Cách tạo báo cáo kết quả kinh doanh pro forma cho startup

Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma là một trong những công cụ lập kế hoạch tài chính hữu ích nhất mà một doanh nghiệp mới có thể xây dựng. Công cụ này giúp người sáng lập ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong tương lai trước khi các con số thực sự xuất hiện trên sổ sách. Đối với doanh nhân đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, bản dự báo này có thể định hướng các quyết định về tuyển dụng, định giá, ngân sách marketing và kế hoạch huy động vốn.

Nếu bạn đang khởi nghiệp, báo cáo kết quả kinh doanh pro forma có thể giúp bạn trả lời sớm những câu hỏi thực tế như:

• Doanh nghiệp có thể tạo ra bao nhiêu doanh thu một cách thực tế?
• Những khoản chi nào sẽ tăng khi công ty mở rộng?
• Khi nào doanh nghiệp có thể có lãi?
• Công ty cần bao nhiêu tiền mặt để tồn tại trong năm đầu tiên?

Hướng dẫn này giải thích báo cáo kết quả kinh doanh pro forma là gì, vì sao nó quan trọng, cách xây dựng và cách sử dụng nó trong kế hoạch kinh doanh startup.

Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh Pro Forma Là Gì?

Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma là một bản dự báo lãi lỗ. Khác với báo cáo kết quả kinh doanh lịch sử, vốn ghi nhận hiệu quả trong quá khứ, báo cáo pro forma ước tính doanh nghiệp có thể kiếm được và chi tiêu như thế nào trong tương lai.

Cụm từ pro forma thường có nghĩa là “theo hình thức” hoặc “dự phóng”. Trong lập kế hoạch kinh doanh, thuật ngữ này thường dùng để chỉ các báo cáo tài chính dự báo dựa trên giả định về doanh số, chi phí và chi phí vận hành.

Một kế hoạch tài chính đầy đủ cho startup thường bao gồm:

• Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma
• Bảng cân đối kế toán pro forma
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ pro forma

Kết hợp lại, các tài liệu này giúp đánh giá rõ hơn liệu ý tưởng kinh doanh có khả thi về mặt tài chính hay không.

Vì Sao Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh Pro Forma Quan Trọng

Đối với một doanh nghiệp mới, báo cáo kết quả kinh doanh pro forma không chỉ là một bảng tính. Đây là công cụ lập kế hoạch giúp đưa ra quyết định tốt hơn.

1. Giúp ước tính khả năng sinh lợi

Bản dự báo cho thấy mô hình kinh doanh có thể tạo ra lợi nhuận sau khi đã bù đắp chi phí hay không. Nếu các dự báo cho thấy doanh nghiệp sẽ lỗ quá lâu, người sáng lập có thể xem xét lại giá bán, chi phí cố định hoặc chiến lược sản phẩm.

2. Hỗ trợ các cuộc trao đổi về vốn

Bên cho vay, nhà đầu tư và đối tác thường muốn xem các dự báo tài chính thực tế. Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma cho thấy người sáng lập đã suy nghĩ kỹ về kinh tế của doanh nghiệp.

3. Hỗ trợ lập ngân sách

Báo cáo thu nhập dự phóng giúp phân bổ tiền cho marketing, tiền lương, phần mềm, hàng tồn kho, tiền thuê và các khoản chi khác. Nhờ đó, việc kiểm soát chi tiêu ở giai đoạn đầu sẽ dễ dàng hơn.

4. Cải thiện kế hoạch cho biến động theo mùa

Nhiều doanh nghiệp không có doanh thu đồng đều quanh năm. Báo cáo pro forma có thể giúp ước tính các tháng chậm, giai đoạn cao điểm và thời điểm tốt nhất để đầu tư cho tăng trưởng.

5. Tạo ra một chuẩn so sánh

Sau khi doanh nghiệp vận hành, kết quả thực tế có thể được so sánh với dự báo ban đầu. Việc đối chiếu này giúp chủ doanh nghiệp phát hiện khoảng cách và điều chỉnh nhanh chóng.

Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh Pro Forma Gồm Những Gì?

Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma thường có các phần chính tương tự một báo cáo kết quả kinh doanh thông thường.

Doanh thu

Doanh thu là khoản thu nhập mà doanh nghiệp kỳ vọng tạo ra từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Đối với startup, dự báo doanh thu nên dựa trên các giả định thực tế như:

• Số lượng khách hàng dự kiến
• Giá trị đơn hàng trung bình
• Tỷ lệ chuyển đổi
• Tần suất mua lại
• Nhu cầu theo mùa

Giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán, thường viết tắt là COGS, bao gồm các chi phí trực tiếp gắn với việc sản xuất hoặc cung cấp một sản phẩm hay dịch vụ. Ví dụ có thể gồm nguyên vật liệu, bao bì, vận chuyển hoặc chi phí nhà thầu trực tiếp liên quan đến doanh số.

Lợi nhuận gộp

Lợi nhuận gộp được tính bằng cách lấy doanh thu trừ giá vốn hàng bán. Chỉ số này cho biết số tiền còn lại sau khi trừ các chi phí sản xuất trực tiếp.

Chi phí vận hành

Chi phí vận hành là các khoản chi thường xuyên để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Những khoản này có thể bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng
• Tiền lương
• Bảo hiểm
• Marketing
• Phí thuê bao phần mềm
• Phí chuyên môn
• Tiện ích
• Chi phí hành chính

Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh

Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh là số tiền còn lại sau khi trừ chi phí vận hành khỏi lợi nhuận gộp. Chỉ số này giúp cho thấy doanh nghiệp có thể tự duy trì hoạt động hay không.

Thuế và lợi nhuận ròng

Sau khi ước tính thuế và các khoản không thuộc hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sẽ xác định được lợi nhuận ròng. Đây là khoản lợi nhuận hoặc lỗ dự phóng sau khi đã trừ tất cả chi phí dự kiến.

Cách Tạo Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh Pro Forma

Xây dựng báo cáo kết quả kinh doanh pro forma là quá trình đưa ra các ước tính hợp lý và ghi lại các giả định của bạn.

Bước 1: Bắt đầu với mô hình doanh thu

Trước hết, hãy xác định chính xác doanh nghiệp sẽ kiếm tiền như thế nào. Một doanh nghiệp dịch vụ có thể dự báo doanh thu dựa trên số lượng khách hàng và giá mỗi dự án. Một doanh nghiệp sản phẩm có thể ước tính số đơn vị bán ra và giá trị đơn hàng trung bình.

Hãy ghi lại các giả định đứng sau từng hạng mục doanh thu. Ví dụ:

• 40 khách hàng mỗi tháng
• Giá trị đơn hàng trung bình 85 USD
• 20% khách hàng mua lại trong vòng 60 ngày

Giả định càng minh bạch, bạn càng dễ điều chỉnh dự báo sau này.

Bước 2: Ước tính chi phí trực tiếp

Tiếp theo, hãy tính các chi phí tăng lên khi doanh số tăng. Nếu bạn bán sản phẩm vật lý, khoản này có thể bao gồm nguyên liệu thô, bao bì và vận chuyển. Nếu bạn bán dịch vụ, nó có thể bao gồm phí thầu phụ, phí xử lý thanh toán hoặc các chi phí liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ.

Một dự báo tốt cần tách riêng chi phí trực tiếp khỏi chi phí chung để bạn nhìn rõ nơi tạo ra biên lợi nhuận.

Bước 3: Ước tính chi phí vận hành cố định và biến đổi

Liệt kê mọi khoản chi vận hành mà doanh nghiệp có thể phát sinh trong kỳ dự báo. Một số khoản giữ ở mức tương đối cố định, như phí thuê bao phần mềm hoặc tiền thuê mặt bằng. Những khoản khác thay đổi theo tăng trưởng, như quảng cáo hoặc tiền lương.

Các nhóm chi phí phổ biến của startup bao gồm:

• Marketing và quảng cáo
• Tiền lương và thanh toán cho nhà thầu
• Không gian văn phòng hoặc kho hàng
• Thiết bị
• Bảo hiểm
• Phí ngân hàng
• Dịch vụ kế toán và pháp lý
• Giấy phép kinh doanh và chi phí thành lập

Nếu bạn đã thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, hãy đưa các chi phí tuân thủ và quản trị định kỳ vào dự báo.

Bước 4: Dự phóng kết quả theo tháng hoặc theo quý

Startup thường nên lập dự báo theo tháng trong năm đầu tiên. Dự phóng hàng tháng giúp nhận diện các điểm áp lực tiền mặt và phát hiện vấn đề sớm hơn so với tổng hợp theo năm.

Với kế hoạch dài hạn hơn, bản tóm tắt theo quý hoặc theo năm cũng có thể hữu ích.

Bước 5: Tính lợi nhuận gộp

Sử dụng công thức sau:

Lợi nhuận gộp = Doanh thu - Giá vốn hàng bán

Lợi nhuận gộp cho biết số tiền còn lại để bù đắp chi phí vận hành.

Bước 6: Tính lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh

Sử dụng công thức sau:

Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp - Chi phí vận hành

Nếu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh âm, nghĩa là công ty đang chi cho chi phí chung nhiều hơn số tiền kiếm được sau khi trừ chi phí trực tiếp.

Bước 7: Ước tính thuế

Thuế phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, địa điểm và các khoản khấu trừ áp dụng. Vì cách tính thuế có thể khác nhau, nên dùng giả định thận trọng hoặc tham khảo chuyên gia thuế đủ năng lực khi xây dựng dự báo tài chính chính thức.

Bước 8: Tính lợi nhuận ròng

Sử dụng công thức sau:

Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh - Thuế - Các khoản chi khác

Dòng cuối cùng này thể hiện khoản lợi nhuận hoặc lỗ cuối cùng được dự báo.

Ví Dụ Đơn Giản Về Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh Pro Forma

Dưới đây là một ví dụ đơn giản cho một startup dịch vụ quy mô nhỏ.

Ví dụ này được đơn giản hóa, nhưng nó cho thấy cấu trúc cơ bản. Dự báo thực tế nên bao gồm các giả định chi tiết hơn, đặc biệt nếu doanh nghiệp có nhiều nguồn doanh thu hoặc chi phí cố định lớn.

Thực Hành Tốt Nhất Để Dự Báo Chính Xác

Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma chỉ hữu ích khi các giả định phía sau nó đáng tin cậy. Để bản dự báo trở nên hữu ích hơn, hãy áp dụng các thực hành sau.

Dùng giả định thận trọng

Các dự báo quá lạc quan có thể khiến doanh nghiệp trông mạnh hơn thực tế. Giả định thận trọng tạo ra tài liệu lập kế hoạch đáng tin cậy hơn và giúp bạn chuẩn bị cho tốc độ tăng trưởng chậm hơn.

Dựa trên dữ liệu thực tế khi có thể

Nếu bạn có số liệu tham chiếu ngành, phản hồi ban đầu từ khách hàng, kết quả thử nghiệm hoặc kinh nghiệm kinh doanh trước đó, hãy dùng những thông tin đó thay vì đoán.

Tách chi phí một lần khỏi chi phí định kỳ

Các khoản chi khởi nghiệp như phí thành lập, xây dựng thương hiệu hoặc mua thiết bị nên được liệt kê riêng với chi phí vận hành thường xuyên. Điều này giúp phân biệt chi phí ra mắt với chi phí duy trì hoạt động.

Cập nhật dự báo thường xuyên

Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma không nên nằm yên trong kế hoạch kinh doanh. Hãy xem lại hàng tháng hoặc hàng quý để phản ánh doanh số, chi phí và thay đổi của thị trường.

So sánh số dự báo với kết quả thực tế

Theo dõi chênh lệch giữa hiệu quả dự phóng và thực tế giúp cải thiện khả năng dự báo trong tương lai. Nếu chi phí marketing cao hơn dự kiến hoặc doanh thu tăng chậm hơn kế hoạch, bạn có thể điều chỉnh sớm.

Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh

Nhiều người sáng lập lần đầu thường mắc cùng những lỗi khi dự báo. Hãy tránh các vấn đề sau khi chuẩn bị báo cáo của bạn.

Đánh giá quá cao doanh thu

Dễ cho rằng nhu cầu ban đầu sẽ mạnh, nhưng doanh số của startup thường cần nhiều thời gian hơn dự kiến để tăng trưởng. Hãy giữ dự báo bám sát phễu bán hàng thực tế.

Đánh giá thấp chi phí

Doanh nghiệp mới thường quên các khoản như thuế, phí xử lý thanh toán, vận chuyển, bảo hiểm hoặc thiết bị thay thế. Thiếu chi phí có thể làm méo mó toàn bộ dự báo.

Bỏ qua thời điểm dòng tiền

Một công ty có thể có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn gặp khó khăn về dòng tiền. Khách hàng có thể thanh toán chậm, hàng tồn kho có thể phải mua trước, hoặc chi phí có thể đến hạn trước khi doanh thu thu về.

Chỉ dùng tổng số theo năm

Tổng số theo năm che khuất những biến động quan trọng nhất ở giai đoạn đầu. Dự báo theo tháng cho thấy rõ hơn nhu cầu vốn lưu động.

Xem dự báo như một kế hoạch cố định

Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma là tài liệu lập kế hoạch, không phải cam kết. Nó nên được cập nhật khi các giả định thay đổi.

Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh Pro Forma Phù Hợp Với Kế Hoạch Kinh Doanh Như Thế Nào?

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới, báo cáo kết quả kinh doanh pro forma nên đặt cùng với các tài liệu lập kế hoạch khởi nghiệp khác.

Một kế hoạch kinh doanh mạnh thường bao gồm:

• Tóm tắt công ty và sứ mệnh
• Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ
• Nghiên cứu thị trường và phân tích đối thủ
• Chiến lược marketing và bán hàng
• Cơ cấu sở hữu và quản lý
• Dự báo tài chính

Đối với người sáng lập LLC hoặc công ty cổ phần, các dự báo tài chính này có thể hỗ trợ cho kế hoạch nội bộ, hồ sơ vay vốn và trao đổi với nhà đầu tư.

Zenind Và Kế Hoạch Khởi Nghiệp

Khi bạn bắt đầu kinh doanh, dự báo tài chính chỉ là một phần của quy trình. Bạn cũng cần chọn đúng loại hình doanh nghiệp, nộp hồ sơ thành lập và duy trì tổ chức tốt với các yêu cầu tuân thủ.

Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ bằng các dịch vụ thực tiễn được thiết kế cho những người sáng lập ở giai đoạn đầu. Một báo cáo kết quả kinh doanh pro forma rõ ràng có thể bổ trợ cho công việc đó bằng cách cho thấy doanh nghiệp có thể cần bao nhiêu vốn và khi nào có thể bắt đầu tạo ra lợi nhuận.

Kết Luận

Báo cáo kết quả kinh doanh pro forma giúp người sáng lập startup có một cách thực tế để suy nghĩ trước. Nó biến các giả định thành một bản dự báo có cấu trúc và giúp xác định liệu doanh nghiệp có thể tạo đủ doanh thu để bù đắp chi phí và phát triển hay không.

Nếu bạn đang chuẩn bị ra mắt một công ty mới, hãy dành thời gian xây dựng một bản dự báo chi tiết, xem lại thường xuyên và điều chỉnh khi bạn hiểu rõ hơn. Sự kỷ luật đó có thể tạo nên khác biệt giữa một ý tưởng mơ hồ và một kế hoạch kinh doanh được xây dựng trên số liệu.