Yêu cầu công bố LLC tại New York: Đó là gì và cách tuân thủ

Thành lập một LLC tại New York không chỉ dừng lại ở việc nộp hồ sơ thành lập với Department of State. Trong nhiều trường hợp, tiểu bang còn yêu cầu thông báo công khai thông qua việc đăng báo. Bước này thường được gọi là yêu cầu công bố LLC tại New York, và đây có thể là một trong những phần gây bối rối nhất của quy trình thành lập đối với các chủ doanh nghiệp mới.

Nếu bạn đang thành lập một LLC tại New York, hoặc nếu một LLC nước ngoài đang xin phép hoạt động kinh doanh tại New York, việc hiểu sớm quy định công bố có thể giúp bạn tránh chậm trễ, chi phí phát sinh và nguy cơ công ty bị đình chỉ quyền kinh doanh.

Yêu cầu công bố tại New York là gì?

Yêu cầu công bố tại New York là một quy định thông báo theo luật áp dụng cho một số hồ sơ LLC trong tiểu bang. Trên thực tế, LLC phải đăng hoặc một bản sao tài liệu thành lập của mình, hoặc một thông báo liên quan đến việc thành lập, trên hai tờ báo do county clerk chỉ định.

Đối với một LLC nội địa của New York, nghĩa vụ công bố thường bắt đầu sau khi Articles of Organization ban đầu có hiệu lực. Đối với một LLC nước ngoài, nghĩa vụ này thường bắt đầu sau khi nộp Application for Authority.

Mục đích của quy định này là đưa thông tin về sự tồn tại của LLC vào hồ sơ công khai thông qua các tờ báo địa phương trong quận nơi văn phòng của LLC đặt trụ sở.

Ai phải tuân thủ?

Yêu cầu công bố áp dụng cho:

• LLC nội địa được thành lập tại New York
• LLC nước ngoài được phép hoạt động kinh doanh tại New York

Trong cả hai trường hợp, LLC phải tuân theo quy trình đăng báo theo quận và sau đó nộp bằng chứng cho Department of State.

Một số thực thể có thể được miễn trừ. Ví dụ, New York có quy định miễn trừ cụ thể cho các công ty sản xuất sân khấu nếu đáp ứng các điều kiện theo luật định. Nếu doanh nghiệp của bạn có cấu trúc đặc biệt hoặc tình trạng pháp lý khác thường, bạn nên xác nhận liệu có áp dụng miễn trừ hay không trước khi bắt đầu đăng báo.

Khi nào bắt đầu tính thời hạn?

Thời hạn công bố thường gắn với thời điểm hồ sơ có hiệu lực:

• LLC nội địa: trong vòng 120 ngày kể từ khi Articles of Organization ban đầu có hiệu lực
• LLC nước ngoài: trong vòng 120 ngày kể từ khi nộp Application for Authority

Thời hạn này rất quan trọng. Nếu LLC không hoàn tất việc công bố và nộp bằng chứng cần thiết trong thời hạn yêu cầu, New York có thể đình chỉ quyền của LLC được tiếp tục tiến hành, thực hiện hoặc giao dịch kinh doanh.

Cần phải công bố những gì?

New York cho phép công bố một trong hai nội dung sau:

• Bản sao tài liệu thành lập của LLC, hoặc
• Một thông báo liên quan đến việc thành lập LLC

Trên thực tế, thông báo được công bố phải khớp chính xác với hồ sơ của Department of State ở những phần được yêu cầu. Điều đó có nghĩa là tên LLC, ngày nộp hồ sơ và các thông tin khác phải chính xác và nhất quán với hồ sơ của tiểu bang.

Đối với LLC nội địa, thông báo thường bao gồm:

• Tên của LLC
• Ngày nộp Articles of Organization
• Ngày LLC có hiệu lực, nếu khác với ngày nộp hồ sơ
• Quận nơi văn phòng của LLC đặt trụ sở
• Một tuyên bố rằng Secretary of State được chỉ định làm đại diện nhận tống đạt
• Tên và địa chỉ của registered agent, nếu áp dụng
• Một tuyên bố rằng đại diện có thể nhận tống đạt
• Lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Đối với LLC nước ngoài, thông báo công bố liên quan đến Application for Authority và phải tuân theo cùng các quy tắc đăng báo theo quận.

Phải dùng những tờ báo nào?

Các tờ báo không được chọn ngẫu nhiên. New York yêu cầu công bố trên hai tờ báo do county clerk của quận nơi văn phòng của LLC đặt trụ sở chỉ định.

Quy định cũng yêu cầu:

• Một tờ báo phải là báo phát hành hằng ngày
• Một tờ báo phải là báo phát hành hằng tuần
• Việc đăng báo phải diễn ra tại Bang New York
• Nội dung phải được đăng mỗi tuần một lần trong sáu tuần liên tiếp

Vì việc chỉ định báo phụ thuộc vào từng quận, quy trình phù hợp ở Manhattan có thể khác với Nassau, Suffolk, Kings, Queens, Westchester hoặc bất kỳ quận nào khác.

Sau khi đăng báo thì sao?

Khi kết thúc thời gian đăng báo sáu tuần, các tờ báo sẽ cung cấp affidavits of publication. Đây là bằng chứng cho thấy thông báo đã thực sự được đăng.

Sau đó, LLC phải nộp Certificate of Publication cho Department of State và đính kèm các affidavits từ những tờ báo đã sử dụng. Hồ sơ này cũng yêu cầu nộp một khoản phí.

Đây là bước xác nhận cuối cùng rằng LLC đã hoàn tất yêu cầu công bố.

Phí nộp hồ sơ là bao nhiêu?

New York yêu cầu nộp phí khi nộp Certificate of Publication.

Phí hiện tại là 50 USD cho hồ sơ Certificate of Publication của LLC với Department of State. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ cho LLC nước ngoài hoặc có các hồ sơ liên quan khác của tiểu bang, hãy nhớ dự trù riêng các khoản phí đó.

Nếu LLC bỏ lỡ thời hạn thì sao?

Nếu một LLC không công bố và nộp Certificate of Publication trong thời hạn 120 ngày yêu cầu, tiểu bang có thể đình chỉ quyền hoạt động của LLC.

Việc đình chỉ đó không có nghĩa là LLC biến mất. Nó có nghĩa là LLC mất quyền tiếp tục tiến hành, thực hiện hoặc giao dịch kinh doanh tại New York cho đến khi khắc phục thiếu sót.

Để khôi phục quyền hoạt động sau khi bị đình chỉ, LLC vẫn có thể hoàn tất việc công bố và nộp Certificate of Publication cùng các affidavits cần thiết.

Vì sao yêu cầu công bố lại gây nhiều nhầm lẫn đến vậy

Quy định công bố của New York tạo ra nhiều trở ngại vì nó kết hợp nhiều yếu tố thay đổi:

• Thời hạn nộp hồ sơ gắn với ngày thành lập
• Việc chọn báo phụ thuộc vào từng quận
• Quy tắc phải đăng trên hai tờ báo
• Sáu tuần đăng liên tiếp
• Affidavits từ từng tờ báo
• Một hồ sơ riêng với tiểu bang sau khi kết thúc đăng báo

Nhiều chủ sở hữu mới cho rằng chỉ cần nộp hồ sơ thành lập LLC là đủ. Điều đó không đúng. Công bố là một bước tuân thủ riêng biệt và phải được xử lý cẩn thận để tránh bị phạt hoặc chậm trễ.

Tổng quan từng bước về việc tuân thủ

Đây là quy trình cơ bản đối với một LLC nội địa tại New York:

1. Nộp Articles of Organization với New York Department of State.
2. Xác định quận nơi văn phòng của LLC đặt trụ sở.
3. Liên hệ county clerk để biết những tờ báo nào được chỉ định.
4. Đăng thông báo yêu cầu trên một báo hằng ngày và một báo hằng tuần trong sáu tuần liên tiếp.
5. Thu thập affidavits of publication từ cả hai tờ báo.
6. Nộp Certificate of Publication cho Department of State và đính kèm các affidavits.

Đối với LLC nước ngoài, quy trình tương tự, nhưng thông báo công bố dựa trên Application for Authority.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Tự xử lý việc công bố có thể tốn thời gian, đặc biệt khi bạn còn đang thành lập LLC, chuẩn bị Operating Agreement, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và xử lý đăng ký thuế.

Zenind giúp các chủ doanh nghiệp đơn giản hóa việc tuân thủ LLC tại New York bằng cách tổ chức quy trình công bố, điều phối các hồ sơ cần thiết và giữ cho giấy tờ được xử lý trôi chảy để bạn có thể tập trung vào việc ra mắt công ty.

Đối với những nhà sáng lập muốn một quy trình rõ ràng hơn và ít rắc rối hành chính hơn, sử dụng dịch vụ thành lập có thể giảm nguy cơ bỏ sót một bước.

Câu hỏi thường gặp về yêu cầu công bố LLC tại New York

Tôi có thể đăng trực tuyến thay vì trên báo in không?

Không. Yêu cầu theo luật đòi hỏi phải đăng trên các tờ báo được chỉ định. Danh sách trực tuyến không thể thay thế cho việc đăng trên báo in.

Tôi có cần luật sư để hoàn tất việc công bố không?

Không, New York không yêu cầu phải có luật sư để hoàn tất quy trình công bố. Tuy nhiên, tư vấn pháp lý có thể hữu ích nếu LLC của bạn có cơ cấu sở hữu bất thường, quy định chuyên ngành đặc biệt hoặc lịch sử hồ sơ phức tạp.

Tôi có thể chọn bất kỳ tờ báo nào trong quận không?

Không. Các tờ báo phải do county clerk chỉ định tại quận nơi văn phòng của LLC đặt trụ sở.

LLC có phải nộp gì sau khi báo đã đăng xong không?

Có. LLC phải nộp Certificate of Publication cho Department of State và đính kèm các affidavits of publication từ các tờ báo.

Nếu tên LLC hoặc ngày nộp hồ sơ của tôi bị ghi sai trong thông báo thì sao?

Thông báo công bố nên khớp chính xác với hồ sơ của Department of State. Nếu thông báo có lỗi, điều đó có thể gây vấn đề về tuân thủ và có thể cần chỉnh sửa.

Kết luận

Yêu cầu công bố LLC tại New York là một bước tuân thủ thực sự, không phải là thủ tục hình thức. Nếu bạn đang thành lập một LLC nội địa hoặc xin phép hoạt động cho một LLC nước ngoài tại New York, bạn nên xem việc công bố là một phần của quy trình thành lập ngay từ ngày đầu.

Bằng cách hiểu thời hạn 120 ngày, sử dụng đúng các tờ báo do quận chỉ định và nộp Certificate of Publication đúng hạn, bạn có thể giữ cho LLC tại New York của mình ở trạng thái tốt và tránh những rắc rối không cần thiết.