Thuế liên bang cho doanh nghiệp nhỏ: Điều các LLC và corporation cần biết

Thuế liên bang là một phần cốt lõi trong việc vận hành một doanh nghiệp hợp pháp tại Hoa Kỳ. Dù bạn hoạt động dưới hình thức sole proprietor, LLC, S corporation hay C corporation, nghĩa vụ thuế của bạn sẽ phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, cách doanh nghiệp tạo ra thu nhập và việc doanh nghiệp có nhân viên, nhà thầu độc lập hay các nghĩa vụ thuế khác hay không.

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, việc tuân thủ thuế liên bang có vẻ phức tạp vì các quy định thay đổi theo loại hình thực thể. Tin tốt là khi bạn hiểu các nhóm thuế liên bang cơ bản và các biểu mẫu đi kèm với từng cấu trúc doanh nghiệp, quy trình này sẽ trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Hướng dẫn này giải thích các loại thuế liên bang phổ biến nhất đối với doanh nghiệp nhỏ, những biểu mẫu bạn có thể cần nộp, hồ sơ bạn nên lưu giữ và cách duy trì sự ngăn nắp trong suốt cả năm.

Doanh nghiệp nhỏ có thể phải nộp những loại thuế liên bang nào?

Hầu hết doanh nghiệp nhỏ có thể phải chịu một hoặc nhiều loại thuế liên bang sau đây:

• Thuế thu nhập trên lợi nhuận kinh doanh, tùy theo loại hình thực thể
• Thuế tự kinh doanh đối với nhiều chủ sở hữu của các doanh nghiệp passthrough
• Thuế tiền lương nếu doanh nghiệp có nhân viên
• Thuế tạm tính nếu thuế không được khấu trừ tự động
• Thuế tiêu thụ đặc biệt trong các ngành hoặc hoạt động chuyên biệt

Không phải doanh nghiệp nào cũng phải nộp tất cả các loại thuế này. Ví dụ, một sole proprietor thường khai báo thu nhập kinh doanh trên tờ khai thuế cá nhân, trong khi corporation thường nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang riêng. Doanh nghiệp có nhân viên cũng phải xử lý việc khấu trừ và nộp thuế tiền lương.

Vì sao cấu trúc doanh nghiệp lại quan trọng

Cấu trúc doanh nghiệp ảnh hưởng đến cách IRS xử lý thu nhập, lỗ, khấu trừ và phân phối. Các phân loại thuế liên bang phổ biến nhất đối với doanh nghiệp nhỏ gồm:

• Sole proprietorship
• Single-member LLC
• Multi-member LLC
• Partnership
• S corporation
• C corporation

Một số thực thể bị đánh thuế trực tiếp, trong khi những thực thể khác chuyển thu nhập sang cho chủ sở hữu. Trong thực tế, điều đó có nghĩa là chính doanh nghiệp có thể không phải nộp thuế; thay vào đó, chủ sở hữu sẽ khai thu nhập kinh doanh trên tờ khai cá nhân.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới, lựa chọn cấu trúc phù hợp ngay từ đầu có thể giúp bạn tránh nhầm lẫn về sau. Điều đó cũng giúp tách biệt tài chính doanh nghiệp, theo dõi khấu trừ và chuẩn bị đúng các biểu mẫu liên bang.

Thuế liên bang cho LLCs

LLC là một cấu trúc doanh nghiệp linh hoạt, nhưng không tự động là một nhóm thuế liên bang riêng. IRS thường đánh thuế LLC dựa trên số lượng chủ sở hữu và việc LLC có chọn chế độ thuế khác hay không.

Single-member LLC

Single-member LLC thường được xem là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế liên bang. Điều đó có nghĩa là IRS thường đánh thuế doanh nghiệp như sole proprietorship nếu chủ sở hữu là cá nhân.

Trong trường hợp đó, chủ sở hữu thường khai thu nhập và chi phí kinh doanh trên Schedule C, nộp kèm Form 1040. Nếu chủ sở hữu có thu nhập ròng từ tự kinh doanh, họ cũng có thể cần Schedule SE để tính thuế tự kinh doanh.

Các biểu mẫu liên bang phổ biến cho single-member LLC có thể bao gồm:

• Form 1040
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, khi áp dụng

Single-member LLC cũng có thể cần một EIN nếu có nhân viên, nộp một số tờ khai thuế liên bang nhất định hoặc muốn mở tài khoản doanh nghiệp dưới tên công ty. Ngay cả khi EIN không thực sự bắt buộc, nhiều chủ sở hữu vẫn chọn xin một mã số để phục vụ ngân hàng và thủ tục hành chính.

Multi-member LLC

Multi-member LLC thường được đánh thuế như partnership, trừ khi thực thể này chọn đánh thuế theo mô hình corporation. Với cách đánh thuế kiểu partnership, doanh nghiệp nộp một tờ khai thông tin, và mỗi chủ sở hữu khai phần thu nhập, khấu trừ và tín dụng của mình.

Doanh nghiệp thường nộp Form 1065, và mỗi thành viên nhận Schedule K-1 thể hiện phần kết quả kinh doanh của mình. Chủ sở hữu thường dùng thông tin đó để hoàn thành tờ khai thuế cá nhân.

Các biểu mẫu liên bang phổ biến cho multi-member LLC có thể bao gồm:

• Form 1065
• Schedule K-1
• Form 1040
• Schedule E
• Schedule SE, khi áp dụng

Tờ khai partnership thường không tạo ra hóa đơn thuế thu nhập liên bang cho chính doanh nghiệp. Thay vào đó, nghĩa vụ thuế chuyển sang cho các chủ sở hữu.

LLC chọn đánh thuế theo S corporation

Một số LLC chọn được đánh thuế như S corporation. Lựa chọn này có thể thay đổi cách chủ sở hữu nhận lương và cách lợi nhuận doanh nghiệp bị đánh thuế.

Với lựa chọn thuế S corporation, những chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp thường được kỳ vọng nhận mức lương hợp lý thông qua bảng lương. Phần lợi nhuận còn lại có thể được phân phối khác với tiền lương, tùy theo tình huống thực tế và quy định của IRS.

Một LLC bị đánh thuế như S corporation thường nộp Form 1120-S và phát hành các mẫu Schedule K-1 cho chủ sở hữu.

Thuế liên bang cho corporation

Corporation có các quy tắc thuế liên bang riêng. Hai phân loại corporation phổ biến nhất là C corporation và S corporation.

C corporation

C corporation là một thực thể chịu thuế riêng biệt. Thông thường, nó nộp Form 1120 và trả thuế thu nhập liên bang trên lợi nhuận của mình.

Cấu trúc này có thể hữu ích cho việc huy động vốn và xây dựng cấu trúc cổ phần chính thức, nhưng nó cũng tạo ra khả năng đánh thuế hai lần. Điều này xảy ra khi corporation nộp thuế trên thu nhập và cổ đông tiếp tục nộp thuế lần nữa trên một số khoản phân phối nhất định.

Một C corporation có thể cần nộp hoặc xử lý:

• Form 1120
• Khoản thuế tạm tính
• Hồ sơ thuế tiền lương nếu có nhân viên
• Tờ khai thông tin cho nhà thầu, khi áp dụng

Hạn nộp tờ khai của corporation phụ thuộc vào năm thuế và tình trạng nộp hồ sơ của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, tờ khai sẽ đến hạn vào ngày 15 của tháng thứ 4 sau khi năm thuế kết thúc, nhưng doanh nghiệp luôn nên xác minh thời hạn hiện hành phù hợp với trường hợp của mình.

S corporation

S corporation là một lựa chọn thuế, không phải là một loại pháp nhân hoàn toàn khác. Một corporation hoặc một LLC đủ điều kiện có thể chọn đánh thuế theo S corporation nếu đáp ứng các yêu cầu của IRS.

S corporation thường không nộp thuế thu nhập liên bang ở cấp độ thực thể. Thay vào đó, thu nhập, khấu trừ và tín dụng được chuyển qua cho cổ đông, và họ khai báo trên tờ khai cá nhân của mình.

Một S corporation thường nộp Form 1120-S và cung cấp Schedule K-1 cho cổ đông.

S corporation thường được các doanh nghiệp muốn hưởng chế độ passthrough nhưng vẫn giữ cấu trúc corporation sử dụng. Tuy nhiên, họ vẫn có các yêu cầu tuân thủ chính thức, bao gồm bảng lương, lưu giữ hồ sơ cổ đông và nộp hồ sơ thuế đúng hạn.

Thuế tự kinh doanh và thuế tiền lương không giống nhau

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ nhầm lẫn giữa thuế tự kinh doanh và thuế tiền lương, nhưng hai loại này khác nhau.

• Thuế tự kinh doanh thường áp dụng cho chủ doanh nghiệp báo cáo thu nhập ròng từ tự kinh doanh trên tờ khai thuế cá nhân.
• Thuế tiền lương áp dụng khi doanh nghiệp có nhân viên và phải khấu trừ thuế thu nhập, thuế Social Security và thuế Medicare từ tiền lương.

Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất của một doanh nghiệp passthrough, bạn có thể phải nộp thuế tự kinh doanh trên thu nhập kinh doanh của mình. Nếu có nhân viên, bạn cũng có thể cần đăng ký nghĩa vụ thuế tiền lương, khấu trừ đúng số tiền, nộp thuế đúng lịch và nộp các tờ khai thuế lao động.

Các biểu mẫu thuế liên bang phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ

Các biểu mẫu bạn cần phụ thuộc vào cấu trúc, lựa chọn thuế và hoạt động kinh doanh của bạn. Một số biểu mẫu phổ biến nhất gồm:

• Form 1040: Tờ khai thuế thu nhập cá nhân
• Schedule C: Lãi hoặc lỗ từ hoạt động kinh doanh
• Schedule SE: Thuế tự kinh doanh
• Form 1065: Tờ khai thu nhập partnership của Hoa Kỳ
• Schedule K-1: Phần thu nhập, khấu trừ và tín dụng của chủ sở hữu
• Form 1120: Tờ khai thuế thu nhập của C corporation
• Form 1120-S: Tờ khai thuế thu nhập của S corporation
• Form W-2: Báo cáo tiền lương cho nhân viên
• Form 941: Tờ khai thuế việc làm liên bang hàng quý
• Form 940: Tờ khai thuế thất nghiệp liên bang
• Form 1099-NEC: Thanh toán cho một số nhà thầu nhất định

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần mọi biểu mẫu. Điều quan trọng là ghép đúng nghĩa vụ nộp hồ sơ với loại hình thực thể và hoạt động của bạn.

Hồ sơ bạn nên lưu giữ cho mùa thuế

Hồ sơ tốt sẽ giúp việc nộp thuế liên bang nhanh hơn, chính xác hơn và ít căng thẳng hơn. Tối thiểu, doanh nghiệp nhỏ nên lưu tài liệu cho:

• Doanh thu gộp và doanh số bán hàng
• Hoạt động của tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Hóa đơn, biên lai cho chi phí được khấu trừ
• Khoản thanh toán cho nhà thầu
• Hồ sơ bảng lương
• Mua sắm tài sản và tài liệu khấu hao
• Số dặm xe và nhật ký đi lại
• Tính toán home office, nếu áp dụng
• Sao kê khoản vay và hồ sơ tài trợ

Hồ sơ được tổ chức tốt cũng có thể hữu ích nếu bạn cần phản hồi một thông báo từ IRS hoặc chứng minh một khoản khấu trừ.

Các khoản khấu trừ và chi phí phổ biến cần theo dõi

Các khoản khấu trừ mà doanh nghiệp có thể được hưởng phụ thuộc vào cách thức và nơi bạn hoạt động, nhưng các chi phí kinh doanh phổ biến có thể bao gồm:

• Tiền thuê và tiện ích
• Văn phòng phẩm
• Phần mềm và đăng ký dịch vụ
• Quảng cáo và tiếp thị
• Phí chuyên môn
• Bảo hiểm doanh nghiệp
• Chi phí đi lại và ăn uống, khi được phép
• Chi phí phương tiện, nếu sử dụng cho mục đích kinh doanh
• Chi phí home office, nếu bạn đủ điều kiện
• Thiết bị và khấu hao

Một khoản khấu trừ chỉ có ích nếu được ghi chép đầy đủ. Hãy giữ biên lai, sao kê ngân hàng, hóa đơn và nhật ký để chứng minh số tiền và mục đích kinh doanh của từng khoản chi.

Thuế tạm tính: vì sao chúng quan trọng

Nhiều chủ doanh nghiệp không có thuế được khấu trừ từ thu nhập kinh doanh giống như nhân viên. Trong tình huống đó, bạn có thể phải nộp thuế tạm tính trong năm.

Thuế tạm tính có thể giúp bạn tránh một hóa đơn thuế lớn và các khoản phạt do nộp thiếu vào thời điểm khai thuế. Điều này đặc biệt quan trọng đối với sole proprietor, partner, thành viên LLC và cổ đông S corporation nhận thu nhập chịu thuế mà không thông qua khấu trừ.

Một quy tắc tham khảo phổ biến là xem xét thu nhập theo quý và thực hiện thanh toán nếu cần. Một chuyên gia thuế có thể giúp bạn ước tính số tiền phù hợp dựa trên mức lợi nhuận hiện tại và nghĩa vụ của năm trước.

Mẹo nộp hồ sơ thực tế cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Một vài thói quen có thể giúp việc tuân thủ thuế liên bang dễ dàng hơn nhiều:

• Tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp ngay từ đầu
• Đối soát tài khoản hàng tháng
• Ghi nhận thu nhập và chi phí ngay khi phát sinh
• Lưu tất cả biểu mẫu thuế ngay khi nhận được
• Đặt nhắc lịch cho thuế tạm tính và các hạn nộp hồ sơ
• Rà soát lại phân loại thực thể sau các thay đổi lớn của doanh nghiệp
• Tìm hỗ trợ trước khi thời hạn trở nên quá gấp

Nếu bạn đang thành lập công ty mới, xây dựng thói quen tuân thủ vững chắc từ sớm có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng về sau.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Bạn có thể tự xử lý một số tờ khai thuế, đặc biệt nếu doanh nghiệp đơn giản và hồ sơ của bạn rõ ràng. Nhưng hỗ trợ chuyên môn có thể rất hữu ích khi:

• Bạn có nhân viên
• Bạn hoạt động thông qua nhiều thực thể
• Bạn đã chọn đánh thuế theo S corporation
• Bạn không chắc biểu mẫu nào áp dụng
• Bạn cần hỗ trợ về khấu trừ, bảng lương hoặc thuế tạm tính
• Bạn muốn giảm rủi ro sai sót khi nộp hồ sơ

Một chuyên gia thuế có thể giúp bạn hiểu các yêu cầu liên bang hiện hành và xây dựng quy trình nộp hồ sơ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Kết luận

Thuế liên bang cho doanh nghiệp nhỏ sẽ dễ quản lý hơn khi bạn hiểu các yếu tố cơ bản: loại hình thực thể, các biểu mẫu cần nộp, thời hạn thanh toán và trách nhiệm lưu trữ hồ sơ. Dù bạn hoạt động với tư cách sole proprietor, LLC hay corporation, việc duy trì sự ngăn nắp trong suốt cả năm là cách tốt nhất để tuân thủ và tránh bất ngờ.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh hoặc chính thức hóa một doanh nghiệp hiện có, những quyết định rõ ràng về thành lập và tuân thủ có thể giúp mùa thuế trở nên suôn sẻ hơn nhiều. Với cấu trúc phù hợp và hồ sơ phù hợp, bạn có thể dành ít thời gian hơn để lo về biểu mẫu và nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp.