Mikä on IRS? Yrityksen omistajan opas liittovaltion veroihin ja vaatimustenmukaisuuteen

Internal Revenue Service, joka tunnetaan yleisesti nimellä IRS, on Yhdysvaltain liittovaltion virasto, joka vastaa liittovaltion verolakien hallinnoinnista ja valvonnasta. Yrityksen omistajille tämä tarkoittaa, että IRS on taho, joka käsittelee tuloveroja, palkkaveroja, ilmoituksia ja monia niistä ilmoitussäännöistä, joiden avulla yritys pysyy vaatimustenmukaisena.

Jos olet perustamassa yritystä Yhdysvalloissa, IRS:n ymmärtäminen ei ole vapaaehtoista. Yritysmuotosi, tapa, jolla maksat itsellesi, se palkkaatko työntekijöitä ja se, miten dokumentoit kulut, vaikuttavat kaikki siihen, mitä sinun täytyy maksaa ja mitä sinun täytyy ilmoittaa. Tämä opas selittää perusasiat selkeällä kielellä, jotta ymmärrät paremmin velvoitteesi ja voit rakentaa järjestelmällisemmän veroprosessin.

Mitä IRS tekee

IRS kuuluu Yhdysvaltain valtiovarainministeriöön. Sen tehtävänä on hallinnoida liittovaltion verojärjestelmää, kerätä verotuloja ja auttaa veronmaksajia ymmärtämään lakia ja noudattamaan sitä.

Yritysten kohdalla IRS hoitaa monenlaisia tehtäviä, kuten:

• Liittovaltion tuloverojen kerääminen
• Palkanmaksuun liittyvien verojen hallinnointi työnantajille
• Yritysten veroilmoitusten ja tietoilmoitusten käsittely
• Verotuksen ilmoitus- ja maksusääntöjen noudattamisen valvonta
• Ohjeiden, lomakkeiden ja julkaisujen antaminen veronmaksajille

IRS ei päätä, miten yrityksesi pitäisi perustaa, mutta yrityksesi oikeudellinen rakenne vaikuttaa siihen, miten IRS kohtelee yritystäsi verotuksessa. Siksi monet perustajat ajattelevat yrityksen perustamista ja verotusta samaan aikaan.

Miksi yrityksen omistajien kannattaa kiinnittää huomiota

Yritysverotus voi muuttua nopeasti monimutkaiseksi. Toiminimi, LLC, yhtymä ja osakeyhtiö voivat kaikki olla erilaisessa ilmoitusvelvollisuudessa ja verokohtelussa. Jopa pieni yritys ilman työntekijöitä voi tarvita työnantajan tunnusnumeroa, neljännesvuosittaisia ennakkoveroja tai tietoilmoituksia sen mukaan, miten se toimii.

IRS:n vaatimusten sivuuttaminen voi johtaa myöhästymismaksuihin, korkoihin, sanktioihin ja vältettävissä olevaan stressiin. Vähintään yhtä tärkeää on, että hyvät verotustottumukset auttavat yritystä pysymään järjestyksessä, hankkimaan rahoitusta ja tekemään parempia päätöksiä vuoden aikana.

Miten IRS kohtelee eri yritysrakenteita

Valitsemasi yritysmuoto vaikuttaa siihen, miten tulot ilmoitetaan ja verotetaan. Vaikka osavaltion laki määrittää, miten yritys perustetaan, liittovaltion verosäännöt määräävät, miten IRS näkee sen.

Toiminimi

Toiminimi on yksinkertaisin rakenne. Yritystulot ilmoitetaan yleensä omistajan henkilökohtaisessa veroilmoituksessa. Omistaja on kuitenkin edelleen vastuussa tarkkojen tietojen säilyttämisestä ja sovellettavien verojen maksamisesta.

Yhtymä

Yhtymässä yritys tekee yleensä informatiivisen veroilmoituksen, ja voitot tai tappiot siirtyvät osakkaille. Jokainen osakas ilmoittaa oman osuutensa omassa veroilmoituksessaan.

LLC

Rajoitetun vastuun yhtiö on joustava. Liittovaltion verotuksessa LLC:tä voidaan kohdella erillisenä yksikkönä, yhtymänä tai yhtiönä sen mukaan, miten se on rakennettu ja miten se on valinnut verotuksensa.

Osakeyhtiö

Osakeyhtiötä verotetaan erillään omistajistaan, ellei se tee erityistä verovalintaa, joka muuttaa kohtelua. Tämä voi lisätä ilmoitusvelvollisuuksia ja joissakin tapauksissa johtaa kaksinkertaiseen verotukseen.

Oikea rakenne riippuu liiketoimintatavoitteistasi, omistuspohjastasi ja pitkän aikavälin suunnitelmistasi. Perustamis- ja veropäätökset kannattaa arvioida huolellisesti ennen hakemusten jättämistä.

Yleiset IRS:n verovelvoitteet yrityksille

Tarkat verovelvoitteet riippuvat yrityksen tyypistä ja toiminnasta, mutta monet yritykset kohtaavat seuraavia liittovaltion vaatimuksia.

Tulovero

Useimpien yritysten on ilmoitettava tulonsa IRS:lle jossakin muodossa. Se, minkä ilmoituksen jätät, riippuu yritysmuodosta ja veroluokasta.

Itsensä työllistämisen vero

Pass-through-yritysten omistajat voivat olla velvollisia maksamaan itsensä työllistämisen veroa yrityksen voitoista. Tämä vero auttaa kattamaan itsenäisesti työskentelevien henkilöiden Social Security- ja Medicare-maksuja.

Palkkaverot

Jos sinulla on työntekijöitä, olet yleensä vastuussa palkkaverojen pidättämisestä ja tilittämisestä. Tämä voi sisältää liittovaltion tuloveron pidätyksen, Social Security -veron, Medicare-veron ja työttömyysveroon liittyvät velvoitteet.

Ennakkoverot

Monet yrityksen omistajat eivät voi odottaa vuoden loppuun asti maksaakseen kaikki liittovaltion veronsa. IRS edellyttää usein ennakkoverojen maksamista pitkin vuotta, erityisesti jos veroja ei pidätetä yritystuloista.

Tietoilmoitukset

Yritysten on ehkä annettava ja toimitettava tietoilmoituksia, kuten W-2-lomakkeita ja tiettyjä 1099-lomakkeita. Näiden raporttien avulla IRS voi täsmäyttää eri veronmaksajien tulot ja varmistaa oikean raportoinnin.

Tiedot, joita IRS odottaa sinun säilyttävän

IRS odottaa yritysten pitävän tarkkoja ja täydellisiä tietoja tulojen, vähennysten ja hyvitysten tueksi. Hyvä kirjanpito on yksi helpoimmista tavoista vähentää verokauden stressiä.

Hyödyllisiä tietoja ovat:

• Pankkitiliotteet
• Kuitit ja laskut
• Palkanlaskentatiedot
• Sopimustyöntekijöiden maksutiedot
• Ajopäiväkirjat
• Omaisuuden hankintatiedot
• Yrityksen perustamisasiakirjat
• Verotukseen liittyvät ilmoitukset ja aiemmat veroilmoitukset

Selkeä arkistointijärjestelmä helpottaa veroilmoitusten valmistelua, IRS:n kysymyksiin vastaamista ja tarvittaessa vähennysten todistamista.

Yleisiä yritysvähennyksiä

IRS sallii monien tavanomaisten ja välttämättömien yrityskulujen vähentämisen, jos ne on dokumentoitu asianmukaisesti ja yhdistetty liiketoimintaan.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Aloitus- ja perustamiskulut
• Toimiston vuokra ja käyttökulut
• Yritysohjelmistot ja laitteet
• Markkinointi ja mainonta
• Vakuutusmaksut
• Ammatilliset palvelut
• Liiketoimintaan liittyvä matkustaminen
• Liiketoiminnassa käytettävät ajoneuvokulut
• Tarvikkeet ja toimistokalusteet
• Sopimus- ja työntekijäkorvaukset

Kaikki kulut eivät kelpaa kaikissa tilanteissa. Yleinen sääntö on, että kulun on oltava tavanomainen, välttämätön ja todistettavissa asiakirjoilla.

Määräajat ja ilmoituskurinalaisuus

IRS:n määräaikojen missaaminen voi tulla kalliiksi. Yrityksen kannattaa seurata:

• Vuosittaisten tuloveroilmoitusten määräaikoja
• Ennakkoverojen eräpäiviä
• Palkkaverojen talletusaikatauluja
• Neljännesvuosittaisia työnantajaveroilmoituksia
• Tietoilmoitusten määräaikoja

Tarkat eräpäivät riippuvat yritysmuodostasi ja veroluokastasi. Toistuva kalenteri, erillinen yritystili ja kirjanpidon rutiini voivat auttaa välttämään unohtuneita ilmoituksia.

Parhaat käytännöt vaatimustenmukaisuuteen

Käytännöllisen veroprosessin ei tarvitse olla monimutkainen. Aloita muutamalla tavalla, jotka vähentävät riskiä ja helpottavat vuoden lopun ilmoittamista.

1. Erota henkilökohtaiset ja yrityksen talousasiat ensimmäisestä päivästä alkaen.
2. Tallenna jokainen liiketoimintaan liittyvä kuitti ja lasku.
3. Seuraa tuloja ja menoja kuukausittain, ei vain kerran vuodessa.
4. Lisää IRS:n määräajat yhteiseen kalenteriin.
5. Arvioi yritysmuotosi ja veroluokkasi vuosittain.
6. Työskentele pätevän veroasiantuntijan kanssa, kun säännöt ovat epäselvät.

Nämä tavat ovat erityisen arvokkaita perustajille, jotka keskittyvät kasvuun eivätkä halua verohallinnon vievän jatkuvasti aikaa.

Miten Zenind sopii kokonaisuuteen

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja hallinnoimaan Yhdysvaltain yrityksiä selkeyteen, nopeuteen ja vaatimustenmukaisuuteen keskittyen. Vaikka Zenind ei ole veroasiantuntija, se voi auttaa perustajia luomaan vahvan liiketoiminnan perustan, jotta he ovat paremmin valmistautuneita niihin IRS-velvoitteisiin, jotka seuraavat perustamisen jälkeen.

Tähän kuuluu:

• Yhdysvaltalaisen yrityksen perustaminen
• Vaatimustenmukaisuustehtävien järjestäminen
• Yrityksen omistajien tukeminen jatkuvissa hallinnollisissa tarpeissa
• Auttaa perustajia keskittymään yrityksen rakentamiseen paperityön sijaan

Kun yrityksen perustaminen hoidetaan siististi, seuraavat vaiheet on helpompi sovittaa yhteen kirjanpitäjän, kirjanpitäjän tai veroasiantuntijan kanssa.

Lopuksi

IRS on keskeisessä roolissa siinä, miten Yhdysvalloissa toimivia yrityksiä verotetaan ja raportoidaan. Kun ymmärrät, miten virasto toimii, mitkä ilmoitukset koskevat yritystäsi ja miten pidät hyvää kirjanpitoa, liittovaltion verotuksen noudattaminen on huomattavasti hallittavampaa.

Uusille yrityksen omistajille paras tapa on pysyä järjestäytyneenä alusta alkaen, valita oikea rakenne ja käsitellä verosuunnittelua osana yrityksen rakentamista eikä jälkikäteen mietittävänä asiana.