วิธีที่ผู้ก่อตั้งสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดด้านทรัพยากรบุคคลที่ทำให้การเติบโตชะลอลง

ทรัพยากรบุคคลมักถูกมองว่าเป็นหน้าที่งานเบื้องหลังที่สำคัญก็ต่อเมื่อบริษัทเติบโตขึ้นแล้วเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง วิธีที่ผู้ก่อตั้งจัดการเรื่องการจ้างงาน การสื่อสาร เอกสาร และความคาดหวังของพนักงาน สามารถส่งผลต่อทุกอย่าง ตั้งแต่ขวัญกำลังใจของทีมไปจนถึงความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

สำหรับสตาร์ทอัพและธุรกิจขนาดเล็ก ข้อผิดพลาดด้าน HR มักไม่รุนแรงในช่วงแรก เริ่มจากการข้ามขั้นตอน คำสัญญาที่ไม่ชัดเจน เอกสารที่ล่าช้า หรือการสื่อสารที่ไม่สม่ำเสมอ เมื่อเวลาผ่านไป นิสัยเหล่านั้นอาจสร้างความสับสน ลดความไว้วางใจ และทำให้ธุรกิจเผชิญปัญหาที่มีต้นทุนสูง

หากคุณกำลังสร้างบริษัทจากศูนย์ โดยเฉพาะหลังจากจัดตั้งนิติบุคคลใหม่ นี่คือเวลาที่เหมาะสมในการคิดเรื่อง HR ในแบบเดียวกับที่คุณคิดเรื่องบันทึกภาษี เอกสารกำกับดูแล และกำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนด นั่นคือเป็นส่วนหนึ่งของรากฐาน ไม่ใช่เรื่องที่ค่อยทำทีหลัง

ทำไม HR จึงสำคัญตั้งแต่ระยะเริ่มต้น

ทีมขนาดเล็กอาจอยู่รอดได้ด้วยการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ แต่ทีมที่กำลังเติบโตจะทำเช่นนั้นไม่ได้ เมื่อคุณเริ่มจ้างพนักงาน ผู้รับจ้าง ผู้จัดการ หรือผู้ฝึกงาน ธุรกิจต้องมีระบบที่ชัดเจนสำหรับความคาดหวัง ค่าตอบแทน ผลการปฏิบัติงาน ความลับ และการรายงาน

แนวปฏิบัติ HR ที่ดีช่วยคุณได้ในหลายด้าน:

• กำหนดความคาดหวังที่สอดคล้องกันทั่วทั้งทีม
• ลดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับค่าตอบแทนและความก้าวหน้า
• ทำให้การจ้างงานและการเลื่อนตำแหน่งเป็นระบบและมีเอกสารรองรับ
• สนับสนุนการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและการจ้างงาน
• สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ดีขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโต

สำหรับผู้ก่อตั้ง วินัยด้าน HR ไม่ได้มีไว้เพื่อสร้างความเป็นระบบแบบไร้เหตุผล แต่มีไว้เพื่อสร้างโครงสร้างที่ทำให้ธุรกิจขยายตัวได้โดยไม่สูญเสียการควบคุม

10 ข้อผิดพลาดด้าน HR ที่ค่อย ๆ ทำร้ายธุรกิจ

1. มองว่า HR เป็นเรื่องที่ทำทีหลัง

วิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างความติดขัดคือการคิดว่า HR จะมีความสำคัญก็ต่อเมื่อบริษัทมีพนักงานแบบ “จริงจัง” แล้วเท่านั้น เพราะถึงตอนนั้น พฤติกรรมสำคัญบางอย่างอาจถูกสร้างผิดทางไปแล้ว

ผู้ก่อตั้งควรคิดเรื่องนโยบาย HR ขั้นพื้นฐานพร้อมกับตอนที่วางโครงสร้างธุรกิจ ระบบภาษี และบันทึกภายใน แม้แต่คู่มือพนักงานง่าย ๆ รายการตรวจสอบก่อนรับคนเข้าทำงาน และกระบวนการปฐมนิเทศก็ช่วยป้องกันความสับสนได้มากในภายหลัง

2. ให้คำมั่นด้วยวาจาโดยไม่มีเอกสาร

การบอกพนักงานว่าจะได้ขึ้นเงินเดือน เปลี่ยนตำแหน่ง รับโบนัส หรือเลื่อนตำแหน่ง โดยไม่ยืนยันรายละเอียด อาจนำไปสู่ความไม่พอใจและข้อพิพาทได้

หากมีการพูดถึงค่าตอบแทนหรือความก้าวหน้า ควรบันทึกการตัดสินใจอย่างรอบคอบ ความสม่ำเสมอเป็นเรื่องสำคัญ ผู้ก่อตั้งอาจตั้งใจให้กำลังใจ แต่คำพูดที่คลุมเครืออาจถูกตีความว่าเป็นข้อผูกพัน

3. ข้ามขั้นตอนการปฐมนิเทศ

พนักงานใหม่ไม่ควรต้องเดาเองว่างานนี้มีอะไรบ้าง ใครเป็นผู้บังคับบัญชา หรือวัดความสำเร็จอย่างไร หากไม่มีการปฐมนิเทศ แม้แต่พนักงานที่เก่งก็อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ไปกับการแก้ไขข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้

กระบวนการปฐมนิเทศพื้นฐานควรครอบคลุม:

• หน้าที่และความรับผิดชอบของงาน
• ตารางการทำงานและความคาดหวังเรื่องการเข้างาน
• ตารางการจ่ายเงินและข้อมูลสวัสดิการ
• ข้อกำหนดด้านความลับ
• เครื่องมือ ระบบ และสิทธิ์การเข้าถึง
• โครงสร้างการรายงานและแนวทางการสื่อสาร

4. เพิกเฉยต่อปัญหาผลงานจนกว่าจะรุนแรง

ผู้ก่อตั้งจำนวนมากหลีกเลี่ยงการคุยเรื่องยาก ๆ เพราะอยากรักษาขวัญกำลังใจหรือยังไม่พร้อมบริหารพนักงานอย่างเป็นทางการ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นมักแย่กว่าเดิม ทั้งขวัญกำลังใจที่ลดลงและผลงานที่ตกลง

หากสมาชิกทีมทำผลงานต่ำกว่ามาตรฐาน ให้จัดการตั้งแต่เนิ่น ๆ และบันทึกการสนทนา เน้นความคาดหวังที่ชัดเจน การปรับปรุงที่วัดผลได้ และวันที่ติดตามผล คำติชมที่ชัดเจนมีประโยชน์กว่าการวิจารณ์ที่มาช้า

5. ใช้กฎไม่สม่ำเสมอ

ความสม่ำเสมอเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของ HR ที่ดี หากพนักงานคนหนึ่งได้รับอนุญาตให้ทำงานจากระยะไกล ส่งงานล่าช้า หรือข้ามขั้นตอนบางอย่างได้ ในขณะที่อีกคนทำไม่ได้ ความไม่พอใจก็จะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว

แม้ในกรณีที่การยกเว้นเป็นเรื่องสมเหตุสมผล ก็ควรเป็นการตัดสินใจที่ตั้งใจไว้และมีการบันทึกไว้ ความไม่เท่าเทียมในการปฏิบัติสร้างปัญหาความไว้วางใจ และอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงทางกฎหมายได้ตามสถานการณ์

6. ไม่วางแผนเรื่องความลับ

สตาร์ทอัพมักจัดการข้อมูลที่อ่อนไหวก่อนจะมีระบบควบคุมที่เป็นทางการ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลลูกค้า แผนผลิตภัณฑ์ ข้อมูลทางการเงิน ข้อตกลงกับผู้ขาย และบันทึกพนักงาน

ผู้ก่อตั้งควรตัดสินใจตั้งแต่ต้นว่าใครเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง ข้อมูลลับถูกเก็บอย่างไร และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนออกจากบริษัท ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูลอาจเหมาะสมในบางกรณี แต่ประเด็นที่ใหญ่กว่าคือการมีขั้นตอนที่ใช้งานได้จริงเพื่อปกป้องข้อมูล

7. ทำให้การตัดสินใจจ้างงานไม่มีโครงสร้าง

การจ้างงานจากความรู้สึกหรือสัญชาตญาณล้วน ๆ อาจใช้ได้บ้างในบางครั้ง แต่จะกลายเป็นความเสี่ยงเมื่อทีมเริ่มโตขึ้น การจ้างงานที่ไม่มีโครงสร้างมักนำไปสู่การสัมภาษณ์ที่ไม่สม่ำเสมอ คุณสมบัติที่ไม่ชัดเจน และการจ้างผิดคนที่มีต้นทุนสูง

แนวทางที่ดีกว่าคือสร้างกระบวนการจ้างงานที่ทำซ้ำได้:

• กำหนดบทบาทให้ชัดเจน
• ระบุทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็น
• ใช้คำถามสัมภาษณ์หลักชุดเดียวกันกับผู้สมัครทุกคน
• บันทึกเกณฑ์การประเมิน
• ทำให้การตัดสินใจขั้นสุดท้ายสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ ไม่ใช่แค่ความชอบส่วนตัว

8. พูดถึงวัฒนธรรมสวยหรู แต่ไม่สร้างมันขึ้นมาจริง

วัฒนธรรมไม่ได้เป็นเพียงสโลแกนบนเว็บไซต์ แต่มันคือสิ่งที่คนในทีมสัมผัสได้ในทุกวัน ผ่านวิธีการตัดสินใจ วิธีการให้ฟีดแบ็ก และวิธีที่ผู้คนถูกปฏิบัติ

หากผู้ก่อตั้งบอกว่าบริษัทให้คุณค่ากับความโปร่งใส ความรับผิดชอบ หรือความยืดหยุ่น ค่านิยมเหล่านั้นควรปรากฏให้เห็นในกระบวนการจริง พนักงานจะสังเกตได้อย่างรวดเร็วเมื่อวัฒนธรรมที่ประกาศไว้ไม่ตรงกับการกระทำจริง

9. เลี่ยงคำถามด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ยาก

กฎหมายการจ้างงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้าน HR อาจดูน่ากังวล โดยเฉพาะสำหรับผู้ก่อตั้งครั้งแรก แต่การเพิกเฉยไม่ได้ทำให้ปัญหาหายไป

ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ คุณอาจต้องพิจารณาเรื่อง:

• การจำแนกประเภทผู้ปฏิบัติงาน
• กฎเรื่องค่าจ้างและชั่วโมงการทำงาน
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับการลาหยุดแบบมีค่าจ้าง
• การเก็บบันทึกพนักงาน
• นโยบายในที่ทำงาน
• ขั้นตอนป้องกันการคุกคาม
• เอกสารประกอบการเลิกจ้าง

นี่เป็นอีกจุดที่การวางแผนเล็กน้อยสามารถช่วยลดปัญหาได้มาก ควรสร้างโครงสร้างที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น ดีกว่าไปแก้ปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้ในภายหลัง

10. รอนานเกินไปกว่าจะขอความช่วยเหลือ

ผู้ก่อตั้งมักพยายามจัดการทุกอย่างด้วยตัวเองจนล้นมือ เมื่อถึงตอนนั้น ทีมอาจกำลังรับมือกับปัญหาซ้ำ ๆ ที่แก้ยากขึ้นแล้ว

คุณไม่จำเป็นต้องมีฝ่าย HR ขนาดใหญ่ตั้งแต่วันแรก แต่คุณต้องมีแผน ซึ่งอาจหมายถึงการใช้ที่ปรึกษา HR ที่ปรึกษากฎหมาย ผู้ให้บริการเงินเดือน หรือกระบวนการภายในที่เป็นระบบ สิ่งสำคัญคือหยุดการแก้ปัญหาแบบเฉพาะหน้าเมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต

กรอบการทำงาน HR ที่ดีกว่าสำหรับผู้ก่อตั้ง

HR ที่แข็งแรงไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แค่ต้องตั้งใจ

เริ่มจากโครงสร้างบริษัทที่ชัดเจน

หากคุณได้จัดตั้งนิติบุคคลทางธุรกิจแล้ว ให้แน่ใจว่าบันทึกภายในและความรับผิดชอบต่าง ๆ ถูกจัดระเบียบอย่างดี รากฐานองค์กรที่เรียบร้อยช่วยให้บริหารการจ้างงาน ค่าตอบแทน การอนุมัติ และธรรมาภิบาลได้ง่ายขึ้น

นี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่ผู้ก่อตั้งจำนวนมากแยกเรื่องการจัดตั้งนิติบุคคลออกจากการดำเนินงานประจำวัน ธุรกิจควรมีโครงสร้างที่เป็นทางการก่อนที่คนจะเริ่มเข้าร่วมทีม

สร้างเอกสารสำคัญ

อย่างน้อย ธุรกิจส่วนใหญ่จะได้ประโยชน์จากเอกสารเหล่านี้:

• คู่มือพนักงานหรือนโยบายการทำงาน
• แบบฟอร์มจดหมายเสนอจ้างงาน
• ข้อตกลงรักษาความลับในกรณีที่เหมาะสม
• บันทึกหรือเทมเพลตการประเมินผลงาน
• รายการตรวจสอบการปฐมนิเทศ
• ขั้นตอนการเลิกจ้างและการส่งมอบงานออกจากบริษัท

เอกสารเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบตั้งแต่วันแรก แต่ควรมีอยู่และได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ

ทำให้การสื่อสารเป็นมาตรฐาน

ผู้ก่อตั้งไม่ควรเป็นแหล่งข้อมูลเพียงคนเดียว สมาชิกทีมต้องรู้ว่าจะหานโยบายได้ที่ไหน จะถามคำถามอย่างไร และควรคาดหวังอะไรเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น

การสื่อสารที่มีการบันทึกช่วยลดความสับสนและช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวได้เร็วขึ้น

เก็บบันทึก

บันทึกที่ถูกต้องมีความสำคัญทั้งต่อการบริหารและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ควรเก็บบันทึกการตัดสินใจจ้างงาน การสนทนาเรื่องผลงาน การรับทราบนโยบาย และการเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทน

เมื่อเกิดปัญหา เอกสารเหล่านี้ช่วยให้คุณตัดสินใจจากข้อเท็จจริง ไม่ใช่จากความทรงจำ

การก่อตั้งธุรกิจในแบบ Zenind ช่วยสนับสนุน HR ที่ดีขึ้นได้อย่างไร

HR ไม่ได้เริ่มต้นที่พนักงานคนแรก แต่มันเริ่มต้นเมื่อธุรกิจถูกจัดระเบียบอย่างเหมาะสม

ผู้ก่อตั้งที่ให้ความสำคัญกับการจัดตั้งบริษัทอย่างจริงจัง มักมีแนวโน้มสร้างระบบภายในที่มีวินัยมากกว่า เมื่อโครงสร้างนิติบุคคล โครงสร้างความเป็นเจ้าของ และพื้นฐานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดถูกจัดการอย่างถูกต้อง ก็จะทำให้เพิ่มระบบเงินเดือน การจ้างงาน และนโยบายการจ้างงานได้อย่างควบคุมมากขึ้น

แนวคิดนี้สำคัญ ธุรกิจที่มีบันทึกการจัดตั้งที่ชัดเจน มีนิสัยด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และมีเอกสารที่เป็นระเบียบ จะพร้อมสำหรับการเติบโตอย่างรับผิดชอบมากกว่า สำหรับบริษัทใหม่ สิ่งนี้สร้างเส้นทางที่ชัดเจนจากการก่อตั้ง ไปสู่การจ้างคนแรก และต่อยอดสู่การขยายตัวระยะยาว

สัญญาณว่าธุรกิจของคุณต้องรีเซ็ตระบบ HR

หากคุณไม่แน่ใจว่าทีมของคุณต้องการโครงสร้างที่มากขึ้นหรือไม่ ให้มองหาสัญญาณเตือนเหล่านี้:

• พนักงานถามคำถามเดิมเกี่ยวกับนโยบายซ้ำ ๆ
• ข้อเสนอการจ้างงานถูกทำไม่เหมือนกันในแต่ละผู้สมัคร
• ประเด็นเรื่องผลงานถูกพูดคุยอย่างไม่สม่ำเสมอ
• คนในทีมไม่ชัดเจนว่าใครรายงานต่อใคร
• เอกสารสำคัญหายไปหรือไม่เป็นปัจจุบัน
• การตัดสินใจเรื่องค่าตอบแทนทำแบบเฉพาะกิจ
• ผู้จัดการและผู้ก่อตั้งจัดการปัญหาคล้ายกันต่างกันไป

หากหลายข้อฟังดูคุ้น ๆ ธุรกิจของคุณไม่ได้ต้องการการ improvisation เพิ่มเติม แต่ต้องการระบบ HR ขั้นพื้นฐาน

ความคิดส่งท้าย

ข้อผิดพลาดด้าน HR ที่พบบ่อยที่สุดมักไม่ได้เกิดจากเจตนาที่ไม่ดี แต่มันเกิดขึ้นเมื่อผู้ก่อตั้งที่เคลื่อนไหวเร็วให้ความสำคัญกับการเติบโต แต่เลื่อนการสร้างระบบที่ทำให้การเติบโตยั่งยืนออกไป

หากคุณต้องการทีมที่ทำงานได้ดี สอดคล้องกัน และเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ ให้เริ่มจากทำให้ HR เรียบง่าย ชัดเจน และสม่ำเสมอ วางโครงสร้างตั้งแต่ต้น บันทึกการตัดสินใจสำคัญ และมองการบริหารคนเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างบริษัท ไม่ใช่เรื่องแยกต่างหาก

สำหรับผู้ก่อตั้ง วินัยแบบนี้สำคัญพอ ๆ กับการจัดตั้งธุรกิจเอง