Cách chọn chuyên gia thuế phù hợp cho doanh nghiệp của bạn tại Hoa Kỳ
Chọn đúng chuyên gia thuế là một trong những quyết định quan trọng nhất mà chủ doanh nghiệp có thể đưa ra sau khi thành lập LLC hoặc công ty cổ phần. Người tư vấn phù hợp có thể giúp bạn làm việc có tổ chức hơn, giảm sai sót khi khai nộp và tránh những lỗi tuân thủ tốn kém. Ngược lại, người không phù hợp có thể tạo ra sự nhầm lẫn, bỏ lỡ thời hạn và làm tăng rủi ro không cần thiết.
Với những người sáng lập mới, đặc biệt là những người lần đầu khởi nghiệp, việc lập kế hoạch thuế có thể khiến mọi thứ trở nên quá tải. Có yêu cầu ở cấp liên bang, nghĩa vụ ở một số bang, các vấn đề liên quan đến bảng lương, thuế tạm tính, câu hỏi về sổ sách kế toán và các quy tắc khai nộp riêng theo từng loại pháp nhân. Một chuyên gia thuế giỏi sẽ giúp chuyển những trách nhiệm đó thành một kế hoạch rõ ràng.
Zenind hỗ trợ doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, nhưng khai thuế và chiến lược thuế là hai lĩnh vực khác nhau. Nếu công ty của bạn cần hướng dẫn về tờ khai, khoản khấu trừ, lựa chọn phương pháp kế toán hoặc các vấn đề thuế liên bang nhiều bang, bạn nên làm việc với một chuyên gia thuế hoặc CPA đủ năng lực, người hiểu mô hình kinh doanh của bạn.
Vì sao chuyên gia thuế quan trọng
Một chuyên gia thuế doanh nghiệp không chỉ nộp biểu mẫu một lần mỗi năm. Trong nhiều trường hợp, họ giúp xây dựng một hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp suốt cả năm.
Một cố vấn đủ chuyên môn có thể giúp bạn:
- Hiểu liệu pháp nhân của bạn bị đánh thuế như hộ kinh doanh cá thể, công ty hợp danh, S corporation hay C corporation
- Theo dõi các thời hạn khai nộp ở cấp liên bang, bang và địa phương
- Sắp xếp hồ sơ doanh thu và chi phí
- Xác định liệu thuế tạm tính theo quý có thể áp dụng hay không
- Thiết lập quy trình kế toán để tạo ra hồ sơ sạch hơn
- Đánh giá nghĩa vụ thuế bảng lương nếu bạn thuê nhân viên hoặc trả lương cho chính mình
- Chuẩn bị cho tăng trưởng, mở rộng và các vấn đề nexus có thể phát sinh ở bang khác
- Tránh các lỗi phổ biến có thể dẫn đến thông báo hoặc bị phạt
Với một chủ doanh nghiệp mới, sự hỗ trợ này thường đáng giá hơn cả khoản phí phải trả vì nó tạo sự yên tâm và giảm nguy cơ mắc sai lầm tốn kém.
Khi nào bạn nên thuê một người
Một số nhà sáng lập đợi đến mùa thuế mới tìm kế toán. Cách đó thường không có lợi cho bạn. Thông thường nên thuê chuyên gia thuế sớm hơn, đặc biệt nếu có bất kỳ điều nào sau đây:
- Doanh nghiệp của bạn đã bắt đầu tạo doanh thu
- Bạn dự kiến phải nộp nhiều tờ khai ở các bang khác nhau
- Bạn đã thuê nhân viên hoặc nhà thầu độc lập
- Bạn đã chọn chế độ thuế S corporation hoặc đang cân nhắc chọn
- Bạn cần hỗ trợ tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân
- Bạn chưa chắc nên lưu giữ những hồ sơ nào
- Bạn vận hành một doanh nghiệp online với khách hàng ở nhiều bang
- Bạn kỳ vọng doanh nghiệp sẽ tăng trưởng nhanh
Bạn đưa cố vấn phù hợp vào cuộc càng sớm, việc xây dựng hồ sơ chính xác và tránh phải xử lý lại sau này càng dễ dàng.
Các loại chuyên gia thuế
Không phải chuyên gia thuế nào cũng cung cấp cùng một mức độ dịch vụ. Hiểu sự khác nhau có thể giúp bạn chọn đúng người.
CPA
Certified Public Accountant là người có giấy phép hành nghề và đã đáp ứng các yêu cầu về học vấn, kỳ thi và kinh nghiệm của từng bang. CPA thường cung cấp dịch vụ khai thuế, hỗ trợ kế toán, lập báo cáo tài chính và tư vấn doanh nghiệp.
Enrolled Agent
Enrolled Agent được ủy quyền đại diện cho người nộp thuế trước IRS. EA thường tập trung nhiều vào khai thuế và các vấn đề tranh chấp thuế.
Luật sư thuế
Luật sư thuế là một luật sư xử lý các vấn đề pháp lý liên quan đến thuế. Điều này có thể hữu ích nếu tình huống của bạn liên quan đến tranh chấp, tái cấu trúc, giao dịch hoặc các vấn đề pháp lý phức tạp khác.
Kế toán viên kiêm phối hợp thuế
Một số doanh nghiệp sử dụng kế toán viên để duy trì sổ sách rồi làm việc với chuyên gia thuế cho phần khai nộp. Cách này có thể phù hợp nếu hệ thống kế toán của bạn tốt và nhu cầu thuế khá đơn giản.
Nên tìm gì
Chuyên gia thuế tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn không nhất thiết là công ty lớn nhất hay lựa chọn rẻ nhất. Hãy tìm sự kết hợp giữa năng lực kỹ thuật, mức độ phản hồi và sự phù hợp.
Kinh nghiệm liên quan đến doanh nghiệp
Hãy chọn người thường xuyên làm việc với những doanh nghiệp giống bạn. Một người chuyên xử lý doanh nghiệp dịch vụ nhỏ có thể không phải lựa chọn tốt nhất cho công ty thương mại điện tử, công ty tư vấn có nhà thầu, hoặc một startup có nhà đầu tư.
Hiểu biết về loại pháp nhân
Chuyên gia thuế của bạn nên hiểu cách các loại pháp nhân khác nhau được xử lý và các lựa chọn nào có thể ảnh hưởng đến tờ khai của bạn. LLC, S corporation và C corporation đều có thể có nghĩa vụ khai nộp và kết quả thuế khác nhau.
Giao tiếp rõ ràng
Ngôn ngữ thuế có thể trở nên rối rắm rất nhanh. Bạn cần một người giải thích vấn đề bằng ngôn ngữ dễ hiểu, trả lời trực tiếp và cho bạn biết cần làm gì tiếp theo mà không dùng quá nhiều thuật ngữ khó hiểu.
Quy trình có tổ chức
Một chuyên gia thuế giỏi thường có quy trình tiếp nhận rõ ràng, danh sách tài liệu cần chuẩn bị và quy trình trao đổi minh bạch. Điều đó quan trọng vì công việc thuế phụ thuộc vào độ chính xác và thời gian.
Tính sẵn sàng
Nếu doanh nghiệp của bạn có câu hỏi vào tháng 3, bạn không nên phải chờ đến tháng 8 mới được trả lời. Hãy hỏi về thời gian phản hồi, tần suất làm việc và cách họ xử lý các vấn đề khẩn cấp.
Quy trình thân thiện với công nghệ
Nhiều doanh nghiệp nhỏ làm việc hiệu quả hơn với sổ sách trên nền tảng đám mây, chia sẻ tệp an toàn và chữ ký điện tử. Nếu doanh nghiệp của bạn làm việc từ xa hoặc hoạt động ở nhiều bang, quy trình thân thiện với công nghệ có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Những câu hỏi nên hỏi trước khi thuê
Hãy tận dụng buổi tư vấn ban đầu để đánh giá mức độ phù hợp. Một vài câu hỏi tốt có thể cho bạn thấy rất nhiều điều.
- Bạn thường làm việc với những loại hình doanh nghiệp nào?
- Bạn có xử lý cả khai thuế và lập kế hoạch trong năm không?
- Bạn giúp khách hàng giữ hồ sơ có tổ chức như thế nào giữa các kỳ khai nộp?
- Mỗi tháng hoặc mỗi quý bạn cần tôi cung cấp những hồ sơ nào?
- Bạn xử lý việc lập kế hoạch thuế tạm tính như thế nào?
- Bạn có thể hỗ trợ các vấn đề thuế bảng lương nếu tôi thuê nhân viên không?
- Bạn có làm việc với khách hàng ở nhiều bang không?
- Bạn tính phí dịch vụ như thế nào?
- Ai sẽ thực sự thực hiện công việc cho tài khoản của tôi?
- Nếu tôi có câu hỏi, tôi có thể mong đợi phản hồi trong bao lâu?
Mục tiêu không phải là thu thập những câu trả lời ấn tượng. Mục tiêu là tìm một chuyên gia có quy trình phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn.
Các dấu hiệu cảnh báo cần lưu ý
Một số dấu hiệu cảnh báo nên khiến bạn cân nhắc trước khi thuê.
- Hứa hẹn tiết kiệm thuế phi thực tế
- Trả lời mơ hồ về kinh nghiệm hoặc giá cả
- Không có điều khoản hợp tác bằng văn bản
- Giao tiếp chậm hoặc không rõ ràng trong quá trình bán dịch vụ
- Không có quy trình thu thập tài liệu hoặc theo dõi thời hạn
- Tư vấn có vẻ vội vàng, chung chung hoặc không gắn với mô hình kinh doanh của bạn
- Gây áp lực để áp dụng các vị thế quá mạo hiểm mà không giải thích
Chuyên gia thuế nên giúp bạn đưa ra quyết định có cơ sở, chứ không nên đẩy bạn vào rủi ro không cần thiết.
Lập kế hoạch thuế khác nhau theo loại pháp nhân như thế nào
Hỗ trợ thuế phù hợp phụ thuộc một phần vào cấu trúc doanh nghiệp của bạn.
LLC
LLC một thành viên có thể có cách xử lý thuế rất khác so với LLC nhiều thành viên. Tùy vào các lựa chọn và tình huống thực tế, doanh nghiệp có thể bị đánh thuế như pháp nhân không tách biệt, công ty hợp danh hoặc công ty.
S corporation
S corporation thường đòi hỏi chú ý đến bảng lương, kế hoạch thù lao của chủ sở hữu và hồ sơ có cấu trúc chặt chẽ hơn. Chuyên gia thuế nên hiểu cả khía cạnh tuân thủ lẫn khía cạnh thù lao.
C corporation
C corporation có thể liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp, cổ tức, lợi nhuận giữ lại và các thực hành kế toán chính thức hơn.
Doanh nghiệp hoạt động nhiều bang
Nếu doanh nghiệp của bạn bán hàng qua nhiều bang, có nhân viên làm việc từ xa hoặc lưu kho ở hơn một địa điểm, bạn có thể có thêm nghĩa vụ khai nộp hoặc vấn đề nexus. Đây là nơi kinh nghiệm chuyên môn trở nên đặc biệt quan trọng.
Vai trò của kế toán
Công việc thuế tốt bắt đầu từ hồ sơ tốt. Ngay cả chuyên gia thuế giỏi nhất cũng chỉ có thể làm việc dựa trên thông tin được cung cấp.
Sổ sách kế toán của bạn thường nên theo dõi:
- Doanh thu doanh nghiệp
- Chi phí vận hành
- Thanh toán bảng lương và thanh toán cho nhà thầu
- Góp vốn và phân phối của chủ sở hữu
- Đối chiếu ngân hàng và thẻ
- Mua tài sản và các khoản khấu hao
- Hồ sơ thuế bán hàng nếu có áp dụng
Nếu sổ sách của bạn lộn xộn, chuyên gia thuế có thể phải tốn thêm thời gian để dọn dẹp trước khi lập tờ khai. Điều đó có thể làm tăng chi phí và trì hoãn việc nộp hồ sơ.
Xây dựng một quy trình thuế đơn giản
Chủ doanh nghiệp mới thường làm tốt hơn với một hệ thống lặp lại thay vì chạy nước rút vào phút cuối mỗi năm.
Một quy trình thực tế có thể bao gồm:
- Tách biệt tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp
- Lưu hóa đơn, biên lai và sao kê ở một nơi
- Đối chiếu sổ sách mỗi tháng
- Xem xét nhu cầu thuế tạm tính mỗi quý
- Kiểm tra báo cáo bảng lương hoặc nhà thầu trước cuối năm
- Gặp chuyên gia thuế trước mùa nộp hồ sơ, không phải vào tuần cuối cùng
Quy trình như vậy giúp việc khai nộp dễ hơn và giúp cố vấn của bạn đưa ra hướng dẫn tốt hơn.
Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp như thế nào
Zenind tập trung hỗ trợ doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp tại Hoa Kỳ thông qua các dịch vụ thành lập và tuân thủ. Mặc dù Zenind không cung cấp tư vấn thuế, nhưng Zenind có thể giúp bạn duy trì sự tổ chức ở khía cạnh hành chính của quyền sở hữu doanh nghiệp.
Tùy theo nhu cầu kinh doanh, điều đó có thể bao gồm:
- Hỗ trợ thành lập doanh nghiệp
- Dịch vụ đại diện pháp lý
- Nhắc nhở tuân thủ
- Hỗ trợ nộp báo cáo thường niên
- Truy cập các công cụ giúp công ty của bạn duy trì trạng thái tốt
Nền tảng đó rất quan trọng vì công việc thuế sẽ dễ hơn khi hồ sơ pháp nhân, nghĩa vụ tuân thủ và các tài liệu công ty cơ bản của bạn đã được sắp xếp đúng. Khi phần thành lập và tuân thủ đã được xử lý, chuyên gia thuế có thể tập trung vào phần tài chính với ít trở ngại hơn.
Danh sách kiểm tra cuối cùng khi chọn chuyên gia phù hợp
Trước khi thuê ai đó, hãy xác nhận những điểm cơ bản sau:
- Họ làm việc với những doanh nghiệp tương tự như của bạn
- Họ hiểu loại pháp nhân của bạn
- Cách giao tiếp của họ rõ ràng và phản hồi nhanh
- Mức phí của họ minh bạch
- Họ cung cấp đúng mức hỗ trợ mà bạn thực sự cần
- Họ có thể giúp bạn duy trì sự tổ chức trong suốt cả năm
- Bạn cảm thấy tin tưởng rằng họ hiểu mục tiêu của bạn
Chọn chuyên gia thuế không chỉ là một quyết định về khai nộp. Đó là một quyết định về vận hành doanh nghiệp. Cố vấn phù hợp có thể giúp bảo vệ thời gian của bạn, giảm rủi ro và hỗ trợ những quyết định tốt hơn khi công ty phát triển.
Kết luận
Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp hoặc đã bắt đầu vận hành, việc tìm đúng chuyên gia thuế nên là ưu tiên. Hãy tìm người có kinh nghiệm phù hợp, kỹ năng giao tiếp tốt và quy trình phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Kết hợp sự hỗ trợ đó với thói quen thành lập và tuân thủ chặt chẽ, bạn sẽ có vị thế tốt hơn nhiều để duy trì sự tổ chức quanh năm.
Zenind giúp chủ doanh nghiệp xử lý phần thành lập và tuân thủ trong hành trình khởi nghiệp, để họ có thể tập trung xây dựng công ty của mình. Với chiến lược thuế và hỗ trợ khai nộp, hãy làm việc với một chuyên gia thuế đủ năng lực, người có thể đánh giá tình huống cụ thể của bạn.
Không có câu hỏi nào. Vui lòng quay lại sau.