Thuế LLC theo từng tiểu bang: Điều chủ sở hữu cần biết trước khi thành lập

Việc chọn nơi thành lập LLC không chỉ là đánh dấu vào một mẫu đăng ký. Quy định thuế của từng tiểu bang có thể làm thay đổi chi phí kinh doanh thực tế, ảnh hưởng đến khối lượng giấy tờ bạn phải nộp hằng năm và định hình cách bạn tổ chức doanh nghiệp ngay từ đầu.

Một số tiểu bang thân thiện hơn với doanh nghiệp nhỏ vì không áp dụng thuế thu nhập cá nhân. Những tiểu bang khác lại dựa vào thuế nhượng quyền, thuế trên doanh thu gộp, thuế bán hàng hoặc các khoản phí thực thể hằng năm. Trong nhiều trường hợp, tiểu bang đắt đỏ nhất đối với một doanh nghiệp lại là lựa chọn hoàn toàn hợp lý cho doanh nghiệp khác, tùy thuộc vào nơi khách hàng, nhân viên và hoạt động thực tế của doanh nghiệp diễn ra.

Hướng dẫn này phân tích các loại thuế chính áp dụng cho LLC theo từng tiểu bang, giải thích cách quy định thuế liên bang và tiểu bang phối hợp với nhau, và cho thấy cách người sáng lập có thể đưa ra quyết định tốt hơn trước khi thành lập LLC.

Thuế LLC hoạt động như thế nào ở cấp liên bang

LLC là một cấu trúc pháp lý, nhưng không tự động là một nhóm thuế riêng biệt. Về thuế liên bang, IRS thường đánh thuế LLC dựa trên số lượng thành viên và việc LLC có lựa chọn chế độ thuế khác hay không.

LLC một thành viên

LLC một thành viên thường được xem là thực thể bị bỏ qua về mặt thuế thu nhập liên bang. Về thực tế, chủ sở hữu báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên tờ khai cá nhân, thường là theo Schedule C nếu LLC là doanh nghiệp đang hoạt động.

Điều đó không có nghĩa là LLC không có nghĩa vụ thuế. Tùy theo loại hình kinh doanh, chủ sở hữu vẫn có thể phải nộp thuế tự kinh doanh, thuế bảng lương nếu thuê nhân viên, nghĩa vụ thuế bán hàng và các khoản phí hoặc hồ sơ ở cấp tiểu bang.

LLC nhiều thành viên

Mặc định, LLC nhiều thành viên thường bị đánh thuế như một công ty hợp danh. LLC nộp tờ khai thông tin, và mỗi thành viên nhận một Schedule K-1 cho biết phần thu nhập, khoản khấu trừ, tín dụng thuế và các khoản mục khác của doanh nghiệp.

Sau đó, các thành viên báo cáo thông tin đó trên tờ khai cá nhân của họ. Bản thân LLC thường không phải nộp thuế thu nhập liên bang trong mô hình mặc định này, nhưng các chủ sở hữu vẫn có thể phải nộp thuế trên phần lợi nhuận phân bổ cho họ.

LLC lựa chọn bị đánh thuế như công ty

LLC có thể chọn bị đánh thuế như một công ty nếu cấu trúc đó phù hợp hơn với doanh nghiệp. Một số công ty làm như vậy vì mục đích hoạch định, kỳ vọng của nhà đầu tư hoặc để quản lý bảng lương và tiền công theo cách khác.

Lựa chọn đó làm thay đổi đáng kể quy tắc thuế, vì vậy cần được xem xét kỹ trước khi nộp hồ sơ. Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, chế độ thuế LLC mặc định đơn giản và dễ duy trì hơn.

Các loại thuế tiểu bang chính ảnh hưởng đến LLC

Quy định thuế của từng tiểu bang khác nhau rất nhiều, nhưng hầu hết chủ LLC sẽ gặp một hoặc nhiều nhóm thuế sau.

Thuế thu nhập tiểu bang

Nhiều tiểu bang áp dụng thuế thu nhập cá nhân, điều này có thể ảnh hưởng đến chủ LLC vì thu nhập pass-through của LLC thường được tính vào tờ khai cá nhân của chủ sở hữu.

Nếu LLC của bạn bị đánh thuế như thực thể bị bỏ qua hoặc công ty hợp danh, lợi nhuận kinh doanh có thể bị đánh thuế ở cấp chủ sở hữu tại tiểu bang nơi chủ sở hữu sinh sống hoặc nơi thu nhập được phát sinh. Nếu LLC của bạn chọn chế độ thuế công ty, doanh nghiệp cũng có thể phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp ở cấp tiểu bang.

Thuế nhượng quyền

Thuế nhượng quyền thường được hiểu là khoản thuế đánh cho quyền được kinh doanh tại một tiểu bang. Khoản thuế này không phải lúc nào cũng dựa trên lợi nhuận. Một số tiểu bang thu một mức cố định, trong khi số khác tính theo doanh thu, vốn hoặc một công thức khác.

Đây là một trong những chi phí ẩn quan trọng nhất đối với chủ LLC mới. Một tiểu bang không có thuế thu nhập cá nhân vẫn có thể áp dụng thuế nhượng quyền khiến chi phí tuân thủ hằng năm cao hơn dự kiến.

Thuế bán hàng

Nếu LLC của bạn bán hàng hóa chịu thuế hoặc dịch vụ chịu thuế, bạn có thể phải đăng ký thuế bán hàng, thu thuế từ khách hàng, nộp tờ khai và chuyển khoản thuế đó cho tiểu bang.

Quy định thuế bán hàng phụ thuộc vào loại sản phẩm hoặc dịch vụ, nơi khách hàng ở và việc doanh nghiệp của bạn có đủ hiện diện tại tiểu bang để phát sinh nghĩa vụ thuế hay không. Người bán hàng trực tuyến, tư vấn viên và nhà cung cấp dịch vụ nên xem xét kỹ quy tắc nexus trước khi cho rằng mình được miễn.

Thuế trên doanh thu gộp

Một số tiểu bang áp dụng thuế trên doanh thu gộp thay vì, hoặc ngoài, thuế thu nhập truyền thống. Thuế trên doanh thu gộp được tính trên tổng doanh thu thay vì lợi nhuận, nghĩa là doanh nghiệp vẫn có thể phải nộp thuế ngay cả trong năm có biên lợi nhuận thấp.

Điều này đặc biệt quan trọng với các startup và công ty dịch vụ vì thuế dựa trên doanh thu có thể khó hấp thụ hơn khi chi phí ban đầu vẫn còn cao.

Thuế sử dụng lao động và thuế bảng lương

Nếu LLC của bạn thuê nhân viên, thuế thất nghiệp của tiểu bang và các nghĩa vụ liên quan đến bảng lương khác có thể được áp dụng. Những quy định này tách biệt với cách LLC được xử lý về thuế thu nhập.

Ngay cả một doanh nghiệp một người cũng có thể gặp vấn đề thuế bảng lương khi bắt đầu trả lương cho nhân viên, nhà thầu hoặc chủ sở hữu làm việc trong mô hình lựa chọn thuế công ty.

Báo cáo thường niên và phí tiểu bang

Nhiều tiểu bang yêu cầu LLC nộp báo cáo thường niên hoặc báo cáo định kỳ để duy trì trạng thái tốt. Các hồ sơ này có thể kèm theo phí, và khoản phí đó nên được tính vào ngân sách hằng năm.

Ở một số tiểu bang, chi phí tuân thủ khá thấp. Ở những tiểu bang khác, tổng chi phí từ thuế và phí hành chính có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí thực tế khi thành lập và duy trì LLC.

Vì sao thuế LLC khác nhau nhiều giữa các tiểu bang

Chính quyền tiểu bang sử dụng các hệ thống thuế khác nhau để tạo nguồn thu. Một số dựa nhiều hơn vào thuế thu nhập cá nhân. Số khác dùng thuế nhượng quyền, thuế kinh doanh đặc biệt, thuế bán hàng hoặc thuế trên doanh thu gộp. Một số tiểu bang còn có phí nộp hồ sơ hoặc yêu cầu tuân thủ cao hơn, làm tăng chi phí hoạt động lâu dài.

Đó là lý do tiểu bang rẻ nhất để thành lập LLC không phải lúc nào cũng là tiểu bang tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Người sáng lập nên cân nhắc:

• Doanh nghiệp thực sự sẽ hoạt động ở đâu
• Khách hàng đang ở đâu
• Công ty có nhân viên hay không
• Công ty có bán sản phẩm hoặc dịch vụ chịu thuế hay không
• Chủ sở hữu có sống cùng tiểu bang với LLC hay không
• Doanh nghiệp có cần đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác hay không

Câu trả lời cho những câu hỏi đó thường quan trọng hơn tên của nơi nộp hồ sơ thành lập.

Cách so sánh các tiểu bang trước khi thành lập LLC

Khi đánh giá thuế LLC theo từng tiểu bang, hãy nhìn vào bức tranh tổng thể thay vì từng nhóm thuế riêng lẻ.

1. Xem doanh nghiệp phát sinh nexus ở đâu

Nexus là mối liên hệ có thể tạo ra nghĩa vụ thuế tại một tiểu bang. Doanh nghiệp có thể tạo nexus thông qua văn phòng thực tế, nhân viên, hàng tồn kho, hoạt động tiếp thị hoặc ngưỡng doanh số.

Nếu LLC của bạn có nexus tại nhiều tiểu bang, bạn có thể cần đăng ký, nộp tờ khai và đóng thuế ở nhiều khu vực pháp lý.

2. So sánh thuế suất và cơ sở tính thuế

Thuế suất thấp không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với tổng số thuế thấp. Một loại thuế đánh trên doanh thu có thể tốn kém hơn thuế đánh trên lợi nhuận nếu biên lợi nhuận của bạn mỏng. Một khoản phí cố định hằng năm có thể dễ hiểu nhưng vẫn là gánh nặng với doanh nghiệp mới thành lập.

Hãy xem xét thuế suất, cơ sở tính thuế và yêu cầu nộp hồ sơ cùng lúc.

3. Kiểm tra tần suất nộp hồ sơ và khối lượng hành chính

Một số tiểu bang yêu cầu nộp hồ sơ thường xuyên hơn những nơi khác. Việc nộp thuế bán hàng hàng tháng, thanh toán thuế tạm tính hàng quý và nộp báo cáo nhượng quyền hằng năm đều làm tăng khối lượng hành chính.

Nếu bạn đang xây dựng một startup tinh gọn, lịch tuân thủ đơn giản hơn có thể tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ trễ hạn.

4. Kiểm tra cả thuế địa phương

Thuế tiểu bang chỉ là một phần của tổng chi phí. Thuế bán hàng địa phương, thuế kinh doanh cấp thành phố, phí cấp quận và nghĩa vụ payroll đều có thể ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng của bạn.

Một tiểu bang có vẻ rẻ trên giấy tờ có thể kém hấp dẫn hơn khi cộng thêm các lớp thuế địa phương.

Cách giảm thuế LLC một cách hợp pháp

Bạn không thể loại bỏ mọi loại thuế, nhưng bạn có thể giảm số tiền phải nộp bằng cách tổ chức và lưu trữ hồ sơ kinh doanh đúng cách.

Chọn đúng phân loại thuế

Chế độ thuế LLC mặc định không phải lúc nào cũng là lựa chọn hiệu quả nhất, nhưng thường là điểm khởi đầu dễ nhất. Khi doanh nghiệp phát triển, bạn có thể cân nhắc một lựa chọn thuế khác sau khi xem xét tác động đến bảng lương và thu nhập.

Ghi nhận cẩn thận các khoản chi được khấu trừ

Hồ sơ chính xác giúp bạn yêu cầu các khoản khấu trừ kinh doanh hợp lệ. Các khoản khấu trừ phổ biến có thể bao gồm:

• Văn phòng phẩm
• Dịch vụ chuyên môn
• Phần mềm doanh nghiệp
• Chi phí marketing
• Chi phí văn phòng tại nhà, khi đủ điều kiện
• Số dặm xe và chi phí đi lại liên quan
• Phí bảo hiểm
• Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán

Kế toán tốt là một trong những cách đơn giản nhất để bảo vệ lợi nhuận của bạn.

Tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân

Hãy dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và giữ hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu. Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền kinh doanh có thể làm phức tạp việc khai thuế và khiến việc chứng minh khoản khấu trừ khó hơn.

Theo dõi thuế tạm tính

Nhiều chủ LLC cần nộp thuế tạm tính trong năm. Bỏ lỡ các khoản thanh toán này có thể dẫn đến tiền phạt và hóa đơn thuế lớn hơn khi nộp tờ khai.

Hiểu rõ thuế bán hàng trước khi bắt đầu bán

Nếu công ty của bạn bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế, hãy đăng ký trước khi bắt đầu thu tiền. Thu đúng thuế bán hàng ngay từ đầu dễ hơn rất nhiều so với việc sửa sai sau khi đã nộp tờ khai hoặc hoàn tiền.

Theo dõi nghĩa vụ liên bang giữa nhiều tiểu bang

Khi doanh nghiệp của bạn hoạt động qua ranh giới tiểu bang, gánh nặng tuân thủ có thể tăng nhanh. Điều đó có thể đồng nghĩa với việc phải đăng ký hoạt động ngoài tiểu bang, đăng ký thuế bổ sung, nộp tờ khai riêng hoặc đáp ứng các yêu cầu giấy phép địa phương.

Những sai lầm phổ biến của chủ LLC

Nhiều chủ doanh nghiệp mới cho rằng thành lập LLC tự động giải quyết các vấn đề thuế. Thực tế không phải vậy.

Những sai lầm phổ biến nhất gồm:

• Cho rằng không có thuế thu nhập tiểu bang nghĩa là không có thuế tiểu bang nào cả
• Bỏ qua thuế nhượng quyền và phí báo cáo thường niên
• Không đăng ký thuế bán hàng khi cần thiết
• Quên rằng hoạt động ở tiểu bang khác có thể tạo nexus
• Chọn nơi thành lập chỉ dựa trên các mức thuế tiêu biểu
• Bỏ lỡ hạn nộp thuế tạm tính
• Trộn lẫn tuân thủ LLC với tài chính cá nhân

Tránh những lỗi này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tiền phạt sau này.

Danh sách kiểm tra thuế LLC đơn giản

Trước khi hoàn tất việc thành lập và thiết lập thuế, hãy xem lại danh sách sau:

• Xác nhận LLC sẽ bị đánh thuế liên bang như thế nào
• Kiểm tra xem tiểu bang có thuế thu nhập, thuế nhượng quyền hay thuế trên doanh thu gộp hay không
• Xác định có cần đăng ký thuế bán hàng hay không
• Xem xét phí báo cáo thường niên và phí gia hạn
• Xác định doanh nghiệp sẽ phát sinh nexus ở đâu
• Thiết lập kế toán và một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Ước tính các khoản thuế tạm tính theo quý nếu cần
• Lưu bản sao hồ sơ thành lập và các thông báo thuế

Nếu doanh nghiệp sẽ hoạt động tại nhiều hơn một tiểu bang, hãy mở rộng danh sách để bao gồm đăng ký hoạt động ngoài tiểu bang và các hồ sơ thuế đa tiểu bang.

Zenind giúp người sáng lập giữ mọi thứ ngăn nắp như thế nào

Zenind giúp doanh nhân thành lập LLC và quản lý quy trình tuân thủ với sự tự tin hơn. Điều đó quan trọng vì thuế và hồ sơ tiểu bang có liên quan chặt chẽ đến các quyết định thành lập đúng đắn.

Một hệ thống thiết lập gọn gàng ngay từ đầu giúp bạn dễ theo dõi hạn chót, duy trì tình trạng tốt và tránh những sai sót thuế có thể tránh được. Với những người sáng lập muốn có một cách đơn giản hóa để khởi chạy và quản lý LLC, Zenind có thể giúp giảm bớt phần hành chính của việc thành lập doanh nghiệp để chủ sở hữu tập trung vào việc xây dựng công ty.

Kết luận

Thuế LLC theo từng tiểu bang không chỉ là câu chuyện về thuế thu nhập. Thuế nhượng quyền, thuế bán hàng, thuế trên doanh thu gộp, thuế bảng lương và phí tuân thủ hằng năm đều ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh thực tế.

Tiểu bang tốt nhất cho một LLC phụ thuộc vào nơi doanh nghiệp hoạt động, cách doanh nghiệp tạo doanh thu và những nghĩa vụ thuế mà nó sẽ phát sinh theo thời gian. Trước khi chọn tiểu bang thành lập, hãy so sánh toàn bộ gánh nặng thuế, không chỉ một con số nổi bật.

Một quyết định thành lập được cân nhắc kỹ có thể tiết kiệm tiền, giảm rắc rối khi nộp hồ sơ và tạo nền tảng ổn định hơn cho tăng trưởng.