IRS là gì? Hướng dẫn cho chủ doanh nghiệp về thuế liên bang và tuân thủ

Sở Thuế vụ Hoa Kỳ, thường được gọi là IRS, là cơ quan liên bang của Mỹ chịu trách nhiệm quản lý và thực thi các luật thuế liên bang. Đối với chủ doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là IRS là cơ quan đứng sau thuế thu nhập, thuế tiền lương, các tờ khai thông tin và nhiều quy định kê khai giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh tại Hoa Kỳ, việc hiểu về IRS là điều không thể bỏ qua. Loại hình doanh nghiệp, cách bạn trả lương cho chính mình, việc bạn có thuê nhân viên hay không, và cách bạn ghi chép chi phí đều ảnh hưởng đến số thuế phải nộp cũng như các tờ khai bắt buộc. Hướng dẫn này giải thích những kiến thức cơ bản bằng ngôn ngữ đơn giản để bạn hiểu rõ hơn nghĩa vụ của mình và xây dựng quy trình thuế có tổ chức hơn.

IRS làm gì

IRS là một phần của Bộ Ngân khố Hoa Kỳ. Nhiệm vụ của cơ quan này là quản lý hệ thống thuế liên bang, thu ngân sách thuế và giúp người nộp thuế hiểu cũng như tuân thủ pháp luật.

Đối với doanh nghiệp, IRS phụ trách nhiều nhiệm vụ khác nhau, bao gồm:

• Thu thuế thu nhập liên bang
• Quản lý thuế tiền lương cho người sử dụng lao động
• Xử lý tờ khai thuế doanh nghiệp và các báo cáo thông tin
• Thực thi việc tuân thủ các quy định về kê khai và nộp thuế
• Ban hành hướng dẫn, biểu mẫu và ấn phẩm dành cho người nộp thuế

IRS không quyết định doanh nghiệp của bạn nên được thành lập như thế nào, nhưng cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến cách IRS xem xét doanh nghiệp cho mục đích thuế. Vì vậy, nhiều nhà sáng lập thường cân nhắc việc thành lập doanh nghiệp và thuế cùng lúc.

Vì sao chủ doanh nghiệp cần chú ý

Thuế doanh nghiệp có thể trở nên phức tạp rất nhanh. Hộ kinh doanh cá thể, LLC, công ty hợp danh và công ty cổ phần đều có thể có nghĩa vụ kê khai và cách xử lý thuế khác nhau. Ngay cả một doanh nghiệp nhỏ không có nhân viên cũng có thể cần mã số thuế nhà tuyển dụng, các khoản thuế tạm tính hàng quý hoặc các tờ khai thông tin tùy theo cách hoạt động.

Bỏ qua yêu cầu của IRS có thể dẫn đến phí nộp chậm, tiền lãi, tiền phạt và căng thẳng không đáng có. Quan trọng không kém, thói quen thuế tốt giúp doanh nghiệp làm việc có tổ chức, dễ tiếp cận nguồn vốn và đưa ra quyết định tốt hơn trong suốt năm.

IRS xử lý các cấu trúc doanh nghiệp khác nhau như thế nào

Loại hình doanh nghiệp bạn chọn sẽ ảnh hưởng đến cách thu nhập được báo cáo và đánh thuế. Trong khi luật tiểu bang quyết định cách doanh nghiệp được thành lập, thì quy tắc thuế liên bang lại quyết định IRS nhìn nhận doanh nghiệp của bạn ra sao.

Hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể là cấu trúc đơn giản nhất. Thu nhập doanh nghiệp thường được báo cáo trên tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu. Tuy nhiên, chủ sở hữu vẫn chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chính xác và nộp các loại thuế áp dụng.

Công ty hợp danh

Trong công ty hợp danh, doanh nghiệp thường nộp một tờ khai thông tin, và lợi nhuận hoặc thua lỗ được chuyển sang các thành viên hợp danh. Mỗi thành viên báo cáo phần của mình trên tờ khai thuế riêng.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) có tính linh hoạt. Về thuế liên bang, LLC có thể được xem là thực thể bị bỏ qua, công ty hợp danh hoặc công ty cổ phần tùy theo cách cấu trúc và cách lựa chọn cách bị đánh thuế.

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần được đánh thuế tách biệt với chủ sở hữu, trừ khi công ty thực hiện một lựa chọn thuế đặc biệt làm thay đổi cách xử lý này. Điều đó có thể tạo thêm nghĩa vụ kê khai và trong một số trường hợp là đánh thuế hai lần.

Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh, cơ cấu sở hữu và kế hoạch dài hạn của bạn. Nên xem xét kỹ các quyết định về thành lập và thuế trước khi nộp hồ sơ.

Các nghĩa vụ thuế IRS phổ biến đối với doanh nghiệp

Nghĩa vụ thuế cụ thể phụ thuộc vào loại hình và hoạt động kinh doanh, nhưng nhiều công ty thường gặp các yêu cầu liên bang sau.

Thuế thu nhập

Hầu hết doanh nghiệp phải báo cáo thu nhập cho IRS dưới một hình thức nào đó. Tờ khai bạn nộp phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và phân loại thuế.

Thuế tự kinh doanh

Chủ sở hữu của các doanh nghiệp dạng pass-through có thể phải nộp thuế tự kinh doanh trên lợi nhuận doanh nghiệp. Loại thuế này giúp đóng góp cho An sinh Xã hội và Medicare đối với người tự kinh doanh.

Thuế tiền lương

Nếu bạn có nhân viên, bạn thường phải khấu trừ và nộp thuế tiền lương. Điều đó có thể bao gồm khấu trừ thuế thu nhập liên bang, thuế An sinh Xã hội, thuế Medicare và nghĩa vụ thuế thất nghiệp.

Thuế tạm tính

Nhiều chủ doanh nghiệp không thể chờ đến cuối năm mới nộp toàn bộ thuế liên bang. IRS thường yêu cầu nộp thuế tạm tính trong năm, đặc biệt nếu thuế không được khấu trừ từ thu nhập kinh doanh.

Tờ khai thông tin

Doanh nghiệp có thể cần phát hành và nộp các biểu mẫu thông tin như W-2 và một số mẫu 1099 nhất định. Các báo cáo này giúp IRS đối chiếu thu nhập giữa những người nộp thuế và xác nhận việc kê khai đúng.

Những hồ sơ IRS mong đợi bạn lưu giữ

IRS yêu cầu doanh nghiệp duy trì hồ sơ chính xác và đầy đủ để chứng minh doanh thu, khoản khấu trừ và tín thuế. Lưu trữ hồ sơ tốt là một trong những cách dễ nhất để giảm căng thẳng vào mùa thuế.

Các hồ sơ hữu ích bao gồm:

• Sao kê ngân hàng
• Hóa đơn và biên nhận
• Hồ sơ bảng lương
• Hồ sơ thanh toán cho nhà thầu
• Nhật ký số km
• Hồ sơ mua tài sản
• Tài liệu thành lập doanh nghiệp
• Thông báo thuế và các hồ sơ đã nộp trước đó

Một hệ thống lưu trữ gọn gàng giúp bạn dễ chuẩn bị tờ khai, trả lời câu hỏi của IRS và chứng minh khoản khấu trừ khi cần.

Các khoản khấu trừ phổ biến của doanh nghiệp

IRS cho phép khấu trừ nhiều chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết nếu chúng được ghi chép đầy đủ và gắn với hoạt động kinh doanh.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Chi phí khởi nghiệp và chi phí tổ chức
• Tiền thuê văn phòng và tiện ích
• Phần mềm và thiết bị kinh doanh
• Marketing và quảng cáo
• Phí bảo hiểm
• Dịch vụ chuyên môn
• Chi phí đi lại liên quan đến kinh doanh
• Chi phí xe dùng cho kinh doanh
• Vật tư và đồ nội thất văn phòng
• Thù lao cho nhà thầu và nhân viên

Không phải mọi khoản chi đều đủ điều kiện trong mọi trường hợp. Quy tắc chung là khoản chi phải là thông thường, cần thiết và được chứng từ đầy đủ.

Thời hạn và kỷ luật kê khai

Bỏ lỡ thời hạn của IRS có thể tốn kém. Doanh nghiệp nên theo dõi:

• Thời hạn nộp tờ khai thuế thu nhập hằng năm
• Hạn nộp thuế tạm tính
• Lịch nộp tiền thuế bảng lương
• Thời hạn nộp thuế việc làm hằng quý
• Thời hạn nộp các tờ khai thông tin

Ngày đến hạn cụ thể phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp và phân loại thuế của bạn. Một lịch nhắc định kỳ, tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp và thói quen ghi sổ có thể giúp bạn tránh bỏ sót.

Thực hành tốt nhất để duy trì tuân thủ

Một quy trình thuế thực tế không nhất thiết phải phức tạp. Hãy bắt đầu với vài thói quen giúp giảm rủi ro và làm cho việc nộp hồ sơ cuối năm dễ dàng hơn.

1. Tách riêng tài chính cá nhân và doanh nghiệp ngay từ đầu.
2. Lưu mọi hóa đơn và biên nhận gắn với hoạt động kinh doanh.
3. Theo dõi thu nhập và chi phí hàng tháng, không phải chỉ một lần mỗi năm.
4. Đưa các hạn chót của IRS vào lịch dùng chung.
5. Xem xét lại loại hình doanh nghiệp và phân loại thuế hằng năm.
6. Làm việc với chuyên gia thuế đủ năng lực khi các quy định chưa rõ ràng.

Những thói quen này đặc biệt hữu ích cho các nhà sáng lập đang tập trung tăng trưởng và không muốn việc quản trị thuế trở thành một phiền toái lặp đi lặp lại.

Zenind phù hợp ở đâu

Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự rõ ràng, tốc độ và tuân thủ. Dù Zenind không phải là cố vấn thuế, Zenind có thể giúp các nhà sáng lập xây dựng nền tảng doanh nghiệp vững chắc hơn để sẵn sàng cho các nghĩa vụ với IRS phát sinh sau khi thành lập.

Điều đó bao gồm:

• Thành lập một thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ
• Tổ chức các nhiệm vụ tuân thủ
• Hỗ trợ chủ doanh nghiệp với các nhu cầu hành chính liên tục
• Giúp nhà sáng lập tập trung xây dựng công ty thay vì bị cuốn vào giấy tờ

Khi việc thành lập doanh nghiệp được xử lý gọn gàng, việc phối hợp các bước tiếp theo với kế toán viên, người ghi sổ hoặc chuyên gia thuế của bạn sẽ dễ dàng hơn.

Kết luận

IRS đóng vai trò trung tâm trong cách các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ được đánh thuế và báo cáo. Khi hiểu cách cơ quan này hoạt động, những hồ sơ nào áp dụng cho loại hình doanh nghiệp của bạn và cách lưu giữ hồ sơ tốt, việc tuân thủ thuế liên bang sẽ trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, cách tiếp cận tốt nhất là giữ mọi thứ có tổ chức ngay từ đầu, chọn cấu trúc phù hợp và xem kế hoạch thuế như một phần của việc xây dựng công ty chứ không phải việc để sau.