Cách viết một bức thư marketing qua email hoặc thư trực tiếp hiệu quả cho doanh nghiệp mới

Khởi nghiệp không chỉ cần giấy tờ thành lập và một logo chỉn chu. Bạn còn cần một thông điệp thu hút sự chú ý, giải thích đề nghị của mình và thuyết phục người khác hành động. Một bức thư marketing được viết tốt, dù gửi qua email hay thư trực tiếp, có thể giới thiệu doanh nghiệp của bạn, xây dựng niềm tin và tạo ra kết quả đo lường được.

Đối với các startup và công ty mới thành lập, hình thức tiếp cận này đặc biệt hữu ích vì nó cho bạn một kênh liên hệ trực tiếp với khách hàng tiềm năng mà không phải phụ thuộc hoàn toàn vào quảng cáo trả phí hoặc thuật toán mạng xã hội. Nếu bạn đang xây dựng cấu trúc doanh nghiệp, đăng ký công ty hoặc chuẩn bị kế hoạch ra mắt, giao tiếp rõ ràng nên là một phần của nền tảng ngay từ ngày đầu.

Thư marketing là gì?

Thư marketing là một thông điệp tập trung, được thiết kế để tạo ra phản hồi. Nó có thể được dùng để công bố một sản phẩm, mời người đọc đặt lịch trao đổi, khuyến khích đăng ký hoặc thúc đẩy mua hàng. So với một brochure dài hay một landing page, một bức thư có phạm vi hẹp hơn: một nhóm đối tượng, một đề nghị, một lời kêu gọi hành động.

Thư email nhanh, ít tốn kém và dễ thử nghiệm. Thư trực tiếp hữu hình, dễ nhớ và đôi khi phù hợp hơn với đối tượng địa phương hoặc các đề nghị có giá trị cao. Nhiều doanh nghiệp sử dụng cả hai.

Khi nào nên dùng email và khi nào nên dùng thư trực tiếp

Email phù hợp nhất khi bạn đã có sự cho phép để liên hệ với một nhóm đối tượng hoặc khi bạn đang nuôi dưỡng những khách hàng tiềm năng đã đăng ký nhận thông tin. Nó nhanh, dễ đo lường và dễ cá nhân hóa.

Thư trực tiếp thường hiệu quả hơn khi:

• Bạn muốn nổi bật trong một kênh ít cạnh tranh hơn
• Đối tượng của bạn mang tính địa phương hoặc được nhắm theo khu vực
• Bạn đang quảng bá một dịch vụ cao cấp hoặc một đề nghị có giá trị cao hơn
• Bạn muốn có một ấn phẩm hữu hình, mang dấu ấn thương hiệu và có thể giữ lại trên bàn làm việc

Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào đối tượng, ngân sách và hành động bạn muốn họ thực hiện. Trong một số trường hợp, cách tiếp cận tốt nhất là một chiến dịch phối hợp, dùng email để tạo tốc độ và thư trực tiếp để tăng mức độ ghi nhớ.

Những yếu tố cốt lõi của một bức thư hiệu quả

Mọi bức thư marketing mạnh đều có cùng cấu trúc cơ bản.

1. Phần mở đầu rõ ràng

Câu đầu tiên chỉ có một nhiệm vụ: khiến người đọc muốn đọc câu tiếp theo. Nếu người đọc không hiểu vì sao thông điệp này quan trọng, phần còn lại sẽ không được đọc. Hãy bắt đầu bằng lợi ích, vấn đề hoặc một kết quả cụ thể.

Ví dụ yếu: Chúng tôi rất vui mừng thông báo dịch vụ mới của mình.

Ví dụ tốt hơn: Rút ngắn thời gian thiết lập và giúp việc ra mắt doanh nghiệp của bạn diễn ra nhanh hơn.

Phiên bản thứ hai nói trực tiếp đến mục tiêu của người đọc, thay vì sự hào hứng nội bộ của bạn.

2. Một lợi ích cụ thể

Tính năng giải thích đề nghị của bạn là gì. Lợi ích giải thích vì sao điều đó quan trọng.

Ví dụ:

• Tính năng: Hỗ trợ nộp hồ sơ trong ngày
• Lợi ích: Tiến gần hơn tới việc ra mắt nhanh hơn
• Tính năng: Nhắc nhở tự động
• Lợi ích: Ít bỏ sót các hạn chót tuân thủ hơn

Khi viết thư, hãy chuyển mọi tính năng thành một kết quả mà người đọc có thể trân trọng.

3. Bằng chứng xã hội

Mọi người tin vào các tuyên bố hơn khi họ thấy bằng chứng. Tùy theo đề nghị, bằng chứng đó có thể bao gồm:

• Đánh giá của khách hàng
• Các case study ngắn
• Trích dẫn từ nhận xét
• Dữ liệu định lượng
• Chứng chỉ hoặc năng lực trong ngành

Giữ phần bằng chứng ngắn gọn. Một lời chứng thực mạnh thường hiệu quả hơn nhiều lời chứng thực mơ hồ.

4. Một lời kêu gọi hành động duy nhất

Đừng yêu cầu người đọc làm năm việc khác nhau. Hãy yêu cầu họ làm một việc trước tiên.

Ví dụ:

• Đặt lịch tư vấn
• Yêu cầu báo giá
• Truy cập một trang đích
• Gọi đến một số điện thoại riêng
• Tải xuống một tài liệu hướng dẫn

Lời kêu gọi hành động càng tập trung, khả năng phản hồi càng cao.

5. Một lời nhắc ở phần kết

Postscript có thể hữu ích vì nhiều người đọc sẽ chú ý đến nó ngay lập tức. Hãy dùng nó để nhắc lại lợi ích hoặc củng cố tính khẩn cấp.

Ví dụ:

P.S. Hãy giữ chỗ trong tuần này để bắt đầu sớm hơn.

Cách viết dòng tiêu đề hoặc headline

Với email, tiêu đề quyết định việc bức thư có được mở hay không. Với thư trực tiếp, headline thực hiện cùng vai trò đó trên giấy.

Tiêu đề và headline tốt là những câu:

• Cụ thể
• Ngắn gọn
• Nhấn mạnh lợi ích
• Dễ hiểu ngay từ cái nhìn đầu tiên

Ví dụ:

• Một cách đơn giản hơn để ra mắt doanh nghiệp của bạn
• Danh sách kiểm tra thiết lập doanh nghiệp, được đơn giản hóa
• Tiết kiệm thời gian cho những việc đang làm chậm chủ doanh nghiệp mới

Tránh ngôn ngữ mơ hồ cố gắng nghe thật sáng tạo. Sự rõ ràng thường chiến thắng.

Giữ cho bức thư dễ quét nhanh

Phần lớn người đọc không xem thư marketing từng dòng một. Họ quét nhanh.

Điều đó có nghĩa là thông điệp của bạn nên dễ tiếp nhận trong vài giây:

• Dùng đoạn văn ngắn
• Giữ câu văn trực tiếp
• Chỉ dùng chữ đậm một cách tiết chế cho những điểm quan trọng
• Chia nhỏ nội dung dài bằng tiêu đề hoặc gạch đầu dòng
• Loại bỏ biệt ngữ trừ khi đối tượng của bạn đã quen dùng nó

Một bức thư có bố cục đơn giản về mặt thị giác thường sẽ hiệu quả hơn một bức thư chứa quá nhiều câu chữ không cần thiết.

Cá nhân hóa rất quan trọng

Một bức thư chung chung vẫn có thể hiệu quả, nhưng một bức thư phù hợp với ngữ cảnh sẽ hiệu quả hơn. Cá nhân hóa không phải lúc nào cũng có nghĩa là dùng tên người nhận. Nó cũng có thể là:

• Nhắc đến lĩnh vực kinh doanh của người đọc
• Đề cập đến thị trường địa phương
• Điều chỉnh đề nghị theo giai đoạn phát triển của doanh nghiệp
• Điều chỉnh giọng điệu cho khách hàng hiện tại so với khách hàng tiềm năng mới

Càng làm cho bức thư có cảm giác như được viết riêng cho người đọc, nó càng trở nên đáng tin hơn.

Một mẫu thực tế bạn có thể tùy chỉnh

Hãy dùng cấu trúc này làm điểm khởi đầu cho email hoặc thư trực tiếp:

[Headline nêu rõ lợi ích]

Chào [Tên],

Nếu bạn đang tìm một cách đơn giản hơn để [đạt được kết quả], [sản phẩm hoặc dịch vụ] của chúng tôi có thể giúp bạn.

Đây là những điểm khiến nó hữu ích:

• [Lợi ích 1]
• [Lợi ích 2]
• [Lợi ích 3]

Đây là điều khách hàng đánh giá cao nhất:

• [Lời chứng thực ngắn hoặc điểm bằng chứng]

Nếu bạn muốn bắt đầu, hãy [lời kêu gọi hành động duy nhất].

P.S. [Lời nhắc về tính khẩn cấp hoặc phần thưởng]

Bạn có thể điều chỉnh giọng điệu tùy theo đối tượng. Một bức thư dịch vụ B2B có thể trang trọng hơn, trong khi một đề nghị dành cho người tiêu dùng địa phương có thể ấm áp và trò chuyện hơn.

Tuân thủ và khả năng gửi đến hộp thư

Email marketing chỉ hiệu quả nếu người nhận thực sự nhận được thư. Trước khi gửi chiến dịch, hãy নিশ্চিত rằng danh sách của bạn dựa trên sự cho phép và rằng thư của bạn có thông tin hủy đăng ký bắt buộc cùng thông tin người gửi chính xác. Hãy xem lại các quy định hiện hành áp dụng cho ngành và khu vực của bạn trước khi triển khai.

Với thư trực tiếp, yêu cầu tuân thủ thường đơn giản hơn, nhưng bạn vẫn nên tôn trọng quyền riêng tư, tránh các tuyên bố gây hiểu lầm và tạo điều kiện để người nhận từ chối các lần liên hệ sau nếu phù hợp.

Marketing tốt là thuyết phục, nhưng cũng phải có trách nhiệm.

Vì sao điều này quan trọng với doanh nghiệp mới

Khi bạn mới bắt đầu, mọi thông điệp đều phản ánh thương hiệu của bạn. Một bức thư rõ ràng, chuyên nghiệp giúp xây dựng niềm tin trước khi khách hàng tiềm năng nói chuyện trực tiếp với bạn. Nó cũng có thể hỗ trợ một chiến lược ra mắt rộng hơn bao gồm website, kênh mạng xã hội và tiếp cận tại địa phương.

Nếu bạn đang trong quá trình thành lập công ty, sắp xếp nhận diện doanh nghiệp một cách gọn gàng và chuẩn bị tiếp thị cho đề nghị đầu tiên, giao tiếp có kỷ luật có thể làm cho việc ra mắt trở nên đáng tin cậy hơn. Những dịch vụ như Zenind có thể giúp các doanh nhân tập trung vào phần vận hành của việc khởi sự kinh doanh để họ có thêm thời gian cho tăng trưởng, tiếp cận khách hàng và bán hàng.

Kết luận

Một bức thư marketing qua email hoặc thư trực tiếp hiệu quả không phải là bức thư nghe thật ấn tượng. Nó là bức thư rõ ràng, phù hợp và có thể hành động được. Hãy mở đầu bằng lợi ích, củng cố bằng bằng chứng, giữ cho thông điệp dễ quét nhanh và kết thúc bằng một bước tiếp theo cụ thể.

Những bức thư tốt nhất tôn trọng thời gian của người đọc và làm cho phản hồi trở nên hiển nhiên. Đó là cách biến một thông điệp đơn giản thành một công cụ marketing hữu ích.