Cách chủ doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng phong cách lãnh đạo huấn luyện để xây dựng đội ngũ vững mạnh hơn

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường bắt đầu bằng cách tự mình làm mọi việc. Cách làm này hiệu quả ở giai đoạn đầu, đặc biệt khi bạn đang thành lập một công ty mới, thử nghiệm một ý tưởng hoặc cố gắng giữ chi phí ở mức thấp. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, rủi ro lớn nhất không còn là thiếu nỗ lực nữa. Đó là việc trở thành nút thắt cổ chai cho mọi quyết định.

Lãnh đạo theo kiểu huấn luyện giúp giải quyết vấn đề đó. Thay vì trả lời mọi câu hỏi, bạn giúp nhân viên suy nghĩ rõ hơn, tự giải quyết vấn đề và chủ động hơn với công việc của họ. Kết quả là một đội ngũ có thể di chuyển nhanh hơn, ra quyết định tốt hơn và hỗ trợ một doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng quy mô.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang xây dựng một LLC hoặc công ty cổ phần mới, sự thay đổi này là rất quan trọng. Một công ty không thể tăng trưởng bền vững nếu chủ sở hữu vẫn là người duy nhất biết cách giải quyết mọi vấn đề.

Vì sao lãnh đạo huấn luyện quan trọng

Nhiều doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào một nhà sáng lập giỏi chính công việc đó. Nhà sáng lập này có thể hiểu sản phẩm, dịch vụ, thị trường và khách hàng hơn bất kỳ ai khác trong đội ngũ. Kiến thức đó rất giá trị, nhưng cũng có thể tạo ra một vấn đề quản lý ẩn.

Khi mọi vấn đề đều được chuyển lên chủ doanh nghiệp, ba điều sẽ xảy ra:

• Quyết định chậm lại.
• Nhân viên ngừng suy nghĩ độc lập.
• Doanh nghiệp không thể mở rộng mà không tạo thêm áp lực cho chủ sở hữu.

Lãnh đạo huấn luyện giúp giảm những rủi ro đó. Nó không có nghĩa là bỏ mặc đội ngũ hoặc từ chối hỗ trợ. Nó có nghĩa là giúp mọi người phát triển thành những người ra quyết định tốt hơn, để doanh nghiệp bớt phụ thuộc vào một người.

Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp vẫn đang xây dựng cấu trúc, quy trình và vai trò. Một đội ngũ được huấn luyện tốt có thể thích nghi nhanh hơn, đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn và hỗ trợ nền tảng công ty ổn định hơn.

Lãnh đạo kiểu chỉ huy và kiểm soát có giới hạn

Có những lúc chỉ dẫn trực tiếp là cần thiết. Trong tình huống khẩn cấp, khi có vấn đề tuân thủ, hoặc khi một quy trình hoàn toàn mới, người quản lý có thể cần đưa ra hướng dẫn cụ thể một cách nhanh chóng.

Nhưng nếu chỉ dẫn trực tiếp trở thành phong cách mặc định, đội ngũ có thể bắt đầu chờ được cho phép trước khi hành động. Theo thời gian, điều đó gây ra nhiều vấn đề:

• Chủ doanh nghiệp bị quá tải.
• Nhân viên mất niềm tin vào khả năng phán đoán của chính mình.
• Thành viên trong nhóm ít đưa ra giải pháp hơn và nêu vấn đề nhiều hơn.
• Tăng trưởng chậm lại vì người lãnh đạo bị cuốn vào quá nhiều quyết định thường ngày.

Nói cách khác, doanh nghiệp được tổ chức xoay quanh sự kiểm soát thay vì năng lực.

Phong cách lãnh đạo huấn luyện sẽ thay đổi động lực đó. Bạn vẫn đặt ra tiêu chuẩn, nhưng đồng thời cũng dạy đội ngũ cách đạt được tiêu chuẩn đó.

Lãnh đạo huấn luyện trông như thế nào trong thực tế

Lãnh đạo huấn luyện không phải là những lời động viên chung chung. Đó là một cách tiếp cận có cấu trúc để giúp con người suy nghĩ qua vấn đề và quyết định bước tiếp theo.

Một cuộc trao đổi huấn luyện đơn giản thường đi theo bốn bước:

1. Nhận biết liệu vấn đề có đáng để huấn luyện hay không.
2. Đặt câu hỏi để hiểu đúng vấn đề thực sự.
3. Chuyển cuộc trao đổi sang hướng các giải pháp khả thi.
4. Biến ý tưởng tốt nhất thành hành động cụ thể.

Nếu được sử dụng nhất quán, quy trình này sẽ giúp đội ngũ tự chủ hơn mà không làm giảm trách nhiệm.

Bước 1: Nhận biết khi nào huấn luyện là lựa chọn phù hợp

Không phải câu hỏi nào cũng cần một cuộc trao đổi huấn luyện. Đôi khi câu trả lời nhanh nhất là câu trả lời tốt nhất.

Hãy tự hỏi một vài câu:

• Đây có phải là vấn đề chỉ xảy ra một lần và chỉ cần giải quyết ngay không?
• Đây có phải là vấn đề lặp lại và nhân viên nên học cách tự xử lý không?
• Đây có phải là quyết định mà nhân viên nên tự chịu trách nhiệm trong tương lai không?
• Việc dành thêm vài phút ngay bây giờ có thể tiết kiệm thời gian về sau không?

Nếu tình huống có giá trị thấp hoặc rất khẩn cấp, hãy trả lời trực tiếp. Nếu đó là vấn đề lặp lại hoặc là cơ hội để xây dựng năng lực phán đoán, hãy tận dụng khoảnh khắc đó để huấn luyện.

Khả năng đánh giá này rất quan trọng. Huấn luyện là một khoản đầu tư cho tương lai, không phải sự thay thế cho lẽ thường.

Bước 2: Đặt câu hỏi tốt hơn

Những cuộc trao đổi huấn luyện hiệu quả nhất bắt đầu bằng sự tò mò. Thay vì vội vàng đưa ra câu trả lời, hãy đặt những câu hỏi giúp làm rõ tình huống.

Các câu hỏi hữu ích gồm:

• Hiện tại điều gì đang xảy ra?
• Bạn đang muốn đạt được kết quả gì?
• Bạn đã thử những gì rồi?
• Theo bạn, nguyên nhân của vấn đề là gì?
• Phần nào của việc này khiến bạn chưa rõ?

Những câu hỏi này làm được hai việc. Thứ nhất, chúng giúp bạn hiểu vấn đề chính xác hơn. Thứ hai, chúng khuyến khích nhân viên suy nghĩ trước khi nói.

Thói quen đó rất quan trọng. Nhân viên học cách chậm lại và xác định vấn đề rõ ràng sẽ có nhiều khả năng giải quyết tốt hơn.

Đi vào nguyên nhân gốc rễ

Những lời phàn nàn ở bề mặt thường không phải là vấn đề thật. Một thành viên trong nhóm có thể nói rằng khách hàng không hài lòng, nhưng vấn đề thực sự có thể là kỳ vọng bị bỏ sót, khoảng trống trong giao tiếp hoặc một quy trình cần được cải thiện.

Một trong những cách đơn giản nhất để vượt qua câu trả lời đầu tiên là tiếp tục hỏi vì sao vấn đề này lại xảy ra.

Ví dụ:

• Khách hàng từ chối đề xuất.
• Tại sao?
• Họ nói giá quá cao.
• Tại sao?
• Họ chưa thấy giá trị.
• Tại sao?
• Chúng ta chưa cho họ thấy công việc này liên quan thế nào đến kết quả kinh doanh của họ.

Lúc này, bạn đã có một vấn đề thực sự để giải quyết.

Điều này hữu ích hơn nhiều so với việc ngay lập tức nói cho nhân viên phải nói gì tiếp theo. Mục tiêu là giúp họ xác định vấn đề cốt lõi, chứ không chỉ phản ứng với triệu chứng.

Phản hồi lại điều bạn đã nghe

Trước khi chuyển sang giải pháp, hãy xác nhận rằng bạn và nhân viên đang nhìn vào cùng một vấn đề.

Một bản tóm tắt đơn giản có thể là:

• “Vậy vấn đề cốt lõi không chỉ là đề xuất bị từ chối. Mà là khách hàng chưa hiểu giá trị vì chúng ta chưa kết nối công việc với kết quả có thể đo lường được. Có đúng vậy không?”

Bước này quan trọng vì nó ngăn lãng phí công sức. Nếu vấn đề không được xác định rõ, giải pháp thường sẽ yếu.

Nó cũng tạo dựng niềm tin. Nhân viên cảm thấy được lắng nghe khi người lãnh đạo có thể nhắc lại vấn đề một cách chính xác mà không vội đi trước.

Bước 3: Chuyển hướng sang giải pháp

Khi vấn đề đã rõ, hãy chuyển cuộc trao đổi từ chẩn đoán sang hành động.

Bạn có thể làm điều này bằng một câu hỏi đơn giản:

• Theo bạn, chúng ta nên làm gì tiếp theo?

Sau đó hãy dừng lại. Hãy để nhân viên suy nghĩ.

Nếu họ đưa ra một ý tưởng, hãy hỏi:

• Còn cách nào khác có thể hiệu quả không?
• Phương án nào dễ thử nhất?
• Giải pháp nào cho cơ hội tốt nhất để xử lý đúng vấn đề gốc?

Cách tiếp cận này giúp mọi người vượt ra khỏi câu trả lời hiển nhiên đầu tiên. Nó cũng dạy họ so sánh các lựa chọn thay vì phản ứng bốc đồng.

Nếu nhân viên không nghĩ ra được gì, có thể vấn đề vẫn còn quá rộng. Trong trường hợp đó, hãy quay lại và thu hẹp vấn đề hơn nữa.

Một cuộc trao đổi huấn luyện tốt thường không tạo ra câu trả lời hoàn hảo ngay lập tức. Nó tạo ra một người suy nghĩ tốt hơn.

Bước 4: Biến ý tưởng tốt nhất thành hành động

Ý tưởng chỉ hữu ích khi nó trở thành hành động.

Khi nhân viên xác định được một phương án mạnh, hãy giúp họ cụ thể hóa nó:

• Chính xác bạn sẽ làm gì?
• Bạn sẽ làm vào khi nào?
• Làm sao chúng ta biết nó có hiệu quả hay không?
• Bạn cần tôi hỗ trợ gì?

Điều này tạo ra trách nhiệm rõ ràng mà không lấy mất quyền sở hữu của nhân viên.

Mục tiêu không phải là để mọi người làm việc mơ hồ. Mục tiêu là giúp họ làm chủ bước tiếp theo một cách rõ ràng.

Lãnh đạo huấn luyện giúp doanh nghiệp đang phát triển như thế nào

Đối với một doanh nghiệp nhỏ, lợi ích là rất thực tế và thấy được ngay.

1. Giảm tình trạng tắc nghẽn ở chủ doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp dành ít thời gian hơn cho các câu hỏi thường ngày và nhiều thời gian hơn cho chiến lược, tăng trưởng, tài chính, tuyển dụng và vận hành.

2. Xây dựng nhân viên mạnh hơn

Mọi người tiến bộ nhanh hơn khi họ được kỳ vọng phải suy nghĩ. Sự tự tin đó lan sang bán hàng, chăm sóc khách hàng, triển khai công việc và vận hành nội bộ.

3. Cải thiện chất lượng quyết định

Nhân viên hiểu rõ vấn đề hơn sẽ có nhiều khả năng đưa ra những quyết định thận trọng hơn. Điều đó đồng nghĩa với ít sai sót có thể tránh được hơn.

4. Hỗ trợ mở rộng quy mô

Một công ty chỉ có thể phát triển nhanh bằng mức độ hệ thống và con người cho phép. Lãnh đạo huấn luyện củng cố cả hai yếu tố đó.

5. Tăng mức độ gắn kết

Thành viên trong nhóm thường cảm thấy được tin tưởng hơn khi họ được mời giải quyết vấn đề thay vì luôn bị bảo phải làm gì.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Lãnh đạo huấn luyện hiệu quả nhất khi được sử dụng có chủ đích. Hãy chú ý những sai lầm sau:

• Đặt câu hỏi nhưng không lắng nghe câu trả lời.
• Huấn luyện mọi vấn đề, kể cả những việc cần chỉ đạo nhanh.
• Đưa ra đáp án quá sớm.
• Mơ hồ về các bước tiếp theo.
• Xem huấn luyện như một kịch bản thay vì một cuộc trò chuyện thật.

Huấn luyện tốt là thực tế, không phải hình thức. Mục tiêu không phải là nói nghe giống một cuốn sách về lãnh đạo. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn.

Một thói quen đơn giản cho chủ doanh nghiệp bận rộn

Nếu bạn đang xây dựng một công ty và phải kiêm quá nhiều vai trò, hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ.

Mỗi ngày, hãy chọn một cuộc trao đổi mà bình thường bạn sẽ trả lời ngay. Thay vào đó, hãy tạm dừng và yêu cầu nhân viên tự suy nghĩ về vấn đề đó.

Theo thời gian, những cuộc trao đổi nhỏ đó sẽ thay đổi văn hóa doanh nghiệp. Thành viên trong nhóm trở nên có năng lực hơn. Quản lý trở thành nhà lãnh đạo tốt hơn. Và chủ doanh nghiệp có thêm không gian để xây dựng một công ty bền vững thay vì gánh mọi quyết định một mình.

Kết luận

Lãnh đạo huấn luyện là một trong những cách hiệu quả nhất để chủ doanh nghiệp nhỏ xây dựng một đội ngũ mạnh hơn và độc lập hơn. Nó giúp nhân viên giải quyết vấn đề, giúp chủ doanh nghiệp có thêm thời gian và tạo ra cấu trúc mà một công ty đang tăng trưởng cần có.

Đối với các nhà sáng lập đang thành lập doanh nghiệp mới và lên kế hoạch cho tương lai, tư duy đó rất quan trọng ngay từ ngày đầu. Một doanh nghiệp có thể vận hành mà không cần giám sát liên tục là một doanh nghiệp có không gian để phát triển.