Thuế của hộ kinh doanh cá thể: Hướng dẫn khai thuế tại Mỹ dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Vận hành một hộ kinh doanh cá thể giúp việc sở hữu doanh nghiệp trở nên đơn giản, nhưng thuế vẫn có thể nhanh chóng trở nên phức tạp. Không giống như một công ty tách biệt, hộ kinh doanh cá thể không nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang riêng. Thay vào đó, chủ sở hữu khai báo thu nhập và chi phí kinh doanh trên tờ khai cá nhân, đồng thời có thể phải nộp thuế tự doanh, thuế tạm tính và các nghĩa vụ ở cấp tiểu bang.

Hiểu cách thức thuế của hộ kinh doanh cá thể hoạt động giúp bạn tránh bất ngờ, quản lý hồ sơ gọn gàng và giữ lại nhiều hơn số tiền mình kiếm được. Dù bạn làm freelancer, tư vấn, bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ tại địa phương, quy trình thuế phù hợp có thể giúp việc khai thuế cuối năm bớt căng thẳng hơn nhiều.

Điều gì làm cho thuế của hộ kinh doanh cá thể khác biệt?

Khác biệt lớn nhất là doanh nghiệp và chủ sở hữu được xem là một đối tượng duy nhất cho mục đích thuế liên bang. Điều đó có nghĩa là bản thân doanh nghiệp không bị đánh thuế riêng. Thay vào đó, lợi nhuận hoặc thua lỗ từ doanh nghiệp sẽ chuyển sang tờ khai cá nhân của chủ sở hữu.

Trên thực tế, điều này thường có nghĩa là:

• Thu nhập kinh doanh được khai trên tờ khai thuế cá nhân của bạn.
• Chi phí kinh doanh được khấu trừ vào thu nhập kinh doanh.
• Lợi nhuận ròng có thể phải chịu thuế tự doanh.
• Bạn có thể cần nộp các khoản thuế tạm tính theo quý.

Cách xử lý thuế này có vẻ đơn giản trên bề mặt, nhưng đòi hỏi ghi chép nhất quán. Bạn theo dõi thu nhập và chi phí trong năm càng chính xác, việc khai đúng càng dễ và sai sót càng ít.

Bước 1: Theo dõi toàn bộ thu nhập kinh doanh

Mỗi đồng mà hộ kinh doanh cá thể của bạn kiếm được đều nên được ghi nhận. Điều này bao gồm khoản thanh toán từ khách hàng, doanh số sản phẩm, khoản chi trả từ nền tảng, giao dịch tiền mặt và mọi nguồn doanh thu kinh doanh khác.

Hãy lưu hồ sơ cho:

• Hóa đơn bạn gửi
• Khoản thanh toán nhận qua chuyển khoản ngân hàng, thẻ, séc hoặc nền tảng trực tuyến
• Các biểu mẫu 1099 bạn nhận từ khách hàng hoặc chợ bán hàng
• Hoàn tiền, bồi hoàn giao dịch và đơn hàng bị trả lại
• Bất kỳ thu nhập kinh doanh nào không đi qua một biểu mẫu thuế chính thức

Đừng chỉ dựa vào bản tổng kết cuối năm. Ghi sổ hằng tháng sẽ tốt hơn vì nó giúp bạn đối chiếu sao kê ngân hàng, phát hiện khoản thu bị thiếu và tránh phải xử lý gấp khi mùa thuế đến.

Bước 2: Biết những loại thuế nào có thể áp dụng

Một chủ hộ kinh doanh cá thể có thể phải nộp nhiều hơn chỉ thuế thu nhập liên bang. Các loại thuế phổ biến nhất gồm những khoản sau.

Thuế thu nhập liên bang

Lợi nhuận kinh doanh của bạn được cộng với các nguồn thu nhập cá nhân khác và bị đánh thuế theo hệ thống thuế thu nhập cá nhân. Số tiền bạn nợ phụ thuộc vào tổng thu nhập chịu thuế, các khoản khấu trừ, tín thuế và tình trạng khai thuế.

Thuế tự doanh

Thuế tự doanh bao gồm phần thuế An sinh Xã hội và Medicare dành cho những người tự làm chủ. Chủ hộ kinh doanh cá thể thường tính loại thuế này dựa trên lợi nhuận kinh doanh.

Trong nhiều trường hợp, nếu thu nhập ròng từ tự doanh của bạn từ 400 USD trở lên, bạn sẽ cần nộp Schedule SE. Đây là một trong những biểu mẫu quan trọng nhất đối với hộ kinh doanh cá thể vì nó xác định nghĩa vụ thuế tự doanh của bạn.

Thuế tiểu bang và địa phương

Tùy nơi bạn hoạt động, bạn cũng có thể phải nộp thuế thu nhập tiểu bang, thuế thành phố, thuế nhượng quyền, thuế bán hàng hoặc các loại thuế kinh doanh địa phương khác. Một số tiểu bang yêu cầu đăng ký ngay cả đối với những hộ kinh doanh rất nhỏ.

Thuế lao động nếu bạn thuê nhân viên

Nếu hộ kinh doanh cá thể của bạn thuê nhân viên, trách nhiệm thuế sẽ mở rộng. Bạn có thể cần khấu trừ tiền lương, nộp các tờ khai thuế của chủ lao động và thanh toán thuế thất nghiệp. Một doanh nghiệp nhỏ độc lập có thể trở thành một hệ thống thuế chính thức hơn khi có thêm nhân sự.

Bước 3: Hiểu các biểu mẫu IRS chính

Hầu hết chủ hộ kinh doanh cá thể chỉ dùng một số biểu mẫu thuế nhất định, nhưng mỗi biểu mẫu phục vụ một mục đích khác nhau.

Schedule C, Lãi hoặc lỗ từ doanh nghiệp

Schedule C là nơi bạn báo cáo thu nhập kinh doanh và các khoản chi phí được khấu trừ. Biểu mẫu này tính ra lợi nhuận hoặc thua lỗ ròng từ hộ kinh doanh cá thể.

Schedule SE, Thuế tự doanh

Nếu bạn có thu nhập ròng từ tự doanh, Schedule SE được dùng để tính số thuế tự doanh phải nộp. Biểu mẫu này được đính kèm vào tờ khai cá nhân của bạn khi cần.

Form 1040 và các phụ lục liên quan

Các tổng số từ doanh nghiệp của bạn thường được chuyển vào Form 1040 cá nhân. Đây là tờ khai mà phần lớn chủ hộ kinh doanh cá thể nộp mỗi năm.

Form 1040-ES

Nếu bạn không bị khấu trừ đủ thuế từ các nguồn thu khác, bạn có thể cần nộp thuế tạm tính trong năm bằng Form 1040-ES.

Bước 4: Yêu cầu các khoản khấu trừ kinh doanh hợp lệ

Một trong những lợi thế thuế chính của hộ kinh doanh cá thể là khả năng khấu trừ các khoản chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết. Những khoản khấu trừ này làm giảm lợi nhuận chịu thuế, từ đó có thể giảm cả thuế thu nhập lẫn thuế tự doanh.

Các khoản chi phí được khấu trừ phổ biến gồm:

• Quảng cáo và tiếp thị
• Bảo hiểm kinh doanh
• Lao động thuê ngoài
• Vật dụng văn phòng
• Phần mềm và gói đăng ký
• Dịch vụ chuyên môn
• Đi công tác kinh doanh
• Bữa ăn liên quan đến kinh doanh, khi được quy định thuế cho phép
• Chi phí internet và điện thoại gắn với mục đích kinh doanh
• Thiết bị và công cụ dùng cho doanh nghiệp
• Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán
• Tiền thuê không gian kinh doanh

Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình một cách độc quyền và thường xuyên cho công việc kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà. IRS có phương pháp đơn giản hóa cũng như phương pháp tính theo chi phí thực tế, vì vậy đáng để xem phương án nào phù hợp hơn với tình huống của bạn.

Chi phí xe và số dặm di chuyển

Nếu bạn sử dụng ô tô cho công việc kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ số dặm chạy xe phục vụ kinh doanh hoặc chi phí xe thực tế, tùy theo phương pháp bạn chọn và hồ sơ bạn lưu giữ. Việc đi lại cá nhân không đủ điều kiện, nên nhật ký số dặm rõ ràng là rất quan trọng.

Nguyên tắc then chốt là khoản chi phải thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Chi phí cá nhân nên tách riêng khỏi các khoản khấu trừ kinh doanh.

Bước 5: Dành tiền cho thuế tạm tính

Vì không có chủ lao động nào khấu trừ thuế từ thu nhập kinh doanh của bạn, về cơ bản bạn phải tự nộp dần trong năm. Đó là lý do các khoản thuế tạm tính theo quý rất quan trọng đối với chủ hộ kinh doanh cá thể.

Một cách thực tế là dành ra một tỷ lệ phần trăm của mỗi khoản thanh toán bạn nhận được. Nhiều chủ doanh nghiệp giữ một tài khoản tiết kiệm riêng cho thuế để không bị bất ngờ khi đến hạn nộp quý.

Thuế tạm tính thường giúp trang trải:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế tự doanh
• Bất kỳ khoản thuế bổ sung nào liên quan đến nguồn thu nhập khác của bạn

Nếu thu nhập của bạn không đều, hãy xem lại số liệu vài lần trong năm. Như vậy, bạn có thể điều chỉnh các khoản thuế tạm tính trước khi phát sinh một số dư lớn.

Bước 6: Nộp tờ khai hằng năm một cách chính xác

Khi đến thời điểm nộp hồ sơ, quy trình thường khá đơn giản nếu hồ sơ của bạn được tổ chức tốt.

1. Thu thập toàn bộ hồ sơ thu nhập và biên lai chi phí.
2. Đối chiếu sao kê tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng doanh nghiệp.
3. Hoàn thành Schedule C để tính lợi nhuận hoặc thua lỗ.
4. Hoàn thành Schedule SE nếu bạn phải nộp thuế tự doanh.
5. Chuyển các số liệu liên quan sang Form 1040.
6. Đính kèm bất kỳ biểu mẫu liên bang hoặc tiểu bang nào khác được yêu cầu.
7. Thanh toán số dư còn nợ hoặc xác nhận khoản hoàn thuế của bạn.

Nếu doanh nghiệp của bạn không hoạt động trong năm và không có thu nhập hay chi phí, bạn có thể không cần nộp Schedule C. Tuy nhiên, nếu bạn nhận được bất kỳ khoản thanh toán nào liên quan đến kinh doanh, bạn vẫn nên kiểm tra xem có cần khai báo hay không.

Những sai lầm thuế thường gặp của hộ kinh doanh cá thể

Ngay cả những chủ doanh nghiệp có kinh nghiệm cũng mắc lỗi thuế khi không có hệ thống ghi sổ vững chắc. Những sai lầm phổ biến nhất bao gồm:

• Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh
• Quên theo dõi thu nhập bằng tiền mặt
• Bỏ sót các khoản chi phí được khấu trừ
• Đợi đến mùa thuế mới sắp xếp hồ sơ
• Bỏ qua thuế tạm tính theo quý
• Không tách khoản rút vốn của chủ sở hữu khỏi chi phí kinh doanh
• Bỏ sót các yêu cầu thuế của tiểu bang
• Yêu cầu khấu trừ nhưng không có chứng từ hỗ trợ

Một hệ thống đơn giản có thể ngăn ngừa phần lớn những vấn đề này. Hãy dùng tài khoản doanh nghiệp riêng, lưu biên lai trong suốt năm và rà soát sổ sách hằng tháng.

Thực hành lưu trữ hồ sơ tốt nhất

Hồ sơ tốt giúp việc khai thuế dễ hơn và bảo vệ bạn nếu sau này có câu hỏi phát sinh. Bạn không cần một hệ thống phức tạp, nhưng bạn cần một hệ thống đáng tin cậy.

Một quy trình lưu trữ hồ sơ tốt thường bao gồm:

• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng
• Phần mềm kế toán hoặc bảng tính có cấu trúc
• Bản sao điện tử của biên lai và hóa đơn
• Nhật ký số dặm cho các khoản khấu trừ xe
• Hồ sơ thanh toán thuế theo quý
• Bản sao các tờ khai đã nộp và biểu mẫu hỗ trợ

Nếu bạn thuê người làm sổ sách hoặc kế toán, hãy cung cấp hồ sơ gọn gàng thay vì một đống sao kê vào cuối năm. Điều đó tiết kiệm thời gian và giảm khả năng bỏ sót khấu trừ hoặc khai sai.

Khi hộ kinh doanh cá thể không còn đủ phù hợp

Hộ kinh doanh cá thể thường là cách đơn giản nhất để bắt đầu kinh doanh, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất về lâu dài. Khi doanh thu, mức độ rủi ro pháp lý hoặc kế hoạch tăng trưởng của bạn lớn hơn, bạn có thể muốn một cấu trúc chính thức hơn.

Bạn có thể cân nhắc thành lập LLC nếu:

• Bạn muốn tách bạch rõ ràng giữa hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh
• Doanh nghiệp của bạn đang trở nên sinh lời hơn
• Bạn dự định thuê nhân viên hoặc nhà thầu độc lập
• Bạn muốn một cấu trúc có thể hỗ trợ tăng trưởng trong tương lai
• Bạn sẵn sàng cho một thiết lập doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn

Đối với những nhà sáng lập đã sẵn sàng vượt ra khỏi mô hình hộ kinh doanh cá thể, Zenind có thể hỗ trợ thành lập LLC tại Mỹ và đồng hành trong giai đoạn tiếp theo của hành trình kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

Chủ hộ kinh doanh cá thể có phải nộp cả thuế thu nhập lẫn thuế tự doanh không?

Thường là có. Thuế thu nhập dựa trên tổng thu nhập chịu thuế của bạn, trong khi thuế tự doanh áp dụng trên thu nhập ròng từ doanh nghiệp.

Tôi có thể khấu trừ chi phí khởi nghiệp không?

Một số chi phí khởi nghiệp và chi phí tổ chức có thể được khấu trừ, nhưng quy định phụ thuộc vào loại chi phí và thời điểm phát sinh. Hãy lưu hồ sơ chi tiết ngay từ đầu.

Tôi có cần nộp thuế theo quý không?

Nếu bạn không bị khấu trừ đủ thuế từ các nguồn thu nhập khác, bạn có thể cần nộp thuế tạm tính trong năm.

Hộ kinh doanh cá thể có giống LLC một thành viên về thuế không?

Không phải lúc nào cũng giống nhau về mặt pháp lý, nhưng LLC một thành viên thường được đánh thuế tương tự theo mặc định, trừ khi nó chọn chế độ thuế khác. Chi tiết pháp lý và thuế có thể khác nhau, vì vậy hãy xem xét cấu trúc của bạn cẩn thận.

Kết luận

Thuế của hộ kinh doanh cá thể có thể quản lý được khi bạn hiểu các nguyên tắc cơ bản: khai thu nhập chính xác, tách riêng chi tiêu kinh doanh và cá nhân, yêu cầu các khoản khấu trừ hợp lệ và nộp thuế tạm tính đúng hạn. Hệ thống ghi sổ càng đơn giản, bạn càng dễ tuân thủ và giữ lại nhiều thu nhập hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển và bạn đã sẵn sàng cho một cấu trúc chính thức hơn, Zenind có thể giúp bạn bước sang giai đoạn tiếp theo với dịch vụ thành lập LLC tại Mỹ và hỗ trợ thiết lập doanh nghiệp.