Как основателите могат да избегнат HR грешките, които забавят растежа

Човешките ресурси често се възприемат като функция „зад кулисите“, която има значение едва след като компанията порасне. В действителност начинът, по който основателите управляват наемането, комуникацията, документацията и очакванията към служителите, може да повлияе на всичко - от морала на екипа до риска от неспазване на изискванията.

За стартиращи компании и малки бизнеси HR грешките рядко са драматични в началото. Те започват като пропуснати стъпки, неясни обещания, забавени документи или непоследователна комуникация. С течение на времето тези навици могат да създадат объркване, да намалят доверието и да изложат бизнеса на скъпи проблеми.

Ако изграждате компания от нулата, особено след учредяване на ново бизнес дружество, това е подходящият момент да мислите за HR по същия начин, по който мислите за данъчните записи, документите за управление и сроковете за съответствие: като част от основата, а не като нещо второстепенно.

Защо HR е важен още в началото

Екипът от няколко души понякога може да се справя с неформална комуникация. Растящият екип не може. Щом започнете да наемате служители, външни изпълнители, мениджъри или стажанти, бизнесът се нуждае от ясни системи за очакванията, възнаграждението, представянето, поверителността и отчетността.

Добрите HR практики ви помагат да:

• Установите последователни очаквания в целия екип
• Намалите недоразуменията относно възнаграждението и развитието
• Поддържате организирани и документирани решенията за наемане и повишение
• Подпомагате спазването на правилата за труд и заетост
• Изграждате по-здрава култура с растежа на бизнеса

За основателите HR дисциплината не е бюрокрация сама по себе си. Тя е начин да се създаде структура, така че бизнесът да може да се мащабира, без да губи контрол.

10 HR грешки, които тихо вредят на бизнеса

1. Да третирате HR като нещо второстепенно

Един от най-бързите начини да се създаде напрежение е да се приеме, че HR става важен едва след като компанията има „истински“ служители. Дотогава вече могат да са се наложили лоши навици.

Основателите трябва да мислят за базови HR политики по същото време, когато изграждат бизнес структурата, данъчната настройка и вътрешните записи. Дори прост наръчник, контролен списък за наемане и процес за въвеждане могат да предотвратят много объркване по-късно.

2. Да правите устни обещания без документация

Да кажете на служител, че ще получи повишение на заплатата, смяна на длъжността, бонус или повишение, без да потвърдите детайлите, може да доведе до разочарование и спорове.

Ако се обсъждат възнаграждение или кариерно развитие, документирайте решението внимателно. Последователността има значение. Основателят може да е искал само да окуражи, но неясните обещания могат да бъдат възприети като ангажименти.

3. Да пропускате въвеждането на новите служители

Новоназначеният човек не бива да гадае какво включва работата, на кого докладва и как се измерва успехът. Без въвеждане дори силен служител може да прекара седмици в коригиране на избегаеми грешки.

Един базов процес за въвеждане трябва да обхваща:

• Отговорности на длъжността
• Работно време и очаквания за присъствие
• График на изплащане и информация за придобивки
• Изисквания за поверителност
• Инструменти, системи и права за достъп
• Структура на докладване и правила за комуникация

4. Да игнорирате проблемите с представянето, докато не станат сериозни

Много основатели избягват трудните разговори, защото искат да запазят добър морал или не се чувстват готови да управляват служители официално. Резултатът често е по-нисък морал и влошено представяне.

Ако член на екипа не се справя добре, адресирайте проблема рано и документирайте разговора. Фокусирайте се върху конкретни очаквания, измерими подобрения и последващи дати. Ясната обратна връзка е по-полезна от отложената критика.

5. Да прилагате правилата непоследователно

Последователността е една от най-важните части на добрия HR. Ако един служител има право да работи дистанционно, да пропуска крайни срокове или да заобикаля процедури, а друг няма, бързо се поражда недоволство.

Дори когато изключенията са разумни, те трябва да бъдат обмислени и документирани. Непоследователното третиране създава проблеми с доверието и в зависимост от ситуацията може да създаде и правен риск.

6. Да не планирате поверителността

Стартиращите компании често работят с чувствителна информация, преди да имат официални контроли. Това може да включва данни за клиенти, продуктови планове, финансова информация, договори с доставчици и досиета на служители.

Основателите трябва отрано да решат кой до какво има достъп, как се съхранява поверителната информация и какво се случва, когато някой напусне компанията. В някои случаи може да са подходящи споразумения за поверителност, но по-важното е да има практичен процес за защита на информацията.

7. Да оставяте решенията за наемане без структура

Наемането по интуиция понякога работи, но се превръща в проблем, когато екипът започне да расте. Неструктурираният подбор често води до непоследователни интервюта, неясни изисквания и скъпи грешни назначения.

По-добър подход е да се създаде повтаряем процес за наемане:

• Опишете ясно ролята
• Посочете нужните умения и опит
• Използвайте едни и същи основни въпроси за всеки кандидат
• Документирайте критериите за оценка
• Съгласувайте крайните решения с бизнес нуждите, а не само с личните предпочитания

8. Да обещавате култура вместо да я изграждате

Културата не е лозунг на уебсайт. Тя е това, което хората преживяват всеки ден чрез начина, по който се вземат решения, как се дава обратна връзка и как се третират хората.

Ако основателят казва, че компанията цени прозрачността, отчетността или гъвкавостта, тези ценности трябва да се виждат и в реалните процеси. Служителите бързо забелязват, когато заявената култура не съвпада с действията.

9. Да избягвате трудните въпроси за съответствие

Трудовото право и HR съответствието могат да изглеждат плашещи, особено за основатели за пръв път. Но игнорирането на проблемите не ги прави да изчезнат.

В зависимост от бизнеса може да се наложи да мислите за:

• Класификация на работещите
• Правила за заплащане и работно време
• Изисквания за платен отпуск
• Водене на служебни записи
• Политики на работното място
• Процедури срещу тормоз
• Документация при прекратяване на трудови отношения

Тук малко планиране може да спести много проблеми. По-добре е да изградите правилната структура отрано, отколкото да чистите предотвратим проблем по-късно.

10. Да чакате твърде дълго, за да потърсите помощ

Основателите често се опитват да се справят с всичко сами, докато не се претоварят. Дотогава екипът може вече да се сблъсква с повтарящи се проблеми, които са по-трудни за решаване.

Не ви трябва голям HR отдел още от първия ден. Но ви трябва план. Това може да означава да използвате HR консултант, юридически съветник, доставчик на payroll услуги или структуриран вътрешен процес. Ключът е да спрете да импровизирате, когато бизнесът започне да расте.

По-добра HR рамка за основателите

Силният HR не трябва да е сложен. Той просто трябва да е целенасочен.

Започнете с ясна структура на компанията

Ако вече сте учредили бизнес дружество, уверете се, че вътрешните ви записи и отговорности са организирани. Чиста корпоративна основа улеснява управлението на наемането, възнагражденията, одобренията и управлението.

Това е една от причините много основатели да разделят учредяването на дружеството от ежедневните операции. Бизнесът трябва да има формална структура, преди хората да започнат да се присъединяват към екипа.

Създайте основните документи

Поне повечето бизнеси имат полза от:

• Наръчник за служители или наръчник с политики
• Шаблони за оферти за работа
• Споразумения за поверителност, когато е уместно
• Бележки или шаблони за оценка на представянето
• Контролни списъци за въвеждане на нови служители
• Процедури за прекратяване и напускане

Тези документи не трябва да са идеални в първия ден, но трябва да съществуват и да се актуализират.

Стандартизирайте комуникацията

Основателят не трябва да бъде единственият източник на истина. Членовете на екипа трябва да знаят къде да намират правилата, как да задават въпроси и какво да очакват, когато възникнат проблеми.

Документираната комуникация намалява объркването и помага на новите служители да се адаптират по-бързо.

Водете записи

Точните записи са от съществено значение както за управлението, така и за съответствието. Съхранявайте записи за решенията по наемане, разговорите за представяне, потвържденията на политики и промените във възнаграждението.

Когато възникнат проблеми, документацията ви помага да вземате решения въз основа на факти, а не на памет.

Как бизнес формирането в стил Zenind подпомага по-добрия HR

HR не започва с първия служител. То започва, когато самият бизнес е организиран.

Основателите, които подхождат сериозно към учредяването на компанията, са по-склонни да изграждат дисциплинирани вътрешни системи. Когато дружеството, собственическата структура и основите на съответствието са подредени правилно, става по-лесно да добавите payroll, наемане и политики за заетост по контролиран начин.

Това мислене има значение. Бизнес с ясни записи за учредяване, навици за съответствие и организирани документи е по-добре позициониран да расте отговорно. За новите компании това създава по-ясен път от стартираща формация към първия служител и към дългосрочно мащабиране.

Знаци, че бизнесът ви има нужда от HR рестарт

Ако не сте сигурни дали екипът ви се нуждае от повече структура, потърсете тези предупредителни знаци:

• Служителите задават едни и същи въпроси за политиките многократно
• Офертите се правят по различен начин за различните кандидати
• Проблемите с представянето се обсъждат непоследователно
• Хората не са наясно към кого докладват
• Важни документи липсват или са остарели
• Решенията за възнаграждение се вземат ad hoc
• Мениджърите и основателите решават сходни проблеми по различен начин

Ако няколко от тези признаци ви звучат познато, на бизнеса ви не му трябва повече импровизация. Нуждае се от базова HR система.

Заключителни мисли

Най-честите HR грешки обикновено не са резултат от лоши намерения. Те се случват, когато основателите действат бързо и насочват вниманието си към растежа, но отлагат системите, които правят растежа устойчив.

Ако искате екип, който работи добре, остава синхронизиран и расте заедно с бизнеса ви, започнете с това HR да бъде прост, ясен и последователен. Поставете структурата отрано, документирайте важните решения и третирайте управлението на хората като част от изграждането на компанията, а не като нещо отделно.

За основателите тази дисциплина е също толкова важна, колкото и самото учредяване на бизнеса.