Đặt chỗ tên thực thể tại Washington: Phí, quy định và các bước nộp hồ sơ

Tên doanh nghiệp thường là một trong những quyết định đầu tiên của người sáng lập, nhưng tại Washington, việc chọn tên chỉ là một phần của quy trình. Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập công ty, bạn có thể muốn giữ chỗ tên trước khi nộp hồ sơ thành lập. Washington cung cấp cho doanh nghiệp một cách để làm điều đó thông qua đặt chỗ tên cho thực thể nội địa và đăng ký tên cho thực thể nước ngoài.

Hướng dẫn này giải thích cách thức đặt chỗ tên thực thể tại Washington hoạt động, ai nên sử dụng, nó khác gì so với đăng ký tên nước ngoài, và cần chuẩn bị gì khi nộp hồ sơ với Bộ trưởng Ngoại giao Washington.

Đặt chỗ tên thực thể tại Washington là gì

Đặt chỗ tên tại Washington giúp bảo vệ tên doanh nghiệp trong một khoảng thời gian giới hạn trong khi bạn chuẩn bị nộp hồ sơ thành lập. Đối với các thực thể nội địa của Washington, việc đặt chỗ này được dùng trước khi doanh nghiệp được đăng ký với Bộ trưởng Ngoại giao và trước khi doanh nghiệp nhận được mã Unified Business Identifier của mình.

Về mặt thực tế, việc đặt chỗ giúp bạn giữ lại tên mong muốn để người khác không thể ngay lập tức sử dụng nó trong lúc bạn hoàn tất việc tổ chức công ty.

Đặt chỗ tên hữu ích khi:

• Bạn đã chọn tên doanh nghiệp nhưng chưa sẵn sàng nộp hồ sơ thành lập.
• Bạn cần thời gian để chuẩn bị điều lệ thành lập, giấy chứng nhận thành lập hoặc các giấy tờ nộp hồ sơ khác.
• Bạn đang phối hợp các bước khởi nghiệp khác và muốn bảo đảm tên trước.

Đặt chỗ tên tại Washington vs. đăng ký tên nước ngoài

Washington sử dụng hai loại hồ sơ liên quan nhưng khác nhau tùy theo doanh nghiệp là nội địa hay nước ngoài.

Loại hồ sơ	Ai sử dụng	Mục đích	Thời hạn	Gia hạn	Phương thức nộp
Đặt chỗ tên nội địa	Thực thể kinh doanh của Washington	Giữ chỗ tên doanh nghiệp trước khi đăng ký	180 ngày	Không thể gia hạn	Qua thư hoặc nộp trực tiếp
Đăng ký tên nước ngoài	Thực thể kinh doanh không thuộc Washington	Giữ chỗ tên thực thể đã dùng tại nơi thành lập để sử dụng ở Washington	Nộp hằng năm	Có thể gia hạn mỗi năm	Qua thư hoặc nộp trực tiếp

Khác biệt chính rất đơn giản: thực thể nội địa giữ chỗ tên trước khi thành lập tại Washington, còn thực thể nước ngoài đăng ký tên hiện có của mình để có thể sử dụng ở Washington.

Mức phí nộp hồ sơ hiện hành tại Washington

Theo thông tin nộp hồ sơ hiện hành của Bộ trưởng Ngoại giao Washington, mức phí phụ thuộc vào loại thực thể:

• 20 USD cho các thực thể phi lợi nhuận
• 30 USD cho tất cả các loại thực thể kinh doanh khác

Các mức phí đó áp dụng cho cả đặt chỗ tên nội địa và đăng ký tên nước ngoài.

Nếu bạn đang lập ngân sách cho chi phí khởi nghiệp, hãy nhớ rằng hồ sơ tên chỉ là một phần của toàn bộ quy trình thành lập. Bạn cũng có thể cần tính đến chi phí nộp hồ sơ thành lập, dịch vụ đại diện đăng ký, giấy phép bang và bất kỳ yêu cầu cấp bang hoặc địa phương nào khác áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Quyền bảo vệ kéo dài bao lâu

Đối với đặt chỗ tên nội địa tại Washington, Bộ trưởng Ngoại giao cho biết tên được giữ chỗ trong 180 ngày. Sau thời gian này, việc đặt chỗ sẽ hết hiệu lực và không thể gia hạn.

Khoảng thời gian 180 ngày đủ dài đối với hầu hết người sáng lập để hoàn tất các việc cần làm trước khi ra mắt, nhưng nó không phải là vĩnh viễn. Nếu bạn chậm nộp hồ sơ thành lập thực thể, bạn có thể phải bắt đầu lại với một yêu cầu đặt chỗ tên mới nếu tên đó vẫn còn khả dụng.

Đối với đăng ký tên nước ngoài, Washington cho phép gia hạn hằng năm trong thời gian gia hạn của bang. Hướng dẫn nộp hồ sơ hiện hành cho biết việc gia hạn được nộp từ ngày 1 tháng 10 đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm.

Khi nào nên nộp hồ sơ đặt chỗ tên

Bạn nên cân nhắc nộp hồ sơ đặt chỗ tên tại Washington khi:

• Tên doanh nghiệp bạn muốn rất quan trọng đối với thương hiệu.
• Bạn chưa sẵn sàng nộp hồ sơ thành lập.
• Bạn muốn có thêm thời gian để chuẩn bị các giấy tờ khởi nghiệp khác.
• Bạn đang ra mắt theo từng giai đoạn và cần giữ chỗ tên từ sớm.

Việc đặt chỗ đặc biệt hữu ích nếu bạn đang phối hợp với đối tác, nhà đầu tư hoặc cố vấn và cần thêm thời gian trước khi công ty chính thức được nộp hồ sơ.

Cách nộp hồ sơ tại Washington

Washington hiện không cung cấp nộp hồ sơ trực tuyến cho đặt chỗ tên nội địa hoặc đăng ký tên nước ngoài. Thông tin nộp hồ sơ của Bộ trưởng Ngoại giao cho thấy các hồ sơ này được nộp qua thư hoặc trực tiếp.

Thông thường, quy trình sẽ như sau:

1. Xác định xem bạn cần đặt chỗ tên nội địa hay đăng ký tên nước ngoài.
2. Kiểm tra rằng tên bạn chọn còn khả dụng và phù hợp với các quy tắc đặt tên áp dụng cho thực thể đó.
3. Hoàn thành đúng mẫu của Bộ trưởng Ngoại giao Washington.
4. Gửi hồ sơ qua thư hoặc nộp trực tiếp cùng với lệ phí phù hợp.
5. Theo dõi ngày hết hạn hoặc thời gian gia hạn.

Nếu bạn nộp hồ sơ như một phần của kế hoạch thành lập rộng hơn, nên chuẩn bị luôn các giấy tờ còn lại cùng lúc để tên không hết hạn trước khi bạn sẵn sàng.

Cần lưu ý gì trước khi nộp hồ sơ

Việc đặt chỗ tên rất hữu ích, nhưng nó không loại bỏ hoàn toàn các vấn đề liên quan đến tên. Trước khi nộp hồ sơ, hãy lưu ý những điểm sau:

• Bộ trưởng Ngoại giao vẫn sẽ xem xét hồ sơ.
• Tính khả dụng của tên vẫn phụ thuộc vào phê duyệt cuối cùng.
• Tên thực thể của bạn vẫn phải đáp ứng các yêu cầu áp dụng cho loại hình doanh nghiệp của bạn.
• Đặt chỗ chỉ bảo vệ tên trong thời hạn đã nêu.

Một sai lầm phổ biến là cho rằng tên đã được giữ chỗ sẽ tự động được chấp thuận trong hồ sơ thành lập sau đó. Điều đó không đúng. Tên đã giữ chỗ vẫn phải phù hợp với các quy tắc về thực thể kinh doanh của Washington khi bạn nộp hồ sơ thành lập thực tế.

Vì sao điều này quan trọng với chủ doanh nghiệp mới

Đối với nhiều người sáng lập, tên là phần đầu tiên của thương hiệu mà khách hàng sẽ nhìn thấy. Mất tên đó vì nộp hồ sơ thành lập bị chậm có thể buộc bạn phải đổi thương hiệu tốn kém, làm lại tài liệu marketing và phát sinh thêm công việc hành chính.

Đặt chỗ tên thực thể tại Washington giúp bạn có thêm thời gian. Nó mua thêm khoảng đệm trong khi bạn hoàn tất quyền sở hữu, cấu trúc vận hành, hồ sơ và các bước tuân thủ.

Nếu bạn đang thành lập công ty tại Washington, đặt chỗ tên có thể là một bước nhỏ nhưng chiến lược, giúp quá trình ra mắt diễn ra suôn sẻ hơn.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân và chủ doanh nghiệp điều hướng quy trình thành lập công ty tại Hoa Kỳ. Nếu bạn đang chuẩn bị ra mắt tại Washington, Zenind có thể giúp bạn tổ chức tốt hơn các bước nộp hồ sơ ban đầu để bạn chuyển từ chọn tên sang thành lập doanh nghiệp với ít trở ngại hơn.

Điều đó đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn kết hợp đặt chỗ tên với toàn bộ quy trình thành lập còn lại, bao gồm thiết lập thực thể, hồ sơ tiểu bang và chuẩn bị tuân thủ.

Kết luận

Các quy định đặt chỗ tên tại Washington khá đơn giản, nhưng thời điểm rất quan trọng. Thực thể nội địa có thể giữ chỗ tên trong 180 ngày, trong khi thực thể nước ngoài có thể đăng ký và gia hạn tên hằng năm. Phí nộp hồ sơ là 20 USD cho thực thể phi lợi nhuận và 30 USD cho các loại hình kinh doanh khác, và các hồ sơ được xử lý qua thư hoặc trực tiếp.

Nếu tên bạn muốn là yếu tố quan trọng trong kế hoạch ra mắt, nộp hồ sơ sớm thường là lựa chọn an toàn nhất.