Cách bắt đầu một doanh nghiệp tổng thầu xây dựng tại Hoa Kỳ

Bắt đầu một doanh nghiệp tổng thầu xây dựng có thể là con đường phù hợp cho những thợ xây có kinh nghiệm, quản lý dự án và chuyên gia xây dựng muốn chuyển từ việc làm công trình sang dẫn dắt công trình. Tổng thầu chịu trách nhiệm điều phối vật tư, nhà thầu phụ, tiến độ, ngân sách, giấy phép và kỳ vọng của khách hàng. Điều đó khiến doanh nghiệp vừa đòi hỏi cao về vận hành vừa có tiềm năng mang lại giá trị lớn.

Nếu bạn muốn xây dựng một công ty xây dựng hợp pháp, có tổ chức và sẵn sàng phát triển, bạn cần nhiều hơn kỹ năng thi công. Bạn cần một cơ cấu doanh nghiệp thực sự, giấy phép địa phương, bảo hiểm, mô hình định giá và một kế hoạch tạo việc làm đều đặn. Hướng dẫn này sẽ đi qua các bước chính để bắt đầu một doanh nghiệp tổng thầu xây dựng tại Hoa Kỳ.

Tổng thầu xây dựng làm gì

Tổng thầu giám sát một dự án xây dựng từ đầu đến cuối. Tùy theo dự án, công việc có thể bao gồm ước tính chi phí, thuê nhà thầu phụ, đặt vật tư, theo dõi thời hạn, quản lý kiểm tra, và xử lý các vấn đề phát sinh trên công trường.

Tổng thầu thường làm việc trong cải tạo nhà ở, xây nhà mới, cải tạo không gian thương mại, dự án công nghiệp nhẹ, hoặc các hạng mục chuyên biệt như nhà bếp, phòng tắm, mái nhà và cải tạo ngoại thất. Một số nhà thầu tập trung vào một ngách cụ thể, trong khi những người khác xây dựng một công ty rộng hơn phục vụ nhiều loại dự án.

Vì vai trò này kết hợp kiến thức thi công thực tế với khả năng lãnh đạo kinh doanh, những nhà thầu thành công thường là người giao tiếp tốt, chú ý chi tiết và quản lý tài chính kỷ luật.

Bước 1: Chọn ngách và mô hình kinh doanh của bạn

Trước khi đăng ký công ty, hãy xác định bạn muốn xây dựng loại doanh nghiệp tổng thầu nào.

Hãy cân nhắc các câu hỏi sau:

• Bạn sẽ tập trung vào dân dụng, thương mại hay cả hai?
• Bạn sẽ chuyên về cải tạo, xây mới, sửa chữa hay quản lý toàn bộ dự án?
• Bạn chỉ cung cấp nhân công và điều phối, hay còn phụ trách điều phối thiết kế và mua sắm vật tư?
• Bạn sẽ nhận các công việc nhỏ tại địa phương, các hợp đồng lớn hơn hay kết hợp cả hai?

Ngách của bạn sẽ định hình tiếp thị, nhu cầu giấy phép, thiết bị, chiến lược tuyển dụng và cách định giá. Một doanh nghiệp cố gắng làm mọi thứ cùng lúc thường khó xây dựng danh tiếng mạnh. Định vị tập trung thường giúp dễ có giới thiệu hơn và trình bày giá trị rõ ràng hơn.

Bước 2: Nghiên cứu thị trường địa phương

Nhu cầu xây dựng thay đổi theo bang, thành phố và khu vực. Một số nơi có nhu cầu cải tạo nhà ở ổn định, trong khi những nơi khác được thúc đẩy bởi mở rộng thương mại, tăng dân số hoặc tái thiết sau thiên tai.

Nghiên cứu thị trường nên bao gồm:

• Xu hướng xây dựng tại địa phương
• Giá và phạm vi dịch vụ của đối thủ
• Nhu cầu cho từng loại dự án cụ thể
• Ngân sách điển hình của khách hàng
• Biến động theo mùa
• Hoạt động cấp phép và mô hình phát triển tại địa phương

Bạn cũng nên xác định những khoảng trống còn thiếu. Ví dụ, khu vực của bạn có thể có nhiều nhà thầu, nhưng ít người phản hồi nhanh, làm việc có tổ chức hoặc minh bạch về tiến độ. Những khoảng trống đó có thể trở thành lợi thế cạnh tranh của bạn.

Bước 3: Viết kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh giúp công ty tổng thầu của bạn có định hướng. Nó không cần quá phức tạp, nhưng nên xác định những yếu tố cốt lõi.

Hãy bao gồm:

• Sứ mệnh công ty và trọng tâm dịch vụ
• Khách hàng mục tiêu
• Chi phí khởi nghiệp và chi phí vận hành
• Cách định giá
• Chiến lược nhân sự và nhà thầu phụ
• Kế hoạch tiếp thị
• Mục tiêu tăng trưởng trong 12 đến 36 tháng đầu

Nếu bạn dự định tìm tài trợ, một kế hoạch kinh doanh rõ ràng còn quan trọng hơn. Bên cho vay và nhà đầu tư muốn thấy cách công ty của bạn tạo doanh thu, quản lý rủi ro và trang trải chi phí vận hành.

Bước 4: Thành lập đúng loại pháp nhân

Với nhiều nhà thầu, cơ cấu doanh nghiệp là một trong những quyết định ban đầu quan trọng nhất.

Doanh nghiệp tư nhân có thể dễ bắt đầu, nhưng không tách biệt trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm kinh doanh của bạn. Hợp danh có thể phù hợp khi hai hoặc nhiều chủ sở hữu cùng điều hành, nhưng cũng tạo ra mức độ rủi ro chung nếu trách nhiệm không được ghi nhận rõ ràng.

Nhiều nhà thầu chọn LLC vì đây là sự cân bằng thực tế giữa bảo vệ trách nhiệm, tính linh hoạt và thủ tục đơn giản hơn so với công ty cổ phần. Trong một số trường hợp, công ty cổ phần có thể phù hợp hơn cho một công ty tổng thầu lớn hơn với nhiều chủ sở hữu, cơ cấu quản trị chính thức hơn hoặc kế hoạch huy động vốn.

Khi chọn pháp nhân, hãy cân nhắc:

• Bảo vệ trách nhiệm cá nhân
• Cách xử lý thuế
• Yêu cầu hành chính
• Cấu trúc sở hữu
• Kế hoạch tăng trưởng trong tương lai
• Độ tin cậy khi giao dịch ngân hàng và ký hợp đồng

Nếu công ty của bạn sẽ hoạt động dưới tên khác với tên pháp nhân, bạn cũng có thể cần đăng ký DBA hoặc tên thương mại tùy theo bang.

Bước 5: Đăng ký doanh nghiệp và hoàn tất các hồ sơ bắt buộc

Sau khi chọn cơ cấu, hãy đăng ký doanh nghiệp với tiểu bang nếu yêu cầu. Hầu hết các doanh nghiệp xây dựng cũng cần EIN từ IRS để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, thuê nhân viên, khai thuế và tách biệt tài chính kinh doanh với tài chính cá nhân.

Tùy theo nơi bạn hoạt động, bạn cũng có thể cần:

• Đăng ký doanh nghiệp cấp bang
• Giấy phép kinh doanh địa phương
• Hồ sơ tên giả hoặc DBA
• Đăng ký thuế bán hàng nếu dịch vụ hoặc vật tư của bạn thuộc diện áp dụng
• Đăng ký với tư cách chủ sử dụng lao động nếu bạn thuê nhân viên

Bạn nên sắp xếp hồ sơ thành lập, hồ sơ thuế, giấy phép và chứng nhận bảo hiểm thật gọn gàng ngay từ đầu. Nhà thầu thường làm việc với chính quyền địa phương, chủ nhà, quản lý bất động sản và khách hàng thương mại, những bên có thể yêu cầu bằng chứng về tình trạng pháp nhân hoặc phạm vi bảo hiểm trước khi ký hợp đồng.

Bước 6: Xin các giấy phép và phê duyệt cần thiết

Yêu cầu cấp phép cho tổng thầu thay đổi đáng kể theo bang và đôi khi theo quận hoặc thành phố. Một số khu vực yêu cầu giấy phép tổng thầu cho mọi công việc kết cấu hoặc quản lý dự án vượt quá một ngưỡng nhất định. Những nơi khác quản lý riêng từng nghề như ống nước, điện hoặc HVAC.

Tùy theo địa điểm của bạn, yêu cầu có thể bao gồm:

• Xác minh kinh nghiệm
• Thi hoặc bài kiểm tra nghề hoặc kinh doanh
• Kiểm tra lý lịch
• Bảo lãnh
• Chứng minh bảo hiểm
• Phí nộp hồ sơ
• Yêu cầu gia hạn

Bạn cũng có thể cần giấy phép thi công cho các dự án mình thực hiện, ngay cả khi bạn không phải là bên trực tiếp nộp. Một nhà thầu đáng tin cậy hiểu quy trình cấp phép địa phương và đưa thời gian đó vào lịch dự án.

Đừng bao giờ cho rằng quy định cấp phép giống nhau giữa các bang. Một nhà thầu tuân thủ đầy đủ ở một bang có thể không được phép làm việc ở bang khác nếu chưa đăng ký bổ sung.

Bước 7: Mua bảo hiểm và bảo lãnh phù hợp

Công việc xây dựng luôn đi kèm rủi ro đáng kể. Bảo hiểm giúp bảo vệ công ty, nhân viên và khách hàng của bạn.

Các loại bảo hiểm phổ biến cho tổng thầu gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung: giúp bảo vệ trước các khiếu nại về thương tích bên thứ ba hoặc thiệt hại tài sản
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động: được yêu cầu ở nhiều bang nếu bạn có nhân viên
• Bảo hiểm xe thương mại: hữu ích nếu bạn dùng xe tải hoặc xe van cho công việc
• Bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển: thường dùng cho dụng cụ, thiết bị và vật tư khi di chuyển
• Bảo hiểm công trình đang thi công: có thể bảo vệ dự án trước các tổn thất được chi trả
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp: phù hợp nếu bạn cung cấp dịch vụ thiết kế-thi công hoặc tư vấn

Một số dự án và giấy phép cũng yêu cầu bảo lãnh. Bảo lãnh không giống bảo hiểm, nhưng có thể là điều kiện cần để được cấp phép hoặc đủ điều kiện dự thầu.

Nếu bạn dự định đấu thầu các hợp đồng thương mại lớn hơn, hãy chuẩn bị để khách hàng yêu cầu giấy chứng nhận bảo hiểm và bằng chứng về khả năng bảo lãnh.

Bước 8: Mua công cụ, thiết bị và phần mềm cần thiết

Một doanh nghiệp xây dựng có thể tốn kém rất nhanh nếu bạn mua tất cả công cụ và máy móc ngay từ đầu. Hãy bắt đầu với thiết bị cần cho chính những dịch vụ bạn thực sự sẽ bán.

Nhu cầu khởi nghiệp phổ biến có thể bao gồm:

• Dụng cụ cầm tay và dụng cụ điện cơ bản
• Thiết bị bảo hộ an toàn
• Dụng cụ đo đạc và lấy dấu
• Một xe tải hoặc xe van đáng tin cậy cho công việc
• Không gian lưu trữ vật tư và thiết bị
• Phần mềm ước tính và lập lịch
• Công cụ lập hóa đơn và kế toán
• Phần mềm quản lý dự án

Với các hạng mục lớn, hãy cân nhắc mua, thuê hay thuê dài hạn phương án nào hợp lý hơn về tài chính. Hãy giữ chi tiêu khởi nghiệp gắn với dòng dự án hiện tại của bạn, không phải với nhu cầu giả định trong tương lai.

Bước 9: Xây dựng chiến lược định giá

Định giá là một trong những quyết định quan trọng nhất bạn sẽ đưa ra. Nếu bạn định giá quá thấp, doanh nghiệp có thể bị áp lực dòng tiền liên tục. Nếu bạn định giá quá cao mà không thể hiện được giá trị rõ ràng, bạn có thể khó giành việc.

Tổng thầu thường định giá theo một trong các mô hình sau:

• Hợp đồng giá cố định
• Định giá theo chi phí cộng thêm
• Tính phí theo thời gian và vật tư
• Cấu trúc giá kết hợp

Mức giá của bạn nên tính đến:

• Nhân công
• Chi phí nhà thầu phụ
• Vật tư
• Thiết bị
• Bảo hiểm
• Chi phí giấy phép và cấp phép
• Chi phí vận hành văn phòng
• Dự phòng bảo hành
• Biên lợi nhuận

Bạn cũng nên dự trù cho chậm tiến độ, đứt gãy chuỗi cung ứng, thay đổi hạng mục và điều kiện hiện trường bất ngờ. Những doanh nghiệp xây dựng không định giá đúng phần rủi ro thường thua lỗ ngay cả khi doanh thu có vẻ cao.

Bước 10: Xây dựng mạng lưới nhà thầu phụ

Hầu hết tổng thầu đều dựa vào nhà thầu phụ cho các nghề chuyên môn. Điều đó có nghĩa là thành công của bạn phụ thuộc một phần vào chất lượng và độ tin cậy của các đội thi công mà bạn điều phối.

Khi xây dựng mạng lưới nhà thầu phụ, hãy tìm những đối tác:

• Có giấy phép phù hợp
• Có bảo hiểm
• Đúng hạn và ổn định
• Giao tiếp rõ ràng
• Dễ phối hợp
• Có uy tín với khách hàng trước đây

Hãy tạo thỏa thuận bằng văn bản nêu rõ phạm vi công việc, điều khoản thanh toán, kỳ vọng về tiến độ và quy trình thay đổi hạng mục. Quan hệ tốt với nhà thầu phụ giúp giảm chậm trễ, bảo vệ chất lượng và giúp doanh nghiệp của bạn dễ mở rộng hơn.

Bước 11: Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp và sự hiện diện trực tuyến

Doanh nghiệp xây dựng giành được niềm tin thông qua độ hiện diện và uy tín. Ngay cả khi phần lớn khách hàng đến từ giới thiệu, họ vẫn thường kiểm tra sự hiện diện trực tuyến của bạn trước khi liên hệ.

Thương hiệu của bạn nên bao gồm:

• Tên doanh nghiệp dễ nhớ
• Logo gọn gàng
• Bảng màu và phong cách hình ảnh nhất quán
• Ảnh chụp công trình thực tế bạn đã hoàn thành
• Một website có thông tin dịch vụ và liên hệ
• Đánh giá hoặc lời chứng thực nếu có

Website của bạn nên giải thích bạn làm gì, làm ở đâu, xử lý loại dự án nào và khách hàng tiềm năng có thể yêu cầu báo giá như thế nào. Bạn cũng nên giúp người dùng dễ dàng liên hệ từ điện thoại.

Bước 12: Xây dựng hệ thống bán hàng và tiếp thị

Nhiều nhà thầu phụ thuộc nhiều vào truyền miệng, nhưng tăng trưởng chỉ dựa vào giới thiệu có thể khó đoán. Một hệ thống mạnh hơn sẽ kết hợp giới thiệu với tiếp thị có chủ đích.

Hãy cân nhắc các kênh sau:

• Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm cho các từ khóa dịch vụ địa phương
• Hồ sơ Doanh nghiệp trên Google
• Bài đăng mạng xã hội cho thấy công việc đã hoàn thành
• Quan hệ giới thiệu với môi giới bất động sản, kiến trúc sư và quản lý tài sản
• Kết nối địa phương và các sự kiện của phòng thương mại
• Tiếp cận trực tiếp chủ sở hữu bất động sản thương mại hoặc nhà phát triển

Tiếp thị của bạn nên thể hiện sự đáng tin, không phải sự phô trương. Ảnh trước và sau, cập nhật tiến độ công trình, lời chứng thực của khách hàng và mô tả dịch vụ minh bạch thường hiệu quả hơn ngôn ngữ quảng cáo chung chung.

Bước 13: Chuẩn hóa quy trình vận hành bằng văn bản

Một công ty xây dựng sẽ dễ quản lý hơn khi các quy trình cốt lõi được ghi chép lại.

Hãy tạo quy trình bằng văn bản cho:

• Ước tính
• Tiếp nhận khách hàng
• Ký hợp đồng
• Thay đổi hạng mục
• Lập lịch và cập nhật
• An toàn công trường
• Thu tiền thanh toán
• Bảo hành và xử lý phát sinh

Quy trình chuẩn hóa giúp giảm sai sót, cải thiện trải nghiệm khách hàng và giúp bạn dễ tuyển dụng, đào tạo thành viên mới hơn.

Bước 14: Tập trung vào hợp đồng và dòng tiền

Doanh nghiệp xây dựng có thể có lợi nhuận nhưng vẫn thất bại vì dòng tiền kém. Đó là lý do điều khoản thanh toán rất quan trọng.

Hợp đồng của bạn nên nêu rõ:

• Phạm vi công việc
• Dự kiến ngày bắt đầu và hoàn thành
• Lịch thanh toán
• Phụ cấp vật tư
• Quy tắc thay đổi hạng mục
• Cách giải quyết tranh chấp
• Điều khoản bảo hành
• Điều kiện chấm dứt

Hãy cố gắng không bắt đầu dự án nếu chưa có khoản đặt cọc rõ ràng và lịch thanh toán theo mốc. Nhà thầu thường phải chi nhiều cho nhân công và vật tư trước khi thu đủ tiền hợp đồng, vì vậy kỷ luật trong việc lập hóa đơn là rất cần thiết.

Bước 15: Cung cấp chất lượng và bảo vệ uy tín của bạn

Trong ngành xây dựng, uy tín sẽ tích lũy theo thời gian. Một dự án được thực hiện tốt có thể mang lại nhiều lượt giới thiệu. Một công việc xử lý kém có thể làm hỏng tăng trưởng trong tương lai.

Hãy bảo vệ uy tín của bạn bằng cách:

• Giao tiếp sớm và thường xuyên
• Đặt lịch trình thực tế
• Ghi nhận thay đổi bằng văn bản
• Giữ công trường gọn gàng
• Sử dụng vật tư chất lượng và nhà thầu phụ đã được kiểm chứng
• Giải quyết vấn đề nhanh chóng
• Bảo đảm cho công việc của mình

Độ tin cậy thường quan trọng không kém tay nghề. Khách hàng muốn một nhà thầu xuất hiện đúng hẹn, giao tiếp rõ ràng và hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Những nhà thầu mới thường gặp cùng một số vấn đề:

• Bắt đầu khi doanh nghiệp chưa được thành lập đúng cách
• Bỏ qua việc nghiên cứu giấy phép
• Định giá công việc quá thấp
• Không tách riêng tài chính cá nhân và doanh nghiệp
• Làm việc khi chưa có bảo hiểm đầy đủ
• Chỉ dựa vào thỏa thuận bằng miệng
• Thuê nhà thầu phụ mà không kiểm tra kỹ
• Bỏ qua dòng tiền cho đến khi nó trở thành vấn đề

Tránh những sai lầm này có thể giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và căng thẳng.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp tổng thầu xây dựng, nền tảng pháp lý cũng quan trọng không kém việc thi công tại công trường. Zenind giúp các doanh nhân thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ và duy trì tổ chức với hỗ trợ tuân thủ thiết yếu, để bạn có thể tập trung xây dựng chính công ty của mình.

Đối với nhà thầu, điều đó có thể có nghĩa là thiết lập cơ cấu pháp nhân, theo dõi các hồ sơ nộp định kỳ và tạo một nền tảng chuyên nghiệp hơn cho ngân hàng, cấp phép và hợp đồng với khách hàng.

Lời kết

Bắt đầu một doanh nghiệp tổng thầu xây dựng đòi hỏi nhiều hơn kinh nghiệm với công cụ và vật tư. Bạn cần một ngách rõ ràng, mô hình kinh doanh khả thi, pháp nhân phù hợp, đăng ký đầy đủ, giấy phép cần thiết, phạm vi bảo hiểm mạnh, nhà thầu phụ đáng tin cậy và chiến lược định giá hỗ trợ lợi nhuận dài hạn.

Những nhà thầu thành công thường làm tốt các nguyên tắc cơ bản. Họ lập kế hoạch cẩn thận, ghi chép mọi thứ, giao tiếp nhất quán và coi công ty của mình là một doanh nghiệp thực thụ ngay từ đầu.

Nếu bạn xây dựng nền tảng đó sớm, bạn sẽ cho doanh nghiệp tổng thầu xây dựng của mình cơ hội tốt hơn nhiều để phát triển thành một hoạt động ổn định và đáng tin cậy.