Cách thêm người dùng mới trong WordPress: Vai trò, quyền hạn và các thực hành tốt nhất
Quản lý quyền truy cập người dùng là một phần cơ bản để vận hành một trang WordPress hiệu quả. Dù bạn đang tiếp nhận một người viết nội dung, nhà phát triển, trợ lý marketing hay người kiểm duyệt của khách hàng, việc thêm đúng người dùng với đúng quyền hạn sẽ giúp trang web của bạn gọn gàng và an toàn hơn.
WordPress giúp việc quản lý người dùng khá đơn giản, nhưng các chi tiết vẫn rất quan trọng. Một tài khoản mới chỉ nên có đúng mức truy cập cần thiết, và mỗi vai trò cần được phân công cẩn thận. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách thêm người dùng mới trong WordPress, hiểu các vai trò có sẵn, và áp dụng những thực hành tốt nhất để bảo vệ trang web của mình.
Người dùng WordPress là gì
Người dùng WordPress là bất kỳ ai có tài khoản đăng nhập vào bảng điều khiển của trang web. Mỗi người dùng có thể có các quyền khác nhau tùy theo vai trò của họ.
Một số người dùng chỉ có thể xem bản nháp nội dung. Những người khác có thể xuất bản bài viết, chỉnh sửa trang, quản lý thư viện media, cập nhật plugin hoặc kiểm soát cài đặt của trang web. Vì WordPress hỗ trợ nhiều mức truy cập, nền tảng này rất phù hợp với các website doanh nghiệp có nhiều thành viên trong nhóm hoặc cộng tác viên bên ngoài.
Trước khi thêm người dùng mới
Trước khi tạo tài khoản, hãy xác định chính xác người đó cần làm gì.
Hãy tự hỏi các câu sau:
- Người dùng này sẽ xuất bản nội dung hay chỉ soạn thảo?
- Người này có cần chỉnh sửa các trang hiện có không?
- Người dùng có nên truy cập plugin, theme hoặc cài đặt trang web không?
- Tài khoản này là tạm thời hay dài hạn?
- Người này đã có địa chỉ email doanh nghiệp chưa?
Dành một phút để xác định vai trò trước sẽ giúp tránh cấp quyền quá rộng về sau.
Cách thêm người dùng mới trong WordPress
Thêm người dùng chỉ mất vài bước.
- Đăng nhập vào bảng điều khiển WordPress của bạn.
- Trong menu bên trái, nhấp vào Users.
- Chọn Add New User hoặc Add New.
- Nhập tên người dùng mới.
- Điền địa chỉ email của người dùng.
- Có thể thêm tên, họ, website và các thông tin hồ sơ khác.
- Tạo mật khẩu mạnh hoặc để WordPress tự tạo.
- Chọn vai trò phù hợp từ menu thả xuống.
- Quyết định có gửi thông báo tài khoản cho người dùng hay không.
- Nhấp Add New User để hoàn tất.
Sau khi lưu tài khoản, người dùng mới có thể đăng nhập bằng thông tin của họ và bắt đầu làm việc theo các quyền bạn đã phân công.
Giải thích các vai trò người dùng trong WordPress
Chọn đúng vai trò là phần quan trọng nhất của quy trình. WordPress có một số vai trò tích hợp sẵn, và mỗi vai trò có mức truy cập khác nhau.
Subscriber
Subscriber là vai trò hạn chế nhất. Subscriber thường chỉ có thể đăng nhập và quản lý hồ sơ của chính mình. Vai trò này phù hợp với các website thành viên, quyền bình luận hoặc hệ thống tài khoản đơn giản.
Contributor
Contributor có thể viết và chỉnh sửa bài viết của riêng họ, nhưng không thể xuất bản. Vai trò này phù hợp với người viết tự do hoặc thành viên trong nhóm mà nội dung của họ cần được duyệt trước khi đăng.
Author
Author có thể viết, chỉnh sửa và xuất bản bài viết của chính họ. Author cũng có thể quản lý các tệp media dùng cho nội dung của mình. Đây là vai trò phù hợp cho những người tạo nội dung đáng tin cậy.
Editor
Editor có thể quản lý bài viết và trang của những người dùng khác, xem xét nội dung và xuất bản tài liệu trên toàn bộ trang web. Vai trò này lý tưởng cho quản lý nội dung hoặc nhân sự biên tập cấp cao.
Administrator
Administrator có toàn quyền kiểm soát trang web. Vai trò này có thể thêm và xóa người dùng, cài plugin, thay đổi theme và chỉnh sửa các cài đặt cốt lõi. Chỉ chủ sở hữu trang web hoặc quản lý kỹ thuật đáng tin cậy mới nên có mức truy cập này.
Nếu bạn không chắc nên phân công vai trò nào, hãy chọn mức truy cập thấp nhất vẫn đủ để người đó hoàn thành công việc.
Thực hành tốt nhất khi quản lý người dùng
Quản lý tài khoản tốt không chỉ giúp bảng điều khiển dễ sử dụng hơn. Nó còn giảm nguy cơ sai sót và các thay đổi trái phép.
Áp dụng nguyên tắc đặc quyền tối thiểu
Chỉ cấp cho mỗi người dùng các quyền cần thiết cho công việc của họ. Một nhà thầu chỉ viết bài blog thường không cần quyền quản trị viên. Nhân viên hỗ trợ khách hàng có thể chỉ cần quyền subscriber hoặc quyền editor hạn chế, tùy vào cách bạn thiết lập.
Sử dụng tài khoản riêng biệt
Không bao giờ dùng chung một tài khoản đăng nhập cho nhiều người. Tài khoản riêng giúp dễ theo dõi hoạt động, kiểm tra thay đổi và vô hiệu hóa quyền truy cập khi ai đó rời nhóm.
Yêu cầu mật khẩu mạnh
Mật khẩu yếu tạo ra rủi ro không cần thiết. Hãy dùng mật khẩu dài, duy nhất và khuyến khích hoặc bắt buộc sử dụng trình quản lý mật khẩu. Với website doanh nghiệp, xác thực đa yếu tố sẽ bổ sung thêm một lớp bảo vệ quan trọng.
Rà soát tài khoản thường xuyên
Kiểm tra danh sách người dùng theo lịch định kỳ. Xóa các tài khoản cũ, cập nhật vai trò khi trách nhiệm công việc thay đổi, và xác nhận rằng quyền truy cập tạm thời đã được thu hồi.
Hạn chế quyền Administrator
Vai trò Administrator nên rất hiếm. Khi quá nhiều người có thể thay đổi cài đặt trang web, nguy cơ xảy ra sự cố ngoài ý muốn sẽ tăng lên. Hãy chỉ dành vai trò này cho những người đáng tin cậy thật sự cần quyền kiểm soát đầy đủ.
Chú ý đến quyền của plugin
Một số plugin có thể thêm các tính năng hoặc quyền liên quan đến người dùng riêng. Hãy xem kỹ các cài đặt đó để đảm bảo plugin không vô tình mở rộng quyền truy cập ngoài ý muốn.
Khi nào nên thêm, cập nhật hoặc xóa người dùng
Quản lý người dùng không phải là công việc thiết lập một lần rồi thôi. Nó cần thay đổi theo sự thay đổi của đội ngũ.
Thêm người dùng mới khi:
- có nhân viên mới gia nhập công ty
- một freelancer bắt đầu làm việc trên website của bạn
- một agency hoặc nhà thầu cần quyền truy cập bảng điều khiển
- một khách hàng cần xem xét nội dung hoặc dự án trực tiếp
Cập nhật người dùng khi:
- người đó chuyển bộ phận
- trách nhiệm của họ tăng lên hoặc giảm xuống
- họ cần một vai trò khác
- họ không còn cần truy cập vào một số khu vực nội dung
Xóa hoặc vô hiệu hóa người dùng khi:
- người đó rời công ty
- hợp đồng kết thúc
- một dự án tạm thời hoàn thành
- tài khoản không còn cần thiết nữa
Giữ danh sách người dùng luôn cập nhật là một trong những cách đơn giản nhất để duy trì một website gọn gàng và an toàn hơn.
Các vấn đề thường gặp khi thêm người dùng
Ngay cả những việc đơn giản cũng có thể gặp một vài trục trặc nhỏ. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến.
Không thấy tùy chọn Add New User
Nếu bạn không thấy menu người dùng hoặc tùy chọn thêm người dùng, tài khoản hiện tại của bạn có thể không có quyền administrator.
Địa chỉ email đã được sử dụng
WordPress không cho phép dùng lại cùng một email cho nhiều tài khoản trên cùng một website. Nếu email đó đã gắn với người dùng hiện có, bạn sẽ cần cập nhật tài khoản hiện tại hoặc dùng một địa chỉ khác.
Người dùng mới không nhận được lời mời
Hãy kiểm tra xem website có đang gửi email đúng cách không. Một số website WordPress cần plugin mail hoặc cấu hình SMTP để cải thiện khả năng gửi thành công.
Vai trò có vẻ quá hạn chế hoặc quá rộng
Nếu người dùng có quá ít hoặc quá nhiều quyền truy cập, hãy điều chỉnh vai trò sau khi xem lại trách nhiệm của họ. Tốt hơn là sửa quyền sớm còn hơn để cấu hình sai tồn tại lâu dài.
Mẹo quy trình hữu ích cho các nhóm
Nếu nhiều người cùng quản lý website, hãy xây dựng một quy trình đơn giản để thiết lập tài khoản.
Một quy trình thực tế có thể bao gồm:
- biểu mẫu yêu cầu quyền truy cập mới
- danh sách ngắn các vai trò được phê duyệt
- bước xem xét trước khi cấp quyền administrator
- kiểm tra người dùng hằng tháng hoặc hằng quý
- quy trình gỡ quyền cho các tài khoản không còn hoạt động
Loại quy trình này giúp việc quản lý người dùng nhất quán hơn khi đội ngũ của bạn phát triển.
Kết luận
Thêm người dùng mới trong WordPress rất dễ, nhưng quản lý quyền truy cập một cách có trách nhiệm mới là yếu tố giúp website trở nên chuyên nghiệp và an toàn. Hãy bắt đầu bằng việc chọn đúng vai trò, rồi rà soát quyền định kỳ khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Khi trang web của bạn có đúng người ở đúng vị trí, việc cộng tác sẽ đơn giản hơn và rủi ro sẽ giảm xuống. Điều đó khiến quản lý người dùng trở thành một công việc nhỏ nhưng có tác động đáng kể đến sức khỏe tổng thể của website WordPress của bạn.
Không có câu hỏi nào. Vui lòng quay lại sau.