Cách kiểm tra tên doanh nghiệp có khả dụng tại Hoa Kỳ: Hướng dẫn từng bước

Chọn tên doanh nghiệp là một trong những quyết định quan trọng đầu tiên khi bạn bắt đầu thành lập công ty. Một tên phù hợp có thể định hình thương hiệu, hỗ trợ hoạt động tiếp thị và giúp khách hàng dễ ghi nhớ hơn. Nhưng trước khi nộp hồ sơ thành lập hoặc in logo, bạn cần biết tên đó có thực sự khả dụng hay không.

Một tên doanh nghiệp có thể không khả dụng vì nhiều lý do. Một công ty khác có thể đã sử dụng tên đó tại tiểu bang của bạn. Tên đó có thể đã được bảo hộ bởi nhãn hiệu liên bang. Tên miền tương ứng có thể đã bị đăng ký. Ngay cả khi tên nghe có vẻ độc đáo, nó vẫn có thể gây ra vấn đề pháp lý hoặc thực tiễn nếu quá giống với một doanh nghiệp đã tồn tại.

Hướng dẫn này giải thích cách kiểm tra tên doanh nghiệp có khả dụng tại Hoa Kỳ, những gì cần lưu ý trong từng bước tra cứu và phải làm gì nếu tên bạn muốn đã được sử dụng.

Vì sao việc kiểm tra tên doanh nghiệp có khả dụng lại quan trọng

Kiểm tra khả dụng không chỉ là thủ tục hình thức. Việc này giúp bạn tránh các vấn đề tốn kém về sau.

1. Giảm nguy cơ bị khiếu nại xâm phạm

Nếu một doanh nghiệp khác đã có quyền đối với một tên tương tự, việc sử dụng tên đó có thể gây ra vấn đề về nhãn hiệu. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn ở một tiểu bang khác, xung đột nhãn hiệu vẫn có thể ảnh hưởng đến quyền sử dụng tên trên toàn quốc.

2. Giúp tránh chậm trễ khi nộp hồ sơ

Nhiều tiểu bang sẽ từ chối hồ sơ thành lập nếu tên pháp nhân đề xuất không đủ khác biệt so với tên doanh nghiệp đã có trên hồ sơ của tiểu bang. Kiểm tra sớm giúp tiết kiệm thời gian và tránh phải làm lại.

3. Hỗ trợ xây dựng thương hiệu mạnh hơn

Một tên khác biệt và khả dụng trên hồ sơ tiểu bang, nhãn hiệu và tên miền sẽ dễ xây dựng hơn. Đồng thời, khách hàng cũng dễ tìm và ghi nhớ hơn.

4. Bảo vệ tăng trưởng dài hạn

Một tên chỉ phù hợp ở một tiểu bang hoặc xung đột với một thương hiệu đã có thể trở thành vấn đề khi công ty mở rộng. Kiểm tra kỹ trước khi đầu tư vào tiếp thị, bao bì hoặc website là lựa chọn khôn ngoan hơn.

Thế nào là một tên doanh nghiệp khả dụng

Một tên có thể khả dụng ở một nơi nhưng không khả dụng ở nơi khác. Bạn nên xem xét nhiều lớp tra cứu trước khi quyết định.

Khả dụng trong sổ đăng ký doanh nghiệp của tiểu bang

Tiểu bang thường kiểm tra xem tên LLC hoặc công ty cổ phần đề xuất có đủ khác biệt so với những tên đã được lưu trong hồ sơ hay không. Đây là bước tra cứu đầu tiên và quan trọng nhất khi nộp hồ sơ thành lập.

Khả dụng về nhãn hiệu

Việc nộp hồ sơ ở cấp tiểu bang không tự động mang lại quyền nhãn hiệu trên toàn quốc. Bạn cũng nên tra cứu nhãn hiệu liên bang để xem có dấu hiệu tương tự nào đã được đăng ký hoặc đang chờ xử lý hay chưa.

Khả dụng về tên miền

Ngay cả khi tên pháp lý khả dụng, tên miền website tương ứng có thể đã thuộc về người khác. Điều này có thể khiến việc xây dựng thương hiệu và khách hàng tìm thấy bạn trở nên khó khăn hơn.

Khả dụng về tài khoản mạng xã hội

Với các thương hiệu hiện đại, tài khoản mạng xã hội đồng nhất thường quan trọng không kém gì tên miền. Sự thiếu nhất quán về tên trên các nền tảng có thể khiến doanh nghiệp của bạn khó được tìm thấy hơn.

Bước 1: Tra cứu sổ đăng ký doanh nghiệp của tiểu bang

Hãy bắt đầu với Secretary of State hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh tương đương tại tiểu bang nơi bạn dự định thành lập doanh nghiệp.

Hãy tìm:

• Trùng khớp hoàn toàn
• Các biến thể gần giống
• Dạng số ít và số nhiều
• Khác biệt về dấu câu
• Những tên phát âm giống nhau nhưng cách viết khác nhau

Ví dụ, nếu bạn muốn thành lập một công ty tên Blue Harbor Consulting, bạn cũng nên kiểm tra xem Blue Harbor Consultants, Blue Harbor Co., hoặc Blue Harbor Consulting Group đã tồn tại hay chưa.

Hầu hết các tiểu bang sẽ không cho phép một tên quá giống với tên đã có trong hồ sơ. Một số tiểu bang còn hạn chế một số từ nhất định hoặc yêu cầu phê duyệt bổ sung đối với các thuật ngữ nhạy cảm như bank, insurance, university hoặc trust.

Bước 2: Tra cứu cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của USPTO

United States Patent and Trademark Office quản lý cơ sở dữ liệu nhãn hiệu liên bang. Việc tra cứu này giúp bạn tìm những tên có thể đã được bảo hộ trên phạm vi toàn quốc.

Khi tra cứu, đừng chỉ giới hạn ở các kết quả trùng khớp chính xác. Hãy xem thêm:

• Các cách viết tương tự
• Các cách phát âm tương tự
• Tên trong các ngành liên quan
• Các nhãn hiệu dùng cùng từ chủ đạo

Xung đột nhãn hiệu có thể xảy ra ngay cả khi tên không hoàn toàn giống nhau. Nếu khách hàng có khả năng nhầm lẫn giữa hai thương hiệu, rủi ro sẽ tăng lên.

Nếu bạn tìm thấy một nhãn hiệu tương tự, hãy cân nhắc xem tên bạn dự định dùng có tạo ra nguy cơ gây nhầm lẫn hay không. Nếu có, hãy chọn một tên khác.

Bước 3: Kiểm tra khả dụng của tên miền

Sau khi tên doanh nghiệp vượt qua các bước tra cứu ở cấp tiểu bang và nhãn hiệu, hãy kiểm tra xem tên miền có khả dụng hay không.

Một quy trình kiểm tra tên miền tốt nên bao gồm:

• Phiên bản .com chính xác của tên
• Các đuôi thay thế phổ biến như .net hoặc .co
• Các phiên bản có dấu gạch nối
• Các lỗi chính tả thường gặp

Trong hầu hết các trường hợp, một tên miền .com ngắn gọn và dễ nhớ là lựa chọn mạnh nhất. Nếu tên miền chính xác không khả dụng, hãy cân nhắc kỹ trước khi chọn một biến thể phức tạp. Một tên miền khó nhớ có thể làm giảm lưu lượng truy cập và khả năng ghi nhớ thương hiệu.

Bước 4: Kiểm tra tài khoản mạng xã hội

Hãy tìm trên các nền tảng chính mà doanh nghiệp của bạn có khả năng sử dụng. Ngay cả khi bạn chưa định ra mắt trên mọi nền tảng ngay lập tức, việc giữ tên người dùng nhất quán vẫn giúp bảo toàn nhận diện thương hiệu.

Hãy tìm các tên người dùng khớp càng sát càng tốt với tên doanh nghiệp. Nếu tên tài khoản chính xác không khả dụng, hãy tự hỏi liệu một biến thể gọn gàng có còn phù hợp với thương hiệu của bạn hay không.

Bước 5: Kiểm tra việc sử dụng theo luật thông thường

Một số doanh nghiệp sử dụng tên trong hoạt động thương mại mà không đăng ký công khai. Đây thường được gọi là common-law use.

Để tìm các doanh nghiệp như vậy, hãy tra cứu:

• Google và các công cụ tìm kiếm khác
• Danh bạ doanh nghiệp địa phương
• Danh bạ theo ngành
• Bản đồ và các nền tảng đánh giá
• Hồ sơ mạng xã hội và phần chân trang của website

Bước này quan trọng vì một doanh nghiệp đôi khi vẫn có quyền đối với tên đó ngay cả khi không dễ tìm thấy trong cơ sở dữ liệu của tiểu bang.

Bước 6: Xem xét các quy tắc đặt tên theo loại pháp nhân

Loại pháp nhân của bạn có thể ảnh hưởng đến tên bạn được chọn.

Tên LLC

Phần lớn các tiểu bang yêu cầu tên phải bao gồm chỉ định LLC hoặc một biến thể được chấp nhận như Limited Liability Company, LLC hoặc L.L.C.

Tên công ty cổ phần

Công ty cổ phần thường phải bao gồm các từ như Corporation, Incorporated, Company hoặc các chữ viết tắt như Corp., Inc. hoặc Co.

Từ bị hạn chế

Nhiều tiểu bang hạn chế các từ gợi ý một ngành nghề được quản lý hoặc có liên hệ với chính phủ. Nếu tên của bạn có thuật ngữ nhạy cảm, bạn có thể cần cung cấp thêm tài liệu hoặc phải chọn tên khác.

Phải làm gì nếu tên bạn muốn đã bị dùng

Nếu tên bạn muốn không khả dụng, bạn vẫn có một số lựa chọn thực tế.

1. Điều chỉnh tên một cách hợp lý

Hãy thử một biến thể vẫn giữ được cảm giác thương hiệu nhưng đủ khác biệt về mặt pháp lý. Bạn có thể thêm một từ mô tả, thay đổi cấu trúc, hoặc đổi một từ khóa chính.

2. Xây dựng thương hiệu dựa trên một lựa chọn mạnh hơn

Đôi khi, lựa chọn tốt nhất là chọn hẳn một tên mới. Một tên khác biệt thường hiệu quả hơn một biến thể gượng ép của một tên đã quá phổ biến.

3. Sử dụng DBA

Nếu tên pháp nhân hợp pháp của bạn khả dụng nhưng bạn muốn kinh doanh dưới một tên khác, bạn có thể nộp DBA, còn gọi là fictitious business name hoặc assumed name, tùy theo tiểu bang.

4. Xem xét chiến lược nhãn hiệu

Nếu bạn có một tên muốn bảo hộ trên toàn quốc, hãy trao đổi với chuyên gia nhãn hiệu trước khi đầu tư mạnh vào xây dựng thương hiệu.

5. Mua tên miền sớm

Nếu tên khả dụng nhưng bạn هنوز đang hoàn thiện kế hoạch ra mắt, hãy đăng ký tên miền ngay. Những tên miền tốt có thể hết rất nhanh.

Cách dự trữ tên doanh nghiệp

Một số tiểu bang cho phép bạn dự trữ tên trong một khoảng thời gian giới hạn trước khi nộp hồ sơ thành lập.

Quy định về reservation khác nhau theo từng tiểu bang, nhưng quy trình thường yêu cầu:

• Tên doanh nghiệp dự kiến
• Loại pháp nhân
• Thông tin liên hệ của người nộp đơn
• Phí nộp hồ sơ

Việc dự trữ tên có thể hữu ích nếu bạn هنوز đang chuẩn bị hồ sơ thành lập. Tuy nhiên, nó không thay thế cho việc thành lập doanh nghiệp và cũng không thay thế cho nhãn hiệu.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân đi từ ý tưởng đến thành lập với ít nhầm lẫn hơn. Nếu bạn vẫn đang quyết định tên doanh nghiệp, việc kết hợp quy trình tra cứu với chiến lược thành lập sẽ giúp bạn tiến về phía trước với sự tự tin hơn.

Zenind có thể hỗ trợ quy trình thành lập doanh nghiệp của bạn bằng cách giúp bạn tổ chức tốt hơn trong các bước đầu tiên, bao gồm:

• Hiểu các yêu cầu đặt tên theo loại pháp nhân
• Chuẩn bị cho việc nộp hồ sơ cấp tiểu bang
• Giữ cho quy trình thành lập đi đúng hướng
• Xây dựng lộ trình rõ ràng hơn từ khâu chọn tên đến khi ra mắt

Điều đó quan trọng vì việc đặt tên không chỉ là bài toán thương hiệu. Nó còn là một phần trong quá trình thiết lập một doanh nghiệp có thể được nộp hồ sơ, được bảo vệ và có thể mở rộng.

Thực hành tốt nhất khi chọn tên doanh nghiệp mạnh

Hãy sử dụng các nguyên tắc sau khi đánh giá danh sách rút gọn của bạn.

Giữ cho tên đủ khác biệt

Những tên quá chung chung sẽ khó bảo hộ và khó ghi nhớ hơn. Một tên khác biệt có nhiều khả năng nổi bật trên thị trường.

Dễ đánh vần

Nếu khách hàng không thể đánh vần tên của bạn, họ có thể không tìm thấy bạn trực tuyến. Đơn giản thường là tốt nhất.

Kiểm tra khả năng mở rộng trong tương lai

Hãy chọn một cái tên vẫn phù hợp nếu doanh nghiệp của bạn mở rộng sang sản phẩm mới, khu vực mới hoặc dịch vụ mới.

Kiểm tra toàn bộ bộ nhận diện thương hiệu

Hãy đọc tên thành tiếng, nhập vào trình duyệt và hình dung nó trên hóa đơn, hồ sơ mạng xã hội và bao bì. Một tên pháp lý tốt cũng nên hoạt động tốt như một thương hiệu.

Danh sách kiểm tra khả dụng của tên doanh nghiệp

Trước khi nộp hồ sơ, hãy xác nhận những điều sau:

• Tên khả dụng trong sổ đăng ký doanh nghiệp của tiểu bang
• Tên không xung đột với nhãn hiệu liên bang
• Tên miền khả dụng, lý tưởng nhất là phiên bản .com
• Tài khoản mạng xã hội có tính nhất quán tương đối
• Tên tuân thủ quy tắc đặt tên của tiểu bang
• Tên đủ khác biệt để hỗ trợ tăng trưởng

Câu hỏi thường gặp

Hai công ty có thể có cùng một tên không?

Đôi khi có, nhưng điều này phụ thuộc vào tiểu bang, loại pháp nhân và việc có liên quan đến quyền nhãn hiệu hay không. Ngay cả khi hồ sơ của tiểu bang cho phép các tên tương tự, vấn đề nhãn hiệu vẫn có thể tồn tại.

Tra cứu ở cấp tiểu bang là đủ chưa?

Chưa. Tra cứu ở cấp tiểu bang là bước đầu tiên quan trọng, nhưng bạn cũng nên xem xét nhãn hiệu, tên miền và việc sử dụng theo luật thông thường.

Tôi có thể dùng một tên nếu công ty đó không còn hoạt động nữa không?

Không phải lúc nào cũng được. Một tên doanh nghiệp không còn hoạt động vẫn có thể chưa khả dụng tùy theo quy định của tiểu bang, quyền nhãn hiệu hoặc cách thức pháp nhân đó đã được chấm dứt.

Tôi có cần DBA nếu tôi đã thành lập doanh nghiệp rồi không?

Chỉ khi bạn muốn hoạt động dưới một tên khác với tên pháp nhân hợp pháp của mình. Nếu tên pháp lý và thương hiệu công khai của bạn giống nhau, có thể không cần DBA.

Tôi nên nộp nhãn hiệu trước hay sau khi thành lập doanh nghiệp?

Thời điểm nộp nhãn hiệu phụ thuộc vào chiến lược của bạn. Nhiều nhà sáng lập trước tiên xác nhận tên có khả thi, sau đó thành lập doanh nghiệp, rồi mới đánh giá việc bảo hộ nhãn hiệu.

Kết luận

Kiểm tra tên doanh nghiệp có khả dụng tại Hoa Kỳ là một trong những bước đầu tiên thông minh nhất khi bạn khởi nghiệp. Việc tra cứu cẩn thận giúp bạn tránh vấn đề khi nộp hồ sơ ở tiểu bang, giảm rủi ro nhãn hiệu và xây dựng một thương hiệu có thể phát triển cùng bạn.

Nếu bạn muốn một cái tên hoạt động tốt trong thực tế chứ không chỉ trên giấy tờ, hãy tra cứu rộng trước khi nộp hồ sơ. Thời gian bỏ ra ban đầu thường rẻ hơn rất nhiều so với việc phải đổi thương hiệu sau này.