Quản lý chính mình có lẽ là công việc khó nhất của một nhà sáng lập

Khởi nghiệp thường giống như một bước nhảy vào tự do. Bạn tự đặt lịch làm việc. Bạn chọn việc cần làm. Bạn quyết định điều gì sẽ được xây dựng và điều gì sẽ bị gác lại. Với nhiều nhà sáng lập lần đầu và người làm việc độc lập, sự tự chủ đó chính là mục tiêu.

Rồi thực tế xuất hiện: phần khó nhất của khởi nghiệp thường không phải thị trường, thủ tục giấy tờ, hay thậm chí là quy trình bán hàng. Mà là quản lý chính mình.

Nếu bạn vừa là chủ doanh nghiệp, người vận hành, người lập chiến lược, người ghi sổ, người tiếp thị và đội ngũ chăm sóc khách hàng cùng một lúc, thì mọi điểm yếu trong thói quen cá nhân đều trở thành vấn đề của doanh nghiệp. Một nhiệm vụ bị trì hoãn có thể trở thành một cơ hội bị bỏ lỡ. Một quy trình làm việc rối rắm có thể dẫn đến chất lượng dịch vụ thiếu nhất quán. Thiếu cấu trúc có thể tạo ra sự mơ hồ về tài chính, ưu tiên và tăng trưởng.

Đó là lý do vì sao tự quản lý là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhà sáng lập có thể phát triển. Nó ảnh hưởng đến tốc độ doanh nghiệp ổn định, mức độ tự tin khi ra quyết định và khả năng xây dựng một điều gì đó bền vững.

Vì sao tự quản lý lại quan trọng đến vậy

Khi bạn làm việc cho chính mình, sẽ không có người quản lý nào đặt hạn chót, điều hướng sự chú ý của bạn hoặc phát hiện sai sót trước khi chúng lan rộng. Sự tự do đó có giá trị, nhưng nó cũng loại bỏ một lớp trách nhiệm mà nhiều người thường dựa vào.

Trong một startup hoặc doanh nghiệp phụ, tự quản lý ảnh hưởng đến hầu như mọi phần của hoạt động:

• Bạn phản hồi khách hàng và nhà cung cấp nhanh đến mức nào
• Tài chính của bạn có được sắp xếp gọn gàng hay không
• Dự án có được tiến triển đều đặn hay không
• Cuối tuần bạn còn bao nhiêu năng lượng
• Quyết định kinh doanh của bạn dựa trên dữ liệu hay cảm tính

Nói cách khác, tự quản lý không chỉ là vấn đề năng suất cá nhân. Đó là vấn đề hiệu quả kinh doanh.

Ba lĩnh vực nhà sáng lập thường gặp khó khăn nhất

Hầu hết các vấn đề về tự quản lý đều xuất hiện ở một trong ba khía cạnh: tiền bạc, thời gian và góc nhìn.

1. Kỷ luật tài chính

Chủ doanh nghiệp mới thường trộn lẫn tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp trong giai đoạn đầu. Ban đầu điều đó có vẻ vô hại, nhất là khi doanh thu còn nhỏ và chi phí còn đơn giản. Nhưng khi bạn bắt đầu chi cho phần mềm, tiếp thị, nhà thầu phụ hoặc dịch vụ kinh doanh, ranh giới mờ nhạt sẽ khiến việc biết điều gì thực sự hiệu quả trở nên khó hơn.

Nếu không tách bạch rõ ràng, bạn rất dễ bỏ lỡ những dấu hiệu rủi ro:

• Bạn có thể định giá dịch vụ quá thấp vì không nhìn thấy chi phí vận hành thực tế
• Bạn có thể chi tiêu quá mức trong những tháng cần phải giữ tiền mặt dự phòng
• Bạn có thể gặp khó khăn khi chuẩn bị thuế hoặc đáp ứng yêu cầu tuân thủ
• Bạn có thể không có hồ sơ rõ ràng về hiệu quả kinh doanh

Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng, việc ghi sổ kỷ luật và một quy trình rà soát hàng tháng đơn giản sẽ tạo nền tảng cho những quyết định sáng suốt hơn. Với chủ sở hữu LLC và công ty cổ phần, đây không chỉ là thói quen tốt. Đó là một phần của việc vận hành như một doanh nghiệp thực thụ.

2. Kỷ luật thời gian

Nhiều nhà sáng lập cho rằng bận rộn đồng nghĩa với năng suất. Điều đó không đúng.

Bạn có thể lấp đầy cả ngày bằng việc trả lời tin nhắn, chỉnh sửa website, tìm hiểu công cụ và làm lại những chi tiết nhỏ mà vẫn không tạo ra tiến bộ đáng kể. Thách thức không chỉ là duy trì hoạt động. Mà là giữ sự tập trung vào những việc thực sự đưa doanh nghiệp tiến lên.

Những sai lầm phổ biến về quản lý thời gian bao gồm:

• Dành quá nhiều thời gian cho các việc ít giá trị
• Làm việc mà không có danh sách ưu tiên rõ ràng
• Để các yêu cầu khẩn cấp lấn át công việc quan trọng
• Không bao giờ dừng lại đủ lâu để hồi phục
• Tránh các nhiệm vụ khó bằng cách bám vào những việc quen thuộc

Một nhà sáng lập không cần thêm giờ. Một nhà sáng lập cần ranh giới tốt hơn. Chia khung thời gian, lập kế hoạch theo tuần và giữ một danh sách ngắn các kết quả then chốt có thể giúp một doanh nghiệp nhỏ hiệu quả hơn bất kỳ danh sách việc cần làm dài dằng dặc nào.

3. Kỷ luật về góc nhìn

Làm việc một mình có thể tạo ra một buồng vọng âm. Khi bạn là người duy nhất đưa ra quyết định, bạn rất dễ tin vào giả định của chính mình mà không kiểm chứng chúng.

Điều đó có thể dẫn đến những sai lầm có thể tránh được:

• Định giá dựa trên phỏng đoán thay vì thực tế thị trường
• Xây dựng tính năng hoặc dịch vụ mà không ai yêu cầu
• Bỏ sót yêu cầu pháp lý hoặc hành chính
• Đánh giá quá cao tốc độ tăng trưởng

Nhà sáng lập cần một góc nhìn từ bên ngoài. Điều đó có thể đến từ cố vấn, chuyên gia tư vấn, kế toán, luật sư hoặc những chủ doanh nghiệp khác. Phản hồi trung thực không phải là điều xa xỉ. Đó là tấm lưới an toàn chống lại các điểm mù.

Xây dựng thói quen tự quản lý tốt hơn

Tự quản lý là một kỹ năng, nghĩa là nó có thể được học và cải thiện. Mục tiêu không phải là hoàn hảo. Mục tiêu là nhất quán.

Tạo một hệ điều hành đơn giản cho doanh nghiệp của bạn

Một doanh nghiệp không cần một khuôn khổ năng suất phức tạp để hoạt động tốt. Nó cần một hệ thống có thể lặp lại.

Hãy bắt đầu với vài điều thiết yếu:

• Một buổi lập kế hoạch hàng tuần
• Danh sách ưu tiên được viết ra
• Một nơi cố định để lưu biên lai, hóa đơn và hồ sơ
• Lịch kiểm tra dòng tiền thường xuyên
• Thói quen xem lại những gì đã hoàn thành và những gì bị chậm lại

Cấu trúc như vậy giúp giảm mệt mỏi trong ra quyết định. Thay vì cả ngày phải tự hỏi bước tiếp theo là gì, bạn dựa vào một quy trình giúp doanh nghiệp tiếp tục vận hành.

Tách công việc khỏi bản sắc cá nhân

Nhiều nhà sáng lập làm việc độc lập gắn mọi kết quả quá chặt với giá trị bản thân. Nếu doanh số chậm, họ cảm thấy mình thất bại. Nếu một nhiệm vụ lâu hơn dự kiến, họ cho rằng mình không phù hợp để làm chủ doanh nghiệp.

Cách nghĩ đó rất mệt mỏi và hiếm khi hữu ích.

Một cách tiếp cận lành mạnh hơn là xem hiệu quả kinh doanh như phản hồi, không phải phán quyết. Nếu điều gì đó không hiệu quả, câu trả lời thường là điều chỉnh chứ không phải tự trách. Nhà sáng lập tiến bộ nhanh hơn khi họ đánh giá hệ thống, chứ không chỉ đánh giá chính mình.

Bảo vệ năng lượng tốt nhất của bạn

Không phải giờ nào trong ngày cũng có giá trị như nhau. Hầu hết mọi người suy nghĩ rõ nhất vào những thời điểm nhất định, làm việc sáng tạo tốt hơn trong một số môi trường, và xử lý công việc lặp lại hiệu quả hơn vào những khung giờ khác.

Nếu có thể, hãy dành những giờ tốt nhất cho các việc quan trọng nhất:

• Trao đổi bán hàng
• Lập kế hoạch chiến lược
• Rà soát tài chính
• Công việc quan trọng với khách hàng
• Các quyết định lớn

Dành những khung giờ ít năng lượng hơn cho công việc hành chính, dọn hộp thư và các nhiệm vụ lặp lại.

Nhờ giúp đỡ trước khi bạn bị kẹt

Một trong những cách nhanh nhất làm tổn hại một doanh nghiệp non trẻ là chờ quá lâu mới nhờ giúp đỡ. Nhà sáng lập thường cố tự xử lý mọi thứ vì muốn tiết kiệm chi phí, muốn tỏ ra có năng lực hoặc muốn tránh chậm tiến độ.

Cách đó có thể phản tác dụng. Một kế toán viên có thể giúp bạn hiểu rõ con số của mình. Một luật sư có thể giúp bạn hiểu các vấn đề về thành lập hoặc tuân thủ. Một người cố vấn có thể giúp bạn nhìn xa hơn. Một nhà cung cấp dịch vụ như Zenind có thể giúp bạn xây dựng cấu trúc cần thiết để vận hành tự tin hơn.

Ủy quyền không phải là dấu hiệu bạn yếu. Đó là dấu hiệu bạn nghiêm túc trong việc xây dựng một thứ bền vững.

Vì sao cấu trúc giúp ích cho chủ doanh nghiệp mới

Nhiều thách thức về tự quản lý trở nên khó hơn khi doanh nghiệp không được tổ chức đúng ngay từ đầu. Chọn đúng loại hình thành lập, nộp hồ sơ cần thiết và giữ tổ chức tốt với việc tuân thủ có thể giảm ma sát trong tương lai.

Đó là một lý do nhiều nhà sáng lập làm việc với dịch vụ thành lập doanh nghiệp ngay từ đầu. Khi phần thiết lập được xử lý gọn gàng, bạn sẽ bớt thời gian vật lộn với những bất định hành chính và có thêm thời gian xây dựng chính doanh nghiệp.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với các công cụ và dịch vụ được thiết kế để hỗ trợ nền tảng vận hành ban đầu đó. Với một nhà sáng lập đang cố gắng làm chủ việc tự quản lý, sự hỗ trợ như vậy có thể tạo ra khác biệt giữa cảm giác rối bời và cảm giác sẵn sàng.

Tự quản lý tốt trông như thế nào

Một nhà sáng lập quản lý tốt thường không trông bận rộn ở mọi hướng. Họ trông có chủ đích.

Bạn thường có thể nhận ra khả năng tự quản lý tốt qua những dấu hiệu sau:

• Tài chính doanh nghiệp được tách biệt và xem xét thường xuyên
• Hạn chót rõ ràng và thực tế
• Các việc quan trọng được xử lý trước khi trở nên khẩn cấp
• Nhà sáng lập biết khi nào cần ý kiến bên ngoài
• Doanh nghiệp có cấu trúc, dù đội ngũ rất nhỏ
• Năng lượng được bảo vệ thay vì bị bào mòn liên tục

Đó là lợi thế thực sự của việc học cách quản lý chính mình tốt. Bạn trở nên ít phản ứng hơn. Bạn ra quyết định tốt hơn. Bạn xây dựng những hệ thống giúp doanh nghiệp hoạt động ngay cả khi động lực thấp.

Lợi thế của nhà sáng lập

Tự quản lý khó vì nó đòi hỏi bạn vừa là người làm việc vừa là người quản lý. Bạn phải tự đặt tiêu chuẩn, tự tuân theo và tự điều chỉnh khi chúng không còn hiệu quả. Không có trọng tài bên ngoài.

Nhưng thách thức đó cũng là một lợi thế.

Khi bạn học cách quản lý chính mình tốt, bạn có được một kỹ năng vượt ra ngoài phạm vi sở hữu doanh nghiệp. Bạn trở nên giỏi hơn trong lập kế hoạch, sắp xếp ưu tiên, lập ngân sách và lãnh đạo. Bạn xây dựng những thói quen khiến sự độc lập trở nên đáng giá.

Nhà sáng lập biết quản lý thời gian, tiền bạc và sự chú ý một cách kỷ luật có một lợi thế thực sự. Không phải vì họ làm việc không ngừng, mà vì họ biết cách làm việc có mục đích.

Lời kết

Nếu bạn đang bắt đầu hoặc đang phát triển một doanh nghiệp, đừng xem nhẹ công việc quản lý chính mình. Đó có thể là vai trò quan trọng nhất mà bạn đảm nhận.

Hãy làm đúng phần cấu trúc. Giữ tài chính minh bạch. Bảo vệ thời gian của bạn. Tìm kiếm góc nhìn từ bên ngoài. Và khi cần, hãy sử dụng sự hỗ trợ phù hợp để giữ doanh nghiệp của bạn trên nền tảng vững chắc.

Đó là cách những người vận hành một mình trở thành những chủ doanh nghiệp vững vàng, và cách những khởi đầu nhỏ bé trở thành những công ty bền lâu.