Hogyan kerülhetik el az alapítók azokat a HR-hibákat, amelyek lassítják a növekedést

Az emberi erőforrásokat sokszor olyan háttérfunkciónak tekintik, amely csak akkor fontos, amikor a vállalat már nagyobb lett. Valójában az, ahogyan az alapítók a toborzást, a kommunikációt, a dokumentációt és a munkavállalói elvárásokat kezelik, mindent befolyásolhat a csapatmoráltól kezdve a megfelelési kockázatig.

Induló vállalkozásoknál és kisvállalkozásoknál a HR-hibák ritkán látványosak az elején. Elmaradt lépésekből, homályos ígéretekből, későn intézett papírmunkából vagy következetlen kommunikációból indulnak ki. Idővel ezek a szokások zavart, bizalomvesztést és költséges problémákat okozhatnak az üzletben.

Ha éppen most épít vállalkozást az alapoktól, különösen egy új vállalkozási egység létrehozása után, akkor most van itt az ideje úgy gondolni a HR-re, mint az adózási nyilvántartásokra, az irányítási dokumentumokra és a megfelelési határidőkre: a vállalkozás alapjának részeként, nem pedig utólagos feladatként.

Miért fontos korán a HR

Egy kis csapat néha még képes megélni informális kommunikációból. Egy növekvő csapat már nem. Amint alkalmazottakat, megbízottakat, vezetőket vagy gyakornokokat vesz fel, a vállalkozásnak egyértelmű rendszerekre van szüksége az elvárások, a fizetés, a teljesítmény, a titoktartás és a jelentési rend kezelésére.

A jó HR-gyakorlatok segítenek Önnek abban, hogy:

• Egységes elvárásokat állítson fel a teljes csapat számára
• Csökkentse a javadalmazással és az előrelépéssel kapcsolatos félreértéseket
• Rendszerezze és dokumentálja a toborzási és előléptetési döntéseket
• Támogassa a munkaügyi és foglalkoztatási szabályoknak való megfelelést
• Egészségesebb kultúrát építsen a vállalkozás növekedésével együtt

Az alapítók számára a HR-fegyelem nem öncélú bürokrácia. Arról szól, hogy olyan struktúrát hozzon létre, amely lehetővé teszi a vállalkozás skálázását anélkül, hogy elveszítené az irányítást.

10 HR-hiba, amely csendben árt egy vállalkozásnak

1. A HR háttérbe szorítása

Az egyik leggyorsabb módja a feszültség kialakulásának, ha azt feltételezi, hogy a HR csak akkor válik fontossá, amikor a cégnek már „igazi” alkalmazottai vannak. Addigra azonban már rosszul rögzülhetnek az alapvető szokások.

Az alapítóknak a HR-alapelvekre ugyanakkor kell gondolniuk, amikor a vállalkozás szerkezetét, adózási beállításait és belső nyilvántartásait kialakítják. Már egy egyszerű kézikönyv, felvételi ellenőrzőlista és beléptetési folyamat is sok későbbi zavart megelőzhet.

2. Szóbeli ígéretek dokumentáció nélkül

Ha egy munkavállalónak azt mondja, hogy fizetésemelést, munkaköri címváltozást, bónuszt vagy előléptetést kap, de nem erősíti meg a részleteket, az frusztrációhoz és vitákhoz vezethet.

Ha a kompenzáció vagy az előrelépés kérdésben van, a döntést gondosan dokumentálja. A következetesség számít. Az alapító támogató szándékkal is beszélhet, de a homályos ígéreteket kötelezettségvállalásként is értelmezhetik.

3. A beléptetés kihagyása

Egy új munkatársnak nem kellene találgatnia, mit tartalmaz a feladata, kinek jelent, vagy hogyan mérik a sikert. Beléptetés nélkül még egy erős munkavállaló is hetekig javíthatja a megelőzhető hibákat.

Egy alapvető beléptetési folyamatnak az alábbiakat kell lefednie:

• Munkaköri feladatok
• Munkarend és jelenléti elvárások
• Fizetési ütemezés és juttatási információk
• Titoktartási követelmények
• Eszközök, rendszerek és hozzáférési jogosultságok
• Jelentési struktúra és kommunikációs normák

4. A teljesítményproblémák figyelmen kívül hagyása addig, amíg súlyossá nem válnak

Sok alapító kerüli a nehéz beszélgetéseket, mert magas morált szeretne fenntartani, vagy nem érzi magát felkészültnek a formális alkalmazotti vezetésre. Az eredmény gyakran rosszabb morál és romló teljesítmény.

Ha egy csapattag gyengén teljesít, kezelje időben, és dokumentálja a beszélgetést. Konkrét elvárásokra, mérhető javulásra és utókövetési időpontokra összpontosítson. A világos visszajelzés hasznosabb, mint a késleltetett kritika.

5. A szabályok következetlen alkalmazása

A következetesség a jó HR egyik legfontosabb eleme. Ha az egyik munkavállaló távmunkát végezhet, határidőket mulaszthat el vagy megkerülhet bizonyos eljárásokat, miközben mások nem tehetik meg ugyanezt, az gyorsan sérelmeket szül.

Még akkor is, ha egy kivétel indokolt, azt tudatosan és dokumentáltan kell kezelni. A következetlen bánásmód bizalmi problémákat okoz, és a helyzettől függően jogi kockázatot is jelenthet.

6. A titoktartás megtervezésének elmulasztása

A startupok gyakran olyan érzékeny információkat kezelnek, mielőtt formális kontrollok állnának rendelkezésre. Ide tartozhatnak az ügyféladatok, terméktervek, pénzügyi információk, beszállítói szerződések és munkavállalói nyilvántartások.

Az alapítóknak már korán el kell dönteniük, ki férhet hozzá mihez, hogyan tárolják a bizalmas információkat, és mi történik, amikor valaki kilép a cégből. Bizonyos esetekben a titoktartási megállapodás megfelelő lehet, de a nagyobb kérdés az, hogy legyen egy gyakorlati folyamat az információk védelmére.

7. A toborzási döntések strukturálatlansága

Az ösztönös alapon történő felvétel néha működhet, de amikor a csapat növekedni kezd, ez kockázattá válik. A strukturálatlan toborzás gyakran következetlen interjúkhoz, tisztázatlan elvárásokhoz és drága rossz felvételekhez vezet.

Jobb megközelítés egy ismételhető toborzási folyamat kialakítása:

• Határozza meg pontosan a szerepkört
• Sorolja fel a szükséges készségeket és tapasztalatot
• Ugyanazokat az alapvető interjúkérdéseket használja minden jelölt esetében
• Dokumentálja az értékelési szempontokat
• A végső döntéseket az üzleti szükségletekhez igazítsa, ne pusztán személyes preferenciákhoz

8. A kultúra túlzott ígérete a tényleges építés helyett

A kultúra nem egy weboldalon szereplő szlogen. Az, amit az emberek nap mint nap tapasztalnak a döntéshozatalban, a visszajelzésben és a bánásmódban, maga a kultúra.

Ha egy alapító azt mondja, hogy a vállalat értékeli az átláthatóságot, az elszámoltathatóságot vagy a rugalmasságot, ezeknek az értékeknek a tényleges folyamatokban is láthatónak kell lenniük. Az alkalmazottak gyorsan észreveszik, ha a vállalat hirdetett kultúrája nincs összhangban a tetteivel.

9. A nehéz megfelelési kérdések kerülése

A munkajog és a HR-megfelelés ijesztőnek tűnhet, különösen első alkalommal alapítók számára. De az, hogy figyelmen kívül hagyjuk a kérdéseket, nem szünteti meg őket.

Az üzlettől függően érdemes foglalkozni az alábbiakkal:

• Munkavállalói vagy megbízotti minősítés
• Bér- és munkaidőszabályok
• Fizetett szabadságra vonatkozó előírások
• Munkavállalói nyilvántartások vezetése
• Munkahelyi szabályzatok
• Zaklatás elleni eljárások
• Felmondási dokumentáció

Ez az egyik olyan terület, ahol egy kis tervezés sok gondot megtakaríthat. Jobb már korán felépíteni a megfelelő struktúrát, mint később egy megelőzhető problémát helyrehozni.

10. Túl későn segítséget kérni

Az alapítók gyakran megpróbálnak mindent egyedül kezelni, amíg túlterheltté nem válnak. Ekkorra a csapat már olyan ismétlődő problémákkal küzdhet, amelyeket nehezebb megoldani.

Nem kell az első napon nagy HR-részleg. De tervre szüksége van. Ez jelenthet HR-tanácsadót, jogi szakértőt, bérszámfejtő szolgáltatót vagy egy strukturált belső folyamatot. A lényeg, hogy hagyjon fel az improvizálással, amint a vállalkozás növekedni kezd.

Jobb HR-keretrendszer alapítóknak

Az erős HR-nek nem kell bonyolultnak lennie. Csak tudatosnak kell lennie.

Kezdje világos vállalati struktúrával

Ha már létrehozta a vállalkozási egységet, gondoskodjon arról, hogy a belső nyilvántartások és felelősségi körök rendezettek legyenek. Egy tiszta vállalati alap megkönnyíti a felvételt, a javadalmazást, az engedélyezést és az irányítást.

Ez az egyik oka annak, hogy sok alapító külön kezeli az egység létrehozását a napi működéstől. A vállalkozásnak formális struktúrával kell rendelkeznie még azelőtt, hogy emberek csatlakoznának a csapathoz.

Hozza létre az alapvető dokumentumokat

Legalább az alábbiak hasznosak a legtöbb vállalkozás számára:

• Munkavállalói kézikönyv vagy szabályzati útmutató
• Ajánlati levél sablonok
• Titoktartási megállapodások, ahol ez indokolt
• Teljesítményértékelési jegyzetek vagy sablonok
• Beléptetési ellenőrzőlisták
• Kiléptetési és munkaviszony-megszüntetési eljárások

Ezeknek a dokumentumoknak nem kell első nap tökéletesnek lenniük, de létezniük kell, és naprakészen kell tartani őket.

Egységesítse a kommunikációt

Az alapítónak nem szabad az egyetlen igazságforrásnak lennie. A csapattagoknak tudniuk kell, hol találják meg a szabályzatokat, hogyan tegyenek fel kérdéseket, és mire számíthatnak, ha probléma merül fel.

A dokumentált kommunikáció csökkenti a zavart, és segít az új munkavállalóknak gyorsabban beilleszkedni.

Vezessen nyilvántartást

A pontos nyilvántartás elengedhetetlen mind a vezetés, mind a megfelelés szempontjából. Tartsa nyilván a felvételi döntéseket, a teljesítményről folytatott beszélgetéseket, a szabályzatok tudomásulvételét és a javadalmazási változásokat.

Ha problémák merülnek fel, a dokumentáció segít abban, hogy tények alapján döntsön, ne emlékezetből.

Hogyan támogatja a Zenind-szerű vállalkozásalapítás a jobb HR-t

A HR nem az első alkalmazottal kezdődik. Akkor kezdődik, amikor maga a vállalkozás is rendezett.

Azok az alapítók, akik komolyan veszik a vállalatalapítást, nagyobb valószínűséggel építenek fegyelmezett belső rendszereket. Amikor az egység, a tulajdonosi struktúra és az alapvető megfelelés megfelelően kezelve van, könnyebb kontrollált módon hozzáadni a bérszámfejtést, a toborzást és a foglalkoztatási szabályzatokat.

Ez a szemlélet számít. Egy vállalkozás, amelynek világos alapítási nyilvántartásai, megfelelési szokásai és rendezett dokumentumai vannak, jobban felkészült a felelősségteljes növekedésre. Az új cégek számára ez tisztább utat jelent a startup alapításától az első felvételen át a hosszú távú skálázásig.

Jelek, hogy a vállalkozásának HR-újraindításra van szüksége

Ha nem biztos benne, hogy a csapatának több struktúrára van-e szüksége, figyeljen ezekre a figyelmeztető jelekre:

• A munkavállalók ugyanazokat a szabályzati kérdéseket ismételten teszik fel
• Az ajánlatok eltérően készülnek az egyes jelölteknek
• A teljesítményproblémákat következetlenül kezelik
• Az emberek nem egyértelműen értik a jelentési vonalakat
• Fontos dokumentumok hiányoznak vagy elavultak
• A javadalmazási döntések ad hoc módon születnek
• A vezetők és az alapítók hasonló helyzeteket eltérően kezelnek

Ha ezek közül több is ismerős, a vállalkozásának nem több improvizációra van szüksége. Egy alapvető HR-rendszerre van szüksége.

Záró gondolatok

A leggyakoribb HR-hibák általában nem rossz szándékból fakadnak. Akkor történnek, amikor a gyorsan mozgó alapítók a növekedésre összpontosítanak, de késleltetik azokat a rendszereket, amelyek fenntarthatóvá teszik a növekedést.

Ha olyan csapatot szeretne, amely jól teljesít, összhangban marad és együtt növekszik a vállalkozásával, kezdje azzal, hogy a HR-t egyszerűvé, világossá és következetessé teszi. Építse ki időben a struktúrát, dokumentálja a fontos döntéseket, és kezelje az emberekkel kapcsolatos vezetést a vállalkozásépítés részeként, ne attól különálló feladatként.

Az alapítók számára ez a fegyelem legalább olyan fontos, mint maga a vállalkozás létrehozása.