Cách các nhà sáng lập quốc tế nộp phí thường niên Delaware và duy trì tuân thủ

Delaware vẫn là một trong những bang phổ biến nhất tại Hoa Kỳ đối với các nhà sáng lập muốn có một cấu trúc pháp lý linh hoạt và thân thiện với kinh doanh. Với các nhà sáng lập quốc tế, sự phổ biến đó đi kèm một trách nhiệm quan trọng: giữ cho pháp nhân Delaware ở trạng thái tốt bằng cách nộp đúng các khoản phí thường niên đúng hạn.

Điều cốt lõi là cần hiểu rằng Delaware không áp dụng một mức phí thường niên duy nhất cho mọi công ty. Yêu cầu nộp hồ sơ và thanh toán phụ thuộc vào loại hình pháp nhân bạn đã thành lập. Một Delaware LLC tuân theo quy định khác với một công ty cổ phần Delaware, và việc bỏ lỡ thời hạn có thể dẫn đến phạt, lãi và các vấn đề tuân thủ khó xử lý hơn về sau.

Hướng dẫn này giải thích cách phí thường niên Delaware hoạt động, cách các nhà sáng lập quốc tế có thể thanh toán trực tuyến, và cách duy trì tổ chức qua từng năm.

Phí thường niên Delaware thực sự có nghĩa là gì

Khi các nhà sáng lập nói về phí thường niên Delaware, họ thường đang đề cập đến một trong hai nghĩa vụ sau:

• Thuế thường niên đối với Delaware LLC, LP hoặc GP
• Báo cáo thường niên và franchise tax đối với công ty cổ phần Delaware

Hai nghĩa vụ này không thể thay thế cho nhau. Một LLC không nộp cùng báo cáo thường niên như một công ty cổ phần, và một công ty cổ phần cũng không nộp cùng mức thuế cố định như một LLC.

Nếu bạn đã thành lập công ty tại Delaware, trước tiên hãy xác nhận loại hình pháp nhân của mình trước khi làm bất cứ việc gì khác. Chỉ riêng bước đó đã giúp tránh phần lớn sai sót khi nộp hồ sơ.

Delaware LLC: Thuế thường niên 300 USD

Một Delaware LLC không nộp báo cáo thường niên cho tiểu bang. Thay vào đó, LLC này nộp một khoản thuế thường niên cố định là 300 USD.

Hạn chót quan trọng là ngày 1 tháng 6 hằng năm.

Điều đó có nghĩa là:

• LLC nội địa Delaware phải nộp thuế trước ngày 1 tháng 6
• LLC ngoại bang được đăng ký tại Delaware cũng phải nộp thuế trước ngày 1 tháng 6
• Khoản thuế này vẫn áp dụng ngay cả khi LLC không tạo ra doanh thu
• Không có cơ chế phân bổ theo thời gian cho khoản thuế thường niên này

Nếu thanh toán trễ, tiểu bang có thể áp dụng tiền phạt và lãi. Trên thực tế, điều đó khiến việc nộp sớm trở nên hợp lý hơn là chờ đến sát hạn chót.

Đối với các nhà sáng lập quốc tế, quy trình thanh toán khá đơn giản vì Delaware xử lý việc nộp thuế LLC trực tuyến. Bạn không cần gửi biểu mẫu giấy chỉ để đáp ứng yêu cầu thuế thường niên.

Công ty cổ phần Delaware: Báo cáo thường niên và franchise tax

Công ty cổ phần Delaware có nghĩa vụ khác.

Thay vì mức thuế cố định như LLC, công ty cổ phần phải nộp báo cáo thường niên và thanh toán franchise tax trước ngày 1 tháng 3 hằng năm.

Số tiền phải nộp phụ thuộc vào cách tính thuế. Delaware sử dụng các phương pháp khác nhau, bao gồm:

• Phương pháp cổ phần được ủy quyền
• Phương pháp vốn theo mệnh giá giả định

Đối với nhiều công ty nhỏ hơn, số tiền thường bắt đầu ở mức tối thiểu theo phương pháp tính liên quan. Tiểu bang cũng áp dụng mức trần thuế tối đa, dù phần lớn doanh nghiệp nhỏ không bao giờ chạm tới mức đó.

Khác với LLC, công ty cổ phần phải nộp cả báo cáo thường niên và khoản franchise tax. Bỏ sót bất kỳ bước nào cũng có thể dẫn đến phạt và lãi.

Cách nhà sáng lập quốc tế có thể thanh toán trực tuyến

Một lý do khiến Delaware được sử dụng rộng rãi là quy trình thuế thường niên và franchise tax được thiết kế để nộp trực tuyến.

Các nhà sáng lập quốc tế thường có thể hoàn tất thanh toán từ ngoài Hoa Kỳ miễn là họ có đầy đủ thông tin công ty và một phương thức thanh toán hợp lệ.

Quy trình thực tế như sau:

1. Xác nhận loại hình pháp nhân và hạn chót nộp hồ sơ.
2. Chuẩn bị tên công ty, mã số pháp nhân và thông tin registered agent.
3. Truy cập cổng nộp hồ sơ chính thức của Delaware.
4. Nhập các thông tin công ty cần thiết.
5. Kiểm tra số tiền phải nộp trước khi gửi thanh toán.
6. Thanh toán bằng phương thức được chấp nhận và lưu xác nhận.

Cổng Delaware cho các hồ sơ này hoạt động hằng ngày trong khung giờ làm việc nhất định, vì vậy các nhà sáng lập nên lên kế hoạch sớm thay vì đợi đến phút cuối.

Các phương thức thanh toán bạn có thể cần

Delaware chấp nhận các phương thức thanh toán trực tuyến cho các hồ sơ này. Tùy theo số tiền phải nộp, tiểu bang có thể yêu cầu ACH debit đối với giao dịch lớn hơn.

Các lựa chọn thanh toán phổ biến gồm:

• Thẻ tín dụng
• ACH debit hoặc thanh toán ngân hàng trực tuyến

Nếu số tiền thanh toán lớn, tiểu bang có thể yêu cầu ACH debit thay vì thanh toán bằng thẻ. Đó là một lý do nữa để chuẩn bị sớm và xác nhận phương thức thanh toán trước khi đến hạn.

Những thông tin bạn nên chuẩn bị sẵn

Các nhà sáng lập quốc tế thường mất thời gian vì phải tìm các thông tin công ty cơ bản trong khi màn hình nộp hồ sơ đã mở.

Trước khi bắt đầu, hãy chuẩn bị:

• Tên pháp lý chính xác của công ty
• Mã số pháp nhân Delaware
• Thông tin registered agent
• Email liên hệ để nhận biên nhận xác nhận
• Thông tin thanh toán
• Kiến thức cơ bản về việc công ty là LLC hay công ty cổ phần

Nếu bạn quản lý nhiều pháp nhân, hãy tạo một danh sách kiểm tra tuân thủ đơn giản cho từng pháp nhân. Điều đó giúp giữ hạn chót, mã số pháp nhân và xác nhận thanh toán ở cùng một nơi.

Những sai lầm phổ biến của nhà sáng lập quốc tế

Tuân thủ Delaware khá đơn giản khi bạn hiểu các quy tắc, nhưng một vài sai lầm dễ đoán vẫn gây ra vấn đề mỗi năm.

Nhầm lẫn giữa quy định của LLC và công ty cổ phần

LLC không được xử lý giống công ty cổ phần. Số tiền thanh toán, hạn chót và các bước nộp hồ sơ đều khác nhau.

Cho rằng không có doanh thu thì không cần nộp

Ngay cả khi công ty không có thu nhập, thuế thường niên hoặc franchise tax vẫn có thể đến hạn.

Đợi đến sát hạn chót

Cổng Delaware có giờ hoạt động, và sự cố thanh toán có thể xảy ra vào thời điểm bất tiện nhất. Chờ đến ngày cuối cùng làm tăng rủi ro không cần thiết.

Thanh toán cho sai pháp nhân

Các nhà sáng lập có nhiều công ty đôi khi thanh toán đúng số tiền nhưng vào nhầm hồ sơ pháp nhân. Điều đó có thể tạo ra việc xử lý lại không cần thiết.

Tin vào thông báo giả mạo

Một số công ty nhận được hóa đơn hoặc thông báo tuân thủ gây hiểu lầm không phải là liên lạc chính thức của tiểu bang. Luôn xác minh rằng bạn đang làm việc với hệ thống nộp hồ sơ chính thức của Delaware hoặc với registered agent của bạn.

Điều gì xảy ra nếu bạn bỏ lỡ hạn chót

Delaware có thể áp dụng tiền phạt và lãi khi phí thường niên không được thanh toán đúng hạn.

Đối với LLC, tiểu bang có thể tính tiền phạt cộng với lãi hàng tháng trên số tiền chưa thanh toán. Đối với công ty cổ phần, việc nộp trễ cũng có thể tạo thêm tiền phạt và lãi, đồng thời ảnh hưởng đến trạng thái tốt.

Một hạn chót bị bỏ lỡ không phải là việc nên bỏ qua rồi xử lý sau. Càng để lâu chưa giải quyết, nguy cơ phát sinh vấn đề khi bạn cố mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng hoặc gọi vốn càng cao.

Vì sao các nhà sáng lập quốc tế vẫn chọn Delaware

Ngay cả với các nghĩa vụ tuân thủ thường niên, Delaware vẫn hấp dẫn vì nó mang lại:

• Khung pháp luật kinh doanh được thiết lập rõ ràng
• Quy tắc duy trì pháp nhân dễ dự đoán
• Mức độ công nhận rộng rãi từ nhà đầu tư và ngân hàng
• Hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến đơn giản

Đối với nhiều nhà sáng lập ở ngoài Hoa Kỳ, Delaware vẫn là bang được ưu tiên vì quen thuộc với nhà đầu tư, có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, và dễ quản lý từ xa nếu các hạn chót được theo dõi đúng cách.

Zenind giúp nhà sáng lập duy trì tuân thủ như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập quốc tế quản lý phần thực tế của việc thành lập và duy trì một công ty tại Hoa Kỳ.

Nếu bạn đang xây dựng một pháp nhân Delaware, Zenind có thể giúp bạn tổ chức công việc với:

• Hỗ trợ thành lập
• Dịch vụ registered agent
• Nhắc nhở tuân thủ
• Theo dõi hạn chót
• Tài nguyên duy trì doanh nghiệp cho các pháp nhân Hoa Kỳ

Sự hỗ trợ đó rất quan trọng vì hầu hết vấn đề tuân thủ đều xuất phát từ việc bỏ lỡ ngày quan trọng, thiếu hồ sơ, hoặc nhầm lẫn về hồ sơ nào áp dụng cho pháp nhân nào. Một quy trình tuân thủ gọn gàng sẽ giảm các rủi ro đó.

Một quy trình tuân thủ thường niên đơn giản

Nếu bạn muốn giữ công ty Delaware ở trạng thái tốt, hãy xây dựng một quy trình xoay quanh cùng các bước cốt lõi mỗi năm:

• Xác định loại hình pháp nhân
• Xác nhận hạn chót sớm trong năm
• Kiểm tra cổng nộp hồ sơ chính thức của Delaware
• Nộp thuế hoặc báo cáo trước thời điểm kết thúc
• Lưu xác nhận để làm hồ sơ
• Cập nhật lịch tuân thủ cho năm sau

Quy trình này mất ít thời gian hơn rất nhiều so với việc phải sửa một hạn chót bị bỏ lỡ sau đó.

Kết luận

Các nhà sáng lập quốc tế hoàn toàn có thể quản lý phí thường niên Delaware từ bên ngoài Hoa Kỳ, nhưng họ cần biết quy tắc nào áp dụng cho công ty của mình.

Nếu bạn thành lập Delaware LLC, hãy chuẩn bị khoản thuế thường niên 300 USD đến hạn ngày 1 tháng 6. Nếu bạn thành lập công ty cổ phần Delaware, hãy chuẩn bị báo cáo thường niên và franchise tax đến hạn ngày 1 tháng 3. Trong cả hai trường hợp, nộp trực tuyến và chuẩn bị sớm sẽ giúp việc tuân thủ dễ dàng hơn nhiều.

Cách làm tốt nhất rất đơn giản: biết loại hình pháp nhân, theo dõi hạn chót, nộp đúng hạn và giữ hồ sơ ngăn nắp. Đó là cách bảo vệ trạng thái tốt và giữ cho công ty Hoa Kỳ của bạn sẵn sàng phát triển.