18 khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ có thể giúp giảm hóa đơn thuế của bạn trong năm 2025

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường để lại tiền trên bàn chỉ vì không biết những khoản chi nào đủ điều kiện được khấu trừ thuế. Khi một chi phí là thông thường, cần thiết và gắn trực tiếp với việc vận hành doanh nghiệp, nó có thể được khấu trừ. Điều đó có thể làm giảm thu nhập chịu thuế, cải thiện dòng tiền và giúp bạn có thêm nguồn lực để tái đầu tư cho tăng trưởng.

Điều quan trọng không chỉ là biết khoản nào có thể khấu trừ, mà còn là biết cách ghi chép. Hồ sơ tốt, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và sổ sách kế toán rõ ràng sẽ giúp các khoản khấu trừ dễ được bảo vệ hơn nếu có câu hỏi phát sinh. Nếu bạn đang thành lập một công ty mới hoặc đang sắp xếp lại một doanh nghiệp hiện có, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng tuân thủ vững chắc hơn để hồ sơ của bạn dễ quản lý ngay từ đầu.

Dưới đây là hướng dẫn thực tế về 18 khoản khấu trừ thuế phổ biến mà nhiều chủ doanh nghiệp có thể xem xét cùng chuyên gia thuế của mình.

Khoản khấu trừ thuế là gì?

Khoản khấu trừ thuế là một chi phí kinh doanh có thể được trừ khỏi doanh thu khi tính thu nhập chịu thuế. Nói chung, một chi phí được khấu trừ nên:

• Thông thường: phổ biến trong ngành hoặc loại hình kinh doanh của bạn
• Cần thiết: hữu ích và phù hợp cho việc vận hành doanh nghiệp
• Được ghi chép đầy đủ: có hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng hoặc nhật ký số dặm
• Gắn với mục đích kinh doanh: không lẫn với chi tiêu cá nhân, trừ khi bạn có thể tách riêng phần kinh doanh

Quy định thuế thay đổi và mỗi doanh nghiệp đều khác nhau. Hãy xem hướng dẫn này như điểm khởi đầu, không phải lời khuyên thuế mang tính cá nhân hóa.

1. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà thường xuyên và độc quyền cho công việc kinh doanh, bạn có thể khấu trừ một phần chi phí liên quan đến nhà ở. Điều này có thể bao gồm tiền thuê nhà, lãi thế chấp, tiện ích, bảo hiểm, sửa chữa và khấu hao, tùy theo cách bạn tính khoản khấu trừ.

Các khoản khấu trừ văn phòng tại nhà mạnh nhất thường đến từ một không gian làm việc được xác định rõ ràng và chỉ dùng cho công việc. Một chiếc bàn bếp kiêm luôn nơi ăn tối của gia đình thường sẽ không đủ điều kiện.

2. Tiền thuê văn phòng hoặc không gian làm việc chung

Tiền thuê cho văn phòng đi thuê, studio, cửa hàng hoặc phí thành viên coworking thường có thể được khấu trừ như một chi phí kinh doanh. Nếu công ty của bạn cần không gian chuyên nghiệp để gặp khách hàng, lưu trữ thiết bị hoặc quản lý hoạt động, khoản chi đó có thể là một phần của việc kinh doanh.

Hãy lưu giữ bản sao hợp đồng thuê, hóa đơn thành viên và bằng chứng thanh toán.

3. Tiện ích

Các tiện ích gắn với địa điểm kinh doanh của bạn có thể được khấu trừ. Điều này có thể bao gồm điện, nước, gas, thu gom rác và dịch vụ internet dùng cho hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn làm việc tại nhà, thường chỉ phần dành cho kinh doanh mới được khấu trừ. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng nếu doanh nghiệp của bạn dùng chung không gian với mục đích khác.

4. Dịch vụ internet và điện thoại

Một đường dây điện thoại doanh nghiệp, gói di động hoặc dịch vụ internet có thể được khấu trừ khi dùng cho công việc. Nếu một gói dịch vụ phục vụ cả mục đích cá nhân và kinh doanh, bạn có thể cần phân bổ tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh.

Tách bạch rõ ràng sẽ dễ bảo vệ hơn. Nhiều chủ doanh nghiệp mở một số điện thoại riêng cho công việc hoặc dùng một thiết bị chủ yếu cho công việc.

5. Phần mềm và dịch vụ đăng ký cho doanh nghiệp

Các công cụ giúp bạn vận hành hiệu quả hơn có thể được khấu trừ. Ví dụ có thể gồm phần mềm kế toán, hệ thống bảng lương, công cụ quản lý dự án, nền tảng thiết kế, dịch vụ email marketing, phần mềm CRM và các gói đăng ký chuyên ngành.

Nếu phần mềm là thiết yếu cho hoạt động hằng ngày, bạn nên giữ một danh sách đăng ký riêng để không bỏ sót các khoản khấu trừ định kỳ.

6. Văn phòng phẩm

Giấy, bút, mực máy in, bìa hồ sơ, nhãn vận chuyển, kim bấm, bưu phí và các vật tư tiêu hao khác là những khoản khấu trừ phổ biến. Ngay cả những chi phí nhỏ cũng cộng dồn đáng kể trong năm.

Hãy lưu biên lai theo từng danh mục để việc quyết toán cuối năm dễ dàng hơn.

7. Thiết bị và nội thất

Máy tính, màn hình, máy in, bàn làm việc, ghế, kệ và các tài sản kinh doanh bền khác có thể được khấu trừ. Trong một số trường hợp, các chi phí này được khấu trừ dần theo thời gian thay vì một lần.

Vì cách xử lý có thể phụ thuộc vào giá trị, thời gian sử dụng hữu ích và các lựa chọn thuế, đây là một lĩnh vực mà hướng dẫn chuyên môn đặc biệt có giá trị.

8. Sửa chữa và bảo trì

Các khoản sửa chữa và bảo trì định kỳ giúp thiết bị, phương tiện hoặc văn phòng của bạn tiếp tục hoạt động có thể đủ điều kiện là chi phí được khấu trừ. Điều này thường bao gồm việc sửa một thứ bạn đã sở hữu, thay vì nâng cấp nó thành một tài sản mới.

Ví dụ có thể gồm sửa laptop, bảo trì hệ thống HVAC hoặc các sửa chữa nhỏ cho nội thất văn phòng.

9. Quảng cáo và tiếp thị

Marketing là một trong những khoản khấu trừ phổ biến nhất nhưng cũng thường bị bỏ sót. Điều này có thể bao gồm quảng cáo trả phí, chiến dịch mạng xã hội, thiết kế logo, tờ rơi in ấn, sản phẩm có thương hiệu, sản xuất nội dung và quảng bá website.

Nếu khoản chi được dùng để thu hút khách hàng hoặc xây dựng nhận diện cho công ty, bạn thường nên xem xét khả năng được khấu trừ.

10. Chi phí website và tên miền

Đăng ký tên miền, hosting, thiết kế website, bảo trì website, landing page, plug-in và các dịch vụ kỹ thuật số liên quan có thể là chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Với nhiều công ty, website không còn là tùy chọn. Đó là cửa hàng, tờ giới thiệu và hệ thống tiếp nhận thông tin trong cùng một.

11. Phí dịch vụ chuyên môn

Các khoản phí trả cho kế toán, bookkeeper, luật sư, tư vấn viên và các chuyên gia khác thường có thể được khấu trừ khi dịch vụ đó hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn.

Điều đó có thể bao gồm khai thuế, tuân thủ pháp lý của pháp nhân, rà soát hợp đồng, hỗ trợ bảng lương hoặc dọn dẹp sổ sách. Nếu dịch vụ vừa mang tính cá nhân vừa liên quan đến kinh doanh, thông thường chỉ phần kinh doanh mới được khấu trừ.

12. Bảo hiểm doanh nghiệp

Phí bảo hiểm cho phạm vi bảo hiểm doanh nghiệp có thể được khấu trừ. Điều này có thể bao gồm bảo hiểm trách nhiệm chung, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm tài sản thương mại, bồi thường lao động, bảo hiểm mạng và bảo hiểm gián đoạn kinh doanh.

Bảo hiểm giúp bảo vệ công ty, và các khoản phí bảo hiểm đó cũng có thể làm giảm thu nhập chịu thuế.

13. Đi công tác vì mục đích kinh doanh

Chi phí đi lại liên quan đến các cuộc họp kinh doanh, hội nghị, thăm khách hàng, đào tạo hoặc kiểm tra hiện trường có thể được khấu trừ. Các chi phí đủ điều kiện có thể bao gồm vé máy bay, chỗ ở, xe thuê, taxi, dịch vụ gọi xe, phí hành lý và các chi phí đi lại cần thiết khác.

Chuyến đi nên có mục đích kinh doanh rõ ràng, và nếu có thêm ngày cá nhân trong lịch trình thì phần liên quan đến kinh doanh cần được ghi chép cẩn thận.

14. Chi phí bữa ăn phục vụ kinh doanh

Một số bữa ăn kinh doanh có thể được khấu trừ khi chúng thông thường, cần thiết và gắn với một cuộc trao đổi hoặc sự kiện kinh doanh hợp pháp. Điều này thường bao gồm các bữa ăn với khách hàng, nhà thầu hoặc thành viên nhóm trong lúc đi công tác hoặc làm việc về các vấn đề kinh doanh.

Chứng từ ở đây rất quan trọng. Hãy giữ hóa đơn, ghi chú mục đích kinh doanh và ghi lại những người tham dự khi cần thiết.

15. Số dặm và chi phí xe cộ

Nếu bạn sử dụng ô tô cho kinh doanh, bạn có thể khấu trừ số dặm hoặc chi phí xe cộ thực tế, tùy theo phương pháp áp dụng. Các chi phí được khấu trừ phổ biến có thể gồm nhiên liệu, bảo trì, đăng ký xe, bảo hiểm, tiền thuê xe và khấu hao, tùy theo các quy định bạn áp dụng.

Nhật ký số dặm là một trong những hồ sơ hữu ích nhất mà doanh nghiệp nhỏ có thể giữ. Hãy ghi ngày tháng, điểm đến, mục đích và số dặm cho từng chuyến đi phục vụ kinh doanh.

16. Tiền lương nhân viên và thanh toán cho nhà thầu độc lập

Khoản thù lao trả cho nhân viên thường được khấu trừ, bao gồm lương, thưởng, hoa hồng và một số phúc lợi nhất định. Các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập cũng thường được khấu trừ nếu được phân loại và báo cáo đúng.

Đây là danh mục đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đang phát triển. Hồ sơ bảng lương, hóa đơn nhà thầu và các biểu mẫu thuế nên được sắp xếp ngay từ đầu.

17. Đào tạo và giáo dục

Các khóa học, chứng chỉ, hội thảo, hội nghị và tài liệu đào tạo có thể được khấu trừ khi chúng duy trì hoặc nâng cao kỹ năng cần thiết cho doanh nghiệp hiện tại của bạn. Điều này có thể bao gồm đào tạo liên tục cho các chuyên gia có giấy phép, đào tạo theo ngành hoặc các lớp học giúp đội ngũ của bạn vận hành hiệu quả hơn.

Khoản chi này nên liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại của bạn, chứ không chỉ chuẩn bị cho một nghề hay lĩnh vực hoàn toàn khác.

18. Chi phí khởi nghiệp và tổ chức

Một số chi phí phát sinh trong quá trình khởi động hoặc cấu trúc doanh nghiệp có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần. Những khoản này có thể bao gồm nghiên cứu thị trường, quảng cáo trước khi ra mắt, phí thiết lập pháp lý, chi phí tổ chức và chi phí tư vấn ban đầu.

Đây là một lý do vì sao việc thành lập doanh nghiệp từ sớm rất quan trọng. Chọn đúng cấu trúc, nộp đúng hồ sơ và duy trì hồ sơ rõ ràng có thể giúp phần thuế và tuân thủ trở nên dễ dàng hơn nhiều về sau.

Cách cấu trúc doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến khấu trừ

Thực thể kinh doanh của bạn có thể ảnh hưởng đến cách theo dõi chi phí, cách lợi nhuận bị đánh thuế và các quy định tuân thủ nào được áp dụng. Ví dụ, một sole proprietorship có thể có báo cáo đơn giản hơn, trong khi LLC hoặc corporation có thể giúp tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp rõ hơn.

Sự tách biệt đó hữu ích không chỉ cho bảo vệ trách nhiệm pháp lý. Nó còn giúp bạn:

• Giữ chi tiêu cá nhân và kinh doanh tách biệt
• Duy trì sổ sách gọn gàng hơn
• Hỗ trợ các khoản khấu trừ bằng hồ sơ tốt hơn
• Giảm nhầm lẫn vào mùa thuế
• Xây dựng thói quen có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý các thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ với trọng tâm tuân thủ, điều này có thể giúp việc ghi chép và chuẩn bị thuế trở nên ngăn nắp hơn theo thời gian.

Thực hành tốt nhất khi khai các khoản khấu trừ thuế

Một khoản khấu trừ chỉ mạnh khi hồ sơ đứng sau nó cũng mạnh. Để việc khấu trừ dễ bảo vệ hơn và dễ kê khai hơn:

• Dùng tài khoản ngân hàng và thẻ doanh nghiệp riêng
• Lưu giữ biên lai cho mọi khoản chi đáng kể
• Ghi số dặm theo thời gian thực thay vì ước đoán sau này
• Phân loại chi phí hàng tháng thay vì đợi đến cuối năm
• Tách biệt chi tiêu cá nhân và kinh doanh bất cứ khi nào có thể
• Rà soát các dịch vụ đăng ký định kỳ để không bỏ sót khoản nào
• Tham khảo chuyên gia thuế trước khi khai bất kỳ khoản nào chưa chắc chắn

Những thói quen nhỏ tạo ra khác biệt lớn. Một doanh nghiệp có sổ sách ngăn nắp thường tự tin hơn, tuân thủ tốt hơn và sẵn sàng hơn cho mùa thuế.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Một số khoản khấu trừ bị bỏ lỡ vì chủ doanh nghiệp mắc những lỗi có thể tránh được:

• Trộn lẫn chi phí cá nhân và kinh doanh trong cùng một tài khoản
• Quên ghi mục đích kinh doanh của các bữa ăn hoặc chuyến đi
• Cho rằng mọi khoản chi đều được khấu trừ toàn bộ
• Khấu trừ chi phí khởi nghiệp mà chưa kiểm tra cách xử lý phù hợp
• Không phân biệt nhà thầu với nhân viên
• Bỏ qua các khác biệt về thuế và tuân thủ ở cấp tiểu bang

Khi không chắc chắn, hãy hỏi trước khi khấu trừ. Cách tiếp cận thận trọng, có tài liệu đầy đủ thường an toàn hơn việc cố áp dụng một yêu cầu quá mức.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ có thể giúp giảm đáng kể thu nhập chịu thuế, nhưng lợi thế thực sự đến từ việc ghi chép kỷ luật và lập kế hoạch cẩn thận. Hãy tập trung vào những khoản chi thông thường, cần thiết và gắn rõ với doanh nghiệp của bạn. Sau đó, hỗ trợ các khoản khấu trừ đó bằng sổ sách ngăn nắp, tài khoản riêng và quy trình tuân thủ đáng tin cậy.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty mới hoặc đang tinh gọn lại một doanh nghiệp hiện có, Zenind có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc doanh nghiệp và thói quen tuân thủ phù hợp để mùa thuế bớt căng thẳng hơn nhiều.

Với nhiều nhà sáng lập, chiến lược thuế tốt nhất bắt đầu từ một doanh nghiệp được thành lập đúng cách và tổ chức tốt.