Chủ tịch công ty làm gì?

Chủ tịch của một công ty là một trong những viên chức quan trọng nhất trong một pháp nhân kinh doanh. Ở nhiều doanh nghiệp, chủ tịch là người điều hành chính chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động hằng ngày của công ty, ký kết thỏa thuận và hỗ trợ bảo đảm doanh nghiệp tuân thủ các tài liệu quản trị cũng như quy trình nội bộ.

Đối với chủ doanh nghiệp đang thành lập công ty tại Hoa Kỳ, việc hiểu vai trò của chủ tịch không chỉ là vấn đề tên chức danh. Điều này ảnh hưởng đến thẩm quyền, quyền ký kết, quản trị doanh nghiệp và cách các bên thứ ba nhìn nhận hành động của công ty. Nếu cơ cấu viên chức không rõ ràng, công ty có thể gặp phải nhầm lẫn không đáng có khi mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng hoặc lập hồ sơ cho các quyết định quan trọng.

Hướng dẫn này giải thích chủ tịch công ty làm gì, thẩm quyền đó được hình thành như thế nào, những giới hạn có thể áp dụng ở đâu, và vì sao việc xác định rõ vai trò viên chức sớm là một phần quan trọng của quá trình thành lập và tuân thủ doanh nghiệp.

Vai trò cốt lõi của chủ tịch

Chủ tịch công ty thường là viên chức được giao thẩm quyền quản lý chung. Điều đó có nghĩa là chủ tịch thường giám sát hoạt động của công ty và đóng vai trò là người ra quyết định điều hành trong phạm vi được hội đồng quản trị và điều lệ công ty cho phép.

Trên thực tế, chủ tịch có thể:

• Giám sát hoạt động kinh doanh hằng ngày
• Thực thi các chính sách và quyết định chiến lược do hội đồng quản trị phê duyệt
• Ký kết hợp đồng và các tài liệu vận hành
• Quản lý nhân viên hoặc lãnh đạo bộ phận
• Phối hợp với kế toán, luật sư, bên cho vay và nhà cung cấp
• Hỗ trợ bảo đảm hồ sơ công ty được lưu trữ đúng cách

Trách nhiệm cụ thể phụ thuộc vào điều lệ công ty, nghị quyết của hội đồng quản trị, thỏa thuận cổ đông và luật tiểu bang áp dụng cho doanh nghiệp.

Vì sao thẩm quyền của chủ tịch quan trọng

Một trong những lý do thực tế nhất khiến vai trò của chủ tịch quan trọng là thẩm quyền. Trong một công ty, các bên thứ ba thường muốn biết người ký một văn bản có quyền ràng buộc doanh nghiệp hay không.

Khi chủ tịch ký thay mặt công ty, chữ ký đó thường được xem là có thẩm quyền nếu chức danh này được công nhận trong tài liệu quản trị của công ty hoặc trong thông lệ công ty được chấp nhận. Điều này giúp các bên bên ngoài có thể tin cậy vào cam kết của công ty mà không cần phải điều tra mọi quyết định phê duyệt nội bộ.

Tuy vậy, thẩm quyền không phải là vô hạn. Chủ tịch thường không thể hành động vượt quá cơ cấu quản trị của công ty. Ví dụ, chủ tịch có thể cần sự chấp thuận của hội đồng quản trị đối với:

• Phát hành cổ phần
• Bán tài sản lớn
• Vay các khoản tiền đáng kể
• Sửa đổi điều lệ
• Phê duyệt sáp nhập hoặc mua lại
• Thực hiện các hành động thuộc thẩm quyền của giám đốc hoặc cổ đông

Một cơ cấu công ty được soạn thảo tốt sẽ phân tách rõ thẩm quyền điều hành hằng ngày với các quyết định quản trị lớn.

Chủ tịch, CEO và Chủ tịch hội đồng quản trị

Trong các công ty nhỏ, cùng một người có thể giữ nhiều chức vụ. Trong các công ty lớn hơn, chủ tịch, CEO và chủ tịch hội đồng quản trị có thể là những cá nhân khác nhau với trách nhiệm riêng biệt.

Chủ tịch

Chủ tịch thường là viên chức điều hành cao nhất về mặt vận hành. Trong nhiều doanh nghiệp, chủ tịch quản lý hoạt động nội bộ và chịu trách nhiệm triển khai chiến lược của công ty.

CEO

Giám đốc điều hành, hay CEO, thường là người điều hành cấp cao nhất của toàn công ty. CEO có thể định hướng chiến lược, trong khi chủ tịch phụ trách triển khai. Ở một số công ty, một người có thể kiêm cả hai chức danh.

Chủ tịch hội đồng quản trị

Chủ tịch hội đồng quản trị lãnh đạo hội đồng quản trị thay vì hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Chủ tịch hội đồng thường tập trung vào quản trị, giám sát và các cuộc họp hội đồng.

Điểm quan trọng là chức danh thôi chưa quyết định quyền lực thực tế. Điều lệ công ty, nghị quyết và các văn bản ủy quyền bằng văn bản mới xác định ai có thể làm gì.

Phó chủ tịch và các viên chức khác

Một công ty cũng có thể bổ nhiệm phó chủ tịch, thư ký và thủ quỹ hoặc giám đốc tài chính (CFO). Những vai trò này hỗ trợ quản trị và vận hành theo những cách khác nhau.

Phó chủ tịch có thể có thẩm quyền hành động khi chủ tịch vắng mặt hoặc phụ trách các chức năng kinh doanh cụ thể. Thư ký thường chịu trách nhiệm về hồ sơ, biên bản và tài liệu công ty. Thủ quỹ hoặc CFO có thể phụ trách kế toán và báo cáo tài chính.

Nhiều công ty sử dụng chức danh viên chức một cách chiến lược để tạo ra phạm vi ký kết và trách nhiệm rõ ràng. Điều này giúp giảm tranh chấp nội bộ và giúp chứng minh với các bên bên ngoài ai có thể hành động thay mặt doanh nghiệp.

Chủ tịch được bổ nhiệm như thế nào

Công ty thường không chọn chủ tịch một cách tùy tiện. Quy trình bổ nhiệm nên được ghi nhận.

Thông thường, hội đồng quản trị sẽ bầu các viên chức của công ty. Việc bầu chọn có thể diễn ra tại cuộc họp tổ chức sau khi thành lập hoặc tại một cuộc họp hội đồng sau đó. Sau đó, công ty nên ghi lại việc bổ nhiệm trong biên bản hoặc nghị quyết bằng văn bản.

Các bước phổ biến bao gồm:

1. Hội đồng xem xét cơ cấu viên chức.
2. Các giám đốc bỏ phiếu bổ nhiệm chủ tịch.
3. Việc bổ nhiệm được ghi nhận trong hồ sơ công ty.
4. Chủ tịch chấp nhận chức vụ và bắt đầu hành động theo các quy tắc thẩm quyền của công ty.

Nếu cùng một người đồng thời là giám đốc, cổ đông hoặc nhà sáng lập, điều đó không tự động tạo ra thẩm quyền của viên chức. Việc bổ nhiệm vẫn cần được ghi nhận.

Chủ tịch có thể ký những gì

Phạm vi những gì chủ tịch có thể ký phụ thuộc vào thẩm quyền của công ty và các chính sách nội bộ. Trong nhiều công ty, chủ tịch có thể ký các tài liệu kinh doanh thông thường như:

• Hợp đồng với nhà cung cấp
• Tài liệu lao động trong phạm vi được ủy quyền
• Biểu mẫu ngân hàng
• Hợp đồng tiêu chuẩn với khách hàng
• Hợp đồng thuê
• Các hồ sơ và thư từ vận hành

Tuy nhiên, các tài liệu quan trọng thường cần thêm sự phê duyệt hoặc một nghị quyết của hội đồng quản trị. Doanh nghiệp nên cẩn trọng, không nên cho rằng mọi hợp đồng đều có thể được bất kỳ viên chức nào ký mà không xem xét.

Một thực hành tốt là thiết lập các ngưỡng thẩm quyền bằng văn bản. Ví dụ, hội đồng có thể cho phép chủ tịch ký các hợp đồng dưới một mức giá trị nhất định, trong khi các cam kết lớn hơn phải được hội đồng phê duyệt.

Điều lệ công ty và kiểm soát nội bộ

Điều lệ công ty là bộ quy tắc nền tảng về thẩm quyền viên chức, cuộc họp và quy trình quản trị. Chúng có thể xác định vai trò của chủ tịch, nêu quy trình bổ nhiệm và quy định cách các nhiệm vụ của viên chức được phân quyền.

Điều lệ có thể đề cập đến:

• Những chức danh viên chức nào tồn tại
• Viên chức được bầu chọn hoặc miễn nhiệm như thế nào
• Mỗi viên chức có những quyền hạn gì
• Ai được phép ký hợp đồng
• Cách thức phê duyệt của hội đồng và cổ đông
• Liệu nhiều viên chức có thể giữ cùng một chức danh hay không

Kiểm soát nội bộ cũng quan trọng không kém điều lệ. Ngay cả khi chủ tịch có thẩm quyền, công ty vẫn nên lưu hồ sơ về các quyết định quan trọng. Nghị quyết bằng văn bản, văn bản chấp thuận có chữ ký và biên bản họp giúp chứng minh công ty đã tuân thủ đúng quy trình.

Khi quyền lực của chủ tịch bị giới hạn

Chủ tịch có quyền lực, nhưng không phải vô hạn. Một số yếu tố có thể giới hạn thẩm quyền đó:

• Nghị quyết của hội đồng quản trị có thể hạn chế quyền ký
• Điều lệ có thể giao một số hành động cho vị trí khác
• Thỏa thuận cổ đông có thể đặt thêm yêu cầu phê duyệt
• Luật doanh nghiệp của tiểu bang có thể dành một số hành động cho giám đốc hoặc cổ đông
• Bên cho vay, nhà đầu tư và đối tác có thể yêu cầu các phê duyệt cụ thể

Nếu quy tắc nội bộ không rõ ràng, công ty có thể phát sinh tranh chấp về việc một hợp đồng có được ủy quyền hợp lệ hay không. Điều đó có thể gây ra vấn đề trong kiện tụng, tài trợ, thẩm định hoặc đàm phán mua bán sáp nhập.

Vì sao vai trò viên chức rõ ràng giúp ích khi thành lập công ty

Khi một công ty mới được thành lập, doanh nghiệp nên xác lập vai trò viên chức ngay từ đầu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty dự định mở tài khoản ngân hàng, tuyển dụng nhân sự hoặc huy động vốn.

Việc chỉ định viên chức rõ ràng giúp cho:

• Ngân hàng và thẻ chữ ký
• Thiết lập nhà cung cấp
• Hồ sơ bảo hiểm
• Hợp đồng thuê thương mại
• Trao đổi với nhà đầu tư
• Lưu trữ hồ sơ công ty
• Thẩm định trong các giao dịch tương lai

Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp thành lập và duy trì các công ty tại Hoa Kỳ với dịch vụ tuân thủ được tổ chức bài bản, giúp việc thiết lập cơ cấu cần thiết cho hoạt động hằng ngày và tăng trưởng trong tương lai trở nên dễ dàng hơn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Chủ doanh nghiệp thường mắc những lỗi có thể tránh được liên quan đến cơ cấu viên chức và thẩm quyền.

1. Cho rằng người sáng lập tự động là chủ tịch

Người sáng lập có thể trở thành chủ tịch, nhưng chỉ khi công ty chính thức bổ nhiệm người đó.

2. Không ghi nhận việc bổ nhiệm

Nếu hội đồng không ghi lại việc bầu chọn viên chức, các câu hỏi về thẩm quyền có thể phát sinh sau này.

3. Để chức danh và nhiệm vụ lệch nhau

Chức danh nên phản ánh trách nhiệm thực tế. Nếu chủ tịch không phải là người điều hành vận hành, công ty nên làm rõ ai là người đó.

4. Bỏ qua giới hạn của hợp đồng

Ngay cả chủ tịch cũng có thể không có thẩm quyền ký các giao dịch lớn nếu chưa được phê duyệt.

5. Lơ là việc lưu trữ hồ sơ

Không có nghị quyết và biên bản, việc chứng minh rằng các hành động của công ty đã được ủy quyền sẽ khó khăn hơn.

Thực hành tốt nhất cho công ty

Một công ty vận hành tốt nên xem thẩm quyền viên chức là một phần của khung tuân thủ, chứ không chỉ là thủ tục hình thức.

Thực hành tốt nhất bao gồm:

• Thông qua điều lệ rõ ràng
• Bổ nhiệm viên chức bằng hành động của hội đồng
• Xác định ngưỡng phê duyệt hợp đồng
• Lưu giữ nghị quyết và biên bản bằng văn bản
• Rà soát thẩm quyền định kỳ khi doanh nghiệp phát triển
• Cập nhật hồ sơ khi viên chức thay đổi

Những thói quen này tạo sự nhất quán và giảm rủi ro tranh chấp về sau.

Zenind hỗ trợ tuân thủ doanh nghiệp như thế nào

Đối với các doanh nhân thành lập công ty tại Hoa Kỳ, phần khó nhất thường không phải là nộp hồ sơ ban đầu. Đó là duy trì một cơ cấu công ty gọn gàng sau khi thành lập.

Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp bằng các dịch vụ thành lập và tuân thủ được thiết kế để giúp hồ sơ được tổ chức và các lần nộp duy trì đúng tiến độ. Điều này bao gồm các bước nền tảng cần thiết để thiết lập một công ty với cơ cấu quản trị rõ ràng, để các viên chức và giám đốc có thể vận hành với sự tự tin hơn.

Kết luận

Chủ tịch của một công ty thường là viên chức chịu trách nhiệm quản lý hoạt động và thực hiện các quyết định do hội đồng quản trị phê duyệt. Trong nhiều doanh nghiệp, chủ tịch cũng có thẩm quyền ký hợp đồng và hành động thay mặt công ty, nhưng thẩm quyền đó được quyết định bởi điều lệ, nghị quyết của hội đồng và luật áp dụng.

Đối với các công ty mới và đang phát triển, bài học thực tế rất đơn giản: xác định vai trò viên chức sớm, ghi nhận thẩm quyền rõ ràng và cập nhật hồ sơ thường xuyên. Làm như vậy giúp công ty hành động quyết đoán trong khi vẫn bảo vệ tính hợp pháp và hiệu quả vận hành của mình.