Điều gì xảy ra khi chủ doanh nghiệp hoặc đối tác qua đời? Hướng dẫn về kế hoạch kế nhiệm

Việc một chủ doanh nghiệp hoặc đối tác qua đời là một trong những sự kiện khó khăn nhất mà một công ty có thể đối mặt. Bên cạnh mất mát về mặt cá nhân, còn có những câu hỏi ngay lập tức về quyền sở hữu, quyền kiểm soát, dòng tiền, việc ra quyết định, bảng lương, quan hệ khách hàng và tương lai của chính doanh nghiệp.

Điều gì xảy ra tiếp theo phụ thuộc vào loại hình công ty, các tài liệu quản trị hiện có và luật của từng bang. Một doanh nghiệp có kế hoạch kế nhiệm rõ ràng có thể tiếp tục hoạt động với ít gián đoạn hơn nhiều. Ngược lại, một doanh nghiệp không có kế hoạch có thể đối mặt với xung đột, chậm trễ hoặc thậm chí là giải thể.

Hướng dẫn này giải thích những gì thường xảy ra khi một chủ sở hữu hoặc đối tác qua đời, những việc mà các chủ sở hữu còn lại nên làm ngay lập tức, và cách chuẩn bị công ty của bạn ngay từ bây giờ để một thời điểm khó khăn không trở thành khủng hoảng.

Vì sao câu trả lời phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp

Không có một quy tắc duy nhất áp dụng cho mọi công ty. Kết quả phụ thuộc vào việc doanh nghiệp là hộ kinh doanh cá thể, công ty hợp danh, LLC hay corporation, và việc các chủ sở hữu đã tạo ra các tài liệu quy định rõ điều gì sẽ xảy ra sau khi một người qua đời hay chưa.

Hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể gắn liền về mặt pháp lý với một người duy nhất. Nếu chủ sở hữu qua đời, doanh nghiệp nhìn chung sẽ không tiếp tục theo cùng một hình thức. Tài sản, hợp đồng, khoản nợ và hoạt động kinh doanh có thể cần được thanh lý hoặc chuyển giao thông qua quá trình thừa kế. Nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp có thể bị ảnh hưởng ngay lập tức.

Công ty hợp danh

Trong công ty hợp danh, thỏa thuận hợp danh sẽ quyết định điều gì xảy ra nếu một đối tác qua đời. Nếu có thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu đó có thể mô tả việc phần lợi ích của đối tác đã mất sẽ được đối tác còn lại mua lại, chuyển cho di sản, hay xử lý theo một công thức khác.

Nếu không có thỏa thuận, luật hợp danh của bang thường sẽ lấp khoảng trống này. Điều đó có thể dẫn đến sự không chắc chắn, buộc giải thể hoặc tranh chấp giữa các chủ sở hữu còn lại và người thừa kế của đối tác đã mất.

LLC

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, điều lệ hoạt động là tài liệu quan trọng nhất. Tài liệu này nên giải thích điều gì xảy ra với phần sở hữu của một thành viên khi họ qua đời, liệu phần sở hữu đó có chuyển cho người thừa kế hay không, và liệu các chủ sở hữu còn lại có quyền mua lại phần sở hữu đó hay không.

Nếu không có điều lệ hoạt động rõ ràng, luật LLC của bang và các quy tắc chứng thực di chúc có thể quyết định kết quả. Điều đó có thể tạo ra chậm trễ và thiếu chắc chắn đối với quyền quản lý và quyền lợi kinh tế.

Corporation

Trong một corporation, cổ phần thường trở thành một phần của di sản của chủ sở hữu đã mất, trừ khi có thỏa thuận khác. Điều lệ công ty, thỏa thuận cổ đông hoặc thỏa thuận mua bán có thể quy định cách các cổ phần này được chuyển nhượng hoặc công ty mua lại.

Nếu chủ sở hữu đã mất đồng thời là giám đốc điều hành, thành viên hội đồng quản trị hoặc người ra quyết định quan trọng, công ty có thể cần nhanh chóng bổ nhiệm người thay thế để duy trì hoạt động.

Thỏa thuận mua bán làm gì

Thỏa thuận mua bán là một trong những công cụ lập kế hoạch quan trọng nhất đối với doanh nghiệp đồng sở hữu. Nó đặt ra các quy tắc về cách phần lợi ích của một chủ sở hữu sẽ được xử lý nếu người đó qua đời, mất khả năng lao động, nghỉ hưu hoặc rời khỏi công ty.

Một thỏa thuận mua bán tốt có thể trả lời các câu hỏi như:

• Ai được phép mua phần của chủ sở hữu đã mất
• Doanh nghiệp sẽ được định giá như thế nào
• Việc thanh toán sẽ được thực hiện một lần hay theo thời gian
• Điều gì xảy ra nếu di sản muốn giữ lại phần sở hữu
• Công ty sẽ được tài trợ như thế nào để thực hiện việc mua lại

Loại thỏa thuận này giúp giảm xung đột vì mọi người đã biết trước các quy tắc. Nó cũng cho các chủ sở hữu còn lại một lộ trình để duy trì quyền kiểm soát và tính liên tục.

Điều gì xảy ra với phần sở hữu của người đã mất

Sau khi một chủ sở hữu qua đời, phần sở hữu thường không biến mất. Thay vào đó, nó trở thành một phần của di sản hoặc được xử lý theo các tài liệu quản trị của công ty.

Một số kết quả thường gặp là:

• Di sản thừa kế phần sở hữu và nhận các quyền lợi tài chính đi kèm
• Chủ sở hữu còn lại mua lại phần sở hữu của người đã mất
• Công ty mua lại phần sở hữu theo một công thức đã định sẵn
• Phần sở hữu được chuyển cho một thành viên gia đình hoặc người kế nhiệm khác nếu các thỏa thuận cho phép

Điểm quan trọng là phân biệt giữa quyền lợi kinh tế và quyền quản lý. Di sản có thể được hưởng giá trị từ phần sở hữu mà không nhất thiết có quyền đưa ra quyết định kinh doanh.

Việc các chủ sở hữu còn lại nên làm ngay lập tức

Khi một đối tác kinh doanh qua đời, các chủ sở hữu còn lại nên hành động nhanh nhưng cẩn trọng. Những giờ và ngày đầu tiên là rất quan trọng.

1. Xem lại các tài liệu quản trị

Hãy bắt đầu với điều lệ hoạt động, thỏa thuận cổ đông, thỏa thuận hợp danh, bylaws và bất kỳ thỏa thuận mua bán nào. Những tài liệu này thường quyết định ai có thẩm quyền, ai có quyền biểu quyết và các bước tiếp theo phải là gì.

2. Bảo vệ quyền truy cập và hồ sơ

Bảo vệ tài khoản ngân hàng, hệ thống kế toán, email, cơ sở dữ liệu khách hàng và tài sản công ty. Bảo đảm chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập hồ sơ nhạy cảm. Điều này đặc biệt quan trọng nếu chủ sở hữu đã mất có quyền ký hoặc phụ trách các mối quan hệ với nhà cung cấp quan trọng.

3. Thông báo cho đúng người

Các nhóm nội bộ cần biết ai là người có thẩm quyền ra quyết định. Ngân hàng, công ty bảo hiểm, kế toán, luật sư và các nhà cung cấp quan trọng cũng có thể cần được thông báo kịp thời. Việc truyền thông nên được phối hợp để doanh nghiệp không gửi đi những tín hiệu mâu thuẫn.

4. Duy trì hoạt động

Hãy tập trung vào tính liên tục. Trả lương đúng hạn. Duy trì dịch vụ khách hàng. Tiếp tục sản xuất hoặc giao hàng nếu có thể. Ngay cả một gián đoạn ngắn cũng có thể gây ra thiệt hại lâu dài nếu nhân viên và khách hàng mất niềm tin.

5. Tham khảo luật sư và cố vấn

Luật sư doanh nghiệp, kế toán viên công chứng và chuyên gia bảo hiểm có thể giúp giải thích các thỏa thuận của công ty, xử lý các vấn đề định giá và phối hợp các cân nhắc về di sản và thuế. Những chuyên gia này được tham gia càng sớm thì càng tốt.

Nếu không có kế hoạch kế nhiệm

Nếu doanh nghiệp chưa từng tạo ra kế hoạch chính thức, các chủ sở hữu còn lại có thể phải đối mặt với con đường khó khăn hơn. Luật bang có thể tự động áp dụng, và di sản có thể có những quyền mà những người sáng lập chưa bao giờ dự tính.

Điều đó có thể dẫn đến nhiều vấn đề:

• Chậm trễ trong việc ra quyết định
• Tranh chấp với người thừa kế hoặc thành viên gia đình
• Nghĩa vụ mua lại bất ngờ
• Nhầm lẫn về ai có thể điều hành doanh nghiệp
• Áp lực dòng tiền nếu công ty phải đột ngột tài trợ cho một thương vụ mua lại

Trong một số trường hợp, việc không lập kế hoạch có thể đe dọa toàn bộ công ty. Một doanh nghiệp lẽ ra có thể tiếp tục hoạt động có thể bị buộc phải đóng cửa hoặc phải trải qua quy trình pháp lý tốn kém.

Cách chuẩn bị trước khi điều đó xảy ra

Thời điểm tốt nhất để lập kế hoạch cho cái chết của một chủ sở hữu là từ rất lâu trước khi điều đó xảy ra. Sự chuẩn bị bảo vệ công ty, các chủ sở hữu còn lại, nhân viên và gia đình của người đã mất.

Soạn thảo hoặc cập nhật điều lệ hoạt động

Với LLC, điều lệ hoạt động nên xác định rõ quy tắc chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền mua lại, quyền biểu quyết và phương pháp định giá. Tài liệu này không nên để những câu hỏi quan trọng cho sự may rủi.

Thiết lập thỏa thuận mua bán

Thỏa thuận mua bán cung cấp cho doanh nghiệp một lộ trình để chuyển giao quyền sở hữu. Nó cũng giúp tránh tranh cãi về giá, thời điểm và ai có thể tiếp quản.

Sử dụng bảo hiểm nhân thọ một cách chiến lược

Một số doanh nghiệp dùng bảo hiểm nhân thọ để tài trợ cho việc mua lại. Nếu một chủ sở hữu qua đời, tiền bảo hiểm có thể giúp công ty hoặc các chủ sở hữu còn lại mua lại phần sở hữu của người đã mất mà không làm cạn vốn lưu động.

Giữ hồ sơ sở hữu luôn cập nhật

Bảng cap table, hồ sơ thành viên, sổ đăng ký cổ đông và danh sách người có thẩm quyền ký phải chính xác và được cập nhật. Hồ sơ lỗi thời sẽ làm cho một sự kiện vốn đã khó trở nên còn khó hơn.

Đồng bộ hóa kế hoạch gia đình và doanh nghiệp

Các chủ sở hữu nên bảo đảm kế hoạch di sản của họ phù hợp với kế hoạch kinh doanh. Nếu di chúc nói một điều còn tài liệu công ty nói điều khác, kết quả có thể là xung đột và chậm trễ.

Lập kế hoạch cho sự liên tục trong quản lý

Việc chuyển giao quyền sở hữu chỉ là một phần của vấn đề. Cần có người sẵn sàng quản lý doanh nghiệp, trả lời câu hỏi và duy trì niềm tin của khách hàng. Đào tạo chéo và phân quyền giúp giảm gián đoạn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Một vài sai lầm trong lập kế hoạch xuất hiện lặp đi lặp lại:

• Cho rằng một thành viên gia đình có thể tự động bước vào điều hành doanh nghiệp
• Dựa vào lời hứa miệng thay vì thỏa thuận bằng văn bản
• Không xác định phương pháp định giá trước khi khủng hoảng xảy ra
• Trộn lẫn tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Để các tài khoản và mật khẩu quan trọng không thể truy cập
• Bỏ qua các nghĩa vụ nộp hồ sơ và tuân thủ của bang trong thời gian chuyển tiếp

Kết quả của những sai lầm này thường là xung đột có thể tránh được. Tài liệu rõ ràng và hồ sơ cập nhật rẻ hơn rất nhiều so với kiện tụng.

Vai trò của di sản

Khi một chủ doanh nghiệp qua đời, di sản thường trở thành một bên trung tâm. Người thực thi di chúc hoặc người đại diện cá nhân có thể cần phối hợp với các chủ sở hữu còn lại, luật sư, kế toán, bên cho vay và công ty bảo hiểm.

Mục tiêu của di sản có thể bao gồm:

• Nhận giá trị hợp lý cho phần sở hữu của người đã mất
• Bảo toàn tài sản gia đình
• Tránh rủi ro thuế không cần thiết
• Giảm chậm trễ trong quá trình chứng thực di chúc

Một thỏa thuận mua bán được soạn thảo tốt có thể giúp các mục tiêu này dễ đạt được hơn. Nó giúp di sản hiểu rõ mình được nhận những gì và khi nào việc thanh toán sẽ diễn ra.

Vì sao việc thành lập và tuân thủ sớm lại quan trọng

Lập kế hoạch kế nhiệm vững chắc bắt đầu ngay từ khi doanh nghiệp được thành lập. Lựa chọn loại hình pháp nhân phù hợp, các tài liệu quản trị được soạn thảo đúng cách và thói quen tuân thủ nhất quán đều giúp quá trình kế nhiệm sau này suôn sẻ hơn.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với cấu trúc và nền tảng tuân thủ cần thiết để vận hành một cách có trách nhiệm. Đối với những người sáng lập đang xây dựng LLC hoặc corporation, điều đó có nghĩa là bắt đầu với tài liệu rõ ràng, giữ hồ sơ ngăn nắp và theo sát các nghĩa vụ nộp hồ sơ và quản trị bắt buộc.

Nền tảng đó rất quan trọng vì việc chuyển giao quyền sở hữu sẽ dễ dàng hơn nhiều khi công ty vốn đã được tổ chức tốt. Một doanh nghiệp coi trọng việc thành lập và tuân thủ sẽ có vị thế tốt hơn để xử lý tình huống khẩn cấp, thay đổi quyền sở hữu và tăng trưởng dài hạn.

Kết luận

Khi một chủ doanh nghiệp hoặc đối tác qua đời, kết quả phụ thuộc vào cấu trúc công ty, các tài liệu quản trị và mức độ chuẩn bị. Với thỏa thuận mua bán, điều lệ hoạt động hoặc thỏa thuận cổ đông được cập nhật, cùng một kế hoạch kế nhiệm rõ ràng, doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động với ít xung đột và chậm trễ hơn.

Nếu không có những biện pháp bảo vệ đó, các chủ sở hữu còn lại có thể phải đối mặt với mặc định theo luật bang, chậm trễ do chứng thực di chúc, tranh chấp gia đình và áp lực lên tài chính của công ty.

Cách an toàn nhất là lập kế hoạch ngay từ bây giờ. Hãy rà soát các tài liệu thành lập, cập nhật hồ sơ sở hữu và bảo đảm kế hoạch kinh doanh cùng kế hoạch di sản của bạn vận hành đồng bộ. Sự chuẩn bị đó có thể bảo vệ công ty bạn đã xây dựng và giúp mọi người dễ đối mặt hơn trong thời điểm khó khăn.