωτερικής διαδικασίας. Το σημαντικό είναι να σταματήσετε τον αυτοσχεδιασμό μόλις η επιχείρηση αρχίσει να μεγαλώνει.

Ένα καλύτερο πλαίσιο HR για ιδρυτές

Το ισχυρό HR δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Χρειάζεται απλώς να είναι σκόπιμο.

Ξεκινήστε με σαφή εταιρική δομή

Αν έχετε συστήσει μια επιχειρηματική οντότητα, βεβαιωθείτε ότι τα εσωτερικά σας αρχεία και οι αρμοδιότητες είναι οργανωμένα. Μια καθαρή εταιρική βάση κάνει ευκολότερη τη διαχείριση των προσλήψεων, της αμοιβής, των εγκρίσεων και της διακυβέρνησης.

Αυτός είναι ένας λόγος που πολλοί ιδρυτές διαχωρίζουν τη σύσταση της οντότητας από τις καθημερινές λειτουργίες. Η επιχείρηση πρέπει να έχει επίσημη δομή πριν αρχίσουν να προστίθενται μέλη στην ομάδα.

Δημιουργήστε βασικά έγγραφα

Στο ελάχιστο, οι περισσότερες επιχειρήσεις ωφελούνται από:

• Εγχειρίδιο εργαζομένων ή οδηγό πολιτικών
• Πρότυπα επιστολών προσφοράς εργασίας
• Συμφωνίες εμπιστευτικότητας όπου χρειάζεται
• Σημειώσεις ή πρότυπα αξιολόγησης απόδοσης
• Λίστες ελέγχου ένταξης
• Διαδικασίες αποχώρησης και λήξης συνεργασίας

Αυτά τα έγγραφα δεν χρειάζεται να είναι τέλεια από την πρώτη μέρα, αλλά πρέπει να υπάρχουν και να ενημερώνονται.

Τυποποιήστε την επικοινωνία

Ο ιδρυτής δεν πρέπει να είναι η μοναδική πηγή αλήθειας. Τα μέλη της ομάδας χρειάζεται να ξέρουν πού βρίσκουν τις πολιτικές, πώς να κάνουν ερωτήσεις και τι να περιμένουν όταν προκύπτουν ζητήματα.

Η τεκμηριωμένη επικοινωνία μειώνει τη σύγχυση και βοηθά τους νέους εργαζομένους να ενταχθούν πιο γρήγορα.

Κρατήστε αρχεία

Τα ακριβή αρχεία είναι απαραίτητα τόσο για τη διοίκηση όσο και για τη συμμόρφωση. Διατηρήστε αρχεία προσλήψεων, συζητήσεων απόδοσης, αποδοχής πολιτικών και αλλαγών στην αμοιβή.

Όταν προκύπτουν ζητήματα, η τεκμηρίωση σας βοηθά να λαμβάνετε αποφάσεις με βάση τα δεδομένα και όχι τη μνήμη.

Πώς η ίδρυση επιχείρησης με τη λογική της Zenind υποστηρίζει καλύτερο HR

Το HR δεν ξεκινά με τον πρώτο εργαζόμενο. Ξεκινά όταν η ίδια η επιχείρηση είναι οργανωμένη.

Οι ιδρυτές που αντιμετωπίζουν σοβαρά τη σύσταση της εταιρείας είναι πιο πιθανό να χτίσουν πειθαρχημένα εσωτερικά συστήματα. Όταν η οντότητα, η δομή ιδιοκτησίας και τα βασικά στοιχεία συμμόρφωσης έχουν διευθετηθεί σωστά, γίνεται ευκολότερο να προστεθούν η μισθοδοσία, οι προσλήψεις και οι εργασιακές πολιτικές με ελεγχόμενο τρόπο.

Αυτή η νοοτροπία έχει σημασία. Μια επιχείρηση με σαφή αρχεία σύστασης, συνήθειες συμμόρφωσης και οργανωμένα έγγραφα είναι σε καλύτερη θέση να αναπτυχθεί υπεύθυνα. Για νέες εταιρείες, αυτό δημιουργεί μια πιο καθαρή πορεία από τη σύσταση της startup έως την πρώτη πρόσληψη και τη μακροπρόθεσμη κλιμάκωση.

Σημάδια ότι η επιχείρησή σας χρειάζεται επανεκκίνηση στο HR

Αν δεν είστε βέβαιοι αν η ομάδα σας χρειάζεται περισσότερη δομή, αναζητήστε αυτά τα προειδοποιητικά σημάδια:

• Οι εργαζόμενοι κάνουν τις ίδιες ερωτήσεις πολιτικών επανειλημμένα
• Οι προσφορές εργασίας γίνονται διαφορετικά από υποψήφιο σε υποψήφιο
• Τα ζητήματα απόδοσης συζητούνται ασυνεπώς
• Οι άνθρωποι δεν είναι σαφείς για τις γραμμές αναφοράς
• Σημαντικά έγγραφα λείπουν ή είναι ξεπερασμένα
• Οι αποφάσεις αμοιβής λαμβάνονται αποσπασματικά
• Οι διευθυντές και οι ιδρυτές χειρίζονται παρόμοια ζητήματα με διαφορετικό τρόπο

Αν αρκετά από αυτά σας φαίνονται οικεία, η επιχείρησή σας δεν χρειάζεται περισσότερους αυτοσχεδιασμούς. Χρειάζεται ένα βασικό σύστημα HR.

Τελικές σκέψεις

Τα πιο συνηθισμένα λάθη HR συνήθως δεν προκύπτουν από κακή πρόθεση. Συμβαίνουν όταν οι ιδρυτές κινούνται γρήγορα, επικεντρώνονται στην ανάπτυξη και καθυστερούν τα συστήματα που κάνουν την ανάπτυξη βιώσιμη.

Αν θέλετε μια ομάδα που αποδίδει καλά, παραμένει ευθυγραμμισμένη και αναπτύσσεται μαζί με την επιχείρησή σας, ξεκινήστε κάνοντας το HR απλό, σαφές και συνεπές. Βάλτε τη δομή στη θέση της νωρίς, τεκμηριώστε τις σημαντικές αποφάσεις και αντιμετωπίστε τη διαχείριση ανθρώπων ως μέρος της οικοδόμησης της εταιρείας, όχι ως κάτι ξεχωριστό από αυτήν.

Για τους ιδρυτές, αυτή η πειθαρχία είναι εξίσου σημαντική με τη σύσταση της ίδιας της επιχείρησης.