LLC có thể thuê nhân viên không? Hướng dẫn thực tế cho chủ doanh nghiệp

Công ty trách nhiệm hữu hạn, hay LLC, hoàn toàn có thể thuê nhân viên. Trên thực tế, nhiều LLC bắt đầu là doanh nghiệp do chủ sở hữu vận hành tinh gọn rồi mới bổ sung nhân sự khi nhu cầu tăng lên. Điều quan trọng là hiểu sự khác nhau giữa chủ sở hữu LLC, nhân viên và nhà thầu độc lập, sau đó tuân thủ các quy định liên bang và tiểu bang áp dụng cho tuyển dụng, tiền lương và báo cáo thuế.

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới hoặc xây dựng một đội ngũ trong một LLC hiện có, quy trình này hoàn toàn có thể quản lý được nếu bạn thiết lập đúng ngay từ đầu. Ưu tiên chính là đăng ký thuế phù hợp, xác minh quyền làm việc, chạy bảng lương đúng cách và luôn cập nhật các nghĩa vụ về luật lao động.

LLC có thể thuê nhân viên không?

Có. LLC có thể thuê nhân viên W-2 giống như hầu hết các loại hình doanh nghiệp khác. Khi công ty trở thành nhà tuyển dụng, công ty phải xử lý khấu trừ tiền lương, các yêu cầu về thuế thất nghiệp và các nghĩa vụ tuân thủ khác của người sử dụng lao động.

Điều đó có nghĩa là LLC phải làm nhiều hơn là chỉ đồng ý trả lương cho một người. LLC còn phải lưu giữ hồ sơ nhân sự, báo cáo nhân viên mới khi được yêu cầu và tuân thủ luật về tiền lương và giờ làm việc ở cả cấp liên bang lẫn cấp tiểu bang.

LLC một thành viên có thể thuê nhân viên không?

Có. LLC một thành viên có thể thuê nhân viên nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ. Chủ sở hữu đơn lẻ không cần phải chờ đến khi công ty có nhiều thành viên hoặc một cơ cấu lớn hơn.

Một LLC một thành viên cũng có thể dùng nhà thầu độc lập cho một số dự án nhất định, nhưng điều đó không giống với việc thuê nhân viên. Nhà thầu tự lo thuế của mình, trong khi nhân viên thường nhận lương qua hệ thống payroll với khoản khấu trừ thuế và có thể đủ điều kiện nhận phúc lợi, tùy thuộc vào doanh nghiệp và quy định pháp luật.

Nếu bạn đang phân vân giữa nhân viên và nhà thầu, hãy tập trung vào mức độ kiểm soát mà bạn cần. Những người làm việc theo lịch của bạn, sử dụng quy trình của bạn và thực hiện các công việc cốt lõi đang diễn ra thường là nhân viên, không phải nhà thầu.

Nhân viên so với nhà thầu độc lập

Sự phân biệt này rất quan trọng vì phân loại sai có thể dẫn đến các vấn đề về thuế, lao động và tiền phạt.

Một nhân viên thường:

• Làm việc dưới sự chỉ đạo và kiểm soát của công ty
• Nhận tiền lương thông qua bảng lương
• Có thuế bị khấu trừ từ phiếu lương
• Có thể đủ điều kiện nhận phúc lợi và bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Một nhà thầu độc lập thường:

• Vận hành như một doanh nghiệp riêng
• Tự kiểm soát cách thực hiện công việc
• Gửi hóa đơn thay vì bảng chấm công payroll
• Nhận Form 1099-NEC nếu được trả từ 600 đô la trở lên trong nhiều trường hợp

Nếu bạn không chắc cách phân loại một người lao động, bạn nên xem lại quy định của IRS và tiểu bang trước khi tuyển họ.

Các bước thuê nhân viên cho một LLC

Tuyển dụng sẽ dễ hơn nếu bạn theo một trình tự rõ ràng.

1. Lấy EIN

Trước khi có thể chạy bảng lương, LLC của bạn nên có Mã số Nhận dạng Nhà tuyển dụng, hay EIN. EIN được dùng cho báo cáo thuế liên bang và hồ sơ bảng lương. Ngay cả khi LLC đã tồn tại, EIN thường vẫn cần khi công ty trở thành nhà tuyển dụng.

2. Đăng ký tài khoản payroll cấp tiểu bang

Hầu hết nhà tuyển dụng phải đăng ký với cơ quan tiểu bang có thẩm quyền cho bảo hiểm thất nghiệp, thuế khấu trừ hoặc cả hai. Yêu cầu của từng tiểu bang khác nhau, vì vậy bước này nên hoàn tất trước khi phát hành phiếu lương đầu tiên.

3. Xác minh quyền làm việc

Nhà tuyển dụng phải xác nhận rằng mỗi nhân viên được phép làm việc tại Hoa Kỳ. Việc này thường bao gồm hoàn thành Form I-9 và lưu giữ hồ sơ phù hợp.

4. Thu thập các biểu mẫu khi tuyển mới

Trước khi bắt đầu payroll, hãy thu thập các biểu mẫu thuế của nhân viên và bất kỳ giấy tờ hội nhập nào theo yêu cầu của tiểu bang. Tối thiểu, bạn thường cần Form W-4 liên bang và các biểu mẫu khấu trừ thuế cấp tiểu bang nếu áp dụng.

5. Thiết lập payroll

Payroll không chỉ là gửi tiền vào ngày trả lương. Nó bao gồm tính lương gộp, khấu trừ thuế, đóng phần thuế lao động của người sử dụng lao động và phát hành phiếu lương. Nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng phần mềm payroll hoặc dịch vụ payroll để giảm lỗi thủ công và duy trì đúng lịch.

6. Mua bảo hiểm bắt buộc

Bảo hiểm bồi thường cho người lao động thường được yêu cầu khi bạn thuê nhân viên. Một số tiểu bang cũng yêu cầu bảo hiểm khuyết tật, bảo hiểm thất nghiệp hoặc các hình thức bảo vệ khác do người sử dụng lao động cung cấp.

7. Niêm yết các thông báo bắt buộc

Nhà tuyển dụng có thể cần treo poster luật lao động tại nơi làm việc hoặc cung cấp bản điện tử khi được phép. Các thông báo này giúp nhân viên hiểu quyền của họ về tiền lương, an toàn, nghỉ phép và bảo vệ chống phân biệt đối xử.

8. Lưu hồ sơ sạch sẽ

Lưu giữ hồ sơ payroll, hồ sơ thuế, thỏa thuận lương, bảng chấm công và hồ sơ nhân sự. Việc lưu trữ tốt giúp giải quyết tranh chấp và xử lý các câu hỏi về thuế sau này dễ dàng hơn.

LLC cần chú ý điều gì sau khi tuyển dụng

Tuyển dụng không kết thúc khi nhân viên đầu tiên bắt đầu làm việc. Tuân thủ liên tục là một phần của vai trò nhà tuyển dụng.

Thuế tiền lương

Một LLC có nhân viên thường phải khấu trừ và nộp một số loại thuế, chẳng hạn như:

• Thuế thu nhập liên bang bị khấu trừ
• Thuế Social Security và Medicare
• Thuế thất nghiệp liên bang, khi áp dụng
• Thuế thu nhập cấp tiểu bang bị khấu trừ, khi áp dụng
• Thuế thất nghiệp cấp tiểu bang, khi áp dụng

Cấu phần cụ thể phụ thuộc vào địa điểm của nhân viên và thiết lập payroll của doanh nghiệp.

Luật tiền lương và giờ làm việc

Nhà tuyển dụng phải tuân thủ các quy định về lương tối thiểu, làm thêm giờ, nghỉ giải lao và tần suất trả lương áp dụng tại tiểu bang và ngành của mình. Một số tiểu bang và thành phố có quy định nghiêm ngặt hơn luật liên bang, vì vậy quy tắc bảo vệ cao hơn thường sẽ được áp dụng.

Bồi thường cho người lao động và thất nghiệp

Hầu hết nhà tuyển dụng cần duy trì phạm vi bảo hiểm bắt buộc cho tai nạn lao động và các yêu cầu về thất nghiệp. Những chương trình này là một phần bình thường của việc trở thành nhà tuyển dụng và nên được tính vào quyết định tuyển dụng của bạn.

Báo cáo nhân viên mới

Nhiều tiểu bang yêu cầu nhà tuyển dụng báo cáo nhân viên mới trong một thời hạn ngắn sau khi họ bắt đầu làm việc. Việc này giúp cơ quan tiểu bang theo dõi việc làm và hỗ trợ cưỡng chế nghĩa vụ cấp dưỡng cũng như các chương trình liên quan.

Chủ sở hữu LLC có thể là nhân viên không?

Thông thường, chủ sở hữu LLC không được coi là nhân viên cho mục đích thuế khi LLC bị đánh thuế theo mô hình pass-through mặc định. Thay vào đó, chủ sở hữu thường nhận phân phối lợi nhuận hoặc khoản thanh toán bảo đảm, tùy theo cấu trúc.

Có một ngoại lệ quan trọng. Nếu LLC chọn bị đánh thuế như một công ty cổ phần, chủ sở hữu có thể trở thành cổ đông-nhân viên và nhận lương thông qua payroll. Việc lựa chọn này thay đổi cách xử lý thuế và tạo thêm nghĩa vụ payroll chính thức hơn.

Vì lựa chọn đó ảnh hưởng đến thuế và thù lao, chủ sở hữu nên xem xét cẩn thận các hệ quả trước khi thay đổi phân loại thuế của LLC.

Thực hành tốt nhất cho nhà tuyển dụng LLC nhỏ

Một nhóm nhỏ có thể vận hành gọn gàng với vài thói quen sau:

• Dùng mô tả công việc bằng văn bản
• Giữ mức lương và lịch trả lương nhất quán
• Theo dõi giờ làm chính xác đối với nhân viên theo giờ
• Đối chiếu báo cáo payroll mỗi kỳ trả lương
• Tách quy trình làm việc của nhà thầu và nhân viên
• Thường xuyên xem các cập nhật luật lao động của tiểu bang
• Lưu trữ hồ sơ thuế và hồ sơ nhân sự an toàn

Những thực hành này giúp giảm sai sót và làm cho việc mở rộng dễ hơn khi bạn tuyển nhân viên tiếp theo.

Khi nào nên dùng nhà thầu thay vì nhân viên

Nhà thầu độc lập có thể phù hợp khi bạn cần hỗ trợ theo dự án, chuyên môn chuyên sâu hoặc hỗ trợ linh hoạt mà không muốn phát sinh nghĩa vụ payroll lâu dài.

Nhà thầu thường phù hợp hơn cho:

• Dự án một lần
• Công việc theo mùa
• Tư vấn chuyên môn
• Công việc nằm ngoài hoạt động cốt lõi của bạn

Nhân viên thường phù hợp hơn cho:

• Hoạt động hằng ngày đang diễn ra
• Công việc cần giám sát và đào tạo
• Vai trò tuân theo lịch trình và quy trình của công ty bạn

Chọn đúng phân loại ngay từ đầu giúp bảo vệ LLC của bạn khỏi các vấn đề phân loại lại tốn kém về sau.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Nếu bạn đang thành lập LLC và dự kiến thuê người, việc thiết lập rất quan trọng. Zenind giúp chủ doanh nghiệp thành lập và quản lý công ty của họ với trọng tâm thực tế vào tuân thủ và tổ chức.

Điều đó có thể bao gồm hỗ trợ thành lập LLC, xin EIN và giữ cho cấu trúc doanh nghiệp sẵn sàng cho tăng trưởng. Với những chủ doanh nghiệp muốn tập trung xây dựng công ty thay vì xử lý các chi tiết thành lập, nền tảng đó có thể tiết kiệm thời gian và giảm ma sát.

Câu hỏi thường gặp

LLC có thể có nhân viên không?

Có. LLC có thể thuê nhân viên và chạy payroll miễn là tuân thủ các quy tắc thuế và lao động áp dụng.

LLC một thành viên có thể thuê nhân viên không?

Có. LLC một thành viên có thể thuê nhân viên giống như một công ty lớn hơn.

Chủ sở hữu LLC có nhận W-2 không?

Thông thường là không, trừ khi LLC chọn bị đánh thuế như một công ty cổ phần và chủ sở hữu được xử lý đúng cách như một nhân viên theo tình trạng thuế đó.

Tôi có cần EIN trước khi thuê nhân viên không?

Có, nhìn chung bạn cần EIN trước khi thiết lập payroll và bắt đầu thuê nhân viên.

Tôi có thể dùng nhà thầu thay cho nhân viên không?

Có, nếu mối quan hệ công việc thực sự phù hợp với các quy tắc dành cho nhà thầu. Việc phân loại nên dựa trên mức độ kiểm soát, tính độc lập và bản chất của công việc.

Kết luận chính

LLC có thể thuê nhân viên, nhưng việc tuyển dụng tạo ra các nghĩa vụ tuân thủ thực sự. Trước khi đưa ai đó vào làm, hãy chắc chắn LLC của bạn có EIN, các đăng ký cấp tiểu bang phù hợp, quy trình payroll, bảo hiểm bắt buộc và hệ thống lưu trữ hồ sơ có thể hỗ trợ đội ngũ khi phát triển.

Nếu bạn xây dựng nền tảng đó sớm, tuyển dụng sẽ trở thành công cụ tăng trưởng thay vì gánh nặng tuân thủ.