Cách thay đổi thỏa thuận điều hành của LLC: Hướng dẫn thực tiễn

Thỏa thuận điều hành của LLC là một trong những tài liệu nội bộ quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể có. Tài liệu này đặt ra các quy tắc về quyền sở hữu, quản lý, biểu quyết, phân chia lợi nhuận và những gì xảy ra khi công ty thay đổi theo thời gian. Nhưng một doanh nghiệp hiếm khi đứng yên. Thành viên có thể tham gia hoặc rời đi, các khoản góp vốn thay đổi, tỷ lệ sở hữu dịch chuyển và trách nhiệm quản lý cũng phát triển. Khi điều đó xảy ra, thỏa thuận điều hành nên được cập nhật để tiếp tục phản ánh đúng cách LLC đang vận hành.

Nếu bạn đã thành lập LLC thông qua Zenind hoặc đã sử dụng thỏa thuận điều hành như một phần hồ sơ thành lập, bạn hẳn đã biết tài liệu này có giá trị như thế nào. Bước tiếp theo là hiểu khi nào cần thay đổi, cách thực hiện đúng và cách giữ hồ sơ công ty được ngăn nắp.

Thỏa thuận điều hành của LLC có chức năng gì

Thỏa thuận điều hành là một hợp đồng nội bộ giữa các chủ sở hữu của LLC. Tài liệu này có thể xác định:

• Thành viên là ai và quyền sở hữu được phân chia như thế nào
• Mỗi thành viên đã góp bao nhiêu vốn để khởi tạo doanh nghiệp
• LLC do thành viên quản lý hay do người quản lý quản lý
• Các quyết định quan trọng được phê duyệt như thế nào
• Lãi và lỗ được phân bổ ra sao
• Điều gì xảy ra nếu một thành viên rời đi, qua đời hoặc muốn chuyển nhượng phần quyền lợi
• LLC sẽ được giải thể như thế nào nếu doanh nghiệp đóng cửa

Vì tài liệu này điều chỉnh các quy tắc nội bộ của công ty, nó nên phản ánh đúng cơ cấu hiện tại và quy trình ra quyết định của LLC. Nếu thỏa thuận đã lỗi thời, nó có thể gây nhầm lẫn, tranh chấp hoặc phát sinh vấn đề khi ngân hàng, nhà đầu tư, luật sư hoặc các bên thứ ba khác yêu cầu xem hồ sơ công ty.

Khi nào bạn nên cập nhật thỏa thuận điều hành

Bạn không cần sửa thỏa thuận điều hành mỗi khi có thay đổi nhỏ. Tài liệu này nên được cập nhật khi có thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến quyền sở hữu, quyền kiểm soát hoặc kinh tế của doanh nghiệp.

Các lý do phổ biến để sửa đổi thỏa thuận bao gồm:

• Một thành viên mới gia nhập LLC
• Một thành viên hiện tại rút lui hoặc bị loại bỏ
• Một thành viên chuyển nhượng một phần quyền sở hữu của mình
• Các khoản góp vốn thay đổi
• Phân bổ lãi và lỗ thay đổi
• Quyền biểu quyết hoặc ngưỡng phê duyệt thay đổi
• Cơ cấu quản lý chuyển từ do thành viên quản lý sang do người quản lý quản lý, hoặc ngược lại
• LLC thay đổi mục đích kinh doanh hoặc bổ sung các hoạt động lớn mới
• Thỏa thuận cần được điều chỉnh để phù hợp với kế hoạch mua lại phần vốn, kế hoạch kế nhiệm hoặc kế hoạch giải thể mới

Một nguyên tắc đơn giản là: nếu hôm nay LLC sẽ đưa ra quyết định khác với những gì được phản ánh trong thỏa thuận hiện tại, thì tài liệu đó có lẽ cần được cập nhật.

Cách thực hiện thay đổi đối với thỏa thuận điều hành

Quy trình cụ thể phụ thuộc vào nội dung của thỏa thuận hiện tại. Nhiều thỏa thuận LLC có điều khoản sửa đổi, trong đó giải thích cách các thay đổi được phê duyệt. Nếu tài liệu của bạn có điều khoản này, hãy làm theo quy trình đó trước.

Nếu thỏa thuận của bạn không đề cập rõ hoặc chưa đầy đủ, một quy trình sửa đổi thực tế thường sẽ như sau:

1. Xác định thay đổi cần thực hiện.

   Ghi rõ điều gì đang thay đổi và vì sao. Hãy cụ thể. Ví dụ, đừng chỉ viết “cập nhật quyền sở hữu”. Thay vào đó, hãy nêu rõ tỷ lệ sở hữu mới, ngày có hiệu lực và liệu quyền biểu quyết hay tỷ lệ phân chia lợi nhuận có thay đổi hay không.

2. Xem lại thỏa thuận điều hành hiện tại.

   Kiểm tra xem thỏa thuận đã có phần sửa đổi, ngưỡng phê duyệt hay quy trình đồng ý bằng văn bản bắt buộc hay chưa. Một số thỏa thuận yêu cầu sự đồng ý nhất trí, trong khi số khác cho phép biểu quyết theo đa số hoặc siêu đa số.

3. Thảo luận thay đổi với tất cả các thành viên.

   Mọi người bị ảnh hưởng bởi thay đổi nên hiểu rõ nội dung được sửa đổi và ảnh hưởng của nó đến quyền lợi và trách nhiệm của họ. Giao tiếp rõ ràng sẽ giúp tránh tranh chấp về sau.

4. Soạn thảo bản sửa đổi hoặc bản hợp nhất lại.

   Với thay đổi giới hạn, một bản sửa đổi bằng văn bản thường là đủ. Nếu LLC có nhiều thay đổi, việc soạn một thỏa thuận điều hành được hợp nhất lại hoàn chỉnh, thay thế phiên bản cũ, có thể sẽ gọn gàng hơn.

5. Phê duyệt thay đổi.

   Làm theo yêu cầu phê duyệt trong thỏa thuận hiện tại. Lưu lại hồ sơ bằng văn bản về sự đồng ý, phiếu biểu quyết hoặc biên bản họp cho thấy các thành viên đã chấp thuận thay đổi.

6. Ký và ghi ngày vào tài liệu mới.

   Tất cả thành viên hoặc người quản lý được yêu cầu phải ký vào bản sửa đổi hoặc bản hợp nhất lại. Bao gồm ngày có hiệu lực để xác định rõ khi nào các điều khoản mới bắt đầu áp dụng.

7. Lưu phiên bản cập nhật cùng hồ sơ công ty.

   Giữ thỏa thuận điều hành trong hồ sơ nội bộ của LLC và chia sẻ bản sao cho các thành viên, người quản lý, kế toán, luật sư hoặc bên cho vay khi cần.

Sửa đổi hay hợp nhất lại

Không phải mọi thay đổi đều cần một thỏa thuận điều hành hoàn toàn mới. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần bản sửa đổi là đủ.

Nên dùng bản sửa đổi khi:

• Chỉ một hoặc vài điều khoản đang thay đổi
• Phần còn lại của thỏa thuận vẫn chính xác
• Bạn muốn giữ nguyên cấu trúc tài liệu ban đầu

Nên dùng thỏa thuận điều hành được hợp nhất lại khi:

• Có nhiều phần cần cập nhật
• Công ty đã trải qua thay đổi lớn về quyền sở hữu hoặc quản lý
• Tài liệu đã được sửa đổi nhiều lần và khó theo dõi
• Bạn muốn một phiên bản cập nhật rõ ràng thay vì nhiều tài liệu sửa đổi riêng lẻ

Một thỏa thuận được hợp nhất lại thường dễ đọc và dễ quản lý hơn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang phát triển.

Một bản sửa đổi nên bao gồm gì

Một bản sửa đổi tốt nên xác định rõ thỏa thuận ban đầu và những thay đổi chính xác đang được thực hiện. Tối thiểu, tài liệu nên bao gồm:

• Tên pháp lý của LLC
• Ngày của thỏa thuận điều hành ban đầu
• Các điều khoản cụ thể đang được thay đổi
• Nội dung mới thay thế nội dung cũ
• Ngày có hiệu lực của bản sửa đổi
• Chỗ ký cho các thành viên hoặc người quản lý được yêu cầu

Nếu bạn đang thay đổi tỷ lệ sở hữu, thẩm quyền quản lý hoặc phân bổ lợi nhuận, bản sửa đổi cần đủ chính xác để người đọc sau này có thể hiểu các quy tắc mới mà không phải đoán.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhiều LLC gặp rắc rối không phải vì đã thay đổi thỏa thuận, mà vì họ làm việc đó một cách không chính thức hoặc không đầy đủ. Hãy tránh những sai lầm phổ biến sau:

• Thay đổi bằng lời nói mà không có phê duyệt bằng văn bản
• Cập nhật một điều khoản nhưng quên sửa các điều khoản liên quan
• Dùng tỷ lệ sở hữu cũ trong hồ sơ thuế, ngân hàng hoặc tuân thủ
• Không thu thập đầy đủ chữ ký bắt buộc
• Quên cập nhật lịch trình thành viên hoặc phụ lục
• Giữ bản sửa đổi trong một tệp riêng mà không ai dễ dàng tìm thấy
• Nhầm lẫn thỏa thuận điều hành với các hồ sơ nộp cho tiểu bang

LLC càng phát triển, việc duy trì hồ sơ rõ ràng và nhất quán càng trở nên quan trọng.

Thỏa thuận điều hành và Giấy chứng nhận thành lập

Thỏa thuận điều hành là một tài liệu nội bộ. Nó điều chỉnh cách LLC vận hành phía sau hậu trường.

Ngược lại, Giấy chứng nhận thành lập được nộp cho tiểu bang để thành lập LLC. Đây là một phần của hồ sơ công khai và thường chứa thông tin cơ bản như tên công ty, đại lý đăng ký và địa chỉ văn phòng chính.

Vì phục vụ các mục đích khác nhau, việc thay đổi thỏa thuận điều hành không tự động làm thay đổi Giấy chứng nhận thành lập, và việc thay đổi Giấy chứng nhận cũng không tự động cập nhật thỏa thuận điều hành.

Nếu LLC của bạn thay đổi tên pháp lý, đại lý đăng ký hoặc thông tin đã nộp khác, bạn có thể cần nộp hồ sơ riêng cho tiểu bang. Nếu thay đổi chỉ liên quan đến quyền sở hữu, biểu quyết, phân phối hoặc quản lý nội bộ, thì sửa đổi thỏa thuận điều hành thường là tài liệu phù hợp.

Có cần nộp thỏa thuận đã cập nhật cho tiểu bang không

Trong hầu hết các trường hợp, không cần. Thỏa thuận điều hành thường được lưu trong hồ sơ nội bộ của LLC thay vì nộp cho tiểu bang.

Tuy vậy, tài liệu này vẫn cần được xem xét nghiêm túc. Ngân hàng, nhà đầu tư, luật sư và chuyên gia thuế có thể yêu cầu xem. Nếu tài liệu đã lỗi thời, nó có thể gây chậm trễ hoặc làm phát sinh câu hỏi về việc ai có thẩm quyền thay mặt công ty hành động.

Nếu bạn không chắc một thay đổi có cần nộp hồ sơ cho tiểu bang hay không, hãy xem quy định của tiểu bang hoặc trao đổi với luật sư doanh nghiệp hoặc chuyên gia thuế.

Thực hành tốt nhất để giữ thỏa thuận luôn cập nhật

Một vài thói quen đơn giản có thể giúp hồ sơ LLC của bạn luôn gọn gàng:

• Xem lại thỏa thuận điều hành mỗi khi quyền sở hữu thay đổi
• Cập nhật thỏa thuận sau các đợt huy động vốn lớn hoặc khi có thành viên mới
• Giữ bản ký của tất cả các bản sửa đổi cùng với tài liệu gốc
• Đảm bảo tất cả thành viên nhận được phiên bản hiện hành
• Sử dụng cùng một thuật ngữ trong thỏa thuận, hồ sơ thuế và tài liệu ngân hàng
• Rà soát lại thỏa thuận ít nhất mỗi năm một lần, ngay cả khi không có thay đổi lớn

Đối với các LLC mới, điều này đặc biệt quan trọng vì doanh nghiệp có thể thay đổi nhanh chóng trong năm đầu tiên. Zenind giúp các doanh nhân bắt đầu với hỗ trợ thành lập và có thể là một phần của hệ thống rộng hơn để giữ các tài liệu kinh doanh cốt lõi được tổ chức ngay từ đầu.

Khi nào nên tìm hỗ trợ pháp lý

Nhiều bản sửa đổi đơn giản có thể được xử lý nội bộ nếu các thành viên LLC đồng ý và thay đổi khá rõ ràng. Tuy nhiên, nên có hỗ trợ pháp lý khi:

• Có tranh chấp giữa các thành viên
• Quyền sở hữu đang được chuyển nhượng hoặc tái cấu trúc
• LLC đang đưa nhà đầu tư hoặc nhiều thành viên mới vào
• Công ty đang thay đổi thẩm quyền quản lý theo cách đáng kể
• Bản sửa đổi ảnh hưởng đến kế nhiệm, quyền mua lại phần vốn hoặc điều khoản giải thể
• Thay đổi có thể phát sinh vấn đề về thuế hoặc chứng khoán

Một luật sư có thể giúp đảm bảo ngôn ngữ sửa đổi nhất quán, có hiệu lực thi hành và phù hợp với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

Kết luận

Thay đổi thỏa thuận điều hành của LLC không quá phức tạp khi quy trình được ghi nhận đúng cách. Hãy bắt đầu bằng cách xác định điều gì đã thay đổi, xem lại thỏa thuận hiện tại, xin phê duyệt bắt buộc và ký một bản sửa đổi bằng văn bản rõ ràng hoặc một thỏa thuận được hợp nhất lại. Lưu tài liệu cập nhật trong hồ sơ nội bộ và đảm bảo các giấy tờ công ty còn lại phản ánh cùng các điều khoản đó.

Một thỏa thuận điều hành hiện hành giúp LLC của bạn vận hành có tổ chức, tránh tranh chấp và ra quyết định tự tin hơn khi doanh nghiệp phát triển.