Cách nhà sáng lập tránh các sai lầm không đáng có trong quyết định khởi nghiệp

Nhà sáng lập hiếm khi thất bại chỉ vì một sai lầm nghiêm trọng duy nhất. Thực tế hơn, thiệt hại thường đến từ những quyết định nhỏ nhưng có thể tránh được, rồi tích lũy theo thời gian: một lần tuyển dụng vội vàng, một thỏa thuận vận hành mơ hồ, một thay đổi giá chưa được kiểm thử, hoặc một bất đồng giữa các đồng sáng lập bị để mặc cho đến khi nó trở thành vấn đề mang tính cấu trúc.

Đó là những sai lầm không đáng có. Đây là những lỗi mà doanh nghiệp tự tạo ra, không phải do thị trường, pháp luật hay đối thủ ép buộc. Với các nhà sáng lập giai đoạn đầu, những sai lầm không đáng có đặc biệt tốn kém vì mọi quyết định đều ảnh hưởng đến dòng tiền, uy tín, tuân thủ và đà phát triển.

Tin tốt là phần lớn những sai lầm này đều có thể phòng tránh. Với một quy trình kỷ luật, vài bước kiểm tra thực tế và nền tảng pháp lý, vận hành phù hợp, nhà sáng lập có thể giảm rủi ro và đưa ra quyết định tốt hơn với ít căng thẳng hơn.

Sai lầm không đáng có trong kinh doanh là gì

Sai lầm không đáng có không giống với việc chấp nhận một rủi ro có tính toán. Nhà sáng lập thông minh luôn chấp nhận rủi ro. Điểm khác biệt là một rủi ro có tính toán là chủ động và có thông tin, còn sai lầm không đáng có thường là kết quả của vội vàng, thiếu chú ý, quá tự tin hoặc hệ thống yếu.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Thành lập công ty với cấu trúc không phù hợp với mô hình kinh doanh
• Bỏ qua các tài liệu pháp lý cơ bản vì doanh nghiệp vẫn còn "nhỏ"
• Trộn lẫn tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Tuyển dụng quá sớm mà không có vai trò hoặc ngân sách rõ ràng
• Hứa với khách hàng hoặc nhà đầu tư những điều công ty không thể thực hiện
• Bỏ qua hạn nộp thuế, tuân thủ hoặc hồ sơ bắt buộc
• Để kỳ vọng giữa các đồng sáng lập không được ghi chép
• Phản ứng theo áp lực ngắn hạn thay vì bám theo chiến lược

Mẫu số chung rất đơn giản: sai lầm thường đã có thể nhìn thấy trước khi nó trở nên tốn kém.

Vì sao nhà sáng lập mắc những lỗi có thể tránh được

Phần lớn các sai lầm không đáng có xuất phát từ một trong năm nguyên nhân sau.

1. Tốc độ nhưng thiếu cấu trúc

Nhà sáng lập giai đoạn đầu phải di chuyển nhanh. Nhưng tốc độ mà không có quy trình có thể tạo ra sự hỗn loạn có thể tránh được. Nếu không có danh sách kiểm tra cho các quyết định lớn, mỗi lựa chọn sẽ phải được đưa ra từ đầu trong áp lực.

2. Quá tự tin

Nhiều nhà sáng lập vốn lạc quan. Tính cách này giúp họ khởi nghiệp, nhưng cũng có thể khiến họ đánh giá thấp rủi ro. Quá tự tin có thể dẫn đến việc cho rằng sản phẩm sẽ bán được, đối tác sẽ thực hiện đúng cam kết, hoặc một bước pháp lý có thể xử lý sau.

3. Gắn bó về cảm xúc

Nhà sáng lập thường gắn bó với một ý tưởng, một nhân sự, hoặc một kế hoạch. Khi sự gắn bó đó hình thành, việc đánh giá thực tế một cách khách quan sẽ khó hơn. Một nhà sáng lập có thể tiếp tục đổ tiền vào một chiến lược yếu chỉ vì thừa nhận sai lầm khiến họ thấy tốn kém.

4. Tài liệu yếu

Nếu quyết định không được ghi lại, chúng rất dễ bị hiểu sai, bị quên, hoặc bị tranh cãi sau này. Điều này đặc biệt nguy hiểm trong quan hệ giữa các đồng sáng lập, thỏa thuận với nhà cung cấp và cam kết với khách hàng.

5. Thiếu vòng phản hồi

Doanh nghiệp tiến bộ khi đo lường kết quả và rà soát sai sót. Không có vòng phản hồi, cùng một vấn đề sẽ lặp lại dưới một hình thức mới. Công ty không học được; nó chỉ bận rộn hơn.

Cái giá của một quyết định sai

Một sai lầm không đáng có duy nhất có thể kéo theo nhiều vấn đề tiếp theo.

Ví dụ, một nhà sáng lập chọn sai cấu trúc doanh nghiệp có thể đối mặt với:

• Thuế cao hơn dự kiến
• Khó mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Rủi ro trách nhiệm pháp lý
• Khó gọi vốn từ nhà đầu tư
• Phát sinh thêm chi phí để sửa sai sau này

Một lần tuyển dụng vội vàng có thể dẫn đến:

• Chậm tiến độ
• Xung đột trong đội ngũ
• Khách hàng không hài lòng
• Lãng phí chi phí lương

Một thỏa thuận giữa các đồng sáng lập không rõ ràng có thể tạo ra:

• Tranh chấp cổ phần
• Tê liệt trong ra quyết định
• Mất lòng tin
• Tan rã doanh nghiệp

Những vấn đề này không chỉ là vấn đề vận hành. Chúng tiêu tốn sự chú ý, và sự chú ý là một trong những nguồn lực khan hiếm nhất của startup.

Cách thực tế để tránh sai lầm không đáng có

Nhà sáng lập không cần phán đoán hoàn hảo. Họ cần thói quen ra quyết định có thể lặp lại.

Dùng ngưỡng ra quyết định

Không phải mọi quyết định đều cần mức độ phân tích như nhau. Hãy đặt một ngưỡng để xác định khi nào một quyết định cần được xem xét kỹ hơn.

Ví dụ:

• Quyết định ít ảnh hưởng có thể được đưa ra nhanh chóng
• Quyết định ảnh hưởng trung bình nên có thêm một bước rà soát
• Quyết định ảnh hưởng lớn nên cần phân tích bằng văn bản, ý kiến từ người khác, hoặc rà soát pháp lý và tài chính

Cách này giúp tránh biến những việc nhỏ thành nút thắt, đồng thời vẫn đảm bảo những lựa chọn quan trọng được xem xét đúng mức.

Ghi lại quyết định trước khi thực hiện

Một ghi chú ngắn bằng văn bản có thể làm lộ ra lập luận yếu. Trước khi hành động, hãy ghi:

• Quyết định đang được đưa ra
• Vì sao nó quan trọng
• Kết quả kỳ vọng
• Rủi ro chính
• Phương án dự phòng nếu có vấn đề

Nếu phần giải thích trông yếu ngay trên giấy, nhiều khả năng nó cũng yếu ngoài thực tế.

Tách biệt факт và giả định

Nhà sáng lập thường trộn lẫn bằng chứng với phỏng đoán. Hãy tách riêng hai phần này.

Ví dụ:

• Thực tế: ba khách hàng tiềm năng yêu cầu mức giá thấp hơn

• Giả định: thị trường chỉ mua ở mức giá đó

• Thực tế: một ứng viên có kinh nghiệm rất tốt

• Giả định: người đó sẽ phù hợp với văn hóa công ty

Khi giả định được nhìn thấy rõ, chúng có thể được kiểm tra thay vì được coi như sự thật.

Tạo một pre-mortem

Pre-mortem đặt ra một câu hỏi đơn giản: nếu quyết định này thất bại, vì sao nó thất bại?

Kỹ thuật này giúp nhà sáng lập nhìn ra điểm mù trước khi cam kết. Nó đặc biệt hữu ích cho:

• Thay đổi giá
• Ra mắt sản phẩm
• Tuyển dụng quan trọng
• Hợp tác mới
• Mở rộng sang thị trường mới

Năm phút pre-mortem có thể ngăn việc phải dọn dẹp hậu quả trong nhiều tháng.

Đặt trước các mốc rà soát

Đừng đợi đến khi vấn đề thành khủng hoảng. Hãy xác định ngày rà soát trước khi triển khai quyết định.

Ví dụ:

• Xem lại giá sau 30 ngày
• Rà soát hợp đồng nhà cung cấp trước khi gia hạn
• Đánh giá hiệu suất tuyển dụng sau 60 hoặc 90 ngày
• Kiểm tra dòng tiền hàng tuần

Các mốc rà soát biến phỏng đoán thành quản trị.

Những quyết định nền tảng cần được cân nhắc kỹ hơn

Một số quyết định định hình doanh nghiệp sâu sắc đến mức chúng xứng đáng hơn là một trực giác nhanh của nhà sáng lập.

Thành lập doanh nghiệp

Việc chọn đúng loại hình pháp nhân ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, thuế, quyền sở hữu và tính linh hoạt trong tương lai. Nhiều nhà sáng lập vội vàng ở bước này vì muốn bắt đầu hoạt động ngay. Nhưng cái giá của việc làm sai có thể tăng rất nhanh.

Trước khi thành lập, hãy cân nhắc:

• Bản chất của doanh nghiệp
• Có hay không có đồng sáng lập
• Khả năng nhận vốn đầu tư bên ngoài
• Tác động về thuế và tuân thủ
• Các lo ngại về trách nhiệm cá nhân

Zenind giúp nhà sáng lập xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc để công ty khởi đầu với cấu trúc rõ ràng, không phải sự mơ hồ.

Sự đồng thuận giữa các đồng sáng lập

Quan hệ kinh doanh cũng có thể quan trọng như một quan hệ hôn nhân. Nó cần sự rõ ràng.

Hãy thảo luận và ghi nhận:

• Tỷ lệ sở hữu
• Vai trò và trách nhiệm
• Thẩm quyền ra quyết định
• Kỳ vọng về vesting
• Các kịch bản rời đi
• Điều gì xảy ra nếu một nhà sáng lập rời công ty

Những kỳ vọng không được ghi lại là một trong những nguồn tranh chấp tương lai phổ biến nhất.

Tuyển dụng

Tuyển quá sớm hoặc khi chưa có nhu cầu rõ ràng là một sai lầm không đáng có điển hình. Mọi cam kết về lương đều phải được hỗ trợ bởi một chức năng kinh doanh cụ thể và một mức lợi tức thực tế.

Trước khi tuyển dụng, hãy hỏi:

• Vai trò này giải quyết chính xác vấn đề gì?
• Công việc này có thể thuê ngoài trước không?
• Khối lượng công việc là lặp lại hay tạm thời?
• Hiệu suất sẽ được đo lường như thế nào?

Một quy trình tuyển dụng kỷ luật sẽ bảo vệ tiền mặt và văn hóa công ty.

Hợp đồng và tuân thủ

Nhà sáng lập đôi khi xem tài liệu pháp lý như giấy tờ có thể xử lý sau. Cách làm đó có thể gây ra rắc rối nghiêm trọng.

Các tài liệu và nghĩa vụ quan trọng có thể bao gồm:

• Hồ sơ thành lập
• Thỏa thuận vận hành hoặc điều lệ
• Đăng ký với nhà tuyển dụng
• Hợp đồng dịch vụ
• Chính sách quyền riêng tư
• Hạn nộp thuế và báo cáo thường niên

Tuân thủ tốt không hào nhoáng, nhưng nó giúp doanh nghiệp tồn tại.

Một khung ra quyết định nhà sáng lập có thể dùng

Một khung đơn giản có thể giảm các lựa chọn cảm tính và bốc đồng.

Bước 1: Xác định vấn đề thật rõ

Nêu chính xác quyết định nào cần được đưa ra. Nếu vấn đề mơ hồ, giải pháp cũng sẽ mơ hồ.

Bước 2: Xác định mục tiêu

Kết quả nào quan trọng nhất: doanh thu, tốc độ, giảm rủi ro, kiểm soát hay tính linh hoạt?

Bước 3: Liệt kê các lựa chọn

Đừng mặc định rằng chỉ có hai lựa chọn. Hãy thêm một phương án thứ ba nếu nó tốt hơn.

Bước 4: Ước tính mặt trái

Hãy hỏi điều gì xảy ra nếu quyết định sai. Xem xét chi phí, thời gian, rủi ro pháp lý và uy tín.

Bước 5: Lấy ý kiến đúng người

Không phải ai cũng cần tham gia. Hãy tìm ý kiến từ những người hiểu đúng rủi ro thực tế.

Bước 6: Quyết định và ghi nhận

Đưa ra quyết định, ghi lại lý do, và đặt ngày rà soát.

Khung này đủ đơn giản để dùng thường xuyên và đủ mạnh để tránh nhiều lỗi phổ biến.

Cách xây dựng văn hóa chống lại sai lầm không đáng có

Tránh sai lầm không chỉ là kỹ năng cá nhân. Đó còn là thói quen của cả công ty.

Một nhà sáng lập có thể khuyến khích phán đoán tốt hơn bằng cách:

• Thưởng cho tư duy rõ ràng thay vì chỉ thưởng cho tốc độ
• Tạo thói quen đặt câu hỏi về giả định
• Theo dõi sai sót mà không đổ lỗi
• Rà soát lại các quyết định lớn sau khi thực hiện
• Giữ cho tài liệu và tuân thủ luôn hiển thị, dễ theo dõi
• Khuyến khích nhân viên nêu lo ngại sớm

Khi công ty xem tư duy cẩn trọng là một phần của hiệu suất, các sai lầm không đáng có sẽ ít xảy ra hơn.

Dấu hiệu doanh nghiệp đang trượt vào những sai lầm có thể tránh được

Hãy chú ý các dấu hiệu cảnh báo sau:

• Các quyết định được nói miệng rồi bị quên
• Đội ngũ luôn phản ứng thay vì lập kế hoạch
• Các đồng sáng lập bất đồng về trách nhiệm cơ bản
• Dòng tiền liên tục gây bất ngờ
• Công việc tuân thủ luôn bị để đến phút cuối
• Không ai giải thích được vì sao công ty vừa đưa ra một quyết định gần đây
• Cùng một sai lầm liên tục xuất hiện dưới các hình thức mới

Nếu những dấu hiệu này xuất hiện, vấn đề thường không phải là một cá nhân xấu. Vấn đề là hệ thống ra quyết định yếu.

Lợi thế của nhà sáng lập: kỷ luật

Nhiều vấn đề khởi nghiệp được nhìn như vấn đề thị trường, nhưng một số lại là vấn đề kỷ luật. Nhà sáng lập biết chậm lại đủ lâu để xác định vấn đề, kiểm tra giả định và ghi chép quyết định sẽ có lợi thế.

Kỷ luật đó mang lại nhiều lợi ích:

• Ít vấn đề pháp lý và tuân thủ hơn
• Sử dụng vốn tốt hơn
• Niềm tin trong đội ngũ mạnh hơn
• Vận hành gọn hơn
• Kế hoạch tăng trưởng đáng tin cậy hơn

Xét về thực tế, tránh sai lầm không đáng có giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để phát triển.

Kết luận

Nhà sáng lập không thể loại bỏ sự không chắc chắn, nhưng có thể loại bỏ nhiều sai lầm khiến sự không chắc chắn trở nên tệ hơn. Những sai lầm không đáng có thường xảy ra khi tốc độ vượt quá cấu trúc, hoặc khi sự lạc quan vượt quá tài liệu hóa.

Giải pháp không phải là do dự. Giải pháp là quy trình tốt hơn. Hãy xác định quyết định rõ ràng, kiểm tra giả định, ghi lại các lựa chọn quan trọng và đặt nền tảng pháp lý phù hợp ngay từ đầu. Với các nhà sáng lập đang xây dựng doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, nền tảng đó thường bắt đầu từ những quyết định thành lập thông minh và các thói quen vận hành đáng tin cậy.

Khi doanh nghiệp được xây dựng tốt ngay từ đầu, nhà sáng lập sẽ dành ít thời gian hơn để sửa những sai lầm có thể tránh được và nhiều thời gian hơn để xây dựng một công ty bền vững.