Thỏa thuận cổ đông: Đó là gì và vì sao mọi công ty cổ phần đều nên có

Thỏa thuận cổ đông là một trong những hợp đồng riêng tư quan trọng nhất mà một công ty cổ phần có thể lập ra. Nó đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về quyền sở hữu, quyền kiểm soát, việc chuyển nhượng, quyền biểu quyết và cách giải quyết tranh chấp trước khi vấn đề phát sinh. Đối với các công ty cổ phần quy mô nhỏ, doanh nghiệp gia đình và các công ty khởi nghiệp, sự rõ ràng này có thể ngăn ngừa xung đột và bảo vệ giá trị dài hạn.

Khác với các tài liệu thành lập được nộp cho tiểu bang, thỏa thuận cổ đông thường là một hợp đồng riêng giữa các chủ sở hữu. Điều đó khiến nó trở thành một công cụ linh hoạt để xác định cách doanh nghiệp sẽ vận hành và cách các quyết định quan trọng sẽ được đưa ra.

Thỏa thuận cổ đông là gì?

Thỏa thuận cổ đông là một hợp đồng bằng văn bản giữa các cổ đông của công ty, xác định quyền và trách nhiệm của họ. Văn bản này cũng có thể mô tả cách công ty được quản lý, cách cổ phần có thể được chuyển nhượng và điều gì xảy ra nếu một cổ đông rời khỏi doanh nghiệp.

Về mặt thực tiễn, thỏa thuận này trả lời những câu hỏi thường gây tranh chấp về sau:

• Ai kiểm soát các quyết định quan trọng?
• Cổ đông có thể bán cổ phần cho bất kỳ ai không?
• Điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu qua đời, mất khả năng lao động hoặc muốn rút lui?
• Tranh chấp được giải quyết như thế nào?
• Cổ đông thiểu số được bảo vệ ra sao?

Mục tiêu không phải là khiến công ty trở nên cứng nhắc. Mục tiêu là tạo ra các quy tắc có thể dự đoán được để doanh nghiệp phát triển mà không gặp xung đột có thể tránh được.

Vì sao thỏa thuận cổ đông quan trọng

Nhiều công ty cổ phần khởi đầu dựa trên niềm tin giữa các nhà sáng lập. Niềm tin đó rất quan trọng, nhưng không thể thay thế cho một thỏa thuận bằng văn bản. Khi công ty phát triển, mức độ rủi ro tăng lên. Có nhiều tiền hơn liên quan, nhiều người hơn phụ thuộc vào doanh nghiệp, và các bất đồng cũng trở nên tốn kém hơn.

Thỏa thuận cổ đông quan trọng vì nó có thể:

• Giảm rủi ro hiểu lầm giữa các chủ sở hữu
• Bảo vệ công ty khỏi những thay đổi sở hữu không mong muốn
• Duy trì tính liên tục nếu một cổ đông rời đi
• Thiết lập quy tắc biểu quyết và phê duyệt đối với các hành động quan trọng
• Xác định kỳ vọng về lợi nhuận, thua lỗ và phân phối lợi nhuận
• Giúp giải quyết tranh chấp hiệu quả hơn và ít công khai hơn

Đối với các công ty cổ phần nhỏ, việc không có thỏa thuận cổ đông thường đồng nghĩa với việc các chủ sở hữu phải dựa vào các quy định mặc định của luật tiểu bang. Những quy định đó có thể không phản ánh cách các nhà sáng lập thực sự muốn công ty vận hành.

Khi nào công ty cổ phần nên có thỏa thuận này

Thỏa thuận cổ đông đặc biệt hữu ích khi công ty có:

• Nhiều chủ sở hữu
• Các nhà sáng lập có mức độ trách nhiệm hoặc vốn góp khác nhau
• Nhà đầu tư bên ngoài
• Thành viên gia đình là cổ đông
• Nhân viên chủ chốt nhận cổ phần
• Kế hoạch huy động vốn hoặc bổ sung chủ sở hữu trong tương lai

Ngay cả một công ty chỉ có hai nhà sáng lập cũng có thể hưởng lợi từ một thỏa thuận được soạn thảo tốt. Càng ít chủ sở hữu, việc xác định trước điều gì xảy ra nếu một người muốn rời đi hoặc không còn khả năng tham gia càng quan trọng.

Thỏa thuận cổ đông so với Điều lệ thành lập

Thỏa thuận cổ đông không giống với Điều lệ thành lập.

Điều lệ thành lập được nộp cho tiểu bang để thành lập công ty cổ phần. Chúng xác lập sự tồn tại hợp pháp của công ty và bao gồm các thông tin cơ bản theo yêu cầu pháp luật.

Thỏa thuận cổ đông là một văn bản riêng giữa các chủ sở hữu. Nó có thể đi sâu hơn nhiều về cách công ty thực sự sẽ hoạt động.

Nhìn chung:

• Điều lệ thành lập tạo ra công ty cổ phần
• Thỏa thuận cổ đông điều chỉnh mối quan hệ giữa các cổ đông

Cả hai tài liệu đều quan trọng, nhưng phục vụ những mục đích khác nhau.

Các điều khoản thường có trong thỏa thuận cổ đông

Nội dung cụ thể sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp, nhưng một thỏa thuận cổ đông chặt chẽ thường đề cập đến các lĩnh vực sau.

1. Quyền sở hữu và cơ cấu vốn

Thỏa thuận nên xác định các cổ đông và mô tả tỷ lệ sở hữu hoặc các loại cổ phần của họ. Nó cũng có thể tham chiếu đến bảng cơ cấu vốn, thể hiện các chứng khoán đã phát hành và ai là người sở hữu.

Phần này giúp tránh nhầm lẫn về ai sở hữu phần nào và quyền sở hữu có thay đổi theo thời gian hay không.

2. Quyền ra quyết định

Thỏa thuận cổ đông có thể làm rõ những quyết định nào ban quản lý có thể tự thực hiện và những quyết định nào cần sự phê duyệt của cổ đông.

Các vấn đề thường cần phê duyệt bao gồm:

• Phát hành cổ phần mới
• Vay nợ lớn
• Bán doanh nghiệp
• Thay đổi chế độ đãi ngộ của ban điều hành
• Phê duyệt sáp nhập hoặc mua lại
• Sửa đổi các tài liệu quản trị

Ngưỡng phê duyệt rõ ràng giúp ngăn ngừa bế tắc và tranh chấp về thẩm quyền.

3. Quyền biểu quyết

Thỏa thuận có thể nêu rõ cổ phần biểu quyết như thế nào và liệu một số hành động nhất định có cần đa số đơn giản, đa số đặc biệt hay sự đồng ý tuyệt đối hay không.

Điều này quan trọng vì quyền biểu quyết thường quyết định ai kiểm soát công ty. Một nhà sáng lập sở hữu ít cổ phần hơn vẫn có thể thương lượng quyền phủ quyết đối với các hành động lớn, trong khi các cổ đông đa số có thể muốn những quy tắc duy trì tính linh hoạt trong điều hành.

4. Hạn chế chuyển nhượng

Một trong những chức năng giá trị nhất của thỏa thuận cổ đông là giới hạn ai có thể trở thành chủ sở hữu.

Các hạn chế chuyển nhượng thường đề cập đến:

• Cổ phần có thể được bán cho người ngoài hay không
• Các cổ đông hiện tại có quyền ưu tiên mua trước hay không
• Cổ phần có thể được chuyển cho thành viên gia đình hoặc quỹ tín thác hay không
• Điều gì xảy ra nếu cổ đông phá sản
• Việc chuyển nhượng được xử lý thế nào sau khi qua đời hoặc mất khả năng lao động

Những biện pháp bảo vệ này giúp giữ cho quyền sở hữu phù hợp với mục tiêu dài hạn của các nhà sáng lập.

5. Điều khoản mua bán lại

Điều khoản mua bán lại nêu rõ điều gì xảy ra khi một cổ đông rời công ty hoặc bị buộc phải rút lui vì lý do khác.

Điều khoản này có thể quy định:

• Những sự kiện nào kích hoạt việc mua lại
• Ai có quyền hoặc nghĩa vụ mua số cổ phần đó
• Giá mua được xác định như thế nào
• Thanh toán được thực hiện một lần hay theo thời gian

Các điều khoản mua bán lại đặc biệt hữu ích trong doanh nghiệp quy mô nhỏ, nơi cổ đông rời đi không thể dễ dàng bán cổ phần trên thị trường mở.

6. Quy tắc định giá

Nếu cổ phần phải được mua hoặc bán, thỏa thuận nên giải thích cách xác định giá trị.

Các phương pháp định giá có thể bao gồm:

• Công thức cố định
• Thẩm định độc lập
• Giá trị sổ sách
• Giá trị thị trường hợp lý được xác định tại thời điểm chuyển nhượng

Nếu không có phương pháp định giá, một vụ mua lại có thể biến thành tranh chấp tốn kém. Một công thức bằng văn bản cho tất cả các bên một điểm khởi đầu để đàm phán và giảm bớt sự không chắc chắn.

7. Bảo vệ cổ đông thiểu số

Cổ đông thiểu số thường ít quyền kiểm soát hơn cổ đông đa số, vì vậy thỏa thuận có thể bao gồm các biện pháp bảo vệ cụ thể.

Ví dụ như quyền:

• Nhận báo cáo tài chính
• Tham dự một số cuộc họp nhất định
• Nhận cổ tức khi được công bố
• Chặn các giao dịch đặc biệt
• Tiếp cận hồ sơ công ty

Những biện pháp này có thể giúp xây dựng lòng tin và giúp cổ đông thiểu số dễ dàng đầu tư vào công ty hơn.

8. Quy định bảo mật và không cạnh tranh

Thỏa thuận cổ đông cũng có thể bao gồm nghĩa vụ bảo mật và, khi pháp luật cho phép, các hạn chế về cạnh tranh hoặc lôi kéo khách hàng, nhân sự.

Các điều khoản này nhằm bảo vệ thông tin của công ty, mối quan hệ với khách hàng và uy tín thương mại. Vì hiệu lực thi hành có thể khác nhau theo từng tiểu bang và tùy theo cách diễn đạt cụ thể, những điều khoản này cần được soạn thảo cẩn trọng.

9. Giải quyết tranh chấp

Không có thỏa thuận nào có thể loại bỏ hoàn toàn mọi bất đồng, nhưng nó có thể xác định cách xử lý tranh chấp.

Các điều khoản giải quyết tranh chấp phổ biến bao gồm:

• Đàm phán không chính thức
• Hòa giải
• Trọng tài
• Kiện tụng tại tòa án ở một khu vực pháp lý cụ thể

Một quy trình giải quyết tranh chấp rõ ràng có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và ngăn các chủ sở hữu lập tức đưa vấn đề ra tòa.

10. Cơ chế xử lý bế tắc

Khi hai chủ sở hữu có quyền lực ngang nhau, bế tắc có thể khiến doanh nghiệp ngừng hoạt động. Một thỏa thuận tốt nên giải thích cách giải quyết bế tắc.

Các giải pháp khả dĩ bao gồm:

• Cơ chế mua bán lại
• Một người trung lập có quyền quyết định cuối cùng
• Nâng cấp vấn đề lên hòa giải
• Trao quyền quyết định cuối cùng cho một số vấn đề nhất định

Các điều khoản xử lý bế tắc đặc biệt quan trọng trong mô hình sở hữu 50/50.

Lợi ích của thỏa thuận cổ đông

Một thỏa thuận cổ đông được soạn thảo tốt có thể mang lại nhiều lợi ích thực tế.

Tính dự đoán cao hơn

Khi các kỳ vọng được ghi thành văn bản, chủ sở hữu ít có khả năng dựa vào giả định. Tính dự đoán giúp lập kế hoạch, đầu tư và tăng trưởng dễ dàng hơn.

Tính liên tục của doanh nghiệp tốt hơn

Nếu một cổ đông rời đi, mất năng lực hành vi hoặc qua đời, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục hoạt động theo các quy tắc đã định trước thay vì phải ứng biến trong khủng hoảng.

Niềm tin của nhà đầu tư mạnh hơn

Các nhà đầu tư tiềm năng thường muốn thấy rằng các vấn đề về sở hữu và quản trị đã được sắp xếp rõ ràng. Một thỏa thuận chặt chẽ có thể khiến công ty trông ổn định và chuyên nghiệp hơn.

Tính bảo mật cao hơn

Vì thỏa thuận cổ đông thường là tài liệu riêng tư, nó có thể xử lý các vấn đề kinh doanh nhạy cảm mà không cần nộp công khai.

Phòng ngừa xung đột hiệu quả hơn

Nhiều tranh chấp bắt đầu vì các chủ sở hữu chưa từng thảo luận sớm những vấn đề quan trọng. Thỏa thuận cổ đông buộc các bên trao đổi trước khi bất đồng trở nên mang tính cá nhân.

Những nhược điểm tiềm ẩn cần cân nhắc

Thỏa thuận cổ đông rất hữu ích, nhưng cần được soạn thảo cẩn trọng.

Nếu thỏa thuận quá cứng nhắc, nó có thể làm giảm tính linh hoạt và khiến việc quản lý chậm hơn. Nếu nó trao quá nhiều quyền lực cho một nhóm, nó có thể làm nản lòng nhà đầu tư hoặc tạo ra sự bất mãn trong số cổ đông thiểu số.

Thỏa thuận tốt nhất là thỏa thuận cân bằng giữa quyền kiểm soát và khả năng thích ứng. Nó nên bảo vệ doanh nghiệp mà không biến các quyết định thông thường thành một quy trình quan liêu.

Các lỗi soạn thảo phổ biến bao gồm:

• Sử dụng định nghĩa mơ hồ
• Không cập nhật thỏa thuận sau khi cơ cấu sở hữu thay đổi
• Bỏ qua luật doanh nghiệp đặc thù của tiểu bang
• Không đề cập đầy đủ đến cơ chế mua lại
• Thiếu điều khoản xử lý bế tắc

Một thỏa thuận ngắn và chưa đầy đủ thường còn tệ hơn không có thỏa thuận.

Các thực hành tốt nhất khi soạn thảo

Nếu bạn đang tạo thỏa thuận cổ đông cho một công ty mới, hãy lưu ý các thực hành tốt nhất sau.

Bắt đầu sớm

Thời điểm tốt nhất để tạo thỏa thuận là khi mọi người còn đang đồng thuận và lạc quan. Chờ đến khi tranh chấp nảy sinh thường khiến việc thỏa hiệp khó hơn.

Phù hợp với doanh nghiệp

Một startup có nhà đầu tư bên ngoài có thể cần các điều khoản khác với một công ty cổ phần gia đình hoặc một doanh nghiệp dịch vụ quy mô nhỏ. Thỏa thuận nên phản ánh đúng mục tiêu và cơ cấu sở hữu thực tế của công ty.

Định nghĩa rõ các thuật ngữ quan trọng

Sự mơ hồ dẫn đến xung đột. Các thuật ngữ như "nguyên nhân", "giá trị thị trường hợp lý", "quyết định quan trọng" và "vi phạm nghiêm trọng" cần được định nghĩa chính xác.

Phối hợp với các tài liệu khác

Thỏa thuận cổ đông nên đồng bộ với điều lệ công ty, các đợt phát hành cổ phần, nghị quyết của hội đồng quản trị và các yêu cầu nộp hồ sơ của tiểu bang.

Xem xét định kỳ

Khi công ty phát triển, thỏa thuận nên được cập nhật để phản ánh cổ đông mới, nguồn vốn mới hoặc sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh.

Zenind hỗ trợ các công ty mới như thế nào

Đối với chủ doanh nghiệp mới, việc sớm tổ chức các tài liệu thành lập và công việc tuân thủ có thể giúp thiết lập cơ cấu sở hữu phù hợp dễ dàng hơn. Zenind giúp các nhà sáng lập quản lý quy trình thành lập công ty và theo dõi các yêu cầu tuân thủ liên tục, từ đó tạo nền tảng vững chắc hơn cho thỏa thuận cổ đông và các tài liệu quản trị khác.

Kết luận

Thỏa thuận cổ đông không chỉ là một hình thức pháp lý. Đây là một công cụ quản trị thực tiễn giúp công ty cổ phần xác định quyền sở hữu, bảo vệ nhà đầu tư và tránh các tranh chấp gây gián đoạn.

Đối với startup và các công ty cổ phần quy mô nhỏ, thỏa thuận này có thể là một trong những tài liệu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Bằng cách xử lý sớm các vấn đề về kiểm soát, chuyển nhượng, định giá và giải quyết tranh chấp, chủ sở hữu có thể giảm rủi ro và tập trung vào việc xây dựng công ty.

Nếu bạn đang thành lập một công ty cổ phần hoặc rà soát các tài liệu quản trị hiện tại, đây là lúc để নিশ্চিত rằng các quy tắc sở hữu của bạn được viết rõ ràng và nhất quán.